公司檔案管理制度

公司檔案管理制度修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人附件1:檔案整理細則第一條名詞解釋（-）整理按照一定的原則和方法，對檔案實體進行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號和科學編目，使之系統(tǒng)化、有序化的工作。（二）分類指依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。（三）全宗指一個獨立的機構(gòu)、組織或人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。（四）檔號檔案編號的簡稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫的代號，包括全宗號、目錄號、卷號、件號（五）立卷立卷是指把辦理完畢，具有保存價值的文件，按照一定的原則和方法，組成一組有聯(lián)系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標題、卷內(nèi)文件排列與編號、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、封面的裝訂等。（六）著錄在編制檔案目錄時，對歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。（七）編目指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。（八）案卷目錄是指案卷的名冊，是先將裝訂好的一個年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排列順序逐一編號登陸而成的。第二條檔案整理工作的原則（-）保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來源、時間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。（二）便于檔案的保管和利用。第三條檔案分類檔案按內(nèi)容分為5個一級類目，即：經(jīng)營管理類、基本建設類、行政管理類、財務管理類、人事管理類。（一）全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度一類別”分類，即將一個全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個年度內(nèi)再按一級類目分類、排列。（二）不同類別檔案的分類經(jīng)營管理類、行政管理類、財務類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時間、重要程度進行分類；基本建設類檔案按工程項目分類。（三）須嚴格遵守分類規(guī)則，不得私自改動，以保證分類規(guī)則的一致性。第四條確定密級與保管期限（一）確定檔案密級檔案密級由低到高劃分為秘密、機密和絕密，沒有密級的檔案為公開（集團內(nèi)部）。絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內(nèi)容：.公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)研制資料。.公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷策略、商務談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議 文 書。.公司重要會議紀要。機密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會使公司安全和利益遭受嚴重損害的事項，主要包括以下內(nèi)容：.尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對管理人員的考評材料。.公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統(tǒng)計報表，重要磁盤'磁帶的內(nèi)容及其存放位置。.公司大事記。.原材料標準、成品及半成品檢測報告、進口設備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程相關(guān)的資料。.外事活動中內(nèi)部掌握的原則和政策。秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受損害的事項，主要包括以下內(nèi)容：.消費層次調(diào)查情況，市場潛力調(diào)查預測情況，未來新產(chǎn)品的市場預測情況及其載體。.廣告企劃、營銷企劃方案。.各類設備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。.各種檢查表格和檢查結(jié)果。文件材料歸檔時，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級，檔案管理人員根據(jù)已確定的密級進行密級標識，確保密級檔案與公開檔案分別組卷、不同密級檔案分別組卷。（二）劃定保管期限劃分為短期（15年以下）、長期（16-50年）、永久（50年以上）。.永久保存：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，主要包括；公司處理重要問題形成的文件材料、召開重要會議的文件材料、重要請示、統(tǒng)計報表、機構(gòu)演變、公司領導人任免、重大項目的協(xié)議、合同等。.長期保存：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考價值的文件材料，主要包括:公司層面一般問題的文件材料，一般會議的文件材.料、一般經(jīng)濟往來形成的合同、協(xié)議等。.短期保存：在短期內(nèi)對公司工作有查考價值的文件材料，主要包括：中心或部門計劃、總結(jié)、報表。第五條檔案立卷立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、填寫案卷封面及案卷裝訂。（-）組成案卷單位指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。（二）卷內(nèi)文件排列與編號.案卷內(nèi)文件的排列：案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時間的先后次序及責任者、問題進行排列，具體排列為：正文在前，附件在后；批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后?；üこ虉D紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙在后。同一問題的文件材料組成一個案卷時，按文件形成的時間先后順序排列；幾個問題組成一卷時，先按問題分開，再按時間順序排列。.卷內(nèi)文件編號：編制案卷號（或盒號、件號）：用三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001”開始依次排列。按卷裝訂，案卷號填在案卷封面上。以盒保管，盒號填在卷盒上。以件保管的紙質(zhì)文件，件號填在文件右上角。光盤、錄像帶、磁帶等編號后貼在檔案裝具上。獎牌、獎杯等實物檔案貼于實物上，盡量保持美觀。.編制頁碼：案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列后，對文字材料逐頁編號，正面在右上角編頁號，背面在左上角編頁號，每頁有字跡的紙張均須編號。大張圖紙折疊后，編一個頁號。裝訂的案卷要填寫本卷總頁數(shù)。（三）填寫卷內(nèi)目錄與備考表.卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后。編寫順序號按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個順序號，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注，裝訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。原稿、附件與正本合編一個順序號；被轉(zhuǎn)發(fā)件與轉(zhuǎn)發(fā)件編一個順序號；請示與批復要分別編順序號。填寫責任者填寫文件制發(fā)部門或個人名稱，可用通用、確切的簡稱。填寫文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號，（包括部門代字、年號、順序號），按文件原有字號填寫齊全。填寫文件題名填寫文件題名時，文件的正副標題要原文照錄。原文標題不能揭示文件內(nèi)容的，原標題照錄，再依據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，并加。填寫文件形成日期案卷起止日期或每件文件的形成時間。填寫時可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加”號。填寫文件頁號填寫文件頁號時，用阿拉伯數(shù)字。填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內(nèi)最后一份文件要標注起止頁號。.7備注用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。.卷內(nèi)備考表備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。卷（盒）內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。立卷時間：歸檔文件整理完畢的日期。（四）填寫案卷封面案卷封面包括下列內(nèi)容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級。.檔案裝訂案卷須裝訂成冊，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊等保管，在卷盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項。案卷裝訂的做法和要求是：案卷裝訂前，去除文件材料上的書釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文件材料。對于破損的文件材料須進行必要修補裱糊，對未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的文件材料須用無字白紙加邊托裱。大張文件須折疊，使長短不齊的文件右下沿齊整。文件裝訂前須沿左下角對齊。文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側(cè)中部，距訂口邊15毫米。裝訂時須使用線繩勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面，無倒置、脫漏的張頁，不壓字跡，不損壞文件，不妨礙閱讀。圖紙采用散裝，折疊成A4紙大小后放入卷盒保存。第六條裝盒排架（一）案卷裝盒將歸檔檔案按案卷號，件號按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。（二）案卷排架1?按“年度一內(nèi)容一保管期限”的排列方法。.檔案排列以每個二級類目為一個大流水號，并分別建立案卷目錄。.聲像、實物或其他非紙質(zhì)載體形成的檔案分類方法與紙質(zhì)檔案等同，單獨建立案卷目錄登記本，并加標識符以示區(qū)別。.案卷排列可采用不同色標或其它標識符號來分別標明永久、長期、短期三種保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。第七條檢索管理（一）編號方法：公司檔案的編號采用年度一類別分類編號法（二）類別代號：經(jīng)營管理類--JG;基本建設類一JJ;行政管理類一XZ:財務管理類一CW;人事管理類一RSo（三）檔案編號編制：用12位代碼代表，即年度（4位）+類別（4位）+保管期限（1位）+盒號（3位）；如：2012JG011003——2012年經(jīng)營管理類證照類永久保存檔案，盒號0032012一年度/JG—類別代碼/01—證照類/1—永久/003一盒號附件2:檔案整理流程收臧有保存價值應歸檔資料案卷組合根據(jù)總公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小舉案卷組合［梏令舉后的咨制拈入春食、 卷內(nèi)文件排列、編號I按重要程度、時間或類別等卷內(nèi)文件排列、編號I對卷內(nèi)文件進行有序排列I J號頁件扁案卷芻淚I填寫卷內(nèi)目錄、備考1表，并在備考表上簽字;辛*案卷排架擬寫案卷題名目錄TOC\o"1-5"\h\z第一章總則3第二章檔案歸檔4第三章檔案整理5第四章檔案保管5第五章檔案開發(fā)與利用6第六章檔案鑒定與銷毀7第七章獎懲7第八章附則8填寫案卷封面和脊背I J編制案卷目錄附件三：檔案室管理規(guī)定第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實需要其他人員進入庫房時，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條保管檔案必須設置堅固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設備。庫房應做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三條檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善的保管。第四條檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計制度，設置登記本、統(tǒng)計薄，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務。第五條在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時放回原處。第六條檔案人員須每年對庫藏檔案進行檢查核對，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對破損和變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制。歸檔范圍及期限一級類目名稱及代碼二級類目名稱及代碼歸檔范圍（內(nèi)容）保管期限及代碼經(jīng)營管理類JG證照類01營業(yè)執(zhí)照及各類證照，各類資質(zhì)、注冊資料、年檢資料、公司章程等永久1文書類02外來文件（政府與公司各部門的往來文件）和內(nèi)部文件長期2內(nèi)部文件如年度計劃及總結(jié)、會議紀要、公司名義對內(nèi)的文件或黨務、紀檢、客服等各項工作形成的文件材料長期2制度類03管理制度匯編永久1合同類04分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種永久1其他類05其他需保存重要資料長期2基本建設類JJ證照類01五證一本及其他證件永久1文書類02政府往來文件、開工文件、竣工文件等永久1設計文件03圖紙、變更、洽商等文件永久1合同04施工、監(jiān)理、技術(shù)服務等合同永久1報告05檢測報告、驗收報告、竣工報告等永久1儀器設備06儀器設備相關(guān)資料永久1其他類07其他需保存重要資料長期2行政管理類XZ文書類01外來文件或內(nèi)部文件，各種信函、通知、各類裝修工程報告等長期2制度類02各類行政制度匯編永久1合同、協(xié)議03購買、租賃、保潔、綠植等合同，各類協(xié)議永久1企業(yè)文化類04企業(yè)獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等永久1企業(yè)的宣傳報刊、照片、聲像資料等永久1企業(yè)宣傳品，產(chǎn)品樣品，科技成果等物品永久1其他類05其他需保存重要資料長期2財務管理類CW會計憑證01原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證15年3財務報告02月、季度財務報告3年3年度財務報告（預、決算）永久1其他財務報告（含稅收、經(jīng)營、管理等統(tǒng)計表）15年3會計清冊03會計檔案移交清冊15年3會計檔案保管、銷毀清冊、永久1合同04融資合同、驗資報告、各類付款合同永久1其他05銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單5年3固定資產(chǎn)明細帳（卡片）固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年3財務管理類CW其他05（續(xù)）其他需保存重要資料長期2人事管理類RS文書類01身份證、戶口本等身份證明文件的復印件員工離職后保存兩學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料年3履歷材料（包括個人的簡歷資料）；鑒定、考核、考察材料，獎勵及處分材料；錄用、任免、異動、離職材料；薪酬福利、社保等相關(guān)資料永久1合同02勞動合同員工離職后保存兩年3其他類03其他需保存重要資料長期2片區(qū)、部門:片區(qū)、部門:檔案移交表序號類別文件名稱密級保存期限移交形式份數(shù)每份頁數(shù)有無復印件（份數(shù)）移交人簽字:移交日期：接收人簽字:部門負責人簽字:移交人簽字:移交日期：檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號使用部門使用人資料份數(shù)每份頁數(shù)使用用途使用方式歸還時間確認簽字查閱、借閱、復印、調(diào)出密級檔案查借閱審批表注：1注：1.借閱絕密資料需經(jīng)所領導批準2.使用方式有⑴查閱；（2）摘抄；（3）外借。檔案號名稱密級使用方式使用部門使用人本部門意見檔案主管部門領導意見借閱日期年月日返還日期 年月 日 經(jīng)辦人：備注卷內(nèi)目錄序號責任者文件編號文件題名日期頁數(shù)備注檔案銷毀審批表檔案種類保管期限立卷日期立卷部門密級銷毀日期銷毀原因：檔案銷毀清冊：（如數(shù)目多可后附清冊）銷毀人簽字：年月日監(jiān)毀人簽字：年月日檔案主管部門負責人審核：年月日檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強集團檔案管理工作，有效的保護及利用檔案，更好地為集團各項工作服務，特制定本制度。第二條釋義本制度所稱檔案是指公司過去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中，所形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術(shù)資料、聲像、照片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則。（-）維護檔案完整與安全原則。（三）便于利用原則。第四條適用范圍：本制度適用于集團所有單位的檔案管理。第五條管理職責（一）總部：總部行政部為集團檔案的歸口管理部門，負責：.建立與完善管理制度、工作標準與流程；.監(jiān)督、指導、檢查各事業(yè)部檔案工作；.總部檔案的收集、保管和開發(fā)利用。公司總經(jīng)理意見:檔案銷毀清冊序號文件名稱案卷編號歸檔日期份數(shù)備注銷毀原因檔案員意見主管領導意見銷毀人簽名:監(jiān)銷人簽名:銷毀地點：監(jiān)銷人簽名:銷毀地點：（二）事業(yè)部人事行政部為本事業(yè)部檔案的管理部門，負責：.制定檔案工作計劃并組織實施；.監(jiān)督、指導、檢查本事業(yè)部各職能部門及片區(qū)的檔案工作；.本事業(yè)部檔案的收集、保管和開發(fā)利用；.各事業(yè)部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺賬。（三）各片區(qū)須指定檔案管理部門，負責：.制定檔案工作計劃并組織實施；.指導各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；.按規(guī)定向事業(yè)部檔案室移交檔案。（四）各中心、職能部門應按規(guī)定向檔案室移交檔案。（五）檔案管理人員.各級行政管理部門負責人為本單位檔案管理責任人，負責規(guī)劃管理本單位檔案建設工作。.總部行政部設專職檔案管理員，負責集團檔案管的綜合管理工作，包括：.1總部檔案的管理。監(jiān)督、檢查并推動各事業(yè)部檔案建設工作。檔案管理體系的建設與完善。檔案管理人員的培訓與指導。.總部各中心、各事業(yè)部、片區(qū)均應配置兼職檔案管理員，負責本單位或部門的檔案管理工作。.檔案管理人員應熟知公司業(yè)務和公司歷史沿革，并保持相對穩(wěn)定。第二章檔案歸檔第六條檔案歸檔范圍公司各項活動中形成的具有保存、利用價值的各種形式的文件材料均須歸檔。外埠單位檔案管理部門須將本單位的各類資質(zhì)證件、政府批復文件等向事業(yè)部檔案室歸檔，有多份原件的歸檔原件，只有一份原件的歸檔復印件。第七條歸檔時間（-）經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料每半年歸檔一次，移交時間為每年三月份、九月份。（二）基本建設類文件材料由部門負責人審定后，于工程竣工后3個月內(nèi)歸檔。（三）財務檔案：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿之后，應當由財務部門編制移交清冊，移交檔案室統(tǒng)一保管。（四）涉及薪酬明細、調(diào)薪明細、年終獎明細、勞動合同等人事管理類的涉密文件材料，須于每年6月30日之前以密封形式向檔案室移交。（五）項目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。（六）其他未特別說明的文件材料，應隨時歸檔。第八條歸檔要求（-）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確；分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（三）外埠單位的檔案原件由本單位自行保管，交事業(yè)部檔案室電子掃描件及臺帳備案。（四）每年形成的會計檔案，應當由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。上交檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應當會同財務部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。（五）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景，歸檔聲像資料必須清晰、完整。（六）歸檔時交接雙方根據(jù)移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章檔案整理具體見附件《檔案整理細則》。第四章檔案保管第九條檔案保管規(guī)定（一）各類檔案均須按制度向檔案管理部門移交，集中保管。任何單位和個人不得私自留存檔案。（二）大北京區(qū)域所有單位形成的檔案由所屬事業(yè)部檔案室統(tǒng)一保管。外埠企業(yè)檔案由所屬片區(qū)的檔案管理部門統(tǒng)一保管。（三）具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（四）電子檔案應定期進行抽樣檢查，發(fā)觀問題應及時采取進行修復。（五）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（六）密級檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案開發(fā)與利用第十條檔案管理部門每年須對檔案信息進行專題匯編，形成大事記、制度、專題文件、企業(yè)榮譽、重要活動圖片等匯編。檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。第十一條檔案借閱（一）借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。（二）借閱檔案電子掃描件及原件需申請0A流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫《檔案借出登記表》。（三）企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級檔案利用須填寫《密級檔案查借閱審批表》，經(jīng)檔案歸檔部門分管領導批準后方可查閱。絕密級與機密級檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復印或借出。（四）檔案借閱期限一般不得超過7個工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長期限不得超過30個工作日。（五）檔案使用者須按照檔案密級對檔案內(nèi)容保密，并對檔案安全、完整負責，不得標記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六）檔案歸還時