高校固定資產(chǎn)流失的原因分析及對策

高校固定資產(chǎn)流失的原因分析及對策

高校固定資產(chǎn)管理的應(yīng)用經(jīng)過長期的積累和發(fā)展，高校教育設(shè)備形成了大量的資產(chǎn)，這是學(xué)校教育、科學(xué)研究、行政管理和后勤服務(wù)等不可或缺的物質(zhì)基礎(chǔ)。這些資產(chǎn)的管理和使用是學(xué)校管理的重要組成部分。而隨著現(xiàn)代科技迅速的發(fā)展,高校在固定資產(chǎn)管理方面出現(xiàn)了許多的新情況和新問題,還有許多與學(xué)校改革和發(fā)展不相適應(yīng)的地方。如何使高校的固定資產(chǎn)管理主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì),促進(jìn)高等學(xué)校固定資產(chǎn)有效的使用及合理配置,保證學(xué)校固定資產(chǎn)完好、保值、增值,提高固定資產(chǎn)使用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,避免或減少固定資產(chǎn)的流失,是固定資產(chǎn)管理中相當(dāng)重要的問題。本文就高校教學(xué)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理中容易被忽視的一些問題進(jìn)行探討,并提出一些解決的辦法。1.固定資產(chǎn)管理上的混亂1.1固定資產(chǎn)的區(qū)分不清固定資產(chǎn)的區(qū)分是固定資產(chǎn)管理的第一步,儀器設(shè)備無論以什么方式進(jìn)入學(xué)校,首先就要區(qū)分該儀器屬固定資產(chǎn)或是低值品及易耗品,以便分別進(jìn)行管理。許多學(xué)校在制定儀器設(shè)備管理?xiàng)l例的時(shí)候,對儀器的所屬區(qū)分及分類不夠詳細(xì),就容易產(chǎn)生以下的幾個(gè)問題:1.1.1教育部高等教育司的《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼》中的儀器設(shè)備編碼是高校設(shè)備分類的基本依據(jù),但用來進(jìn)行固定資產(chǎn)的區(qū)分就弊病很多。首先在其編碼中有對應(yīng)的儀器設(shè)備就計(jì)入固定資產(chǎn),在編碼中沒有的就不計(jì)入固定資產(chǎn),現(xiàn)在的儀器設(shè)備的種類天天都在增加,那么勢必有許多的原屬固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備會(huì)被斥之管理之外。其次模塊化和結(jié)構(gòu)化的儀器設(shè)備其組成的配件有許多是可獨(dú)立的器件并含有獨(dú)立的功能,這些儀器設(shè)備除了自己有分類編碼而其組件在該書中也都有獨(dú)立的編碼,如微型計(jì)算機(jī)的編碼為(05010105),但其基本配置中的配件如顯示器(05010502)、軟磁盤驅(qū)動(dòng)器(05010507)、硬磁盤驅(qū)動(dòng)器(05010508)等都有各自的固定資產(chǎn)編碼。所以電腦如有升級(jí)、維修等更換配件的過程,其配件就不容易區(qū)分是歸屬該臺(tái)電腦還是單獨(dú)登記,如果沒有對該臺(tái)電腦進(jìn)行模塊化的細(xì)化管理,勢必會(huì)造成管理上的混亂。1.1.2高校取得固定資產(chǎn)的途徑很多,除了學(xué)校撥款購買的以外,還有各部門自籌資金購買,截留費(fèi)用、以設(shè)備養(yǎng)設(shè)備的滾動(dòng)發(fā)展,自制、委托加工,接受捐贈(zèng)等各種方式,這些不管以何種方式獲得的設(shè)備,只要符合固定資產(chǎn)條件,都屬于學(xué)校財(cái)產(chǎn),應(yīng)歸學(xué)校的固定資產(chǎn)管理。但對于學(xué)校撥款購買的以外的項(xiàng)目,如果沒有納入規(guī)范的管理渠道,就容易出現(xiàn)資產(chǎn)流失。(1)接受捐贈(zèng)的儀器設(shè)備由于接受對象是各使用單位,或雖是贈(zèng)與學(xué)校但又由學(xué)校直接撥給使用單位。這些設(shè)備由于無票據(jù),又不經(jīng)財(cái)務(wù)報(bào)帳,而且認(rèn)為是贈(zèng)送的歸不歸固定資產(chǎn)管理不很清楚也無所謂,就沒有申報(bào)管理部門。(2)單位自籌資金購買的儀器設(shè)備因是本單位自籌的資金,認(rèn)為是自己管理而不愿給學(xué)校管理,擔(dān)心一旦納入學(xué)校管理,就會(huì)調(diào)做其他用。(3)自制、委托加工的設(shè)備一般都由使用單位直接操作,完成后就直接投入使用,而使用部門嫌麻煩不愿到管理部門進(jìn)行固定資產(chǎn)登記。1.1.3目前教學(xué)儀器發(fā)展很快,綜合性的多功能儀器品種越來越多,有些綜合性的多功能設(shè)備的一些組合件也是一個(gè)獨(dú)立功能的儀器,如果管理制度老化又沒有及時(shí)修訂,就容易造成這類設(shè)備在固定資產(chǎn)的區(qū)分與分類上出現(xiàn)不該有的失誤。1.2固定資產(chǎn)的報(bào)帳與登記脫節(jié)設(shè)備采購的資金來源有多種渠道,采購的方式也有許多種。設(shè)備購入后若符合固定資產(chǎn)管理的要進(jìn)行固定資產(chǎn)登記后方能報(bào)帳,財(cái)務(wù)部門的報(bào)帳是防止固資流失的關(guān)口,在報(bào)帳這一關(guān)是主動(dòng)的,而管理部門則是被動(dòng)的。1.2.1學(xué)校撥款購買的設(shè)備,也有多種形式的購買方式,有政府采購,設(shè)備部門統(tǒng)一采購,各使用部門自行采購。政府采購多數(shù)由財(cái)務(wù)部門一次性完成,未通過設(shè)備管理部門入庫進(jìn)帳,直接完成財(cái)務(wù)帳后交由使用單位,造成財(cái)務(wù)部門雖然有固定資產(chǎn)的金額數(shù)量,卻無設(shè)備明細(xì)帳,一旦財(cái)務(wù)帳歸檔封存后,這些設(shè)備實(shí)際上就失去了管理。而一些自行采購的儀器設(shè)備都由使用單位直接完成,使用單位對固定資產(chǎn)管理的概念是不強(qiáng)的,沒有按固定資產(chǎn)管理?xiàng)l例把所購儀器設(shè)備入帳,而直接向財(cái)務(wù)報(bào)帳造成固定資產(chǎn)實(shí)物流失。1.2.2自制儀器和委托加工的設(shè)備雖然都有一定的計(jì)劃,但都是以購買零部件的形式自組而成,隨買隨報(bào)帳,如果在報(bào)帳上沒有把好關(guān),就會(huì)造成在帳面上是零部件的形式而不是固定資產(chǎn)的形式。還有一些自制儀器設(shè)備的制作時(shí)間較長,且經(jīng)過多次的更改零部件,因此,在完成制作后的價(jià)值無法計(jì)算。有的自制儀器在完成制作后,也都沒有意識(shí)到要計(jì)入固定資產(chǎn)管理,造成資金的流失。1.2.3學(xué)校各部門創(chuàng)收所得用于發(fā)展而購買的設(shè)備多不愿意歸入學(xué)校固定資產(chǎn)管理,認(rèn)為歸學(xué)校管理,可能會(huì)把設(shè)備調(diào)走,對本部門不利,就有意躲開固定資產(chǎn)管理部門而直接報(bào)帳。1.3固定資產(chǎn)的驗(yàn)收工作不規(guī)范驗(yàn)收工作是固定資產(chǎn)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),在其具體操作過程中,最容易出現(xiàn)以下幾個(gè)問題:1.3.1驗(yàn)票不驗(yàn)貨。由于固定資產(chǎn)一般都體積較大,份量較重,難以搬運(yùn),有些是固定安裝到位,給實(shí)物驗(yàn)收帶來不便,同時(shí)驗(yàn)收人員有時(shí)不愿到現(xiàn)場驗(yàn)收,于是就由購買者憑發(fā)票到驗(yàn)收部門驗(yàn)收,并沒有經(jīng)過實(shí)物驗(yàn)收,這種做法極易出現(xiàn)差錯(cuò),甚至可能出現(xiàn)舞弊行為。再有的如設(shè)備未到,發(fā)票先到,有的是貨到先用,造成事實(shí),拖后報(bào)發(fā)票,為了盡快結(jié)帳,就憑票到驗(yàn)收部門驗(yàn)收,然后到財(cái)務(wù)部門結(jié)帳,形成無驗(yàn)貨而入帳。1.3.2驗(yàn)貨不驗(yàn)質(zhì)。在驗(yàn)收的過程中只核對價(jià)格,金額、數(shù)量,忽略質(zhì)量驗(yàn)收,使不合格的產(chǎn)品當(dāng)成合格產(chǎn)品驗(yàn)收,經(jīng)常就會(huì)出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象。另外產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)技術(shù)含量較高,驗(yàn)收人員技術(shù)水平有限,不可能對各種資產(chǎn)都進(jìn)行全面的了解,難以保證價(jià)格合理,數(shù)量、金額真實(shí),質(zhì)量合格的產(chǎn)品入庫。1.3.3沒有按時(shí)按規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。固定資產(chǎn)在到貨后先進(jìn)行驗(yàn)收辦好入庫手續(xù)后方能報(bào)帳,然而在實(shí)際工作中,先報(bào)帳后驗(yàn)收或既不報(bào)帳也沒及時(shí)驗(yàn)收。由于科技發(fā)展迅速,若沒有及時(shí)的驗(yàn)收入庫,資產(chǎn)在使用的過程中會(huì)發(fā)生資產(chǎn)的變化,某些設(shè)備增添部件以后也增添功能,并且價(jià)值也增加。有些零部件暫時(shí)不需要的就先放在一邊,甚至有的就拿走,別做他用,到需要登記入庫時(shí),都已找不到原形了,形成資產(chǎn)無法登記,然后找個(gè)理由了事,造成固定資產(chǎn)流失或不完整。1.4目前,許多模塊化的成套設(shè)備在管理上很難分清主體和附件并且很容易對設(shè)備附件進(jìn)行更換、附加、升級(jí),如計(jì)算機(jī),網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等,許多學(xué)校對這類設(shè)備在管理上都沒有足夠的重視,如計(jì)算機(jī)其更新?lián)Q代甚為迅速,周邊產(chǎn)品層出不窮,有的不出半年時(shí)間,表面上看起來沒有變化的計(jì)算機(jī),實(shí)際上內(nèi)容已和原來的完全兩樣,有的更是面目全非,找都找不到了。模塊化,結(jié)構(gòu)化的成套設(shè)備大都具有多功能性,不但具有整體性的多功能,而且許多零部件還具有單獨(dú)的功能,不但能整體使用還能單獨(dú)使用并且其零部件的流通性很強(qiáng),在這臺(tái)設(shè)備可用的零部件也能使用在其它設(shè)備上,互為通用。這類設(shè)備容易出現(xiàn)的問題就在于整臺(tái)設(shè)備與其模塊間的關(guān)系,不重視或忽視這些關(guān)系,在管理上極易造成混亂從而導(dǎo)致資產(chǎn)流失。1.5對固定資產(chǎn)的管理不夠細(xì)化,財(cái)務(wù)部門和設(shè)備管理部門脫節(jié)。大多數(shù)院校的財(cái)務(wù)部門并沒有設(shè)立專門的固定資產(chǎn)管理人員,只是在上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)找財(cái)務(wù)人員頂上,有的雖然設(shè)立了專門的人員,由于種種原因并沒有起到實(shí)質(zhì)性的管理作用。所以各做各的一套,沒有統(tǒng)一的采購、驗(yàn)收、登帳制度。更重要的是,現(xiàn)在資產(chǎn)管理都已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理,表面上看起來很正規(guī),但所使用的軟件與現(xiàn)行的制度有諸多不符,形成制度服從軟件的怪現(xiàn)象。又由于軟件的缺陷,在資產(chǎn)的管理中并不能形成細(xì)化管理,以致在區(qū)分是否屬固定資產(chǎn),屬何類資產(chǎn),屬何種附件,如何準(zhǔn)確表達(dá)某件固定資產(chǎn)的價(jià)值變化,附件增減,來龍去脈等問題中都不能很好的解決。由于存在上述問題,給學(xué)校固定資產(chǎn)的管理工作帶來極大困難,每一次核對帳物,有的院校要半年時(shí)間才能搞清楚,給學(xué)校造成不小的經(jīng)濟(jì)損失。影響了學(xué)校的教學(xué)科研工作,如果不采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn),想必給學(xué)校帶來更大的損失,嚴(yán)重影響學(xué)校的發(fā)展。2.建立和完善固定資產(chǎn)管理登記制度和嚴(yán)格登記審批制度2.1分級(jí)管理,明確責(zé)任,職能專司,職責(zé)到位實(shí)行責(zé)任管理是堵住管理漏洞的較好方法。固定資產(chǎn)的管理關(guān)鍵就是理順財(cái)務(wù)、設(shè)備管理部門、使用單位管理員三者之間的責(zé)任關(guān)系。2.1.1設(shè)置三級(jí)管理機(jī)構(gòu),財(cái)務(wù)部門中的固定資產(chǎn)管理科作為一級(jí)管理,設(shè)備管理部門為二級(jí)管理,使用單位管理員為三級(jí)管理。一級(jí)管理主要在于固定資產(chǎn)管理制度的制定、改進(jìn)與完善。二級(jí)管理是教學(xué)設(shè)備的專業(yè)管理部門,負(fù)責(zé)實(shí)施制度的具體辦法,對固定資產(chǎn)的購進(jìn)、區(qū)分與分類、管理措施都應(yīng)提出專業(yè)性的建議,指導(dǎo)和布置三級(jí)管理員的管理工作。在成人高校因辦學(xué)規(guī)模較小,財(cái)務(wù)只設(shè)固定資產(chǎn)管理專員,則應(yīng)以教學(xué)設(shè)備管理部門為主,固定資產(chǎn)管理專員和教學(xué)設(shè)備管理部門一起制定管理辦法。2.1.2財(cái)務(wù)部門一定要把好報(bào)帳這一關(guān),必須和管理部門溝通,作好固定資產(chǎn)的區(qū)分工作,加強(qiáng)設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的監(jiān)控,使工作規(guī)范化。流程如圖(1):2.2健全高校內(nèi)部固定資產(chǎn)管理制度,細(xì)化管理。2.2.1各級(jí)管理都要制定確實(shí)可行的具體操作規(guī)程,從主管領(lǐng)導(dǎo)到具體實(shí)物保管員,層層負(fù)責(zé)層層把關(guān)。做到有章而循,違章必糾,財(cái)務(wù)部門要和設(shè)備管理部門加強(qiáng)配合,形成一個(gè)制度,一個(gè)措施,一個(gè)方法。2.2.2在固定資產(chǎn)的區(qū)分上要給以明確,什么設(shè)備屬固定資產(chǎn)管理,什么設(shè)備不屬固定資產(chǎn)管理。這個(gè)問題,財(cái)務(wù)部門必須要和設(shè)備管理部門制定出一個(gè)清晰的范圍。在報(bào)帳時(shí),財(cái)務(wù)部門必須清楚的知道該設(shè)備是否屬固定資產(chǎn)管理,如屬固定資產(chǎn),就必須到固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行登記進(jìn)帳,管理部門應(yīng)組織人員進(jìn)行認(rèn)真的驗(yàn)收。固定資產(chǎn)的驗(yàn)收單上必須有管理部門和使用單位實(shí)物管理員的驗(yàn)收簽字方能進(jìn)行報(bào)帳。設(shè)備管理部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)帳與低值設(shè)備管理帳,以防設(shè)備的流失。2.2.3對于自制儀器和委托加工的設(shè)備要立項(xiàng)管理登記,完成后的總值達(dá)固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn),就要登記進(jìn)帳。使用單位自行采購的設(shè)備主要在報(bào)帳時(shí)把關(guān),若符合固定資產(chǎn)管理的一定要登記后才能報(bào)帳。贈(zèng)送的及其他渠道獲得的設(shè)備,要敦促獲得單位申報(bào)固定資產(chǎn)管理,遺漏的要在學(xué)期末的帳物核對中補(bǔ)齊。管理流程如圖(2)2.2.4重視對固定資產(chǎn)的實(shí)物驗(yàn)收。實(shí)物驗(yàn)收是對固定資產(chǎn)真實(shí)性確認(rèn)的主要方法,是驗(yàn)收工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。實(shí)物驗(yàn)收可由專職人員采取抽檢法,也可以采用全部驗(yàn)收的方法。對大批同類資產(chǎn),且單位價(jià)值不高的可采用抽驗(yàn)方法,先由資產(chǎn)使用者進(jìn)行全面的實(shí)物驗(yàn)收,提供質(zhì)量、數(shù)量、金額驗(yàn)收報(bào)告,然后由專職驗(yàn)收人員進(jìn)行抽查確認(rèn);對單位價(jià)值較大或質(zhì)量要求高的資產(chǎn)應(yīng)采用全部實(shí)物驗(yàn)收的方法,由專職驗(yàn)收人員到現(xiàn)場逐一核對驗(yàn)收。資產(chǎn)驗(yàn)收人員應(yīng)與資產(chǎn)使用者共同參與驗(yàn)收,由于儀器設(shè)備最有發(fā)言權(quán)的應(yīng)是其使用者,使用者對其質(zhì)量的了解應(yīng)是最全面的,否則就無法使用它,使用者對資產(chǎn)是否能滿足其要求也是最清楚的,同時(shí)由于驗(yàn)收人員數(shù)量及技能所限,難以由其單獨(dú)完成此項(xiàng)工作。因此,在進(jìn)行資產(chǎn)驗(yàn)收時(shí),可由使用者進(jìn)行質(zhì)量鑒定,提供詳細(xì)的質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告,專職驗(yàn)收人員在此基礎(chǔ)上進(jìn)行抽檢,然后建卡、入帳。這是保證資產(chǎn)質(zhì)量合格、實(shí)用的有效辦法。2.3對于模塊化,結(jié)構(gòu)化的儀器設(shè)備就要進(jìn)行模塊化、結(jié)構(gòu)化的細(xì)化管理,對每一個(gè)組成模塊進(jìn)行登記,建立專門的帳冊,屬性卡和標(biāo)簽,并且要及時(shí)的登入帳冊。屬性卡和標(biāo)簽必須對每一模塊的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、標(biāo)明清楚,如有更改,必須對帳冊和屬性卡同時(shí)更改,模塊化,結(jié)構(gòu)化的固定資產(chǎn)帳冊的格式應(yīng)與屬性卡一致。屬性卡上注明每一模塊的更改內(nèi)容,更改日期。以計(jì)算機(jī)為例,屬性卡如圖(3):屬性卡詳細(xì)記錄了計(jì)算機(jī)的原始屬性和變更屬性,變更后的價(jià)值應(yīng)把更換模塊的價(jià)值累記到計(jì)算機(jī)的原始價(jià)值,更換下來的模塊應(yīng)注明損壞,調(diào)用等實(shí)際的去向,并且在總值中減去該模塊的估價(jià)(含折舊)。這樣就能準(zhǔn)確地表明計(jì)算機(jī)的原始屬性和變更屬性。用模塊化的管理方式管理模塊化設(shè)備效果很好,完全可以解決模塊隨意挪用、私用的問題。結(jié)構(gòu)化和模塊化設(shè)備由于管理軟件的限制,不能對其很好的進(jìn)行管理,所以可以把這部份抽出來另行管理。2.4加大固定資產(chǎn)管理員的專業(yè)培訓(xùn)力度2.4.1在高校固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)的諸多問題上,很大一部分原因在于管理人員缺乏固定資產(chǎn)管理知識(shí),學(xué)校應(yīng)給予充分重視,撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)對專職管理人員進(jìn)行培訓(xùn),再由專職管理人員對各使用部門管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。