出納管理功能手冊

名目1-1-1.1簡介1功能特點-1-圖標說明-1-2-3-出納登賬-3-現(xiàn)金盤點-3-2.3日結-4-2.4月結-4-出納日報表-4-出納賬對賬-4-3-5-支票本-5-支票處理-5-支票匯總表-6-4-7-初始化-7--7--7--7--8--8--8-銀行對賬-9--9--9--9--9--10--10-5-11-報表權限治理-11-報表查詢-11-資金看板-12-第1簡介出納治理子系統(tǒng)是中大GE系統(tǒng)的核心系統(tǒng)之一，處理出納日常事務，如出納賬治理、支票治理、銀行對賬等，是企業(yè)與外部銀行間的橋梁。功能特點GE出納治理為了適應企業(yè)資金治理的各種需求，設置了如下幾大功能點1、出納治理本子模塊是企業(yè)出納工作的統(tǒng)一平臺，也即出納可以通過此模塊的相關功能完成諸如現(xiàn)金銀行出納賬的登記、支票及其他票證明物賬的處理打印等工作，同時借助銀企直聯(lián)平臺實現(xiàn)資金的網(wǎng)上交易。2、支票治理企業(yè)在選購、銷售或其他業(yè)務活動中，對于支票的申請、領用以及登帳的整個流程治理，并設有支票匯總表查詢功能，以滿足企業(yè)票據(jù)結算治理的需要。3、銀行對賬銀行對賬是指企業(yè)每月將企業(yè)的銀行存款日記賬和銀行發(fā)來的對賬單相核對，并勾銷雙方記錄全都的已達賬，生成銀行存款余額調(diào)整表這一過程。7、報表查詢系統(tǒng)供給的現(xiàn)金治理報表分成業(yè)務報表、與票據(jù)相關的報表、及自定義報表共三類，分別對應于報表治理模塊的三個不同菜單。各種報表查詢的方式是多樣而敏捷的，全部報表的查詢中，系統(tǒng)都供給了多種條件查詢的方式。同時報表不僅可以進展屏幕掃瞄或打印輸出，還可以轉(zhuǎn)換為不同類型的文件進展輸出。圖標說明本功能手冊根本上做到重點突出，對于用戶操作中可能會引起的錯誤操作或可能遇到的疑心，功能手冊中都以“留意〞、“提示〞、“說明〞、“疑難解答〞的方式著重列出，以免用戶理解錯誤；另外，本功能手冊中示例為豐富，根本上都以列舉加圖片的方式說明各功能具體的操作步驟和方法。這是一個“留意〞圖標。它提示您留意各種需要特別留意的因素或一些好玩的事情。這是一個“提示〞圖標。它向您介紹軟件中一些較隱蔽的功能。這是一個“說明〞圖標。它對可能會引起您誤會的問題進展解釋。這是一個“疑難解答〞圖標。它提示您一些用戶在操作過程中可能帶 來 問 題 的 操 作 第2出納賬是出納每天記錄的流水賬簿，是企業(yè)現(xiàn)金流的關心賬簿。出納賬治理包括出納現(xiàn)金賬、出納銀行賬、現(xiàn)金盤點、出納日結、出納月結、出納日報表和出納對賬七個功能菜單。出納登賬登賬分為現(xiàn)金賬和銀行賬，兩者的具體操作是相像的，只是便利操作而區(qū)分開來。由于用戶在使用本系統(tǒng)前可能已經(jīng)有出納賬發(fā)生，所以第一次對某個科目進展出納賬登記時是不限定日期范圍的，便利用戶初始以前的出納賬，用戶可以錄入一個總額，也可以錄入明細；但一旦科目進展了第一次日結，就只能錄入該日結日期以后的出納賬?，F(xiàn)金賬的處理窗口如圖2.1-1所示：圖2.1-1提示：1、出納賬查詢，按摘要和日期、金額查詢，并可以按金額大小排序，其中摘要可以雙擊取系統(tǒng)摘要庫。2、出納現(xiàn)金賬，出納銀行賬當工作科目為外幣科目時，增加外幣及本幣金額的維護，便利對賬。3、出納賬登記可以引入選購，銷售系統(tǒng)的付款單和收款單信息?，F(xiàn)金盤點會計對于當日的現(xiàn)金實物進展賬實核對。2.2-1當日增盤點單，選擇現(xiàn)金科目后，即可錄入。操作完畢后保存。通過選擇起始日期可以查看這段期間內(nèi)的盤點記錄，分科目進展列示。2.2-2此處現(xiàn)金盤點只是作為出納業(yè)務顯示，沒有與其它功能相關聯(lián)，所以不做掌握，允許修改往期盤點單記錄。日結日結是指出納對某天的賬核對完畢，就可以進展日結了，日結后，該天以前的記錄都不允許修改；假設在日結時錄入的日期小于已經(jīng)日結的日期，系統(tǒng)會認為這是反日結，將日結日期調(diào)整到這個以前的日期，但該日期不能小于已經(jīng)月結的會計期的最終一天。圖2.3-1月結“日清月結〞是出納的要求。一旦月結，本月的出納賬就相當于封賬，不能修改，不能反日結。月結時會檢查日結日期是否大于本次月結會計期的最終一天，假設不是，會要求用戶先進展日結。反月結只能取消當前會計期的月結，一旦當總賬已經(jīng)過賬，將無法反月結，所以請慎重。出納日報表出納日報表用于反映現(xiàn)金與銀行各個科目在某一天所發(fā)生的借貸發(fā)生額及本日余額。出納賬對賬此功能僅作為一個關心對賬工具而存在，對賬結果并不需要對期末處理或者報表產(chǎn)生影響。對賬條件窗口允很多項選擇科目，用戶假設多項選擇科目時，先出具一張余額對賬表，然后用戶可以選中某一條余額記錄，點擊“對賬〞按鈕，進入明細對賬界面，圖示如下：2.6-12.6-22.6-4提示：對賬條件設置包含“金額一樣〞〔必選〕、日期一樣〔可選〕、票據(jù)號一樣〔可選〕、方向一樣〔可選〕。手工勾對時，弱項掌握，提示金額不等允許勾銷。切換按鈕顯示對賬和未對賬局部。第3支票治理是幫助出納人員對支票本進展電子化治理，包括支票本登記、支票日常業(yè)務處理和支票匯總表三局部。支票本主要包括支票本登記，目的是記錄支票本的公共信息，其中科目是指出該支票本是由哪家銀行出具。支票本在登記完成后，會依據(jù)支票本的號碼范圍自動生成各張支票。支票本在登記后可以修改，但只能修改局部信息；支票本在開頭使用后就不能刪除，支票本是否使用可以通過顏色來進展區(qū)分?！爸北镜怯洦暣翱谌缛缫韵聢D所示：3.1-1支票本完成登記后，用戶在“支票本治理主窗口〞點擊“詳情〞按鈕，就可以進展具體支票的查詢和日常處理。留意：1、支票的狀態(tài)同樣可以通過顏色來區(qū)分。2、支票增加了審核才能打印功能，在出納治理的根本選項的雜項設置里，啟用此功能，支票必需審核才能打印，審核按鈕有權限掌握的。3、支票的一些簡潔設置功能在出納治理的根底設置。支票處理支票的日常處理包括以下幾種操作：領用：從出納處領取空白支票，此時只有領用人是必需登記的，其余信息可填可不填；報銷：支票已經(jīng)開出，到出納處登記，實際金額和報銷人都是必填的；勾兌：是指與總賬中的明細進展勾兌，目前只能進展手工勾兌；一旦勾兌后，支票就不能再修改了。外銷：該功能是在集團環(huán)境下，由一個集中的資金治理機構如結算中心或財務公司從外部商業(yè)銀行統(tǒng)一購入票據(jù)，然后再轉(zhuǎn)售給內(nèi)部成員單位的過程。掛失：是針對票據(jù)實物喪失后在系統(tǒng)中的處理過程，經(jīng)掛失處理后即不允許再對這種票據(jù)進展領用、報銷、外銷操作。支票匯總表支票匯總表類似與支票治理中的支票列表，不同的是可以選擇過濾條件。4.3-1第4銀行對賬是指企業(yè)每月將銀行存款日記賬和銀行對賬單核對，并勾銷已達賬，生成銀行存款余額調(diào)整表這一過程。在本軟件中，企業(yè)和銀行雙方的對賬數(shù)據(jù)，在勾銷前統(tǒng)稱為“未達賬〞?！般y行對賬〞子功能點包括主菜單“初始化〞、“銀行對賬〞、“余額調(diào)整匯總表〞、“余額調(diào)整明細表〞、“銀行對賬報表〞。初始化初始化過程是手工賬和電腦賬的接口，必需妥當錄入。對賬初始設置在進展首次對賬前，首先要對對賬賬戶余額進展數(shù)據(jù)初始?！皩~初始設置〞窗口如以下圖4.1-1圖4.1-1對賬初始條件包括：啟用會計期、對賬單期初余額、對賬單期末余額和企業(yè)賬面期初余額。對賬條件圖4.1-2自動對賬條件包括：金額一樣；單據(jù)日期相等；結算方式全都；結算單據(jù)號一樣。其中對賬金額確定相等，所以系統(tǒng)默認該選項為必選項。企業(yè)未達賬在企業(yè)未達賬列表窗口中，企業(yè)未達賬既可手工直接輸入，也可由系統(tǒng)導入。用戶假設是手工輸入企業(yè)未達賬，那請單擊窗口中的“增加〞按鈕，4.1-3止企業(yè)的未達賬項。圖4.1-3在企業(yè)未達賬列表窗口中，在初始化完成之前，您還可以對單據(jù)進展修改和刪除操作。在企業(yè)未達賬單據(jù)很多的狀況下，單擊企業(yè)未達賬列表窗口中的“查詢〞按鈕，可以幫助您快速查找并定位至所需的單據(jù)。銀行未達賬單擊“銀行未達賬〞子菜單，進入銀行未達賬列表窗口。操作同企業(yè)未達賬全都，如以下圖4.1-4圖4.1-4初始余額調(diào)整表在初始企業(yè)未達賬錄入和銀行未達賬導入完成后，即可生成調(diào)整表，具體窗口如以下圖4.1-5圖4.1-5在“初始余額調(diào)整表〞中，“企業(yè)賬面余額〞這項數(shù)據(jù)將從總賬中的對應科目取得，由系統(tǒng)自動供給；“銀行對賬單余額〞這項數(shù)據(jù)從對賬單中取得，即為輸入的對賬單初始余額；“銀收企未收〞是指銀行已收款入賬，企業(yè)尚未收到的款項；“銀付企未付〞是指銀行已付款入賬，企業(yè)尚未記錄支付的款項；“企收銀未收〞是指企業(yè)已經(jīng)收款入賬，銀行尚未收到的款項；“企付銀未付〞是指企業(yè)已付款入賬，銀行尚未支付的款項。企業(yè)和銀行雙方最終產(chǎn)生兩項數(shù)據(jù)：企業(yè)調(diào)整后余額＝企業(yè)賬面余額＋銀收企未收－銀付企未付銀行調(diào)整后余額＝銀行初始余額＋企收銀未付＋企付銀未付企業(yè)調(diào)整后余額必需等于銀行調(diào)整后余額，否如此確定有某一環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，銀行對賬的初始化局部不能完成。4.1-5中的“格式2〞按鈕，您還可看到“初始余額調(diào)整表〞的另一種格式。初始確認完成以上內(nèi)容的操作后，可進展銀行對賬的初始確認工作。單擊“初始確認〞菜單，系統(tǒng)首先彈出科目確認提示窗口。經(jīng)過確認后，系統(tǒng)開頭對用戶所選科目進展初始化工作，完成之后彈出提示窗口，如圖4.1-6所示：圖4.1-6銀行對賬銀行對賬包括對賬單余額、企業(yè)未達賬、銀行未達賬、銀行對賬和銀行余額調(diào)整表五個子菜單。在錄入對賬單后，就可以進展對賬，生成調(diào)整表。對賬單余額與初始化中一樣，首先需錄入對賬單余額，錄入窗口如以下圖 4.2-1所示：圖4.2-1窗口中的“期初余額〞取自上一會計期的銀行調(diào)整后余額，系統(tǒng)不允許修改；您只需輸入“期末余額〞即可。企業(yè)未達賬企業(yè)未達賬的錄入窗口和錄入方法與“初始企業(yè)未達賬〞完全類似，在此不再開放介紹。導入的銀行數(shù)據(jù)時增加選項掩蓋導入,多項選擇刪除4.2-2導入企業(yè)未達賬銀行未達賬銀行未達賬的錄入窗口和錄入方法與“初始銀行未達賬〞完全類似，在此不再開放介紹。銀行對賬單擊子菜單“銀行對賬〞，彈出的對賬窗口如圖4.2-3所示：圖4.2-3由于對賬是將銀行存款日記賬與銀行供給的銀行對賬單逐筆進展核對，所以系統(tǒng)也將對賬窗口設計成上下兩局部，分別列出企業(yè)未達賬和銀行未達賬，使操作更為直觀、便利。值得一提的是這里的企業(yè)未達賬和銀行未達賬不是正式的未達賬項，而是依據(jù)對賬用的企業(yè)和銀行雙方的對賬數(shù)據(jù)，勾銷前我們也就統(tǒng)一稱之為“未達賬〞。具體對賬方法有兩種：手工對賬和自動對賬。1、手工對賬用鼠標單擊選中兩個數(shù)據(jù)窗口中金額相等的兩筆賬，然后單擊“勾銷〞按鈕即可。假設您覺察這兩筆賬勾銷有誤，窗口中的“反勾銷〞按鈕可以幫助您取消以上操作。2、自動對賬首先可以單擊“條件〞按鈕，在隨即彈出的窗口中選擇自動對賬條件，您也可以不選擇，系統(tǒng)如此將按“金額一樣〞條件進展勾銷；接著單擊“對賬〞按鈕，系統(tǒng)便開頭在兩個數(shù)據(jù)窗口中自動查找符合條件的賬，并自動完成勾銷。自動對賬單據(jù)也能進展“反勾銷〞。另外，對賬窗口中的“刷〞按鈕用于更當前界面顯示的內(nèi)容，適用于多臺客戶機同時進展對賬操作的狀況；“合并〞按鈕可將憑證號一樣的憑證進展合并，“分拆〞按鈕如此是“合并〞的逆操作；“切換〞按鈕可使當前界面顯示的內(nèi)容在已對賬和未對賬之間進展切換。銀行余額調(diào)整匯總表銀行余額調(diào)整匯總表可實時供給當前對賬會計期的企業(yè)賬面余額、銀收企未收、銀付企未付、企業(yè)調(diào)整后余額、銀行對賬單余額、企收銀未付、企付銀未付、銀行調(diào)整后余額；還可查詢其他會計期的企業(yè)、銀行余額調(diào)整情況；在企業(yè)調(diào)整后余額與銀行調(diào)整后余額相等的狀況下，還可將當前銀行余額結轉(zhuǎn)至下一會計期。銀行余額調(diào)整明細表銀行余額調(diào)整明細表實時供給當前會計期具體科目的本單位企業(yè)賬面余額、銀收企未收、銀付企未付、企業(yè)調(diào)后余額及銀行方面的銀行對賬單余第5在出納治理主窗口中單擊“報表〞子功能點圖標，進入報表主菜單窗口，可以看到它包括主菜單“報表查詢〞、“業(yè)務報表查詢〞、“票據(jù)查詢〞和“報表中心報表〞。系統(tǒng)供給的報表類型格外多，但查詢方式根本一樣，下面著重介紹一下報表權限治理、報表查詢、格式定制、報表打印、報表的格式轉(zhuǎn)換輸出等功能和掌握的操作方法。報表權限治理系統(tǒng)對出納治理報表的權限掌握主要是菜單權限，用戶權限治理權限列表如以下圖5.1-1圖5.1-1如用戶需要查詢某些報表，賜予相應的報表權限即可。具體操作請參照權限治理中的權限安排。報表查詢報表查詢一般是在出納治理模塊中供給明細業(yè)務錄入和發(fā)生、業(yè)務數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計，由系統(tǒng)內(nèi)定表樣和輸出的內(nèi)容，用戶可以對輸出的內(nèi)容進展定制，但無法進展自行統(tǒng)計和增加其余的報表字段。如用戶需要自定義報表，請在財務報表模塊中自定義報表格式和利用系統(tǒng)供給的出納治理模塊的函數(shù)，具體功能參考財務報表模塊中的自定義報表。報表查詢的操作一般分為輸入查詢條件，確認查詢條件，系統(tǒng)顯示查詢結果等三個步驟。以現(xiàn)金銀行日報表為例：報表查詢→現(xiàn)金銀行日報表，系統(tǒng)彈出查詢條件設置窗口，見圖5