文件管理控制程序

1目的為了規(guī)范品質(zhì)體系文獻(xiàn)，使供方及客戶之資料，以及其他外部文獻(xiàn)得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文獻(xiàn)，以保證在需要的場(chǎng)所能及時(shí)獲得最新最對(duì)的的文獻(xiàn)。2合用范圍2.1

質(zhì)量體系文獻(xiàn)的編制、管制措施。2.2

供方及客戶文獻(xiàn)（如技術(shù)圖紙、測(cè)試匯報(bào)、使用闡明書等）的控制措施。2.3

其他外來(lái)文獻(xiàn)（如合用的法律、法規(guī)、行業(yè)原則等）。2.4

保證對(duì)質(zhì)量體系籌劃和運(yùn)行所必要的外來(lái)文獻(xiàn)得到識(shí)別，并控制其分發(fā)。3定義注釋3.1

受控文獻(xiàn)：但凡直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文獻(xiàn)、資料、程序文獻(xiàn)。3.2

非受控文獻(xiàn)：不影響產(chǎn)品質(zhì)量的文獻(xiàn)或資料，如各類參照資料。3.3體系文獻(xiàn)：3.3.1質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式公布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2質(zhì)量目的：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3質(zhì)量手冊(cè)：質(zhì)量管理體系的大綱性文獻(xiàn)，它概括了本工廠質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及要素（過(guò)程）。3.3.4程序文獻(xiàn)：直接支撐質(zhì)量手冊(cè)的重要體系文獻(xiàn)，是對(duì)各部門運(yùn)作過(guò)程及質(zhì)量體系規(guī)定的詳細(xì)闡明。3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書：它從程序文獻(xiàn)中引申出來(lái)，詳細(xì)論述各部門運(yùn)作過(guò)程及操作規(guī)程，它是程序文獻(xiàn)的支持性內(nèi)容。4職責(zé)4.1

總經(jīng)理或董事長(zhǎng)：同意工廠的質(zhì)量方針/目的、質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)。4.2

管理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊(cè)及有關(guān)程序文獻(xiàn)。4.3

各職能部門：負(fù)責(zé)編寫對(duì)應(yīng)的程序文獻(xiàn)及作業(yè)指導(dǎo)書，及時(shí)簽收和保留受控文獻(xiàn)，并將已失效的受控文獻(xiàn)退回文控中心。4.4

行政人事部：負(fù)責(zé)本工廠受控文獻(xiàn)的整體控制，即受控文獻(xiàn)的打印、分發(fā)、原版文獻(xiàn)的保留等。4.5文獻(xiàn)控制職責(zé)表文獻(xiàn)級(jí)層文獻(xiàn)類別編寫審核同意保留一質(zhì)量手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理管理者代表行政人事部二程序文獻(xiàn)各部門主管總經(jīng)理三作業(yè)指導(dǎo)書有關(guān)部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四表單隨有關(guān)二、三級(jí)文獻(xiàn)一同審批五外來(lái)文獻(xiàn)5作業(yè)程序5.1編碼原則：企業(yè)名稱部門類別文獻(xiàn)級(jí)別流水號(hào)XX—XX—XX—XX注釋：企業(yè)名稱：SHH部門類別：總經(jīng)理∕管理者代表JL；行政人事部：HR；財(cái)務(wù)部CW；生產(chǎn)部SC；營(yíng)銷部YW；品質(zhì)部QC；工程部GC；采購(gòu)部CG；資材部ZC。文獻(xiàn)級(jí)別：一級(jí)文獻(xiàn)01；二級(jí)文獻(xiàn)02；三級(jí)文獻(xiàn)03；四級(jí)文獻(xiàn)04；五級(jí)05流水號(hào)：001～999。各部門文獻(xiàn)編號(hào)應(yīng)按以上規(guī)定執(zhí)行，不得有反復(fù)或誤用的情形。5.2外來(lái)文獻(xiàn)的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。5.2.1各標(biāo)題內(nèi)小標(biāo)題次序如下格式：

5

5.4

5.4.1

5.4.15.4.1.1(a)5.3

受控文獻(xiàn)控制的一般規(guī)定5.3.1文獻(xiàn)和有關(guān)表單的版本號(hào)用一位大寫字母表達(dá)，文獻(xiàn)首版為A/0版，當(dāng)修訂時(shí)，版本升為A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此類推.5.3.2同一類受控文獻(xiàn)規(guī)定采用原則格式，以便于制定、保留。5.3.3受控文獻(xiàn)必須有編制人、同意人簽名后方可發(fā)出，且編制與同意不可為同一人。5.3.4受控文獻(xiàn)如有生效日期以生效日期為準(zhǔn)，否則，以最終審批日期為生效日期。5.3.5《質(zhì)量手冊(cè)》及《程序文獻(xiàn)》均由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)審。5.4文獻(xiàn)制定/修改/廢止作業(yè)5.4.1制定：需制定文獻(xiàn)的部門根據(jù)文獻(xiàn)編寫規(guī)定來(lái)制定文獻(xiàn)，并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人員同意后執(zhí)行。5.4.2修改/廢止：文獻(xiàn)需修改或廢止時(shí)，由提出人員填寫《文獻(xiàn)制定/修訂/廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)原制定部門主管審查及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員同意后交文控中心執(zhí)行。5.4.3質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn)修改后，須將修改的內(nèi)容和有關(guān)資料記錄在《文獻(xiàn)修訂登記表》中。5.5文獻(xiàn)分發(fā)與回收5.5.15.5.2

受控文獻(xiàn)分發(fā)規(guī)定：(a)質(zhì)量手冊(cè)的發(fā)放以質(zhì)量手冊(cè)控制為準(zhǔn)；(b)《程序文獻(xiàn)》發(fā)放至工廠各職能部門；(c)各部門所制定的三級(jí)文獻(xiàn)，發(fā)至本部門，其他部門若需要再申請(qǐng)。5.5.3

外來(lái)文獻(xiàn)由有關(guān)部門人員審查后，交文控中心登錄于《外來(lái)文獻(xiàn)一覽表》中予以控制。5.5.4

文控中心按受控文獻(xiàn)分發(fā)規(guī)定，復(fù)印所需份數(shù)加蓋“受控文獻(xiàn)”章后分發(fā)給有關(guān)部門。5.5.5

在文獻(xiàn)分發(fā)過(guò)程中，文控中心還須收回原有的舊版文獻(xiàn)，并應(yīng)在《文獻(xiàn)分發(fā)/回收登記表》中簽收。5.5.6

對(duì)收回的舊版文獻(xiàn)或作廢文獻(xiàn)，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對(duì)于作廢文獻(xiàn)正本，保留時(shí)應(yīng)蓋上“作廢章”。5.5.7

文控中心應(yīng)每季度視需要重新發(fā)出《文獻(xiàn)總覽表》，以供各使用部門查對(duì)最新版本。5.6文獻(xiàn)的保留5.6.1

受控文獻(xiàn)由有關(guān)部門負(fù)責(zé)保留，不得在文獻(xiàn)上劃線加注記號(hào)或涂改其內(nèi)容。5.6.2

體系文獻(xiàn)以書面的形式出現(xiàn)，儲(chǔ)存于電腦中的文獻(xiàn)不予以執(zhí)行，僅作備份。5.7文獻(xiàn)的增補(bǔ)

任何人不得私自復(fù)印受控文獻(xiàn)，如需更多的副本，應(yīng)填寫《文獻(xiàn)/圖紙/技術(shù)資料申請(qǐng)單》，交部門主管/管理者代表同意后，由文控中心予以補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。5.8文獻(xiàn)的借閱控制5.8.1文獻(xiàn)借閱人對(duì)所借文獻(xiàn)負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得拆卷、涂改或損壞，并做到及時(shí)償還。5.8.2非工作需要借閱質(zhì)量體系文獻(xiàn)與外來(lái)文獻(xiàn)，保留部門有權(quán)拒絕.5.8.3當(dāng)工廠外界人士需調(diào)閱本廠文獻(xiàn)與外來(lái)文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)呈管理代表同意同意方可.5.9外來(lái)文獻(xiàn)的管制5.9.1各部門需要通過(guò)有關(guān)的渠道搜集與本產(chǎn)品或業(yè)務(wù)有關(guān)的外來(lái)文獻(xiàn)，并對(duì)這些外來(lái)文獻(xiàn)進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)和理解。如：(a)銷售部獲取供方與客戶方面的文獻(xiàn)，包括供貨協(xié)議、產(chǎn)品闡明書、報(bào)價(jià)表、檢查匯報(bào)單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.(b)品管部應(yīng)獲取與產(chǎn)品品質(zhì)有關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)原則等。(c)其他有關(guān)的部門應(yīng)搜集與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的各項(xiàng)外來(lái)文獻(xiàn)。5.9.2外來(lái)文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)與管理(a)為以便使用與取閱應(yīng)將外來(lái)文獻(xiàn)進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)，分類擺放。(b)所有的外來(lái)文獻(xiàn)必須填寫于“外來(lái)文獻(xiàn)一覽表”中，以便查閱。

(c)從外部獲取的外來(lái)文獻(xiàn)，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點(diǎn)，由管理代表督導(dǎo)進(jìn)行定期(六個(gè)月或一年/一次)向外來(lái)文獻(xiàn)的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時(shí)更新或作廢。5.10質(zhì)量記錄的控制按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。6有關(guān)文獻(xiàn)(a)《質(zhì)量記錄控制程序》(b)《文獻(xiàn)總覽表》(c)《文獻(xiàn)∕圖紙∕技術(shù)資料申請(qǐng)單》(d)《文獻(xiàn)分發(fā)∕回收登記表》(e)《文獻(xiàn)修訂登記表》(f)《外來(lái)文獻(xiàn)登記表》(g)《文獻(xiàn)制定∕修訂∕廢止申請(qǐng)單》7、附件