文件控制程序

PAGEXXX有限公司XXX有限公司文件編號QT-OP-AD-7-05版本號1.0文件名稱文件控制程序生效日期2018/03/01頁碼第4頁共4頁1目的通過對質(zhì)量和有害物質(zhì)過程管理體系有關(guān)的文件進行有效的控制，確保各部門使用的文件為有效版本，防止使用失效、作廢文件。2范圍所有與質(zhì)量和有害物質(zhì)過程管理體系的有關(guān)文件如程序、工作指引等。3職責(zé)3.1本程序由管理者代表編寫，相關(guān)部門配合實施。3.2圖紙由工程部負責(zé)發(fā)放、回收、變更和日常管理。3.3其它文件由行政部負責(zé)發(fā)放、回收和日常管理。4作業(yè)內(nèi)容4.1根據(jù)手冊的要求建立各部門所需的作業(yè)程序。4.1.1文件類型包括：4.1.1.1受控文件公司受控文件分兩部分：a.內(nèi)部受控文件(主要有手冊、程序文件、工作指引、質(zhì)量計劃、記錄表格、生產(chǎn)及檢驗資料)。b.外來受控文件(國家或國際標準、相關(guān)的法律法規(guī)、設(shè)備手冊/技術(shù)數(shù)據(jù)、客戶提供圖樣和樣品或電子文件)；4.1.1.2非受控文件公司規(guī)章等行政制度，采用統(tǒng)一的《通知》格式（公司Logo+正文內(nèi)容）。4.1.2程序內(nèi)容須包括以下各項：目的、范圍、職責(zé)、作業(yè)內(nèi)容、相關(guān)文件和記錄。4.1.3引用文件名稱除全寫外,亦可僅用編號或僅用名稱表示。4.1.4公司ISO程序文件統(tǒng)一格式：頁眉頁腳設(shè)置邊距為:上2cm,下0.5cm；頁眉內(nèi)容包括公司名稱及Logo。文件名稱、文件編號（見4.2）、頁碼(頁碼/總頁數(shù)：X/X)、生效日期(年-月-日：XXXX-XX-XX)、版本號。4.1.5公司ISO程序文件正文統(tǒng)一采用簡體格式的中文宋體10號字，需要時標題可加粗字體；段落設(shè)置為“1倍行距”。4.2體系文件的編號如下:4.2.1質(zhì)量手冊的編號:如QT-MM1.0(公司代號-體系簡稱版本號)。4.2.2程序文件的編號:如QT-OP-XX-4-011.0(公司代號-OP-部門-章節(jié)號-文件序號版本號)。4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書的編號:如QT-WI-XX-4-011.0(公司代號-WI-部門-章節(jié)號-文件序號版本號)。4.2.4標準表格的編號:如QT-RE-XX-0011.0(公司代號-RE-部門-)4.2.54.2.6外來文件本公司不負責(zé)版本修訂，僅做版本狀態(tài)的登記及新版本取得后之更新，以確認日期作為修訂狀態(tài)。4.2.7部門代號如下：部門別代號部門別代號部門別代號管理代表MR業(yè)務(wù)部MS工程部ED生產(chǎn)制造部PR采購PU品質(zhì)部QC行政部AD財務(wù)部FI4.3受控標識4.4文件的修改與批準4.4.1體系文件如需修改時，由文件相關(guān)部門填寫《文件修改申請表》提出修改意見，行政部負責(zé)修改，按4.4.2批準后才可執(zhí)行。4.4.34.5文件的分發(fā)4.5.14.5.2體系文件紙張分發(fā)時，由填寫《文件分發(fā)和回收記錄》，文件接受部門在《文件分發(fā)和回收記錄》上簽收；文件發(fā)放時在副本正面加蓋藍色“”章。a.手冊、程序、工作指引、表單等按需求進行分發(fā)；b.其它文件的分發(fā)在文件原稿的適當(dāng)?shù)奈恢糜涗浄职l(fā)情況。4.5.3文件需擴大使用范圍進行增補時，嚴禁自行復(fù)印，應(yīng)由原發(fā)文部門統(tǒng)一復(fù)印，加蓋章，按4.5.1處理。4.5.4《模具圖紙》、《零件圖》和“組立圖”蓋，發(fā)放到生產(chǎn)制造部。4.6文件的回收4.6.1在發(fā)放改版紙張文件時，應(yīng)收回舊版本文件，確保文件使用處得到最新版本；任何部門不得私自保留舊版文件（特殊情況需保留時，應(yīng)區(qū)分存放并由發(fā)文部門加蓋紅色“僅供參考”印章，以免文件誤用）。4.6.2生產(chǎn)資料（含生產(chǎn)工作單、檢驗記錄等）使用完畢時(原則上為出貨后)，生產(chǎn)制造部督促使用部門負責(zé)人將相關(guān)資料予以退還由品質(zhì)部/生產(chǎn)制造部統(tǒng)一回收。4.7作廢文件的處理4.7.1作廢文件由行政部/工程部收回，并在副本上加蓋紅色“作廢”印章，統(tǒng)一處理(集中每月銷毀一次)。需保留的作廢文件，加蓋紅色“作廢”印章，隔離保存于規(guī)定的地方。4.7.2各部門應(yīng)將文件放入文件夾，并放于安全顯眼處，標識清楚，便于文件的檢索及保存。4.8外來文件的控制4.8.1ISO國際標準由行政部負責(zé)確認、審批、采納，加蓋“外來文件”章，其發(fā)放參照本程序4.5節(jié)進行，國家或國際標準應(yīng)每年到質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局查詢。4.8.2法律法規(guī)、客戶提供的驗貨標準在分發(fā)時，須在文件副本每頁上加蓋“外來文件”章，如有修改，需把相應(yīng)的文件舊版本回收，并確保文件使用處得到最新版本。4.8.3客戶提供的生產(chǎn)技術(shù)數(shù)據(jù)由工程部確認，加蓋“外來文件”章作標識，并根據(jù)需要進行分發(fā)、回收及保存，且作