綜合辦公室工作內(nèi)容

綜合辦公室工作內(nèi)容完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時性工作；如外出或請假需要交接工作給其他同事時，或其他部門有工作需要交接代辦時，填寫好《工作交接清單》（見附表一）如期完成；外出辦事時填寫“員工外出申請”（見企業(yè)微信），并提醒部門主管審批后方可外出，如遇領(lǐng)導(dǎo)不便，則短信知會部門領(lǐng)導(dǎo)，等領(lǐng)導(dǎo)方便時第一時間審批；開公車外出人員，填寫用車記錄，外出返回后，及時歸還車鑰匙；如本人資料（聯(lián)系電話、有效證件、家庭地址、緊急聯(lián)系人）發(fā)生改變時，在第一個工作日內(nèi)告知辦公室，并將復(fù)印件上交一份存檔；上下班按時打卡（見企業(yè)微信）；下班后關(guān)閉電腦、電源。人事工作：以下表格都需在5號上交總部行政部：、根據(jù)上月打卡記錄、請假記錄及調(diào)休單，統(tǒng)計(jì)員工上月考勤，并記錄《考勤統(tǒng)計(jì)表》（見附表二），考勤人員，上報(bào)考勤記錄、統(tǒng)計(jì)當(dāng)月新入職人員（見附表四）；、統(tǒng)計(jì)當(dāng)月轉(zhuǎn)正人員（見附表五）；、統(tǒng)計(jì)當(dāng)月離職人員（見附表六）；、統(tǒng)計(jì)每月生日人員（見附表七）；、根據(jù)當(dāng)月加班申請，統(tǒng)計(jì)員工加班總數(shù)，記錄到《考勤統(tǒng)計(jì)表》、統(tǒng)計(jì)每月滿年限的人員(見附表九)；、最新員工花名冊電子版一份（見附表十）；根據(jù)公司效益及工資調(diào)整方案，每年1月統(tǒng)計(jì)員工加薪，呈報(bào)總經(jīng)理審批，接到員工調(diào)崗、調(diào)薪申請，呈報(bào)總經(jīng)理審批，記入《員工工工資統(tǒng)計(jì)表》審核員工提報(bào)的的請假、加班單，核對請假單是否符合規(guī)定，以《考勤管理制度》為依據(jù)員工請假到期，需電話確定該員工是否正常上班，并在該員工請假申請單上寫明正式上班時間，以員工考勤卡為依據(jù)；將員工提交請假申請（見企業(yè)微信）逐級簽批，普通員工三天以上、主管級1天以上，提交你的主管、經(jīng)理，抄送考勤員。申請人要注意批復(fù)結(jié)果各部門崗位說明書編制、修訂，并提交行政部審核、批準(zhǔn)人才市場或網(wǎng)絡(luò)收集招聘人員簡歷，審核后安排面試（保證面試人員符合公司任職資格）；初試：面試者根據(jù)公司《人員需求申請表》，跟面試者面談，然后根據(jù)情況安排復(fù)試，不符合者淘汰，以崗位說明書為依據(jù)，需填寫《人員面試記錄表》復(fù)試：跟用人部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商復(fù)試時間后，通知面試者復(fù)試；面試合格者通知上班時間、需準(zhǔn)備的資料；新員工報(bào)道：填寫《員工入職登記表》、《保密協(xié)議》；由新員工在《員工入職薪酬表》上薪資一欄簽名確認(rèn)薪資，并發(fā)放《員工手冊》，帶領(lǐng)新員工去任職部門報(bào)到，并介紹新員工跟全體員工見面、相互介紹；新員工入職一周內(nèi)進(jìn)行企業(yè)文化、《員工手冊》、《崗位說明書》、企業(yè)微信及相關(guān)工作流程培訓(xùn)；新員工入職培訓(xùn)后一周內(nèi)，安排考核將新員工介紹給各個部門員工，并告知新員工各部門人員的相關(guān)工作內(nèi)容，將相關(guān)的工作流程發(fā)放給員工；試用期到的員工人力資源部安排填寫《員工轉(zhuǎn)正申請表》，由用人部門領(lǐng)導(dǎo)約員工面談；如新員工不能轉(zhuǎn)正，要求用人部門領(lǐng)導(dǎo)在《員工轉(zhuǎn)正申請表》上寫明原因，并找該員工面談；每月5號將上月所有《員工轉(zhuǎn)正申請表》、《員工調(diào)薪申請表》等需要簽字的資料遞交行政部領(lǐng)導(dǎo)審核簽批；離職：接到部門主管遞交的本部門員工《員工離職申請表》后，找該員工面談了解離職的原因，并記錄在《離職員工面談記錄表》上；如用人部門領(lǐng)導(dǎo)同意離職請求，在《員工離職申請表》上注明離職日期，并通知申請人離職日期，并交代該部門做好交接工作填好《員工離職工作交接表》及工作交接清單；如用人部門領(lǐng)導(dǎo)不同意離職請求，立刻通知申請人告知不同意的原因，并做申請人思想工作，確保申請人能保持良好的心態(tài)上班；每日核實(shí)打卡記錄，明確員工在崗情況；記錄不明。要及時聯(lián)系核實(shí)。員工外出，要及時通知廚房，外出人數(shù)；新入職員工一周內(nèi)建立檔案，每個員工一個獨(dú)立的檔案袋，員工檔案由人事部予以記錄并保管。如有員工資料更改需及時更新。離職人員的檔案保存至少兩年（自離職之日算起）；所有員工入職需簽訂勞動合同、保密協(xié)議；行政工作：起草通知、通傳類文件，行政類文件呈報(bào)總經(jīng)理、董事長；涉及款項(xiàng)的文件呈報(bào)副總、總經(jīng)理、董事長；公司會議、通知的傳達(dá)，確保無誤及準(zhǔn)時（會議后第1個工作日內(nèi)傳達(dá)）；新員工入職時，如需入住宿舍，向“英之創(chuàng)”申請，“英之創(chuàng)”審核該員工入住資格后，安排宿舍號及床位，通知該宿舍長，告知該員工入住時間；員工退宿舍時，需向“英之創(chuàng)”申請，“英之創(chuàng)”辦理退宿，結(jié)清各款項(xiàng)起草、修訂各類管理規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后發(fā)放執(zhí)行；有新的管理?xiàng)l例公布時，第一個工作日內(nèi)更新規(guī)章制度并發(fā)放執(zhí)行；各部門如需臨時購買辦公用品，填寫《辦公用品申購單》，注明物品到貨時間，交本部門主管/經(jīng)理審核簽批，將申購單遞交行政部，行政部必須在使用人規(guī)定的時間內(nèi)購買回員工活動的組織及活動期間的員工安全、考勤、紀(jì)律的監(jiān)督；跟蹤印制名片的進(jìn)度并發(fā)放給相應(yīng)人員；辦公室：考察或參觀人員的接待、用餐酒店的預(yù)定、事先點(diǎn)好菜、酒水、接待費(fèi)用的申請報(bào)銷；外來客人在公司吃工作餐，提前通知廚師，吃飯人數(shù)及菜的數(shù)量和時間每月審核會所收支情況及耗材采購費(fèi)用每周抽查來客等級記錄，抽查周末加班情況審核員工通訊錄的資料（電話、職務(wù)、部門）是否無誤每月統(tǒng)計(jì)本月的用餐人數(shù)上報(bào)“英之創(chuàng)”，每天將用餐的變動人數(shù)通知廚師安全工作：制定《安全管理制度》，并上報(bào)行政部審批、公布實(shí)施制定《消防安全應(yīng)急預(yù)案》，并上報(bào)行政部審批、公布實(shí)施每周檢查工廠安全，隱患及時整改，重大問題登記在《安全檢查表》內(nèi)消防通道是否通暢，有無雜物堆積；安全出口處的應(yīng)急燈、出口指示燈是否能正常使用；地面安全出口是否通暢，有無雜物堆積；工廠內(nèi)用電設(shè)施是否安全，有無線路亂搭放的情況；車間、倉庫內(nèi)人員是否按照安全規(guī)定有無吸煙；倉庫的物品擺放高度、位置是否符合安全規(guī)定；消防設(shè)備（滅火器）是否能正常使用；有無按時點(diǎn)檢安全檢查人員的接待，協(xié)助安全檢查人員巡查工廠安全情況，并記錄；如安全不符合需整改，填寫《整改報(bào)告》并跟進(jìn)整改情況；文控工作：負(fù)責(zé)編制受控文件的編號，在接到新文件編號申請后，按編號規(guī)則編號發(fā)放受控文件首次發(fā)放由文控提出發(fā)放范圍發(fā)放，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文控依單發(fā)放；文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放/回收記錄》上簽收。新版的受控文件發(fā)放時，負(fù)責(zé)舊版受控文件的回收并記錄在《文件發(fā)放/回收記錄》表內(nèi)各部門將文件的原稿交到文控，由文控登記在《文件總覽表》，各部門有新文件存檔時，更新《文件發(fā)放總覽表》文件更改時，由更改申請者填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行更改，并將更改后的正稿及相應(yīng)的《文件更改申請單》交至文控，由文控按原發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，同時收回相應(yīng)作廢文件，在《文件發(fā)放/回收記錄》上做相應(yīng)記錄，并填寫《作廢文件記錄表》作廢文件的原稿加蓋“作廢文件”印章，產(chǎn)品的技術(shù)、生產(chǎn)和檢驗(yàn)文件保存期