2022年建筑節(jié)能系統(tǒng)集成解決方案企業(yè)組織架構(gòu)及主要運(yùn)營流程

建筑節(jié)能系統(tǒng)集成解決方案企業(yè)組織架構(gòu)及主要運(yùn)營流程2022年2月

目 錄一、組織結(jié)構(gòu) 3二、主要部門職責(zé) 41、 總裁辦 42、 人力資源部 43、 財務(wù)部 44、 研發(fā)部 45、 銷售部 56、 運(yùn)營部 57、 采購部 58、 質(zhì)量部 59、 設(shè)備部 610、 事業(yè)部及生產(chǎn)型子公司 611、 貿(mào)易型子公司 6

建筑節(jié)能系統(tǒng)集成解決方案企業(yè)組織架構(gòu)及主要運(yùn)營流程一、組織架構(gòu)

二、主要運(yùn)營流程1、信息收集流程（1）業(yè)務(wù)員首先通過各種渠道獲取業(yè)務(wù)信息，業(yè)務(wù)信息來源可以通過設(shè)計院、代理公司或者業(yè)主、設(shè)備配套廠家、同行熟人或者公司內(nèi)部、互聯(lián)網(wǎng)、以及業(yè)務(wù)員個人的其他渠道獲得。業(yè)務(wù)員對獲取的各種業(yè)務(wù)信息進(jìn)行初步篩選，根據(jù)項目的資金、規(guī)模、類型、資質(zhì)要求、公司的資源匹配等具體情況，評價項目的優(yōu)劣及可操作性。（2）對于具有可操作性的優(yōu)良項目，業(yè)務(wù)員應(yīng)填制項目信息備案表，落實項目的名稱、業(yè)主名稱、地點、設(shè)計院、項目體量、系統(tǒng)體系、競標(biāo)時間、品牌及對手等信息，完成項目信息備案表后報備業(yè)務(wù)經(jīng)理。（3）業(yè)務(wù)經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)員報備的項目信息進(jìn)行初選，對于可以進(jìn)行下一步操作的項目則將項目信息提交技術(shù)部和資質(zhì)管理部進(jìn)行項目分析流程，并根據(jù)實際情況對項目進(jìn)行再分配，同時與設(shè)備廠家聯(lián)系獲取授權(quán)報備；對于不具有可操作性的項目則將相關(guān)項目備案信息進(jìn)行歸檔，不再繼續(xù)項目跟蹤。2、方案設(shè)計管理流程（1）業(yè)務(wù)部提交技術(shù)部方案設(shè)計任務(wù)書，業(yè)務(wù)經(jīng)理提交技術(shù)部方案設(shè)計人員詳細(xì)的項目信息，并向方案設(shè)計人員交底設(shè)計意圖，指導(dǎo)方案設(shè)計中心思想。（2）技術(shù)部方案設(shè)計人員根據(jù)項目信息以及設(shè)計意圖，在與工程部相關(guān)人員就必要的專項、特殊施工環(huán)節(jié)進(jìn)行充分技術(shù)交流后，完成方案的初稿編制。（3）技術(shù)部提交方案初稿至業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)經(jīng)理審核，方案編制人員與業(yè)務(wù)經(jīng)理（或業(yè)主）進(jìn)行充分的設(shè)計交流和技術(shù)溝通，對方案初稿進(jìn)行反復(fù)修改，直至滿足業(yè)務(wù)經(jīng)理（或業(yè)主）要求，完成最終設(shè)計方案。（4）設(shè)計方案經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，提交總經(jīng)理審核。（5）總經(jīng)理審核確認(rèn)后，由業(yè)務(wù)經(jīng)理發(fā)送至業(yè)主。（6）業(yè)務(wù)經(jīng)理跟蹤、獲取業(yè)主意見，并將業(yè)主的意見及時反饋技術(shù)部。（7）業(yè)務(wù)部對方案設(shè)計給予評價意見，提交技術(shù)部。3、投標(biāo)設(shè)計管理流程（1）公司接到招投標(biāo)信息后，由業(yè)務(wù)部安排專人根據(jù)要求準(zhǔn)備所需資料進(jìn)行項目報名，資質(zhì)管理部配合準(zhǔn)備公司資質(zhì)文件、擬派項目人員資料以及業(yè)績證明文件等報名所需的合格資料，完成項目報名，填寫《招投標(biāo)項目報名跟蹤表》。（2）項目報名成功后，業(yè)務(wù)部將獲取的招標(biāo)文件全部資料（包括紙質(zhì)版招標(biāo)文件、電子文本、工程量清單、圖紙等）提交技術(shù)部。（3）技術(shù)部根據(jù)收到的招標(biāo)文件，及時組織技術(shù)部內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行首次研判，仔細(xì)研究、解讀招標(biāo)文件條款，參照圖紙，核對清單工程量，形成招標(biāo)質(zhì)疑清單，由標(biāo)書編制人員填寫《招標(biāo)文件首次研判紀(jì)要》、《招標(biāo)文件答疑審批表》。（4）技術(shù)部將形成的質(zhì)疑清單提交總經(jīng)理審批，待總經(jīng)理審核通過后，根據(jù)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)（招標(biāo)人）要求，由技術(shù)部向招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)（招標(biāo)人）提請口頭質(zhì)疑或發(fā)出書面質(zhì)疑文件（注：質(zhì)疑文件必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)出，否則質(zhì)疑文件不得以書面實行發(fā)業(yè)主或代理公司）。（5）技術(shù)部成本核算人員對項目的實施范圍、工程量、品牌選擇、技術(shù)要求等方面進(jìn)行項目成本核算；由標(biāo)書編制人員逐條對照招標(biāo)文件條款及質(zhì)疑回復(fù)（若有），著手編制詳盡的技術(shù)標(biāo)文件、商務(wù)標(biāo)文件。（6）首次招標(biāo)文件研判紀(jì)要完成后12小時內(nèi)，由業(yè)務(wù)經(jīng)理組織業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、資質(zhì)管理部、工程部、財務(wù)部相關(guān)人員召開首次標(biāo)前會議，參會人員填寫《首次標(biāo)前會議紀(jì)要及任務(wù)分工表》。（7）技術(shù)部成本核算人員完成項目成本核算及完整的標(biāo)書編制，填寫《投標(biāo)項目成本核價及投標(biāo)策略審批表》，抄送項目負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理；標(biāo)書編制人員完成投標(biāo)文件的編制，進(jìn)行投標(biāo)文件標(biāo)書的自檢，由技術(shù)部投標(biāo)小組其他成員進(jìn)行標(biāo)書的互檢，填寫《投標(biāo)文件自檢檢查記錄》以及《投標(biāo)文件檢查記錄（內(nèi)部審查）》。（8）業(yè)務(wù)經(jīng)理組織項目封標(biāo)前會議，確定最終投標(biāo)方案及投標(biāo)報價。（9）業(yè)務(wù)部、技術(shù)部相關(guān)人員共同完成封標(biāo)前檢查，檢查無誤后，項目負(fù)責(zé)人填寫《投標(biāo)文件裝訂（上傳）前檢查記錄》，標(biāo)書編制人員進(jìn)行全部投標(biāo)文件的密封、電子標(biāo)書的上傳，填寫《投標(biāo)文件封標(biāo)檢查記錄》。（10）項目授權(quán)代表攜帶有效證件準(zhǔn)時出席開標(biāo)會議（投標(biāo)建造師、標(biāo)書編制人員根據(jù)項目具體情況是否出席），由授權(quán)代表填寫《開標(biāo)唱標(biāo)記錄表》。（11）項目開標(biāo)信息反饋技術(shù)部，業(yè)務(wù)部及時跟蹤、獲取招投標(biāo)結(jié)果，若項目未中標(biāo)，由技術(shù)部會同業(yè)務(wù)部等相關(guān)人員分析原因，匯報總經(jīng)理。業(yè)務(wù)部落實相關(guān)人員及時跟蹤保證金退回，資質(zhì)管理部解凍項目組成員。（12）投標(biāo)項目確定中標(biāo)后，技術(shù)部收集投標(biāo)過程的所有資料，轉(zhuǎn)入項目技術(shù)支持，向工程部移交全套技術(shù)資料，填寫《中標(biāo)項目移交記錄表》。同時資質(zhì)管理部及時質(zhì)押項目經(jīng)理及項目組成員資質(zhì)文件。4、合同管理流程（1）項目中標(biāo)后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)盡快辦理中標(biāo)通知書前相關(guān)手續(xù)，包括支付代理公司相關(guān)費(fèi)用，退還相關(guān)投標(biāo)保證金等。（2）財務(wù)部審核相關(guān)付款手續(xù)，原則上代理公司的費(fèi)用應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，審核無誤后付款，同時跟蹤清理相關(guān)的保證金。（3）業(yè)務(wù)部申領(lǐng)中標(biāo)通知書，將中標(biāo)通知書交資質(zhì)管理部掃描存檔。（4）申領(lǐng)中標(biāo)通知書后，業(yè)務(wù)部應(yīng)根據(jù)項目情況與業(yè)主進(jìn)行商務(wù)談判，已實現(xiàn)價值最大化；其中涉及履約保證金或者履約保函的，應(yīng)主動與財務(wù)部門進(jìn)行溝通，達(dá)成處理方案；各主要條款達(dá)成一致后，起草合同文本，完成合同評審手續(xù)。（5）合同評審?fù)瓿珊?，?yīng)盡快簽訂合同。完成合同簽訂后，將合同正本交由資質(zhì)管理部進(jìn)行存檔、掃描，資質(zhì)管理部應(yīng)根據(jù)合同管理辦法存檔并登記合同管理臺賬。5、采購流程（1）原則上勞務(wù)分包、大額的設(shè)備及材料采購都需要經(jīng)過招標(biāo)比價程序，確定采購供應(yīng)商和采購價格；小額的材料及緊急的臨時采購可以由采購部根據(jù)必要的程序進(jìn)行定點采購或零星采購。具體額度標(biāo)準(zhǔn)，由采購部根據(jù)實際采購情況制定，報公司審批。采購部負(fù)責(zé)招標(biāo)采購工作的組織和協(xié)調(diào)，招標(biāo)小組負(fù)責(zé)招標(biāo)過程中的評標(biāo)決策等。招標(biāo)小組應(yīng)由采購部、技術(shù)部、項目部、售后部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部的人員組成。（2）采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商名錄的管理，應(yīng)及時更新合格的供應(yīng)商名錄。公司鼓勵引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商及施工隊伍，對于成功舉薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的員工應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)莫剟?。對于信用或者質(zhì)量有問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商名錄中除名。（3）采購部根據(jù)項目制定的采購方案，合理安排組織項目的招標(biāo)采購準(zhǔn)備工作，向相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)提交組織招標(biāo)活動的申請，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。對于需要技術(shù)部制作招標(biāo)文件的，應(yīng)提出內(nèi)部招標(biāo)文件制作申請。招標(biāo)申請包括：招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)方式、分標(biāo)方案、招標(biāo)計劃安排、投標(biāo)人資質(zhì)（資格）條件、評標(biāo)方法、以及開標(biāo)、評標(biāo)的工作具體安排等。（4）采購部根據(jù)公司和項目的需要，采用相關(guān)的招標(biāo)方式。招標(biāo)文件由公司技術(shù)部制定，招標(biāo)小組成員統(tǒng)一修改確認(rèn)后進(jìn)行發(fā)布。（5）公司發(fā)布招標(biāo)通知至投標(biāo)截止時間間隔一般不少于10日。招標(biāo)公告不限制投標(biāo)人的數(shù)量。招標(biāo)采購部接受招標(biāo)咨詢，對投標(biāo)人進(jìn)行資格審查（進(jìn)入公司采購供貨商目錄）。未進(jìn)入供貨商名錄者不得參加投標(biāo)。招標(biāo)文件解釋權(quán)屬公司采購部。（6）到招標(biāo)文件規(guī)定的開標(biāo)時間時，采購部應(yīng)組織招標(biāo)小組成員參加開標(biāo)評標(biāo)會。（7）就開標(biāo)結(jié)果確定的候選供應(yīng)商，結(jié)合各投標(biāo)人的明細(xì)報價情況和技術(shù)情況進(jìn)行有針對性的談判，應(yīng)經(jīng)過部門、分管副總、總經(jīng)理三次談判過程，在原投標(biāo)基礎(chǔ)上進(jìn)一步降低采購成本、提高采購質(zhì)量。（8）經(jīng)過邀標(biāo)和三輪談判后，最終確定合適的供應(yīng)商，并就最終商定的內(nèi)容擬定合同，執(zhí)行相關(guān)合同評審程序并簽訂合同。6、項目施工管理流程（1）工程項目立項、制定項目計劃階段1）工程項目立項：由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理確定和下達(dá)工程項目任務(wù)。2）項目確認(rèn)：工程施工管理部門接到任務(wù)后，由工程部牽頭，技術(shù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部配合，進(jìn)行項目策劃與計劃，進(jìn)行項目確認(rèn)。3）項目方案的優(yōu)化和選擇：工程部和技術(shù)部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)層、業(yè)務(wù)部門下達(dá)的工程項目，組織技術(shù)力量現(xiàn)場勘察，聯(lián)合業(yè)主部門對工程的性質(zhì)和工藝要求進(jìn)行確認(rèn)，以確保工程項目滿足使用功能。進(jìn)行方案的優(yōu)化，以平面布局圖和必要的文字說明方式提供項目的施工方案。4）施工圖的確定：技術(shù)部確認(rèn)項目方案后，報總經(jīng)理和分管副總批準(zhǔn)后，及時提供施工圖，必要時還要提供效果圖。5）工程預(yù)算的報批：施工圖完成和批準(zhǔn)后，進(jìn)入工程預(yù)算階段，施工管理部門、技術(shù)部和審計部門共同對工程預(yù)算進(jìn)行審定。審定后的工程預(yù)算書，報總經(jīng)理和分管副總確認(rèn)批復(fù)，以便于財務(wù)部門及時作出資金計劃。6）需要報總經(jīng)理部門批準(zhǔn)實施的工程項目，嚴(yán)格按照程序，直至完成最后的工程合格驗收。（2）工程項目實施階段1）施工隊伍的選擇：小的工程項目可以采取邀標(biāo)方式或議標(biāo)方式，大的工程項目可以采取公開招標(biāo)方式，選擇有實力、信譽(yù)好的施工隊伍，報請總經(jīng)理和分管副總批準(zhǔn)。由工程部項目負(fù)責(zé)人牽頭，技術(shù)部起草公司內(nèi)部招標(biāo)文件，工程部、技術(shù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部負(fù)責(zé)人組成評標(biāo)小組，擇優(yōu)選擇合格分包隊伍。2）簽訂施工合同：施工隊伍經(jīng)工程部、技術(shù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、總經(jīng)理和分管副總批復(fù)后，由工程部、技術(shù)部、業(yè)務(wù)部和審計部門共同完成施工合同的簽訂。施工合同蓋章前報總經(jīng)理和分管副總審批。3）工程管理的把關(guān)：工程部、技術(shù)部及時抽調(diào)技術(shù)力量，組建工程項目部，加強(qiáng)對工程項目進(jìn)行“三控、三管、一協(xié)調(diào)”的監(jiān)督管理，防止不合格工程的發(fā)生。4）工程施工過程中，出現(xiàn)的變更、隱蔽工程的，施工管理部門必須及時通知技術(shù)部、業(yè)務(wù)部和審計部門并組織相關(guān)人員驗收核認(rèn)，做好隱蔽工程記錄和簽證，保管好工程變更的相關(guān)資料，防止工程相關(guān)索賠。對外有較大變更的，由業(yè)務(wù)部牽頭，技術(shù)部、工程部配合，進(jìn)行技術(shù)核定方案圖紙優(yōu)化，成本價格核定，最終由業(yè)務(wù)部出面與相關(guān)業(yè)主方簽訂施工補(bǔ)充協(xié)議或重大變更簽證，工程部依據(jù)核實后的變更簽證或協(xié)議調(diào)整施工。施工過程中發(fā)現(xiàn)與合同或圖紙約定不一致的地方，應(yīng)及時與業(yè)主進(jìn)行溝通，并告知項目的業(yè)務(wù)經(jīng)理，及時辦理變更簽證手續(xù)，原則上未辦理手續(xù)的，相關(guān)變更不予實施。5）在工程施工過程中，甲方供料部分，由公司工程部提出采購計劃，采購部門、技術(shù)部門核實采購，保證采購材料價格透明公允。必要時可以采取招標(biāo)采購方式。施工方提前向公司采購部報材料計劃表，由采購部會同技術(shù)部核實采購。領(lǐng)用所供材料，必須辦理出入庫交接手續(xù)，工程項目部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用、管理并做好登記。6）工程項目部門及時掌握工程項目進(jìn)度狀況，做到按月如實統(tǒng)計已完工程量、形象進(jìn)度。項目經(jīng)理應(yīng)對施工隊上報的累計工程量的真實性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核無誤后簽字確認(rèn)并報工程部、技術(shù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部進(jìn)行審核。對于項目總的工程量和形象季度的確認(rèn)，至少應(yīng)當(dāng)與每季度末找經(jīng)理或甲方簽字確認(rèn)。依據(jù)相關(guān)施工合同，控制工程進(jìn)度款的支付。及時與業(yè)務(wù)部溝通，反饋項目情況，對于達(dá)到付款節(jié)點的，應(yīng)及時完成相關(guān)工程量等確認(rèn)手續(xù)，配合業(yè)務(wù)部進(jìn)行項目回款。（3）工程項目完工驗收和結(jié)算階段1）工程完工后，由施工管理部門、技術(shù)部門、售后部門和審計部門共同參與工程內(nèi)部驗收。內(nèi)部驗收完成后，應(yīng)盡快協(xié)調(diào)業(yè)主，組織工程調(diào)試，調(diào)試完成后應(yīng)與業(yè)主或監(jiān)理方簽訂工程量確認(rèn)單。2）項目具備工程竣工驗收條件的，應(yīng)盡快業(yè)主進(jìn)行工程竣工驗收工作，工程竣工驗收應(yīng)簽訂工程竣工驗收確認(rèn)單，簽字完成后交公司存檔備份。完成竣工驗收手續(xù)后，項目涉及到保證金退款的，項目的業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)及時跟進(jìn)，完成保證金的退款工作。工程驗收完工后，由施工管理部門和審計部門共同完成工程結(jié)算。原則上由施工管理部門先完成初審，最后報審計部門審核。存在工程索賠情況，設(shè)計部門要認(rèn)真進(jìn)行審核，做到理由依據(jù)充分、資料完整合法有效。3）結(jié)算工作完成后，由施工項目部整理完整資料，裝訂成冊，由工程部、技術(shù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部完成會簽后，及時匯報總經(jīng)理和分管副總完成審批。（4）工程項目質(zhì)保期的后續(xù)處理工程質(zhì)保期內(nèi)施工管理部門定期收集使用部門的質(zhì)量反饋意見，出現(xiàn)質(zhì)量問題及時聯(lián)系施工方維修；質(zhì)保期滿后，再次組織使用部門和審計部門驗收，沒質(zhì)量問題才能付清質(zhì)保金。業(yè)主方尾款以及質(zhì)量保證金由業(yè)務(wù)部門跟蹤回款。7、項目審計流程（1）項目竣工驗收合格，施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、建設(shè)單位、城建檔案館、相關(guān)單位簽署有效的《單位工程竣工驗收證明書》，交由公司存檔。（2）項目部整理施工過程中所有發(fā)生的完整的工程管理資料、驗收資料、簽證變更、圖紙（設(shè)計藍(lán)圖、設(shè)計變更、施工圖、竣工圖）等，提交技術(shù)部進(jìn)行匯總整理、審核、完善。（3）技術(shù)部審計編制人員根據(jù)項目實施情況編制完整的建設(shè)工程結(jié)算書及結(jié)算資料，匯報總經(jīng)理，經(jīng)審核同意后，上報建設(shè)單位并轉(zhuǎn)交項目審計單位，由建設(shè)單位或項目審計單位在《結(jié)算資料移交表》上簽字確認(rèn)。（4）建設(shè)單位或項目審計單位接受審計任務(wù)后，業(yè)務(wù)部積極配合技術(shù)部，協(xié)調(diào)建設(shè)單位、審計單位相關(guān)人員的洽談及商務(wù)對接工作，推進(jìn)項目審計。項目部協(xié)調(diào)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位相關(guān)人員，配合現(xiàn)場審計。（5）技術(shù)部與項目審計人員進(jìn)行詳細(xì)的審計對接工作，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，以及施工合同（或補(bǔ)充協(xié)議）、招投標(biāo)文