應(yīng)收賬款系統(tǒng)的核算及應(yīng)收賬款系統(tǒng)的處理

應(yīng)收賬款系統(tǒng)的核算及應(yīng)收賬款系統(tǒng)的處理

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)信用貸款的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。由于庫(kù)存不足，公司產(chǎn)生了大量的索賠。如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款的回收管理,對(duì)于企業(yè)減少呆賬、壞賬的發(fā)生,加速流動(dòng)資金的周轉(zhuǎn),有著非常重要的作用。應(yīng)收賬款核算是指企業(yè)因賒銷商品或提供勞務(wù)而發(fā)生的客戶往來(lái)欠款的核算,其核算范圍包括對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中各項(xiàng)應(yīng)收賬款進(jìn)行日常核算,及時(shí)反映貨款的賒欠和回收情況,同時(shí)還要對(duì)客戶的償債能力和賬齡進(jìn)行分析,提供催款信息及壞賬信息等。一、應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程應(yīng)收賬款的核算主要通過(guò)應(yīng)收賬款科目進(jìn)行,應(yīng)收賬款科目應(yīng)按應(yīng)收賬款的責(zé)任人和賒銷客戶設(shè)置明細(xì)賬。當(dāng)發(fā)生賒銷業(yè)務(wù)時(shí),根據(jù)銷售憑證借記應(yīng)收賬款進(jìn)行入賬。待收到貨款后,根據(jù)收款憑證貸記應(yīng)收賬款予以沖賬。企業(yè)應(yīng)定期根據(jù)應(yīng)收賬款明細(xì)賬和客戶信息進(jìn)行客戶信用、應(yīng)收賬齡和壞賬等情況分析。應(yīng)收賬款手工系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖1。應(yīng)收賬款系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是:①數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性要求高。對(duì)于銷售實(shí)現(xiàn)和貨款回收情況要及時(shí)進(jìn)行反映,以便為企業(yè)管理者提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策信息。②沖賬比較復(fù)雜。由于賒銷業(yè)務(wù)量比較大,更何況銷售貨款每一筆的應(yīng)收未收和應(yīng)收已收業(yè)務(wù)難以一一對(duì)應(yīng),這樣就無(wú)法確認(rèn)銷售回款沖賬的對(duì)象,給銷售回款沖賬帶來(lái)很大的麻煩,使應(yīng)收賬款系統(tǒng)沖賬的數(shù)據(jù)處理比較復(fù)雜。③信息加工的深度要求高。根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的需要,還應(yīng)對(duì)各客戶的應(yīng)收賬款進(jìn)一步加工處理,反映客戶信用、應(yīng)收賬齡和可能產(chǎn)生的壞賬情況。二、應(yīng)收賬款系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及處理應(yīng)收賬款系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要來(lái)源于賒銷和收款業(yè)務(wù)記錄的銷售發(fā)票和收款憑證。根據(jù)這些銷售發(fā)票和收款憑證登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬,并定期進(jìn)行應(yīng)收賬齡、客戶信用、客戶欠款和應(yīng)收壞賬的統(tǒng)計(jì)分析。根據(jù)銷售核算系統(tǒng)的銷售發(fā)票文件和銷售發(fā)票憑證進(jìn)行審核,審核無(wú)誤后編制記賬憑證轉(zhuǎn)給總賬系統(tǒng),同時(shí)登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬。待貨款收回時(shí),根據(jù)收款憑證輸入、審核處理,存儲(chǔ)于收款憑證文件中,同時(shí)編制轉(zhuǎn)賬憑證轉(zhuǎn)給總賬系統(tǒng),并進(jìn)行沖銷應(yīng)收賬款明細(xì)賬,定期輸出應(yīng)收賬款明細(xì)賬。為了反映客戶資料,進(jìn)行客戶分析評(píng)價(jià),需建立客戶檔案文件。根據(jù)客戶檔案文件和應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件可以編制客戶信用表、應(yīng)收賬齡分析表和壞賬估計(jì)表。應(yīng)收賬款系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程圖,見(jiàn)圖2。從圖2中可以看出,應(yīng)收賬款系統(tǒng)用來(lái)存儲(chǔ)和處理有關(guān)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)的文件有:應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件、收款憑證文件、客戶檔案文件和賬齡區(qū)間文件等。其中應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件是本系統(tǒng)的主文件,應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件的數(shù)據(jù)來(lái)源于銷售核算系統(tǒng)的銷售發(fā)票文件和收款憑證文件。收款憑證文件的數(shù)據(jù)是根據(jù)手工收款憑證通過(guò)輸入和審核處理來(lái)完成數(shù)據(jù)采集的?？蛻魴n案文件是在系統(tǒng)初始化時(shí)和日常建立完成的,用以控制收款憑證和銷售發(fā)票的輸入和審核過(guò)程中客戶代碼的正確,并對(duì)照顯示客戶名稱?？蛻魴n案文件同時(shí)還用于應(yīng)收賬款明細(xì)賬的輸出和應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)分析?？傎~系統(tǒng)的記賬憑證文件是用以存儲(chǔ)應(yīng)收賬款應(yīng)收和已收總分類賬業(yè)務(wù)的發(fā)生額,是通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬加以完成的。賬齡區(qū)間文件用于可定義的賬齡區(qū)間,同時(shí)派生出賬齡分析表文件,并進(jìn)行應(yīng)收賬款的賬齡分析。三、應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件和賬齡分析表文件的分析下面對(duì)應(yīng)收賬款系統(tǒng)主要的客戶檔案、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、收款憑證、賬齡分析表、賬齡區(qū)間等數(shù)據(jù)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析。1.客戶檔案文件是用來(lái)存儲(chǔ)客戶的基本信息以及客戶的信用情況的文件。該文件的記錄要按每一個(gè)獨(dú)立的客戶為對(duì)象設(shè)置。記錄中各字段詳細(xì)記載每一客戶具體情況,以便加強(qiáng)對(duì)客戶的管理。客戶檔案文件的具體結(jié)構(gòu)分析如下:客戶代碼C(5),客戶名稱C(50),所屬區(qū)域代碼C(6),客戶助記碼C(10),客戶類型代碼C(2),地址C(30),電話C(20),開戶銀行C(30),銀行賬號(hào)C(20),稅務(wù)登記號(hào)C(20),聯(lián)系人C(10),郵政編碼C(6),營(yíng)業(yè)地址C(50),企業(yè)性質(zhì)C(10),信用等級(jí)C(1),信用額度N(12,2),銷售員代碼C(4),備注C(60)。在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表中,涉及所屬區(qū)域代碼、客戶類型代碼、客戶代碼三組的代碼設(shè)計(jì),具體設(shè)計(jì)描述如下:第1-2位表示大區(qū)域,第3-4位表示省份,第5-6位表示市/縣,第7-8位表示客戶類型,第9-13位表示客戶序號(hào)。例如:東北(01)吉林省(01)長(zhǎng)春市(01)藥店(03)利民醫(yī)藥商店(00169)。2.應(yīng)收賬款明細(xì)賬文件是存儲(chǔ)各客戶銷售往來(lái)業(yè)務(wù)的應(yīng)收未收和應(yīng)收已收賬款的數(shù)據(jù)文件。該文件的記錄應(yīng)按每個(gè)客戶的每筆業(yè)務(wù)設(shè)置,具體字段包括應(yīng)收賬款明細(xì)賬的基本內(nèi)容和為了沖賬設(shè)置的有關(guān)內(nèi)容。具體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的分析如下:日期D(8),結(jié)算方式代碼C(2),客戶代碼C(5),銷售員代碼C(4),產(chǎn)品代碼C(18),發(fā)票號(hào)C(8),憑證號(hào)C(4),摘要C(28),數(shù)量N(12,3),借方金額N(12,2),貸方金額N(12,2),余額N(12,2),沖賬標(biāo)志L(1)。在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表中,結(jié)算方式代碼是反映回款的結(jié)算方式;客戶代碼用以反映應(yīng)收賬款的明細(xì);銷售員代碼反映的是該客戶的責(zé)任人;產(chǎn)品代碼用以說(shuō)明應(yīng)收或已收款項(xiàng)的產(chǎn)品情況;發(fā)票號(hào)是貨款回收時(shí)沖賬的惟一標(biāo)志,即是銷售發(fā)票和收款憑證的關(guān)鍵字。沖賬標(biāo)志反映的是該筆業(yè)務(wù)是否已沖銷,如.F.值說(shuō)明未沖銷,.T.值說(shuō)明已沖銷。3.收款憑證文件是存儲(chǔ)收款憑證全部信息的數(shù)據(jù)文件。該文件的記錄應(yīng)按每張收款憑證開設(shè),用以提供生成應(yīng)收賬款明細(xì)賬和回款沖賬所需的收款信息。具體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的分析如下:日期D(8),收款單號(hào)C(9),結(jié)算方式代碼C(2),客戶代碼C(5),銷售員代碼C(4),結(jié)算票號(hào)C(8),發(fā)票號(hào)C(8),收回貨款N(12,2),代墊運(yùn)費(fèi)N(12,2),收款合計(jì)N(12,2)。在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表中,收款單號(hào)設(shè)置9位由年月日(各2位)和順序號(hào)(3位)構(gòu)成;發(fā)票號(hào)用以標(biāo)明收回的是哪一發(fā)票的貨款;收款合計(jì)=收回貨款+代墊運(yùn)費(fèi)。4.賬齡分析表文件是存儲(chǔ)每一客戶在各個(gè)時(shí)間段的應(yīng)收賬款情況的數(shù)據(jù)文件。該文件的記錄應(yīng)按客戶開設(shè),總共設(shè)置6個(gè)時(shí)間段。具體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的分析如下:編號(hào)C(2),客戶代碼C(5),總額N(12,2),未到期N(12,2),第1段金額N(12,2),第2段金額N(12,2),第3段金額N(12,2),第4段金額N(12,2),第5段金額N(12,2)。5.賬齡區(qū)間文件是存儲(chǔ)所設(shè)置的賬齡區(qū)間各段的說(shuō)明、上限、下限和壞賬率等有關(guān)方面的數(shù)據(jù)文件。應(yīng)按不同的期間段設(shè)置記錄。具體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的分析如下:期間段說(shuō)明C(12),期間段上限N(4),期間段下限N(4),期間壞賬率N(6,4)。例如:期間段說(shuō)明為:未到期,期間段上限為:1,期間段下限為:30,期間壞賬率為:1%,這就是一個(gè)賬齡區(qū)間段的全部?jī)?nèi)容。在上述主要數(shù)據(jù)