采購管理制度樣本

采購管理制度總則第一條 為規(guī)范采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，滿足營銷需要，減少采購成本，保持購銷平衡，根據(jù)《藥物管理法》、《協(xié)議法》和《藥物經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》、《藥物流通監(jiān)督管理措施》等法律法規(guī)，結(jié)合甘肅蘭藥藥業(yè)有限企業(yè)（如下簡稱“企業(yè)”）實際狀況，特制定本制度。第二條 本制度意在對企業(yè)原料、包材、中間體等采購實行全過程控制，合用于企業(yè)采購部門和與采購業(yè)務(wù)有關(guān)的其他部門。第二章 基本原則第三條 明確責(zé)權(quán)原則。采購工作在董事長、總裁或總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由主管副總裁或副總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)并直接領(lǐng)導(dǎo)。采購工作的主管部門是采購供應(yīng)部門，實行采購部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制并直接對企業(yè)主管副總負(fù)責(zé)，組織采購部全體人員，按照采購管理權(quán)限和藥物品種分工共同完畢采購任務(wù)。第四條擇優(yōu)擇廉原則。堅持質(zhì)量第一的采購方針，不得從資質(zhì)不合格的供應(yīng)廠商采購。在經(jīng)濟效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠(yuǎn)向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權(quán)衡產(chǎn)品的品牌效應(yīng)和市場需求，體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。第五條保障供應(yīng)原則。確立采購為一線營銷服務(wù)、對供應(yīng)廠商負(fù)責(zé)的理念，把提高采購效率、及時按需采購、保障供應(yīng)但不積壓、采購價格合理作為體現(xiàn)采購服務(wù)質(zhì)量的考核根據(jù)。第六條責(zé)任追究原則。按采購管理權(quán)限，分別追究采購團體組員人為原因?qū)е碌纳a(chǎn)斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的責(zé)任，對采購的直接操作人員和上一層級的負(fù)責(zé)人予以對應(yīng)行政或經(jīng)濟懲罰；同步，對完畢采購任務(wù)杰出的人員予以對應(yīng)精神或物質(zhì)獎勵。第三章 操作程序第七條 原料及包材、中間體等采購分六步程序?qū)嵭校阂弧⒕幹撇少徲媱?。根?jù)銷售部門提供的下一年度的估計銷售計劃，結(jié)合庫存狀況編制年度生產(chǎn)計劃，并根據(jù)生產(chǎn)計劃分解原料、包材、中間體等采購計劃，簽訂年度采購協(xié)議；采購計劃包括：年計劃、定期計劃、臨時追加計劃、計劃調(diào)整等。二、簽定采購協(xié)議、協(xié)議。所有擬采購的物料均要簽定采購協(xié)議。采購協(xié)議包括：年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷協(xié)議、定期采購協(xié)議和臨時電話要貨的購進(jìn)協(xié)議等。三、上級審批確認(rèn)。按照采購層級授權(quán)的權(quán)限，由采購人員按照企業(yè)合理庫存規(guī)定及采購協(xié)議，確定采購協(xié)議交由上一層級領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字后有效。四、監(jiān)控協(xié)議執(zhí)行。采購負(fù)責(zé)人對已經(jīng)簽定的采購協(xié)議的執(zhí)行狀況、到貨質(zhì)量、價風(fēng)格整、營銷變化、市場競爭動態(tài)、有效期限、退貨原因、存貨數(shù)量、付款時間等狀況，實行全程調(diào)整和監(jiān)控。五、合理承付貨款。采購、付款人員每月末前3個工作日做出下一月度的付款預(yù)算，根據(jù)預(yù)算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字同意并報主管副總裁或副總經(jīng)理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續(xù)后，付款申請方可有效。六、評價采購效果。采購部門按照采購管理權(quán)限和品種分工，在每一種季度末對上一種季度采購工作效率、保障供應(yīng)狀況、庫存構(gòu)造分析、采購價格成本進(jìn)行量化評價，并提交簡潔的評價匯報。第八條各層級的采購有關(guān)人員，按品種分工對采購的計劃、協(xié)議、審核、監(jiān)控、付款、評價實行全程負(fù)責(zé)。第四章 編制計劃第九條 采購計劃根據(jù)采購品種管理權(quán)限的規(guī)定，由企業(yè)主管副總裁或副總經(jīng)理、采購部門正副經(jīng)理和采購員負(fù)責(zé)編制，但采購員必須由企業(yè)法定代表人授權(quán)，只有被授權(quán)的采購員才有權(quán)在授權(quán)范圍內(nèi)從事采購工作和制定采購計劃。第十條制定采購計劃原則是：按照管理權(quán)限，根據(jù)銷售需求，堅持以銷定進(jìn)，力爭購銷平衡。第十一條采購部門每季度根據(jù)實際市場銷售狀況，調(diào)整下一季度進(jìn)貨采購計劃。經(jīng)企業(yè)主管總裁或經(jīng)理同意、并征詢質(zhì)量監(jiān)督管理部門意見后，由采購人員詳細(xì)執(zhí)行。與此同步，進(jìn)貨部門和生產(chǎn)、銷售部門定期或不定期召開會議溝通信息，并針對存在問題調(diào)整購進(jìn)計劃。第十二條 采購員為防止物料積壓或斷檔，對自己所管轄品種每季根據(jù)實際庫存消耗制定進(jìn)貨采購計劃，并貫徹庫存上、下限制度，每月按庫存實際消耗做追加或削減的調(diào)整計劃，保證物料既不停檔又不積壓。此外，定期與生產(chǎn)呢、銷售溝通物料在使用中的信息和存在的問題，并及時調(diào)整購進(jìn)計劃。第十三條采購計劃的重要內(nèi)容有：物料名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、生產(chǎn)計劃、購進(jìn)計劃、估計經(jīng)費、供應(yīng)廠商等項目。第十四條采購人員在編制采購計劃時，充足考慮所管轄物料儲存、運送條件及采購?fù)緩降牟灰粯?，提出不一樣對策，以免影響采購計劃的貫徹。第五?簽訂協(xié)議第十五條物料購進(jìn)協(xié)議的簽訂，必須遵守國家法律法規(guī)，遵照平等互利、協(xié)商一致的原則。其中簽訂購銷協(xié)議必須獲得企業(yè)法定代表人授權(quán)的授權(quán)委托書，并根據(jù)授權(quán)范圍以被授權(quán)人的名義簽訂。第十六條簽訂購進(jìn)協(xié)議步，必須選擇合法的供貨單位，做到“貨比三家”，嚴(yán)格執(zhí)行符合藥物質(zhì)量規(guī)定的進(jìn)貨程序，堅持從產(chǎn)品質(zhì)量信譽好、具有法定資格和通過GMP/GSP認(rèn)證的廠商/供應(yīng)商進(jìn)貨，以保證購進(jìn)原料、包材、中間體等商品質(zhì)量。第十七條簽訂進(jìn)貨協(xié)議嚴(yán)格執(zhí)行初次進(jìn)貨客戶審批制度。在初次與生產(chǎn)廠家發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)前，對初次進(jìn)貨單位進(jìn)行資格和質(zhì)量保證能力的核算，如發(fā)生采購行為還需將加蓋供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對擬采購的物料，首先必須具有合法的同意文號，另一方面應(yīng)理解供貨單位的質(zhì)量保證能力和履行協(xié)議能力。確定資格后須填報初次物料采購審批表，由采購部門提出申請，經(jīng)企業(yè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門同意，由主管總裁、經(jīng)理同意，方可與對方簽訂協(xié)議。第十八條初次購進(jìn)客戶采購協(xié)議的簽定必須具有如下資料：1）原料藥購進(jìn)：藥物生產(chǎn)許可證正本、副本及變更記錄、營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、GMP證書/GSP證書、原料注冊證、省級藥檢匯報、樣品、樣品同批號廠檢匯報；2）內(nèi)包材購進(jìn)：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、樣品同批號廠檢匯報、印刷品許可證、二類包材注冊許可證；3）其他包材購進(jìn)：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證過、法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、印刷品許可證。以上資料報質(zhì)量監(jiān)督部門審核同意，并經(jīng)采購部門經(jīng)理審批、簽字，作為簽定合同的根據(jù)和條件。第十九條簽訂進(jìn)貨協(xié)議應(yīng)有質(zhì)量條款。協(xié)議應(yīng)注明該物料出廠的法定質(zhì)量原則，并提供產(chǎn)品合格證、注冊證等有關(guān)材料。根據(jù)需要，還可注明物料的廠方負(fù)責(zé)期、生產(chǎn)日期、有效期、包裝標(biāo)志、包裝規(guī)定等內(nèi)容。第二十條對于需要預(yù)付款的物料采購，須簽訂采購協(xié)議，協(xié)議雙方簽字蓋章、存檔方可生效；任何電子掃描協(xié)議將視為無效協(xié)議。采購人員要督促已付款的商品、票據(jù)及時到帳。第二十一條采購員簽定采購協(xié)議，須由專人向企業(yè)聘任的律師或企業(yè)負(fù)責(zé)法務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)審核、獲得律師同意函后方可簽訂，并由專人進(jìn)行掃描歸檔。第二十二條采購協(xié)議的簽約，必須按照采購審批權(quán)限和品種分工，由采購人員和上級主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。第二十三條采購部門設(shè)專人管理采購協(xié)議，掃描后按照時間、供應(yīng)商等分類整理協(xié)議并歸檔。第六章 監(jiān)控執(zhí)行第二十四條 對已經(jīng)簽定的物料采購協(xié)議，采購人員須跟進(jìn)掌握和調(diào)控協(xié)議的履約效果，與供應(yīng)廠商保持不間斷的聯(lián)絡(luò)，督促其按質(zhì)、準(zhǔn)時、按價、按量發(fā)貨。第二十五條 采購人員對臨時調(diào)劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補辦采購協(xié)議，并立即告知質(zhì)量驗收部門驗收，盡快使物料投入生產(chǎn)銷售。第二十六條 采購人員負(fù)責(zé)對分管的品種進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，重要內(nèi)容包括：物料編碼、商品通用名、規(guī)格、單位、采購價格、協(xié)議數(shù)量、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨在途時間、有效期、與否GMP認(rèn)證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等項目。第二十七條 采購物料到貨后的退換貨按如下措施處理：一、按協(xié)議購進(jìn)的物料到貨入庫前，在檢查中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其他不符合采購協(xié)議約定條款的問題，采購人員在接到質(zhì)檢告知的兩小時內(nèi)完畢與供應(yīng)廠商的聯(lián)絡(luò)，告知退貨，并做好查詢記錄。二、所有退貨，應(yīng)直接退回給原供應(yīng)商。三、物料購進(jìn)后由于市場或者銷售等原因發(fā)生藥物滯銷，有效期限局限性六個月等原因需要退換貨時，采購人員應(yīng)積極積極地與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)；經(jīng)協(xié)商同意退換時，被換的物料按退貨處理，換回的物料按重新采購的程序辦理。第二十八條采購部門所有用章：如協(xié)議章、發(fā)票收訖章、退換貨專用章等要有專人管理。按照企業(yè)用章申請審批流程申請使用，任何人不得違規(guī)操作使用。第七章 進(jìn)價調(diào)整第二十九條 進(jìn)貨價格是指我司從供貨方進(jìn)貨的物料價格,其管理的基本內(nèi)容如下：一、初次合作供應(yīng)商進(jìn)價。初次合作供應(yīng)商進(jìn)價是指我司第一次合作供應(yīng)商的進(jìn)價。該進(jìn)價是在各項資料齊全、保證質(zhì)量的前提下，由采購員與供貨方協(xié)商確定，報采購部門經(jīng)理同意后立案。二、調(diào)價物料的進(jìn)價調(diào)整。采購員每季度需對負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的物料采購品種進(jìn)行一次價風(fēng)格研，及時調(diào)整企業(yè)采購價格，市場價格水品下跌時及時調(diào)整企業(yè)物料采購價格，保證企業(yè)采購價格處在行業(yè)較低水平。第八章 承付貨款第三十條 采購付款流程。采購員每月根據(jù)業(yè)務(wù)需要和應(yīng)付款狀況提出付款計劃匯總→向財務(wù)部門提出付款資金使用計劃→財務(wù)部門根據(jù)資金狀況核定當(dāng)月用款額度→經(jīng)采購部門經(jīng)理核準(zhǔn)→財務(wù)部根據(jù)付款計劃將增值稅發(fā)票與進(jìn)貨驗收單相匹配、審核并沖減退貨款等→付款申請審批程序：有采購員簽字的付款申請批條交財務(wù)審核后由采購部門經(jīng)理審批→主管副總裁或副總經(jīng)理審批→財務(wù)部門核算付款并進(jìn)行賬務(wù)處理。第三十一條企業(yè)付款方式有預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨、賒銷付款等，所有付款方式方式優(yōu)先考慮銀行承兌支付。一、預(yù)付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨：優(yōu)先向下述廠商傾斜：有年協(xié)議的供應(yīng)廠商，有付款時間規(guī)定和年終返利的廠商，有獨家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達(dá)一定規(guī)模的廠商及名優(yōu)大廠。遇有資金緊張時，優(yōu)先保證上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多的廠商加盟與合作。二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計劃，并協(xié)調(diào)好與供應(yīng)商的合作關(guān)系。為減少企業(yè)資金占壓和過多增長倉庫容量，凡享有按回款時間返利的品種，本著勤進(jìn)快銷原則，不超過1.5個月庫存周轉(zhuǎn)進(jìn)行貨源采購，并根據(jù)市場狀況及季節(jié)等原因調(diào)整。壓批付款的品種，則可合適增大進(jìn)貨量。第三十二條 付款特殊審批程序：有年協(xié)議的品種，若為完畢協(xié)議量需壓貨或提前超量付款或需預(yù)付款時，可啟動特殊審批程序。即由采購員根據(jù)協(xié)議或協(xié)議提出申請，闡明狀況，經(jīng)采購部門經(jīng)理同意并報企業(yè)主管副總裁或副總經(jīng)理，預(yù)付款需由法定代表人授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)入付款流程。第三十三條付款審核手續(xù)。付款根據(jù)協(xié)議、協(xié)議及采購員的付款計劃，認(rèn)真查對采購付款的送貨方、發(fā)票及付款單位須一致。以協(xié)議約定的付款方式嚴(yán)格審核，對所結(jié)算品種的品名、規(guī)格、數(shù)量、結(jié)算單價仔細(xì)審查核算，對退貨、破損在認(rèn)真與供貨商對帳確認(rèn)后補貨或抵沖應(yīng)付款。處理完有關(guān)事項后，方可付款。預(yù)付款時需查對采購協(xié)議，在第一筆預(yù)付款商品及發(fā)票未到的狀況下，不得做第二筆預(yù)付款。任何人不得對未付款進(jìn)行核銷。第三十四條增值稅發(fā)票和返利。在增值稅發(fā)票與財務(wù)部門傳遞過程中，嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)票登記簽罷手續(xù)，防止發(fā)票丟失。第九章 協(xié)同督導(dǎo)第三十五條 企業(yè)采購職能線應(yīng)督導(dǎo)各利潤中心采購部門加強和積極維護(hù)與各子企業(yè)銷售部門、物流中心及其他有關(guān)部門的溝通交流，定期不定期地與有關(guān)職能部室召開物料采購管理信息交流會，實現(xiàn)采購信息共享，建立互相協(xié)作的工作關(guān)系，共同研究處理采購中碰到的問題。第三十六條加強對各利潤中心物料采購管理工作的檢查監(jiān)督，對采購協(xié)議的履行狀況進(jìn)行跟蹤。各利潤中心要建立物料庫存狀況月報制度，由采購職能線專人負(fù)責(zé)匯總上報、掌握各利潤中心物料庫存動態(tài)信息，并對各利潤中心物料購進(jìn)、庫存、退貨等狀況進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄分析，及時提出改善意見和提議。第三十七條組織和指導(dǎo)各利潤中心貫徹貫徹企業(yè)物料采購方針和操作方略，重點加強對各利潤中心采購工作的宏觀指導(dǎo)、政策征詢和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，總結(jié)推廣采購工作經(jīng)驗，協(xié)助各利潤中心研究處理物料采購中的新狀況、新問題。第十章 評價效果第三十八條企業(yè)采購職能線按照企業(yè)對各下屬單位采購工作的規(guī)定，每季度末的第五個工作日完畢對上季度藥物采購效果的書面評價。采購效果評價要有數(shù)據(jù)，盡量量化，匯報力爭簡潔、詳細(xì)，將評價成果提交各利潤中心總經(jīng)理，作為考核各部門物料采購工作績效的一項重要根據(jù)。一、遵守國家有關(guān)法律法規(guī)。二、遵守企業(yè)的制度規(guī)定、辦事程序。三、恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完畢工作任務(wù)。四、上班時應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)，認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令，對他人的提醒、忠告和批評應(yīng)虛心接受。五、積極積極地鉆研業(yè)務(wù)，提高工作技能。六、愛惜并節(jié)省使用企業(yè)的一切財產(chǎn)物資。七、積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識與技能，提高自身的工作能力。八、所有員工均有義務(wù)保守企業(yè)的多種經(jīng)營管理信息；機密文獻(xiàn)和資料不得私自復(fù)印，未經(jīng)特許不得帶出企業(yè)。九、采購人員須憑有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購單，按企業(yè)規(guī)定同意權(quán)限和有關(guān)程序?qū)嵭胁少彙Ｊ?、采購人員應(yīng)按采購單保質(zhì)保量地完畢采購工作，收貨時要按企業(yè)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗收。十一、不準(zhǔn)弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。十二、不準(zhǔn)出現(xiàn)向供應(yīng)商索取或接受其回扣、傭金等企業(yè)嚴(yán)禁的行為。十三、采購人員須維護(hù)企業(yè)形象，保守商業(yè)秘密。第三十九條 采購人員有下列行為應(yīng)予以懲罰：一、從無“一證、一照”單位采購