文件管理控制程序

1目的為了規(guī)范品質(zhì)體系文獻，使供方及客戶之資料，以及其他外部文獻得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文獻，以保證在需要的場所能及時獲得最新最對的的文獻。2合用范圍2.1

質(zhì)量體系文獻的編制、管制措施。2.2

供方及客戶文獻（如技術(shù)圖紙、測試匯報、使用闡明書等）的控制措施。2.3

其他外來文獻（如合用的法律、法規(guī)、行業(yè)原則等）。2.4

保證對質(zhì)量體系籌劃和運行所必要的外來文獻得到識別，并控制其分發(fā)。3定義注釋3.1

受控文獻：但凡直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文獻、資料、程序文獻。3.2

非受控文獻：不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文獻或資料，如各類參照資料。3.3體系文獻：3.3.1質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式公布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2質(zhì)量目的：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理體系的大綱性文獻，它概括了本工廠質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及要素（過程）。3.3.4程序文獻：直接支撐質(zhì)量手冊的重要體系文獻，是對各部門運作過程及質(zhì)量體系規(guī)定的詳細(xì)闡明。3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書：它從程序文獻中引申出來，詳細(xì)論述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文獻的支持性內(nèi)容。4職責(zé)4.1

總經(jīng)理或董事長：同意工廠的質(zhì)量方針/目的、質(zhì)量手冊、程序文獻。4.2

管理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊及有關(guān)程序文獻。4.3

各職能部門：負(fù)責(zé)編寫對應(yīng)的程序文獻及作業(yè)指導(dǎo)書，及時簽收和保留受控文獻，并將已失效的受控文獻退回綜合辦。4.4

綜合辦：負(fù)責(zé)本工廠受控文獻的整體控制，即受控文獻的打印、分發(fā)、原版文獻的保留等。4.5文獻控制職責(zé)表文獻級層文獻類別編寫審核同意保留一質(zhì)量手冊授權(quán)人員管理者代表總經(jīng)理綜合辦二程序文獻各部門主管管理者代表三技術(shù)文獻有關(guān)部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四登記表單隨有關(guān)二、三級文獻一同審批五外來文獻有關(guān)部門搜集5文獻格式及文字規(guī)定5.1企業(yè)所有體系文獻必需加頁眉，格式如下。四級表單可不加頁眉但必須加企業(yè)臺頭。寶雞志普有色金屬加工有限企業(yè)文獻編號JH-XX-XX-XXX版本XX文獻名稱XXXXXXX頁碼/頁次第X頁共X頁生效日期XXXXXX5.2文獻字體：企業(yè)所有文獻一律為宋體黑色字，文獻名稱為二號字，正文內(nèi)容序號題目為粗體四號字，正文內(nèi)容為四號字，表單內(nèi)容可根據(jù)需要采用四號或五號字。5.3文獻文獻簽批格式，在文獻末頁按如下方式編制：審核：同意：日期：日期：日期：6作業(yè)程序6.1編碼原則：企業(yè)名稱文獻級別部門類別流水號XX—XX—XX—XXXX注釋：企業(yè)名稱：JH部門類別：總經(jīng)理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；財務(wù)部FD；生產(chǎn)部PM；銷售部SD；品質(zhì)部QC；技術(shù)部TD；采購部PD；倉庫STD。文獻級別：一級文獻01；二級文獻02；三級文獻03；四級文獻04；五級05流水號：字母+001～999，各部門應(yīng)對本部門的文獻進行分類識別，對登記表單的流水碼進行識別、匯總,匯編成《記錄清單》各部門文獻編號應(yīng)按以上規(guī)定執(zhí)行，不得有反復(fù)或誤用的情形。6.2外來文獻的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。6.2.1各標(biāo)題內(nèi)小標(biāo)題次序如下格式：

5

5.4

5.4.1

5.4.15.4.1.1(a)以此類推6.3

受控文獻控制的一般規(guī)定6.3.1文獻和有關(guān)表單的版本號用一位大寫字母表達，文獻首版為A/0版，當(dāng)修訂時，版本升為A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此類推.6.3.2同一類受控文獻規(guī)定采用原則格式，以便于制定、保留。6.3.3受控文獻必須有編制人、審核人、同意人簽名后方可發(fā)出，且編制、審核與同意不可為同一人。6.3.4受控文獻如有生效日期以生效日期為準(zhǔn)，否則，以最終審批日期為生效日期。6.3.5《質(zhì)量手冊》及《程序文獻》均由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會審。6.4文獻制定/修改/廢止作業(yè)6.4.1制定：需制定文獻的部門根據(jù)文獻編寫規(guī)定來制定文獻，并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人員同意后執(zhí)行。6.4.2修改/廢止：文獻需修改或廢止時，由提出人員填寫《文獻制定/修訂/廢止申請單》，經(jīng)原制定部門主管審查及對應(yīng)的負(fù)責(zé)人員同意后交綜合辦執(zhí)行，對影響技術(shù)狀態(tài)的文獻修改按《產(chǎn)品圖樣技術(shù)文獻更改導(dǎo)則》執(zhí)行。6.4.3質(zhì)量手冊和程序文獻修改后，須將修改的內(nèi)容和有關(guān)資料記錄在《文獻修訂登記表》中。6.5文獻分發(fā)與回收6.5.1文獻制定/修改后，綜合辦依文獻編寫原則對文獻進行編號和制定版本號，并在《文獻總覽表》、《表單總覽表》中登錄或修改，以控制文獻的最新狀態(tài)6.5.2

受控文獻分發(fā)規(guī)定：(a)質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準(zhǔn)；(b)《程序文獻》發(fā)放至工廠各職能部門；(c)各部門所制定的三級文獻，發(fā)至本部門，其他部門若需要再申請。6.5.3

外來文獻由與之關(guān)聯(lián)的部門人員審查后，交綜合辦登錄于《外來文獻一覽表》中予以控制。6.5.4

綜合辦按受控文獻分發(fā)規(guī)定，復(fù)印所需份數(shù)加蓋“受控文獻”章后分發(fā)給有關(guān)部門。6.5.5

在文獻分發(fā)過程中，綜合辦還須收回原有的舊版文獻，并應(yīng)在《文獻分發(fā)/回收登記表》中簽收。6.5.6

對收回的舊版文獻或作廢文獻，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對于作廢文獻正本，保留時應(yīng)蓋上“作廢章”。6.5.7

綜合辦應(yīng)每季度視需要重新發(fā)出《文獻總覽表》，以供各使用部門查對最新版本。6.6文獻的保留5.6.1

受控文獻由有關(guān)部門負(fù)責(zé)保留，不得在文獻上劃線加注記號或涂改其內(nèi)容。6.6.2

體系文獻以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文獻不予以執(zhí)行，僅作備份。6.7文獻的增補

任何人不得私自復(fù)印受控文獻，如需更多的副本，應(yīng)填寫《文獻/圖紙/技術(shù)資料申請單》，交部門主管/管理者代表同意后，由綜合辦予以補發(fā)，補發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。6.8文獻的借閱控制6.8.1文獻借閱人對所借文獻負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得拆卷、涂改或損壞，并做到及時償還。6.8.2非工作需要借閱質(zhì)量體系文獻與外來文獻，保留部門有權(quán)拒絕.6.8.3當(dāng)工廠外界人士需調(diào)閱本廠文獻與外來文獻時應(yīng)呈管理代表同意同意方可.6.9外來文獻的管制6.9.1各部門需要通過有關(guān)的渠道搜集與本產(chǎn)品或業(yè)務(wù)有關(guān)的外來文獻，并對這些外來文獻進行明確的標(biāo)識和理解。如：(a)銷售部獲取供方與客戶方面的文獻，包括供貨協(xié)議、產(chǎn)品闡明書、報價表、檢查匯報單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.(b)品管部應(yīng)獲取與產(chǎn)品品質(zhì)有關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)原則等。(c)其他有關(guān)的部門應(yīng)搜集與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的各項外來文獻。6.9.2外來文獻的標(biāo)識與管理(a)為以便使用與取閱應(yīng)將外來文獻進行明確的標(biāo)識，分類擺放。(b)所有的外來文獻必須填寫于“外來文獻一覽表”中，以便查閱。(c)從外部獲取的外來文獻，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由管理代表督導(dǎo)進行定期(六個月或一年/一次)向外來文獻的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時更新或作廢。6.10質(zhì)量記錄的控制按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。7有關(guān)文獻7.1《質(zhì)量記錄控制程序》7.2《文獻總覽表》7.3《文獻∕圖紙∕技術(shù)資料申請單》7.4《文獻分發(fā)∕回收登記表》7.5《文獻修訂登記表》7.6《外來文獻登記表》7.7《文獻制定