DA-T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T32-20051范圍

本標準規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。

本標準適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。

國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標準。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T18894–2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T176781–1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/Tl76782–1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)

DA/Tl-2000檔案工作基本術(shù)語

DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則

DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則

國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法

3術(shù)語和定義

DA/Tl-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標準。

3.1電子郵件electronicmail

由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。

電子郵件可在一機構(gòu)內(nèi)部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。

3.2公務(wù)電子郵件electronicmaildocument

國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。

3.3公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronicmaildocumentsystem

用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。

3.4電子文件管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem

為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。

4總則

4.1公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。

4.2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

4.3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。

4.4歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

4.5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

4.6機構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。

4.7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護，并定期更改。

4.8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當定期更新。

5公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞

5.1公務(wù)電子郵件標題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。

5.2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。

5.3涉密公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進行加密處理，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進行安全性驗證。

5.4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。

5.5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A1，A2)。

公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。

5.6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。

5.7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機保存，定期移交檔案部門。

6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔

6.1鑒定歸檔責(zé)任歸屬

6.1.1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。

6.1.2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進行鑒定歸檔。

6.1.3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責(zé)。

6.2鑒定內(nèi)容

6.2.1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。

6.2.2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.2.3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務(wù)電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。

6.3歸檔范圍

6.3.1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。

6.3.2公務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下部分：

a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；

b)發(fā)送、接收郵件的時間；

c)郵件密級；

d)郵件的題名；

e)郵件正文、附件；

f)郵件收發(fā)日志；

g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。

6.4歸檔要求

6.4.1辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。

6.4.2發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。

6.4.3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標準規(guī)定的標準格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。

6.4.4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。

6.4.5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。

7歸檔公務(wù)電子郵件的整理

7.1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA／T22–2000規(guī)定的要求進行。

7.2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(gòu)(問題)等進行分類整理，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。

7.3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實與完整。

7.4公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：

a)說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進行描述。

b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。

c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。

d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。

7.5存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標明以下信息：

a)載體編號；

b)立檔單位名稱；

c)類別(或主題)；

d)郵件起止日期；

e)轉(zhuǎn)存日期；

f)密級；

g)文本(正本或備份)；

h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；

i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；

j)保管期限。

8公務(wù)電子郵件的移交與接收

8.1各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8.2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。

8.3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。涉密的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。

8.4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。

9公務(wù)電子郵件的保管

9.1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

9.2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB／T18894–2002中9-4的相關(guān)規(guī)定。

9.3檔案部門應(yīng)定期對公務(wù)電子郵件進行檢查。公務(wù)電子郵件應(yīng)當定期轉(zhuǎn)移到適宜長期保存的介質(zhì)上存儲。公務(wù)電子郵件的刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T18894–2002中98的相關(guān)規(guī)定。

附錄A

（規(guī)范性附錄）

公務(wù)電子郵件收發(fā)文登記表

表A1公務(wù)電子郵件發(fā)文登記表

序號主題郵件題名附件名發(fā)送者接收者抄送密送發(fā)送時間接收時間密級郵件大小備注

表A2公務(wù)電子郵件收文登記表

序號主題郵件題名附件名發(fā)送者接收者轉(zhuǎn)發(fā)抄送發(fā)送時間接收時間密級郵件大小備注

附錄B

（規(guī)范性附錄）

公務(wù)電子郵件存儲格式

數(shù)據(jù)類型推薦數(shù)據(jù)格式可參考的數(shù)據(jù)格式存儲格式傳輸格式

文本PDF、XML、RTFDOC、WPS、PPT

及其他字處理格式TXT、XMLPDF、XML

圖像、照片F(xiàn)IFF、

GIFB、PDFBMP、XBM、JPEG

及其他格式TIFF、

JPEG、SVGJPEG、SVG格式，

近期可采用GIFB、

PDF格式

音頻MP3、WAVWMA、AU格式、

RAM/RM

(RealAudio流式音

頻式)、MIDI/MODsMP3、

WAV、WMAMP3、WAV、WMA、

ASF、RM、RA

視頻MPEG-2、

MPEG-4、AVIQuickTime、

RealVideo

MPEG、AVI、

SWVFMPEG、ASF、

RM和RA

數(shù)據(jù)庫與

光盤數(shù)據(jù)表DBF、XMLXLS、MDB、EXCELDBFDBF

圖形DXF、

SVG、DWFDWG、DGNSVG、

DWG、DWFDWF、

SVG、DWG

網(wǎng)頁HTML、XMLSGMLHTML

附錄C

（規(guī)范性附錄）

公務(wù)電子郵件存儲載體

載體名稱（介質(zhì)）用途載體質(zhì)量要求

一次性寫入磁帶WORM數(shù)據(jù)備份、脫機保存只讀光盤CD-ROM數(shù)據(jù)利用、備分、脫機保存縮微膠片存儲珍貴檔案

一次性寫入光盤CD-R數(shù)據(jù)利用、備份發(fā)、脫機保存徑為120mm、厚

度為12mm(或更薄)

一次性寫入光盤DVD-R數(shù)據(jù)存儲、備份硬盤數(shù)據(jù)處理、交換、利用

軟磁盤、閃存盤數(shù)據(jù)處理、交換

（不能作為長期存儲介質(zhì)）

附錄D

（規(guī)范性附錄）

公務(wù)電郵件移交登記表

公務(wù)電子郵件移交登記表（首頁）

序號檔號郵件題名附件名密級載體類型保管期限備注

公務(wù)電子郵件移交登記表（續(xù)頁）文件

特征

載體描述載體類型載體數(shù)量郵件份數(shù)

記錄結(jié)構(gòu)

（物理、邏輯）記錄類型□定長

□可變長

□其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)

記錄字符、圖形、

音頻、視頻文件

格式

設(shè)備

環(huán)境

特征硬件環(huán)境

（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器

型號、制造廠商等）

軟件環(huán)境

（型號、版本等）