博鰲亞洲論壇2019年年會會務接待服務

博鰲亞洲論壇2019年年會會務接待服務用戶需求書項目預算：100萬元人民幣根據(jù)測算統(tǒng)計，接待服務項目需服務外包管理人員不少于60人。注：此項目費用僅包含企業(yè)服務管理人員外包服務費，其余配套的志愿者、司機等人員補助待后期核算后以合適途徑另行發(fā)放。二、服務需求（一）政要團組接待1.工作內(nèi)容：協(xié)助政要團組接待綜合籌備工作，負責團組信息匯總、證件、車輛調(diào)度、大型活動禮賓培訓、后勤等事務，統(tǒng)籌安排外方先遣團和綜合演練后勤保障事宜；負責2個團組在瓊期間服務保障工作（含個性化會務、考察）以及前期先遣團踩點接待安排（含導游及翻譯）等。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于3名具有較強溝通和文字處理能力的工作人員負責綜合籌備工作；每個團組接待需配備不少于3人的工作團隊（組長、聯(lián)絡員、車調(diào)及外方先遣團接待人員）。工作時間為2月底至3月底，需有1人提前10天參與工作。（二）國內(nèi)部長接待1.工作內(nèi)容：負責與省內(nèi)對口接待單位溝通協(xié)調(diào)；負責信息匯總和證件的收集、統(tǒng)計、核對等工作。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于3名具有較強溝通和信息處理能力的工作人員全程參與工作，工作時間為2月底至3月底。（三）論壇參會代表接待1.工作內(nèi)容：負責論壇一對一接待參會代表的綜合籌備工作，包括信息匯總流轉、證件和車輛統(tǒng)籌等工作；負責一對一接待聯(lián)絡員的定崗及培訓工作；負責在年會期間牽頭開展7個酒店服務中心工作，包括志愿者培訓、會議信息咨詢、部分與會代表送機統(tǒng)籌等工作。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于2名具有較強溝通和信息處理能力的工作人員負責綜合籌備工作，工作時間為2月下旬至3月底；為7個酒店服務中心各配備1名具有較強溝通協(xié)調(diào)能力的牽頭工作人員，工作時間為3月25日至30日。（四）“21世紀海上絲綢之路”島嶼經(jīng)濟分論壇嘉賓接待1.工作內(nèi)容：負責培訓指導志愿者開展中外嘉賓的外聯(lián)、日程設計和全程接待安排工作；協(xié)助聯(lián)系論壇秘書處邀請參會企業(yè)；負責配合做好我省領導會見分論壇嘉賓活動的相關安排。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于1名英語水平高、具有較強溝通協(xié)調(diào)和文字處理能力的工作人員全程參與工作，工作時間為2月底至3月底。（五）中國—東盟省市長對話嘉賓接待1.工作內(nèi)容：負責開展與會嘉賓的外聯(lián)、日程設計和全程接待安排工作；負責相關志愿者培訓工作。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于3名具有較強溝通協(xié)調(diào)和文字處理能力的工作人員（含英語水平較高2人）全程參與工作，工作時間為2月中旬至3月底。（六）新聞媒體接待1.工作內(nèi)容：負責在年會期間在培蘭媒體注冊中心、.華美達酒店大堂記者服務中心2處協(xié)助開展媒體記者注冊、證件發(fā)放、組織乘車和志愿者管理等工作；負責外國媒體考察團接待工作，包括與相關方面溝通對接、行程設計、食宿行安排、導游翻譯等事務。2.具體要求：為完成以上工作事項，每處需配備不少于2名具有較強溝通能力的工作人員，工作時間為論壇前一周至3月底；考察團接待需配備不少于4人的工作團隊，工作時間為論壇前兩周至3月底。（七）機場服務1.工作內(nèi)容：負責在海口美蘭機場和博鰲機場均設置國內(nèi)和國際貴賓點，協(xié)助貴賓辦理相關抵離、通關手續(xù)；設置機場接待中心，有序組織參會代表抵離機場。2.具體要求：為完成以上工作事項，海口美蘭機場需配備不少于4名具有較強溝通協(xié)調(diào)能力的工作人員，博鰲機場需配備不少于3名，工作時間為3月24日至31日。（八）后勤服務1.工作內(nèi)容：負責年會期間工作人員用房統(tǒng)籌分配，包括編制房號表并隨時調(diào)整等工作；協(xié)助后勤保障財務事務。2.具體要求：為完成以上工作事項，需配備不少于2名具有較強溝通協(xié)調(diào)能力的工作人員（含熟悉財務事務1人），工作時間為論壇前兩周至3月底。（九）車輛和交通服務管理負責組織保障論壇年會期間的交通服務管理事宜，包括車輛、司機管理和調(diào)度，證件收集、整理、審核和發(fā)放，車輛安全和油料管理，道路和車輛應急方案制定和緊急處置，相關志愿者選拔和培訓，年會籌備階段車輛派遣和保障等工作。具體工作內(nèi)容、最低人員配置和工作時間要求如下（參與本項工作全體人員需24小時在崗，年會結束后需有1人繼續(xù)參與工作至4月底）：工作崗位/內(nèi)容最低人員配置工作時間車輛調(diào)度組：負責用車需求匯總、車輛調(diào)度、對外及內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)部會議記錄等調(diào)度1名、外聯(lián)及內(nèi)勤書記員1名2月下旬至3月底監(jiān)控組：負責車輛GPS的安裝調(diào)試、用車監(jiān)控、車輛回收等組長1名2月下旬至3月底美蘭機場組：負責配合機場組完成美蘭機場車輛調(diào)度需求、普通代表的行李轉運等組長1名、主管1名3月10日至月底博鰲機場組：負責配合機場組完成博鰲機場車輛調(diào)度需求、普通代表的行李轉運等組長1名3月10日至月底證件組：負責相關人證、車證的申辦、保管和發(fā)放組長1名，主管1名2月下旬至3月底外場組：負責對外聯(lián)絡協(xié)調(diào)、應急事件處置、培訓場地準備等組長1名、主管1名2月下旬至3月底穿梭巴士組：負責穿梭巴士運行計劃制定、站牌制作布置及后續(xù)檢查、突發(fā)事件協(xié)調(diào)等組長1名、主管1名2月下旬至3月底培蘭組：負責培蘭注冊中心車輛調(diào)度、行李處理、司機人證、車證的臨時辦理和發(fā)放組長1名、主管1名3月10日至月底車油組：負責監(jiān)督車輛停放秩序、車輛接收編號、保險和臨時車牌的辦理、車輛維護清潔、油料使用管理及記錄等組長1名、車管及油管1名2月下旬至3月底后勤組：負責大組內(nèi)人員后勤統(tǒng)籌安排組長1名2月下旬至3月底車輛督查組：負責對租賃車輛的車容車況進行檢查反饋組長1名2月下旬