某物業(yè)公司安全生產(chǎn)體系文件和檔案管理制度

某物業(yè)公司安全生產(chǎn)體系文件和檔案管理制度1目的對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件與檔案予以控制和管理，以確保在安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行中起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都可獲得并使用適用文件的有關(guān)版本，建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理。2適用范圍適用于本物業(yè)公司對(duì)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件和檔案進(jìn)行控制。3職責(zé)3.1行政管理部是安全文件控制和檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的編制、審核，負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件及檔案的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、保管、更改、回收、作廢管理。3.2行政管理部負(fù)責(zé)分管管理文件的編制、審核，并負(fù)責(zé)外來文件適用性的審核和控制。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)的批準(zhǔn)和發(fā)布。3.4安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)程序文件和作業(yè)文件的批準(zhǔn)。3.5各部門負(fù)責(zé)本部門與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)的所有文件及檔案的管理和控制。4管理內(nèi)容4.1文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放4.1.1文件發(fā)布前應(yīng)由授權(quán)人批準(zhǔn)，以確保文件是充分、適宜的；----安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)由行政管理部編制，經(jīng)安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布；----程序文件、作業(yè)文件由行政管理部編制，本部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布。4.1.2文件的發(fā)放由行政管理部負(fù)責(zé)，并填寫《文件發(fā)放記錄》由收文人簽收，應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都應(yīng)得到適用文件的有關(guān)版本，同時(shí)備案存檔。4.1.3因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)在原分發(fā)號(hào)后標(biāo)注“一補(bǔ)”，并注明已丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢，發(fā)放部門做好相應(yīng)簽發(fā)記錄。4.2外來文件的控制外來安全文件與法律法規(guī)由安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批其適用性并確定發(fā)放范圍，行政管理部控制其發(fā)放并跟蹤其修訂狀態(tài)，適時(shí)對(duì)修訂或換版文件進(jìn)行更換確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。4.3文件的評(píng)審4.3.1評(píng)審的頻次：正常情況下，每年在公司績(jī)效評(píng)定時(shí)組織評(píng)審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可隨時(shí)組織評(píng)審。1）法律、法規(guī)發(fā)生變化；2）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；3）安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；4）管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)；4.3.2評(píng)審組織：文件的評(píng)審，本著制訂部門組織相評(píng)審的原則。4.3.3評(píng)審內(nèi)容1）與法律、法規(guī)符合性；2）與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；3）與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；4）文件之間的相容性和匹配性；4.3.4評(píng)審輸出1）評(píng)審結(jié)果作為安全生產(chǎn)制度修訂的主要依據(jù)之一。2）評(píng)審結(jié)果要形成書面材料，反饋給參加評(píng)審的人員和審批人。4.4文件的修訂4.4.1正常情況下，文件的修訂每?jī)赡杲M織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時(shí)組織修訂。1）法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行文件與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；2）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；3）新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行文件不能覆蓋其管理要求；4）組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配職責(zé)；5）各級(jí)人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，文件的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變員工的自覺行動(dòng)；4.4.2修訂組織：文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時(shí)，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時(shí)，需了解該文件的制訂的原始背景。4.5文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制4.5.1安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件需要更改時(shí)要由相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批部門審批，再由相應(yīng)部門指定該文件負(fù)責(zé)人進(jìn)行更改。如果指定其它部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。4.5.2文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)應(yīng)在所更改的文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；4.5.3文件更改后，應(yīng)按該文件發(fā)放范圍及時(shí)收回失效或作廢文件，以確保有效文件的唯一性。4.6文件與檔案的回收、作廢與銷毀4.6.1行政管理部及時(shí)從文件使用場(chǎng)所收回失效和作廢文件，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用；4.6.2若因任何原因需保留的作廢文件，應(yīng)在文件封面上加蓋“作廢留用”印章加以標(biāo)識(shí)并單獨(dú)保存。對(duì)要銷毀的作廢文件和檔案，由相關(guān)部門填寫《文件（檔案）銷毀記錄》，經(jīng)安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由行政管理部進(jìn)行銷毀。4.7安全檔案的歸檔4.7.1安全檔案的范圍安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。4.7.2歸檔規(guī)定1）安全管理人員要收集企業(yè)各項(xiàng)安全生產(chǎn)的有關(guān)檔案并及時(shí)進(jìn)行整理；2）每次專項(xiàng)檢查完畢將檢查記錄整理送檔案室歸檔，日常檢查記錄要定期進(jìn)行整理歸檔；3）工傷事故處理完畢后及時(shí)整理，送辦公室歸檔；4）政府職能部門、上級(jí)部門下發(fā)的文件及會(huì)議資料在落實(shí)執(zhí)行完畢后進(jìn)行歸檔；5）“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)舉辦完畢后將有關(guān)資料整理歸檔；6）專項(xiàng)整治資料，整治完畢后歸檔；7）培訓(xùn)教育資料，培訓(xùn)班結(jié)束后，將資料理整歸檔。4.8文件和檔案的保存4.8.1所有文件和檔案都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；4.8.2所有安全類原始文件和檔案都由行政管理部存檔管理；4.8.3任何人不得在受控文件和檔案上涂改、亂劃，確保文件清潔和清晰，易于識(shí)別和檢索。4.8.4一般安全檔案保存期為二年以上，如涉及員工方面的安全檔案的保存期一直為員工離開公司后二年以上。4.9文件和檔案的借閱、復(fù)制需借閱、復(fù)制安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件和檔案時(shí)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理人員借閱、復(fù)制。借閱