某物業(yè)公司安全生產(chǎn)體系文件和檔案管理制度

某物業(yè)公司安全生產(chǎn)體系文件和檔案管理制度1目的對安全標準化管理體系所要求的所有文件與檔案予以控制和管理，以確保在安全標準化管理體系運行中起重要作用的各個場所都可獲得并使用適用文件的有關(guān)版本，建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理。2適用范圍適用于本物業(yè)公司對安全標準化管理體系所要求的所有文件和檔案進行控制。3職責(zé)3.1行政管理部是安全文件控制和檔案管理的歸口管理部門，負責(zé)公司的安全標準化管理體系文件的編制、審核，負責(zé)安全標準化管理體系文件及檔案的標識、發(fā)放、保管、更改、回收、作廢管理。3.2行政管理部負責(zé)分管管理文件的編制、審核，并負責(zé)外來文件適用性的審核和控制。3.3總經(jīng)理負責(zé)安全標準化管理手冊的批準和發(fā)布。3.4安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)程序文件和作業(yè)文件的批準。3.5各部門負責(zé)本部門與安全標準化管理體系有關(guān)的所有文件及檔案的管理和控制。4管理內(nèi)容4.1文件的編寫、審核、批準、發(fā)放4.1.1文件發(fā)布前應(yīng)由授權(quán)人批準，以確保文件是充分、適宜的；----安全標準化管理手冊由行政管理部編制，經(jīng)安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，總經(jīng)理批準、發(fā)布；----程序文件、作業(yè)文件由行政管理部編制，本部門負責(zé)人審核，總經(jīng)理批準、發(fā)布。4.1.2文件的發(fā)放由行政管理部負責(zé)，并填寫《文件發(fā)放記錄》由收文人簽收，應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到適用文件的有關(guān)版本，同時備案存檔。4.1.3因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補發(fā)的文件應(yīng)在原分發(fā)號后標注“一補”，并注明已丟失文件的分發(fā)號作廢，發(fā)放部門做好相應(yīng)簽發(fā)記錄。4.2外來文件的控制外來安全文件與法律法規(guī)由安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批其適用性并確定發(fā)放范圍，行政管理部控制其發(fā)放并跟蹤其修訂狀態(tài)，適時對修訂或換版文件進行更換確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。4.3文件的評審4.3.1評審的頻次：正常情況下，每年在公司績效評定時組織評審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。1）法律、法規(guī)發(fā)生變化；2）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；3）安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機構(gòu)發(fā)生重大變化；4）管理機構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時；4.3.2評審組織：文件的評審，本著制訂部門組織相評審的原則。4.3.3評審內(nèi)容1）與法律、法規(guī)符合性；2）與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；3）與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；4）文件之間的相容性和匹配性；4.3.4評審輸出1）評審結(jié)果作為安全生產(chǎn)制度修訂的主要依據(jù)之一。2）評審結(jié)果要形成書面材料，反饋給參加評審的人員和審批人。4.4文件的修訂4.4.1正常情況下，文件的修訂每兩年組織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。1）法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行文件與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；2）生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；3）新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行文件不能覆蓋其管理要求；4）組織機構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配職責(zé)；5）各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，文件的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變員工的自覺行動；4.4.2修訂組織：文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該文件的制訂的原始背景。4.5文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制4.5.1安全標準化管理體系文件需要更改時要由相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由相應(yīng)部門指定該文件負責(zé)人進行更改。如果指定其它部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。4.5.2文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)應(yīng)在所更改的文件上進行標識，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；4.5.3文件更改后，應(yīng)按該文件發(fā)放范圍及時收回失效或作廢文件，以確保有效文件的唯一性。4.6文件與檔案的回收、作廢與銷毀4.6.1行政管理部及時從文件使用場所收回失效和作廢文件，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用；4.6.2若因任何原因需保留的作廢文件，應(yīng)在文件封面上加蓋“作廢留用”印章加以標識并單獨保存。對要銷毀的作廢文件和檔案，由相關(guān)部門填寫《文件（檔案）銷毀記錄》，經(jīng)安全生產(chǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，由行政管理部進行銷毀。4.7安全檔案的歸檔4.7.1安全檔案的范圍安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。4.7.2歸檔規(guī)定1）安全管理人員要收集企業(yè)各項安全生產(chǎn)的有關(guān)檔案并及時進行整理；2）每次專項檢查完畢將檢查記錄整理送檔案室歸檔，日常檢查記錄要定期進行整理歸檔；3）工傷事故處理完畢后及時整理，送辦公室歸檔；4）政府職能部門、上級部門下發(fā)的文件及會議資料在落實執(zhí)行完畢后進行歸檔；5）“安全生產(chǎn)月”活動舉辦完畢后將有關(guān)資料整理歸檔；6）專項整治資料，整治完畢后歸檔；7）培訓(xùn)教育資料，培訓(xùn)班結(jié)束后，將資料理整歸檔。4.8文件和檔案的保存4.8.1所有文件和檔案都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；4.8.2所有安全類原始文件和檔案都由行政管理部存檔管理；4.8.3任何人不得在受控文件和檔案上涂改、亂劃，確保文件清潔和清晰，易于識別和檢索。4.8.4一般安全檔案保存期為二年以上，如涉及員工方面的安全檔案的保存期一直為員工離開公司后二年以上。4.9文件和檔案的借閱、復(fù)制需借閱、復(fù)制安全標準化管理體系所要求的所有文件和檔案時，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理人員借閱、復(fù)制。借閱