高校政府采購與自主招標采購流程優(yōu)化研究

高校政府采購與自主招標采購流程優(yōu)化研究

1采購成本較高是我國投資實踐隨著國家科學和教育戰(zhàn)略的實施和高等教育的快速發(fā)展，近年來高等教育的規(guī)模不斷擴大，高等教育機構參與高等教育的人數(shù)不斷增加。高校自身在教育、科學研究、醫(yī)療、辦公設備和基礎建設等方面的投資逐年增加。在這種情況下,高校往往采取政府采購和自主招標采購相結合的方法進行運作。因此,良好的采購流程對于節(jié)約采購成本、保證資金的投資效益至關重要。采購成本包括采購商品的價格和采購過程本身消耗的費用。近年來,高校通過對一般性采購流程與方式的細節(jié)性優(yōu)化取得了明顯的降低采購成本的效果。2開源和更多投標公司的參2.1納入政府集中采購政府采購其最大的優(yōu)點在于規(guī)模效益,政府集中采購可以將幾家較小的采購人分散的采購集中起來。對采購數(shù)量大、時間要求不高,且通用性強,技術指標簡單的教學儀器設備,如辦公用品、計算機、空調(diào)、冰箱等,應考慮納入政府集中采購。政府集中采購往往在某單項產(chǎn)品上數(shù)量巨大,供應商一旦中標后對擴大自己知名度、提升品牌價值作用明顯,因此,往往能吸引最具競爭力的供應商參與,甚至能得到一線生產(chǎn)商的特價或特供產(chǎn)品。譬如在2003年的山東省政府計算機采購中,某國內(nèi)知名廠商為該次招標推出了最新的滿足要求的機型,從而極大的降低了采購成本。2.2高校招標代理機構的優(yōu)勢當高校自身對于某一招標項目相對不熟悉的情況下,委托招標代理機構辦理招標事宜是非常好的選擇。目前,社會上的招標代理機構眾多,且均具有國家或部門承認的招標代理資質(zhì),將高校自身不熟悉的一些項目例如裝修工程、大型機床等項目,不妨考慮委托招標代理機構操作。首先,高校自主招標發(fā)布信息的平臺相對較小,且在某些項目(例如除儀器設備外的其它項目)上并不為廠商所重視,因此無法讓較多的有競爭力的投標廠商參與,而招標代理機構擁有在更多媒體發(fā)布招標信息的能力,可以使得更多有競爭力的投標廠商參與,擴大了采購方選擇,加大了投標人競爭,有利于降低采購成本;其次,在這些項目上,往往也是采購方本身最不熟悉的領域,而委托招標代理機構則可以利用其專家人員優(yōu)勢和經(jīng)驗優(yōu)勢做出更好的選擇;再次,高校招標中也不可避免有“領導打招呼”等等有違公平的情況發(fā)生,在這種情況下,委托招標代理機構,由專家來確定中標人則是防止腐敗最好的選擇;最后,委托招標對于高校招標部門來說,省時、省力。綜上所述,在某些情況下,相對于支付給招標代理機構的代理費來說,委托招標則可以說做到了小投入,大產(chǎn)出,降低采購成本。2.3采購信息渠道同樣的采購項目,如果有更多、更有競爭力的投標方參與,則對于采購方來說,可以用更低的采購成本得到更好的產(chǎn)品和服務。對于高校自主招標,一般來講,發(fā)布采購信息的渠道僅僅局限于自己的網(wǎng)站上,而這些網(wǎng)站僅僅被常參與該校投標的廠商所重視,一些更有實力的潛在投標商則可能因為得不到相關信息而失去機會。在這種情況下,高校招標部門應該考慮在更多的招標網(wǎng)站上發(fā)布采購信息,如政府采購網(wǎng)和地方性的采購網(wǎng),甚至在某些采購項目上可以考慮發(fā)布于一些收費的采購網(wǎng)站上。在加強招標信息的發(fā)布上,某一區(qū)域的高校也可以考慮聯(lián)合制作一個采購信息發(fā)布網(wǎng)站,從而以聯(lián)合的優(yōu)勢獲得更多投標商的關注,也方便投標商對高校采購信息的獲取。2.4產(chǎn)品競爭帶來的壓力投標廠商現(xiàn)場對決,指在招標過程中,采購方指定一個統(tǒng)一的平臺(條件),廠商對其投標產(chǎn)品進行現(xiàn)場演示的方式,該方式非常象目前娛樂界在歌唱才藝等比賽中的現(xiàn)場對決。該方式?？捎糜诟偁幮哉勁姓袠朔绞街?在較短的時間內(nèi)廠商需要充分展現(xiàn)其產(chǎn)品,加劇了競爭,給投標人心理巨大的壓力,從而采購方可以得到更大的利益。我校在三維動態(tài)捕捉系統(tǒng)項目的競爭性談判招標中,根據(jù)事先的考察和專家咨詢中,兩家投標產(chǎn)品均可以滿足我校的使用要求,唯一的問題是第一輪報價均比預算稍稍偏高,此時進行第二輪報價兩家投標商應該可以都可以將價格降到預算內(nèi),但不會降很多。于是我們安排兩家投標商在統(tǒng)一搭建的展示平臺上進行展示,其中一家明顯在語言的傳達能力上弱于另一家,現(xiàn)場比拼使第一家感到了巨大的壓力,結果在最終報價中,第一家為了中標,和總部協(xié)商后報出了令我們未曾想到低價(當然該價格也在其承受范圍之內(nèi)),因?qū)＜医M對兩家投標產(chǎn)品均認可,最終選擇了第一家,給我校節(jié)省了大量資金。由此可見,要求投標廠商進行現(xiàn)場對決是競爭性談判中降低采購成本行之有效的方式。3節(jié)省、合理、簡化采購流程3.1組織采購資源高校每年往往在某段時間會有大批量的儀器設備集中申報,在這種情況下,可以將所有設備在一次招標采購中完成,將儀器設備按照供應渠道和設備類型分包,高校設備采購部門牽頭,成立招標領導小組,組織全校相關教師按照使用側重點不同,分成若干評審小組,每個小組負責幾個包,按照統(tǒng)一評標原則和評標辦法,在統(tǒng)一的時間對投標方進行評定,確定招標結果,由監(jiān)察部門和招標領導小組簽字確認該結果,從而在較短時間內(nèi)完成種類繁多、數(shù)量巨大的儀器設備采購。這些設備按照一般情況需要分幾次招標才能完成,不僅在招標時間上相對較慢,而且對于人力、物力、財力都要造成巨大重復浪費,即使都在一次招標中完成,按照以往只設立一個評審組集中評審,也將極大的拖延招標時間,采購組織方需提供吃、住、行等額外費用。因此,集中招標、分組評標的辦法省時省力,對于節(jié)約采購成本有重要意義。3.2設計前,每包均可分投分情況可能出現(xiàn)“虛開物”的現(xiàn)象;對不同項目要采取不同的采購策略和不同的打包方式,才能獲得最佳的招標結果。對高校教育科研用一般儀器設備來說,最簡單實用的分包方式為按類別分包,但每包均可分投分中,如果把所有設備作為一整包招標,則有可能出現(xiàn)雖然某投標人按照最低價中標,卻因為不是某品牌代理而無法供貨,或者其中某些儀器價格比正常價格還高的情況,難以降低采購成本;對于網(wǎng)絡安裝、裝修等與項目完成后的運行和維護是有直接關系的設備,在分包時要考慮到實施時存在如何協(xié)調(diào)的問題,系統(tǒng)發(fā)生故障時存在如何判斷故障所在、如何找到責任人的問題。只有在招標時按照實際,充分掌握分包的技巧,才能最大限度的降低采購成本。3.3簡化采購程序,降低采購成本跟標采購方式目前在國內(nèi)藥品行業(yè)使用較多,在其它行業(yè)不甚多見。其含義是采購方比照其它采購方已經(jīng)成功實施的招標采購項目,直接與供應商就同類項目簽訂合同進行采購,而無需再次招標。由于高校同高校間情況較為相似,對使用設備性能等較為近似甚至一致,因此,跟標采購對于簡化采購程序、降低采購成本有很好的借鑒意義。筆者所在高校,準備招標一批計算機,而在前兩三天,兄弟院校剛剛招標一批計算機,通過接觸了解,該計算機符合我校需求,因此,采購部門通過報請校采購招標管理領導小組同意,按照兄弟院校的采購價格與售后服務直接與供應商簽訂合同,在較短的時間內(nèi),取得了和正常招標一樣的采購效果,從而節(jié)約了招標過程中的費用,降低了采購成本。3.4招標采購階段所謂協(xié)議供貨,是指采購方通過統(tǒng)一招標定品、定價、定限期、定服務條件,與供應商通過協(xié)議,達成長期供貨合同。對于高校辦公用品,由于使用數(shù)量的不確定性,不可能也不必要做到用一次招標購買一次,可以采取在一到兩年內(nèi)通過招標方式確定某一供應商和產(chǎn)品,在采購方需要的時候,供應商及時按照協(xié)議約定供貨。筆者所在高校,正處于一個快速發(fā)展的階段,在辦公用桌椅采購中,因不斷有新教師進入學校工作,也有教師離開,辦公桌椅數(shù)量無法確定,于是采取了協(xié)議供貨的采購方式,招標確定供應商和產(chǎn)品價格款式后,在近一兩年,學校需要多少,供應商則生產(chǎn)多少,使用中破損的桌椅,供應商負責免費維修。因此,協(xié)議供貨可以減少采購次數(shù),從而降低采購成本,在高校辦公用品(諸如桌椅、紙張、筆等)的采購中是很好的一種方式。3.5招標設備將被用于學校預中標是指采購方在招標過程中先按照評標原則確定一家或幾家投標廠商預中標,再通過對這幾家投標廠商的詳細考察、對比或?qū)ν夤緩亩罱K確定中標廠商的方式。預方式常用于工程項目中,在高校采購中也常用于如下情況:1需要見到設備樣品,但所有廠商在招標期限內(nèi)由于客觀因素所限無法提供投標樣品的,2招標設備數(shù)量巨大的。比如我校在大批量采購化學生物實驗室實驗臺及通風柜項目中,投標廠商分布于全國各地,無法去一一實地考察所投實驗臺,要求所有廠商將樣品在招標有效期內(nèi)發(fā)運到開標所在地也不現(xiàn)實,于是我們在招標過程中依據(jù)廠商所投價格和對產(chǎn)品品質(zhì)的描述,確定了五家廠商作為預中標單位,要求每家廠商按照所投產(chǎn)品制作配備一個實驗室,然后我們按照所制作的樣品和價格綜合因素最終確定了三家中標廠商,由這三家廠商承接了學校??的實驗室基礎裝備。在這次招標中,預中標方式使我校受益匪淺,如果當時僅僅依照廠商價格和對產(chǎn)品的描述,中標廠商很可能包括最終被淘汰那兩家廠商,而在所制作樣品的評定中,證明這兩家的實驗臺和通風柜不但質(zhì)量低劣,而且根本無法滿足正常使用,一旦將其它實驗室交由這兩家廠商制作,學校將蒙受巨大損失。事實證明,預中標方式對于在某些設備的采購中,可以使高校避免損失,有效的降低了采購成本。3.6設備采購中誤使用,導致學校勞動損失高校規(guī)模的不斷擴大,新上專業(yè)的不斷增加,科技水平的發(fā)展,教育的面向社會,必然需要購買一些教師以前從未用到的高精尖設備,在學校的自主采購中,全部使用本校的教師當專家雖然可以節(jié)省少量的資金,但一旦設備采購的失誤所給學校帶來的巨額損失是無法彌補的。在我校工程學院工程培訓中心設備招標中,我校教師對準備購買的精密機床等設備目前在社會上發(fā)展、使用情況并不熟悉,更沒有實踐操