地產集團公司印信管理制度

地產集團公司印信管理制度1.引言印信是地產集團公司重要的管理工具之一，用于證明公司文件的真實性和合法性。為了規(guī)范印信的管理，提高信息安全性和管理效率，制定本印信管理制度。2.目的本制度的目的在于確保地產集團公司印信的安全、合規(guī)和高效使用，防止印信被盜用、偽造或濫用。3.適用范圍本制度適用于地產集團公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的授權合作伙伴。4.定義印信：指地產集團公司專用的蓋章工具，包括公章、法人章、財務章等。印信管理者：指地產集團公司負責印信管理的指定人員。5.印信的分類和使用權限5.1公章公章是地產集團公司的重要法定蓋章工具，只能由公司法定代表人或授權代表使用。公章只能在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內使用，包括但不限于合同簽署、授權委托、重要文件等。5.2法人章法人章是地產集團公司的法定代表人使用的專用印章，用于法定代表人承擔的一切責任、義務事項中。5.3財務章財務章是地產集團公司財務部門使用的專用印章，用于財務文件、財務報表等相關事項中。5.4業(yè)務專用章業(yè)務專用章是地產集團公司各部門或子公司使用的專用印章，用于各自職能范圍內的文件、合同等事項中。具體使用權限由各部門或子公司內部制定并報備印信管理者備案。6.印信的存放和使用管理6.1印信的存放-地產集團公司的印信應妥善存放于專用的印章庫房或保險柜中，確保安全可靠。-印信庫房或保險柜應進行定期檢查，防止出現(xiàn)印信遺失、損壞等情況。6.2印信的使用管理-各部門或子公司需事先向印信管理者提出書面申請，經批準后方可領用印信，且必須在使用時登記領取記錄。-領用印信的責任人應妥善保管并遵守相關管理規(guī)定，在使用完畢后及時歸還，并在登記記錄中注明具體使用信息。-單位領導對簽署使用印信的文件負最終審批責任，應仔細核對文件內容的準確性和合規(guī)性。7.印信的蓋章流程7.1文件蓋章申請-文件蓋章前，相關部門或子公司應按照規(guī)定的流程填寫印章使用申請表，并附上所需蓋章文件的復印件。-申請表中必須包含文件的主題、編號、份數、日期等信息，以及申請蓋章的理由和用途說明。7.2印信管理者審批-印信管理者應在收到蓋章申請后，審核申請表的完整性和準確性，確保申請符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)。-若申請合規(guī)，印信管理者應簽署審批意見，并將申請表交與指定授權人簽署。-若申請不合規(guī)，印信管理者應退回申請表，并說明不合規(guī)的原因。7.3授權人簽署-指定授權人在審批意見合規(guī)的情況下，簽署授權文件并蓋章，確保蓋章的真實性和合法性。-授權人應仔細核對文件內容的準確性和合規(guī)性，對簽署使用印信的文件負最終審批責任。7.4蓋章及歸檔-文件經授權人蓋章后，相關部門或子公司應及時將其歸檔，并對文件進行編號、分類和妥善保管。-蓋有印信的文件必須由授權人在文件上簽字和注明日期，以確保文件的真實性和合法性。8.印信的遺失、損壞和報廢管理8.1遺失和損壞-對于遺失和損壞的印信，相關部門或子公司應立即向印信管理者報備，并說明具體情況和可能影響。-印信管理者應立即啟動遺失和損壞印信的處理程序，并采取相應措施，確保信息安全和業(yè)務的正常進行。8.2報廢管理-對于不再使用的印信，相關部門或子公司應向印信管理者報備，并按照公司制定的報廢程序進行處理。-印信管理者應對報廢印信進行確認，并進行銷毀或封存，防止被他人濫用。9.附則9.1本制度的解釋權歸地產集團公司所有。9.2本制度的修改和補充，需經地產集團公司相關部門或子公司匯報和批準。