物業(yè)檔案管理規(guī)定

物業(yè)檔案管理規(guī)定第一章：總則第一條規(guī)定目的為了規(guī)范物業(yè)檔案管理，健全檔案管理制度，加強對物業(yè)檔案的保管、利用和管理，促進(jìn)物業(yè)管理工作的持續(xù)發(fā)展。本規(guī)定制定。第二條規(guī)定適用范圍本規(guī)定適用于所有物業(yè)管理企業(yè)、物業(yè)服務(wù)業(yè)主委員會及其工作人員，包括物業(yè)公司、物管委員會、物業(yè)工作人員及相關(guān)單位。第三條規(guī)定內(nèi)容本規(guī)定內(nèi)容主要包括物業(yè)檔案的分類、保管、利用、歸檔、銷毀等方面的規(guī)定。第四條依法保密本規(guī)定受法律法規(guī)保護，所有物業(yè)檔案應(yīng)該嚴(yán)格保密，遵守信息保護的相關(guān)法律法規(guī)，切實保護業(yè)主和物業(yè)公司的信息安全和隱私。第二章：物業(yè)檔案的分類第五條客戶檔案物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立業(yè)主的客戶檔案，包括業(yè)主的姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼、房產(chǎn)證明、物業(yè)費交納情況、車輛登記信息以及房屋裝修維修等記錄。第六條樓宇檔案物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立樓宇檔案，包括樓宇的基礎(chǔ)建設(shè)、樓層、戶型、建筑面積、照片資料等。第七條設(shè)施設(shè)備檔案物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立設(shè)施設(shè)備檔案，包括所有公共設(shè)施和設(shè)備的信息、安裝維護記錄、檢測報告等。第八條維修檔案物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立維修檔案，包括所有房屋的維修和保養(yǎng)記錄、防水維修記錄、空調(diào)清洗記錄等第九條服務(wù)檔案物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立服務(wù)檔案，包括物業(yè)公司日常服務(wù)工作記錄、投訴、建議、咨詢等記錄。第三章：物業(yè)檔案的保管第十條檔案室物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)建立檔案室，并指定專門工作人員進(jìn)行檔案管理。檔案室只能由授權(quán)人員進(jìn)入，保證檔案的安全。第十一條安全保密措施物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)采取各種措施，防范火災(zāi)、泡水等災(zāi)害發(fā)生，保證檔案的完整安全。應(yīng)當(dāng)對檔案實現(xiàn)三級保密，安全級別分為“絕密、機密、秘密”三個級別。第十二條保管期限物業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定設(shè)置保管期限和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。到期后可以進(jìn)行鑒定，以評估是否需要銷毀。第四章：物業(yè)檔案的利用第十三條適用范圍物業(yè)檔案的利用應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)物業(yè)管理工作的開展，服務(wù)于業(yè)主、物業(yè)公司。第十四條獲取方式申請利用物業(yè)檔案的人員應(yīng)當(dāng)在工作需要范圍內(nèi)，提出書面申請，并描述利用方案和申請檔案信息的詳細(xì)內(nèi)容。第十五條利用期限物業(yè)檔案的利用期限應(yīng)當(dāng)由物業(yè)公司進(jìn)行審批，并在申請人員進(jìn)行使用時進(jìn)行確定，同時設(shè)置歸還時間和歸還指定人員。第五章：物業(yè)檔案的歸檔第十六條歸檔有關(guān)物業(yè)檔案歸檔時應(yīng)當(dāng)根據(jù)歸檔指引進(jìn)行，照片資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編號、打印備份，然后進(jìn)行存檔。第十七條歸檔標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)遵照國家相關(guān)法規(guī)和物業(yè)公司相關(guān)制度進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)設(shè)置物業(yè)檔案的年度歸檔計劃，保持物業(yè)檔案的完整性、實用性和規(guī)范性等方面。第十八條歸檔計劃物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)制定年度歸檔計劃，科學(xué)規(guī)劃，合理配置，及時更新，保證有關(guān)業(yè)務(wù)操作及時完善記錄。當(dāng)物業(yè)檔案歸檔后，相對應(yīng)的原始記錄應(yīng)當(dāng)存儲好，以備日后查閱。第六章：物業(yè)檔案的銷毀第十九條銷毀方式物業(yè)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)遵照國家相關(guān)制度和物業(yè)公司內(nèi)部管理制度進(jìn)行處理。為了杜絕檔案被濫用以及泄密等情況的發(fā)生，物業(yè)檔案的銷毀必須得到上級主管單位的終審審批。第二十條前置程序在進(jìn)行銷毀物業(yè)檔案之前，需要進(jìn)行前置程序調(diào)查、審核、審簽、確認(rèn)等步驟，以確定物業(yè)檔案的銷毀符合法律規(guī)范以及安全措施完備。第二十一條銷毀記錄物業(yè)檔案銷毀時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，并按照規(guī)定進(jìn)行徹底的銷毀操作，確保不留痕跡，銷毀以上所有相關(guān)信息。物業(yè)檔案的管理是物業(yè)管理工作的重要組成部