采購手續(xù)規(guī)程

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更改記錄序號(hào)發(fā)行日更改對(duì)象·更改內(nèi)容批準(zhǔn)審查擬制01999.5.12新發(fā)行柳玉輝崔戈李建敏11999.12.21修改第2頁，4.7.2采購合同部分，增加關(guān)于驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求柳玉輝崔戈李建敏1.目的本規(guī)程是為了明確公司的采購手續(xù)，保證采購活動(dòng)合理地進(jìn)行。2.適用范圍與生產(chǎn)相關(guān)的物品的采購由商務(wù)部負(fù)責(zé)。其它如能源與通訊、書籍、飲食等不適用于此規(guī)程。3.職責(zé)商務(wù)部是采購的責(zé)任部門。采購申請(qǐng)方負(fù)責(zé)向商務(wù)部提出采購申請(qǐng)，商務(wù)部根據(jù)采購需求進(jìn)行采購，并負(fù)責(zé)對(duì)分供方的評(píng)價(jià)和選擇。4.程序4.1法規(guī)的遵守商務(wù)部在執(zhí)行采購的過程中，須遵守國際和國內(nèi)相關(guān)的法律或法規(guī)。商務(wù)部員工應(yīng)了解相應(yīng)的法律、法規(guī)，并充分認(rèn)識(shí)到守法的必要性。4.2采購體制的建立商務(wù)部依據(jù)采購需求，執(zhí)行采購任務(wù)。商務(wù)部有責(zé)任與相關(guān)單位保持聯(lián)系，把握商業(yè)動(dòng)向，并收集、整理相關(guān)的資料。4.2.1關(guān)于商業(yè)動(dòng)向的要點(diǎn)：本公司的銷售、生產(chǎn)、設(shè)備計(jì)劃。商品的使用過程、質(zhì)量、制造方法、代用品及生產(chǎn)廠家、流通機(jī)構(gòu)。經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和市場(chǎng)動(dòng)向。供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力。新產(chǎn)品動(dòng)向。與采購相關(guān)的法規(guī)及商業(yè)慣例。4.2.2關(guān)于相關(guān)資料的要點(diǎn)：采購資金支出計(jì)劃。采購物品相關(guān)的規(guī)格、規(guī)范和需求規(guī)格說明。分供方相關(guān)的調(diào)查資料，包括產(chǎn)品或項(xiàng)目的名稱和編號(hào)。購買價(jià)格等統(tǒng)計(jì)資料。產(chǎn)品目錄、說明以及采購合同、訂單等資料。費(fèi)用清單。開發(fā)環(huán)境以及對(duì)人員的要求4.2.3采購的物品或項(xiàng)目包括：物品：原材料、配件、委托物、產(chǎn)品、機(jī)械設(shè)備、消耗品、軟件包等均可統(tǒng)稱為物品。委托物：依據(jù)本公司的設(shè)計(jì)和規(guī)范，委托生產(chǎn)的軟件、配件或其它產(chǎn)品稱為委托物。委托物的分類和管理不在本規(guī)程內(nèi)規(guī)定。4.3交易文件對(duì)于長(zhǎng)期的供應(yīng)商，原則上應(yīng)簽署交易基本合同。4.4采購申請(qǐng)采購申請(qǐng)方需要從外部購入物品時(shí)需向商務(wù)部提出申請(qǐng)。采購申請(qǐng)需得到采購申請(qǐng)責(zé)任者的批準(zhǔn)。采購申請(qǐng)責(zé)任者應(yīng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以上級(jí)別。4.5采購申請(qǐng)的確認(rèn)對(duì)采購申請(qǐng)需確認(rèn)以下事項(xiàng)：購買事項(xiàng)是否得到批準(zhǔn)；質(zhì)量、交付期、數(shù)量是否恰當(dāng)；記載事項(xiàng)是否完備。4.6分供方的評(píng)定與選擇4.6.1對(duì)分供方本身的考察在能力方面的考慮主要注意以下幾點(diǎn)：技術(shù)水準(zhǔn)(特別需要時(shí)，還要由技術(shù)部門認(rèn)定)及實(shí)物質(zhì)量；制造能力或銷售能力以及質(zhì)量保證能力；與本公司的合作意向程度；在行業(yè)界的地位、得到的評(píng)價(jià)以及對(duì)其他企業(yè)的供貨業(yè)績(jī)；經(jīng)營狀態(tài)以及經(jīng)營者的人格；產(chǎn)品的系列化程度及本公司產(chǎn)品的購買狀況；過去與本公司交易的實(shí)際情況；以往的供貨業(yè)績(jī)4.6.2對(duì)價(jià)格的考慮對(duì)于市場(chǎng)中種類較多的物品，原則上要從3個(gè)以上競(jìng)爭(zhēng)者中來估價(jià)。當(dāng)把訂單分割開有利時(shí)也可分開采購。對(duì)于不適于進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)估價(jià)的物品，單獨(dú)估價(jià)時(shí)應(yīng)詳細(xì)地研究估價(jià)內(nèi)容。對(duì)于反復(fù)購買的物品要特別注意分散購買以降低風(fēng)險(xiǎn)。4.6.3編制合格分供方名單，每年公布一次。4.6.4依據(jù)分供方考核辦法對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。4.6.5建立分供方檔案，保存有關(guān)記錄。4.7采購合同4.7.1簽訂合同出現(xiàn)以下事項(xiàng)時(shí)，采購前需要簽訂采購合同；需要交預(yù)付金；交易條件比較復(fù)雜；如果不明確交易條件，事后可能會(huì)發(fā)生問題。4.7.2合同要求按照合同書規(guī)范來制定、簽署、更改、執(zhí)行合同。合同中應(yīng)規(guī)定具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參見S-06000《采購管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》。4.7.3采購合同由商務(wù)部提交并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，形成正式文件。4.7.4口頭訂單或合同也應(yīng)經(jīng)審批，并形成文件。4.8交貨期由于不可補(bǔ)救的原因而發(fā)生了交付期延遲時(shí)，事先要與購買請(qǐng)求一方聯(lián)絡(luò)。需要取消或更改訂貨時(shí)，購買請(qǐng)求方應(yīng)立即與商務(wù)部聯(lián)系。4.9驗(yàn)收4.9.1購買的物品原則上必須經(jīng)過商務(wù)部接收并放置到指定的場(chǎng)所，依據(jù)合同中規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)原則上需要購買申請(qǐng)者的認(rèn)可。4.9.2當(dāng)有必要要求分供方按供方的質(zhì)量體系實(shí)施評(píng)審以確認(rèn)分供方的工作時(shí)，應(yīng)把這一要求納入到合同中去，同時(shí)也要把驗(yàn)收測(cè)試要求納入到合同中。4.9.3當(dāng)合同規(guī)定顧客方或其代表在產(chǎn)地(或是收到產(chǎn)品時(shí))確認(rèn)采購的產(chǎn)品是否符合規(guī)定的要求時(shí)，應(yīng)注意的是，顧客方的確認(rèn)既不能免除我方提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。4.9.4同時(shí)要注意的是當(dāng)顧客方或其代表在分供方處進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，我方不能將這種確認(rèn)作為分供方實(shí)施有效的質(zhì)量控制的憑證。4.10付款付款由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，相關(guān)的聯(lián)絡(luò)工作由商務(wù)部負(fù)責(zé)。4.11問題處理這里是指出現(xiàn)數(shù)量不符、質(zhì)