采購管理指引

采購管理指引管理目標(biāo)規(guī)范公司設(shè)計(jì)、工程、成本、材料設(shè)備及營銷類的直接采購工作。適用范圍適用于公司設(shè)計(jì)、工程、成本、材料設(shè)備及營銷類的直接采購工作。管理職責(zé)招采合約中心組建直接采購的談判小組，編制采購計(jì)劃；提供直接采購用的資料、文件、表格；負(fù)責(zé)與各供方的聯(lián)系、溝通及文件傳送工作；提出直接采購的入圍單位。直接采購談判小組組織擬定直接采購的技術(shù)規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)直接采購的談判工作，提出意向合作的供方候選人。各相關(guān)部門審核采購入圍單位、技術(shù)規(guī)格及供方確認(rèn)。作為談判小組成員參與完成采購工作成本管理中心負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)直接采購文件的商務(wù)條款、工程量清單、標(biāo)底等的編制和確認(rèn)，合同商務(wù)條款等的擬定和確認(rèn)；參與評審商務(wù)標(biāo)部分，并擬定商務(wù)標(biāo)評審意見；參與商務(wù)談判、定標(biāo)、合同簽訂等工作。競爭性談判采購管理適用范圍招標(biāo)后沒有合適供應(yīng)商回標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足需求部門緊急需要的采購立項(xiàng)集團(tuán)總部的招標(biāo)立項(xiàng)須由需求中心根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度和招標(biāo)控制時(shí)間辦理招標(biāo)立項(xiàng)申報(bào)手續(xù)，提交《采購立項(xiàng)表》，經(jīng)招采合約中心-招采分管領(lǐng)導(dǎo)審批后立項(xiàng)；城市/項(xiàng)目公司的招標(biāo)立項(xiàng)須由需求部門根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度和招標(biāo)控制時(shí)間辦理招標(biāo)立項(xiàng)申報(bào)手續(xù)，提交《采購立項(xiàng)表》，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理-集團(tuán)專業(yè)條線中心-招采合約中心-招采分管領(lǐng)導(dǎo)審批后立項(xiàng)。技術(shù)規(guī)格文件編制針對具體的直接采購項(xiàng)目，由招采合約中心組織采購需求部門編制具體的技術(shù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，并招采分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如短時(shí)間內(nèi)急需采購或供應(yīng)商帶方案方式采購，經(jīng)招采分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可適當(dāng)簡化流程，省去技術(shù)規(guī)格文件編制步驟。資格預(yù)審與入圍單位確定采購主責(zé)部門從合格供方資源庫中原則上選擇同等能力、級別的投標(biāo)入圍備選單位，凡合格供應(yīng)商均可以進(jìn)入投標(biāo)入圍備選范圍，且數(shù)量不少于3家。對于非公司供應(yīng)商庫中的新供應(yīng)商，應(yīng)按供應(yīng)商制度進(jìn)行資格預(yù)審和實(shí)地考察，資料審查和實(shí)地考察均合格后可以獲得入圍資格。入圍單位確定后由采購主責(zé)部門填寫《入圍單位申請表》，并按照權(quán)責(zé)手冊報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。組建采購談判小組開標(biāo)前，根據(jù)不同類別的招標(biāo)，由招采合約中心組織成立專業(yè)采購談判小組參加談判，談判小組成員不低于3人；采購談判小組應(yīng)由招采合約中心、公司需求部門、成本管理中心或其他相關(guān)人員組織成。商務(wù)標(biāo)談判采購責(zé)任部門組織采購談判小組進(jìn)行會議談判。參會人員對合格供應(yīng)單位商務(wù)報(bào)價(jià)中價(jià)格的合理性進(jìn)行分析，是否有不合理報(bào)價(jià)、是否有不平衡報(bào)價(jià)及存在的其它問題。談判過程中應(yīng)形成約談?dòng)涗?，參加談判人員簽字確認(rèn)，形成《直接采購談判記錄表》。談判過程要注意談判策略。定商根據(jù)談判結(jié)果，采購責(zé)任部門組織編制定商報(bào)告，推薦確定單位，經(jīng)采購小組簽字確認(rèn)收，并擬定《定商審批表》按權(quán)責(zé)手冊報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。資料歸檔競爭性談判過程中的所有資料均需歸檔（含紙質(zhì)版、電子版）。資料由采購主責(zé)部門按照招采合約中心要求整理完善后，在合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)提交給公司招采合約中心統(tǒng)一歸檔。直接委托采購管理適用范圍采購內(nèi)容的來源渠道單一；政府或行業(yè)壟斷；原有采購項(xiàng)目優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作項(xiàng)目的后續(xù)擴(kuò)充或續(xù)簽；不可預(yù)見的緊急情況且不能從其他供應(yīng)商處采購等。采用直接采購方式前，采購主責(zé)部門需報(bào)招采分管領(lǐng)導(dǎo)審核總裁審批后方可采用。采購立項(xiàng)集團(tuán)總部的招標(biāo)立項(xiàng)須由需求中心根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度和招標(biāo)控制時(shí)間辦理招標(biāo)立項(xiàng)申報(bào)手續(xù)，提交《采購立項(xiàng)表》，經(jīng)招采合約中心-招采分管領(lǐng)導(dǎo)審批后立項(xiàng)；城市/項(xiàng)目公司的招標(biāo)立項(xiàng)須由需求部門根據(jù)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度和招標(biāo)控制時(shí)間辦理招標(biāo)立項(xiàng)申報(bào)手續(xù)，提交《采購立項(xiàng)表》，經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理-集團(tuán)專業(yè)條線中心-招采合約中心-招采分管領(lǐng)導(dǎo)審批后立項(xiàng)。技術(shù)規(guī)格文件編制針對具體的直接采購項(xiàng)目，由招采合約中心組織采購需求部門編制具體的技術(shù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)采購分管理審批。如短時(shí)間內(nèi)急需采購或供應(yīng)商帶方案方式采購，經(jīng)招采分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可適當(dāng)簡化流程，省去技術(shù)規(guī)格文件編制步驟。組建采購談判小組開標(biāo)前，根據(jù)不同類別的招標(biāo)，由招采合約中心組織成立專業(yè)采購談判小組參加談判，談判小組成員不低于3人；采購談判小組應(yīng)由招采合約中心、公司需求部門、成本管理中心或其他相關(guān)人員組織成。直接采購談判與定商采購責(zé)任部門組織采購談判小組進(jìn)行會議談判。參會人員對合格供應(yīng)單位商務(wù)報(bào)價(jià)中價(jià)格的合理性進(jìn)行分析，是否有不合理報(bào)價(jià)、是否有不平衡報(bào)價(jià)及存在的其它問題。談判過程中應(yīng)形成約談?dòng)涗洠瑓⒓诱勁腥藛T簽字確認(rèn)。談判過程要注意談判策略。根據(jù)談判結(jié)果，采購實(shí)施部門組織填寫《定商審