行政事務(wù)管理辦法

行政事務(wù)管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括公文處理、用印管理、招待費管理、辦公物品管理、檔案管理、圖書管理、報刊借閱管理、保密制度、考勤制度、技術(shù)部彈性管理等。

第二章工作制度

第三條領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議制度領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議總經(jīng)理、副總經(jīng)理和總工程師參加，總經(jīng)理召集和主持，其他部門根據(jù)需要列席會議。領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議原則上每周召開一次，必要時由總經(jīng)理決定隨時召開。領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議內(nèi)容：（一）研究上級部門有關(guān)部署、指示及工作安排。（二）聽取各分管領(lǐng)導(dǎo)一段時間內(nèi)的工作匯報。（三）研究處理一段時間內(nèi)發(fā)生的重要問題。（四）研究部署下一時期的工作安排及資金計劃。（五）對公司重要問題作出決策。領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議的會務(wù)工作由分管行政的副總負(fù)責(zé)，并作好會議準(zhǔn)備和會議記錄工作。領(lǐng)導(dǎo)層辦公會議作出的決策各分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)抓緊落實，待下次辦公會議進(jìn)行匯報。第四條公司辦公會議公司辦公會議由總經(jīng)理、總工和部門主要負(fù)責(zé)人組成，必要時部門副職參加。公司辦公會議原則上每月召開一次，必要時總經(jīng)理決定隨時召開。公司辦公會議內(nèi)容：（一）傳達(dá)貫徹上級工作指示。（二）部署一段時間工作，檢查落實總經(jīng)理辦公會議決定。（三）各部門負(fù)責(zé)人匯報一段時間的工作情況和下一步工作計劃及資金計劃，報請批準(zhǔn)。（四）對該月的考核工作進(jìn)行匯報，宣布考核分?jǐn)?shù)，落實考核意見。辦公室負(fù)責(zé)會議準(zhǔn)備工作，并作好會議記錄、紀(jì)要，負(fù)責(zé)督辦落實。第五條部門會議各部門會議原則上半月召開一次，必要時有分管領(lǐng)導(dǎo)參加。各部門會議內(nèi)容主要是總結(jié)本部門一段時間內(nèi)的工作情況，作出下階段工作安排。各部門要及時傳達(dá)公司辦公會議精神，安排落實。對部門考核情況進(jìn)行通報，找出問題，及時解決。第六條請示報告制度按照個人服從組織、下級服從上級的原則，對需請示、報告的事項，要逐級請示、報告，杜絕超越權(quán)限、自行其是的現(xiàn)象。堅持誰交辦向誰請示、報告的原則，避免多方請示、重復(fù)請示，提高工作效率。請示報告的內(nèi)容：（一）工作中遇到的較大的事情或不能解決的問題。（二）重要工程計劃安排及進(jìn)展情況。（三）對施工中存在的較大問題，如地方協(xié)調(diào)、資金安排等。（四）對工程機械的較大程度維修。（五）工作中出現(xiàn)的較大失誤或事故。（六）個人生活需要組織幫助解決的問題。（七）領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事宜。請示報告制度要抓住重點、簡明扼要、實事求是。

第七條衛(wèi)生管理制度每周五下午為機關(guān)衛(wèi)生掃除日，各部門根據(jù)衛(wèi)生區(qū)域劃分情況進(jìn)行衛(wèi)生大掃除，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室進(jìn)行檢查。

每天工作日按衛(wèi)生區(qū)域劃分進(jìn)行衛(wèi)生掃除。不按規(guī)定進(jìn)行衛(wèi)生掃除的，根據(jù)有關(guān)規(guī)定給予扣分扣款。第三章公文處理辦法第八條本《辦法》適用于公司機關(guān)、公司屬各部門及工程項目部的公文處理工作。第九條公司辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管公司機關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督全公司的公文處理工作。第十條公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，采取行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布臵和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。第十一條公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。公文由辦公室統(tǒng)一傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

第十二條公文處理是機關(guān)工作的重要組成部分。各科室要把《公文處理辦法》作為一門必修課，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握。文秘工作人員要熱愛本職工作，樹立為領(lǐng)導(dǎo)、為機關(guān)、為各部門服務(wù)的思想，努力提高公文處理工作效率和質(zhì)量，行文要少而精，注重效用。凡經(jīng)辦和經(jīng)手文件人員，都有責(zé)任保守機密，保護(hù)文件不受損失。在調(diào)動工作和出差前，必須將所經(jīng)手的文件交接清楚，特別是對未辦結(jié)的文件，必須交給其他有關(guān)人員繼續(xù)辦結(jié)，不得積壓和延誤。第十三條公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密的規(guī)定，準(zhǔn)確確定文件的密級，確保機密安全。第十四條公文種類主要有：（一）命令（令）適用于依照有關(guān)法律發(fā)布的地方性交通行政法規(guī)規(guī)章；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關(guān)人員。（二）議案適用于各級人民政府按照法律程序向人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（三）決定、決議適用于對重要事項或重大行動做出安排。（四）指示適用于對下級機關(guān)部署工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。（五）布告、公告、通告“布告”適用于應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項。“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。“通告”適用于在一定范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（六）通知適用于發(fā)布行政法規(guī)規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周告或共同執(zhí)行的事項。（七）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況。（八）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議。（九）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項。（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項。（十一）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的事項。（十二）會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。我公司實用公文種類包括指示、決議、通告、通報、報告、通知、通告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。第十五條公文格式執(zhí)行GB/9704《國家行政機關(guān)公文格式》。第十六條各級部門應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可對所屬各部門發(fā)布命令，下達(dá)指示，批復(fù)請示事項，通知有關(guān)事項，指導(dǎo)業(yè)務(wù)，布臵工作。其中的重要行文，應(yīng)抄報局、大通公司或其他有關(guān)部門。對無業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的單位，不得直接發(fā)指示性文件。對上級請示、報告工作；對平級和不相隸屬的單位行文聯(lián)系工作，商洽問題。第十七條各級部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，亦可與同級各部門聯(lián)合行文。第十八條公司屬各部門不能以公司的名義向上級機關(guān)行文。第十九條向上級機關(guān)請示事項的公文，應(yīng)當(dāng)一文一事，一文只主送一個上級機關(guān)，不得多頭主送；向下級指示工作的公文，如需要兩個以上部門共同辦理的，應(yīng)確定一個主辦部門，以防互相推諉，延時誤事。“報告”中不提夾帶請示事項。第二十條公文抄送，應(yīng)以主要有關(guān)單位為限，嚴(yán)格控制抄送范圍。向上級請示事項的公文，一般不應(yīng)同時抄送下級；主送某一機關(guān)的公文，一般不抄送其內(nèi)部隸屬部門。對行文中的問題，涉及到某單位的職權(quán)，必須取得其協(xié)作時，或批復(fù)某一單位的事項而要求其他單位參照辦理時，需要抄送。上級機關(guān)向雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送其另一個上級機關(guān)。對下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)抄報直接上級機關(guān)。第二十一條無論對上對下，一般以不越級行文為原則。但下列事項可以越級行文：具有普遍性的行文（如發(fā)布法規(guī)、制度、通報等）；若逐級傳遞會延誤時效的特殊急需事項；催辦、解答、詢問事項；上級交辦指定直接上報的事項。越級行文時，應(yīng)抄報或抄送越過的機關(guān)。第二十二條同級機關(guān)可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦機關(guān)和協(xié)辦機關(guān)共同簽發(fā)，由主辦機關(guān)編號。第二十三條行政機關(guān)和企事業(yè)單位的行文，不得對黨的組織作指示、交任務(wù)。凡涉及其他機關(guān)、部門職權(quán)范圍內(nèi)的問題，未經(jīng)協(xié)商一致或經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)、裁決的，一律不得各自向下行文。第二十四條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括：文件簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十五條公文處理基本程序（一）來文辦理程序1、報送辦公室的各級各類文件（含電報），其拆收、登記、送閱、轉(zhuǎn)辦、下發(fā)、清退、歸檔和保存，均由辦公室統(tǒng)一辦理；2、對需要辦理的上級來文和各部門上報的請示類文件，統(tǒng)一由辦公室填寫文件處理箋，并按領(lǐng)導(dǎo)分工提出分辦意見送領(lǐng)導(dǎo)閱批。領(lǐng)導(dǎo)閱批后，由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見及涉及問題辦理落實的難易程度提出限辦時間，轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，并及時催辦和反饋辦理結(jié)果；3、對需要幾位領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，一位領(lǐng)導(dǎo)簽后返回辦公室，由辦公室再轉(zhuǎn)呈其他領(lǐng)導(dǎo)人閱簽；4、對只需領(lǐng)導(dǎo)知曉的各級各部門的情況報告、簡報、通報、工作總結(jié)類文件，由辦公室按來文內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知；5、一般情況下，公司領(lǐng)導(dǎo)不直接受理和閱批未經(jīng)辦公室登記處理的文件。對不經(jīng)過辦公室直接向公司領(lǐng)導(dǎo)個人送的請示文件、辦理文件，原則上應(yīng)退回原呈報單位重新辦理。（二）擬發(fā)文辦理程序1、凡以公司名義制發(fā)的各種文件，出具的公函、介紹信，均須通過辦公室辦理；2、擬發(fā)文件一般應(yīng)由主管部門（科室）代擬草稿；3、由部門（科室）主辦并擬寫的草稿須先由擬稿人送辦公室文秘人員初審，再經(jīng)主辦部門負(fù)責(zé)人會稿簽字，后由辦公室主任簽審，再由擬稿人送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽、簽發(fā)。一般情況下，公司領(lǐng)導(dǎo)不直接受理和閱批未經(jīng)辦公室審核的文件。第二十六條草擬稿要求（一）符合國家的方針、政策、法規(guī)及規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡煉，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體年、月、日。（四）必須使用國家法定計量單位。（五）根據(jù)內(nèi)容和行文對象，正確使用公文的種類。送辦公室審核的文稿，應(yīng)附來文和必要的相關(guān)文件。（六）文件主辦部門根據(jù)實際需要，確定主、抄送單位，分別標(biāo)題正文和附件印數(shù)（包括辦公室存檔二份）。第二十七條核稿（一）核稿的重點1、是否需要行文；2、是否符合黨和國家方針、政策、法令、與其它有關(guān)文件有無矛盾和脫節(jié)；3、提出的要求和措施、解決問題的辦法和意見是否明確、具體、切實可行；數(shù)字是否可靠，情況是否屬實；4、涉及有關(guān)部門、單位的問題是否協(xié)商一致；5、公文格式、行文名義、發(fā)送范圍等是否恰當(dāng)，會稿手續(xù)是否完備，附件和相關(guān)文件是否齊全，文字、語法、標(biāo)點符號、章節(jié)、引文等是否準(zhǔn)確無誤。（二）核稿人對文稿可進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。對文稿內(nèi)進(jìn)行較大修改時，應(yīng)提出修改意見，與經(jīng)辦人研究修改。（三）屬以下情況的文稿，提出意見后，退經(jīng)辦人重辦：1、文稿內(nèi)容不符合黨和國家方針、政策、法律、法令或與此有關(guān)文件相矛盾的；2、篇幅冗長，問題闡述不清，邏輯混亂，文理不通的；3、內(nèi)容需要進(jìn)行較大修改的；4、會稿手續(xù)不完備，不符合本辦法要求的；5、稿面不整潔、字跡潦草、涂改勾劃較亂的。第二十八條公文簽發(fā)。公司發(fā)文稿由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公文稿中凡涉及其他部門的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會稿。會稿文稿均以會稿部門領(lǐng)導(dǎo)人簽字為有效。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動。第二十九條公文擬稿、會稿、核稿、會簽、簽發(fā)必須使用藍(lán)黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水等不符合存檔要求的筆墨書寫。第三十條繕印和蓋章（一）繕印文件應(yīng)按先急后平，先公文后資料的原則，妥善安排，及時完成?？樣〕龅奈募仨毞弦?guī)定的格式，字跡清楚、整潔美觀、份數(shù)準(zhǔn)確。（二）繕印人員如對文稿有疑問，應(yīng)與承辦人或核稿人聯(lián)系，不要隨意處理。（三）文件校對，由擬稿人或者承辦單位指定專人負(fù)責(zé)校對，打印件須仔細(xì)校對數(shù)遍，確保準(zhǔn)確無誤。校對人應(yīng)在校對過的文稿上簽字。印制正式文件前須由文秘人員進(jìn)行最后把關(guān)。經(jīng)簽發(fā)的文稿由辦公室存檔。（四）文件蓋章由辦公室統(tǒng)一辦理，文秘人員應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，是否經(jīng)過核稿，需要會簽的是否已會簽。聯(lián)合發(fā)文和文頭、簽發(fā)人、署名是否標(biāo)明，以上內(nèi)容完備，即在備套的印件上蓋章。第三十一條上級行政機關(guān)的行政公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，須經(jīng)下一級機關(guān)負(fù)責(zé)人或辦公室證件批準(zhǔn)，可以翻印，但應(yīng)注明翻印機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密復(fù)。第三十二條文件的封發(fā)（一）文件由主辦部門分發(fā)并登記。（二）分發(fā)文件時要先檢查文件的簽發(fā)、蓋章等是否齊全、發(fā)送單位、文件份數(shù)是否準(zhǔn)確。需郵發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一辦理，信封上要寫明受文單位名稱、地址、郵政編碼。急、密件要加蓋急、密件印記。（三）發(fā)出的重要電話、電報、電傳要事先起草，并留底稿。第三十三條公文立卷、歸檔和銷毀（一）公文辦完后要及時立卷、歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（二）沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過簽別和單位主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由辦公室主任及總經(jīng)理二人監(jiān)銷。（三）凡處理完畢或批存的文件、材料和重要簡報、電報、電傳、電話、會議記錄等，按照《案卷類目》放進(jìn)有關(guān)的卷夾“對號入座”。（四）年終，公司各部門應(yīng)對當(dāng)年收發(fā)和處理的文件進(jìn)行一次清理，按檔案管理部門的規(guī)定，于次年初移交檔案室保存。第四章用印管理規(guī)定第三十四條印章的刻制刻制印章時，必須由部門、項目部填寫印章刻制申請，報公司研究同意，由公司辦公室開具“刻制印章證明”。由辦公司公室統(tǒng)一刻制，到具有公安部門頒發(fā)的特種行業(yè)營業(yè)執(zhí)照的刻字單位制作。第三十五條印章的啟用在確定啟用印章的時間后，由公司辦公室提前向有關(guān)部門、項目部發(fā)出啟用印章的通知，注明正式啟用日期，并附印模，所刻印章必須由辦公室在《領(lǐng)用公章登記表》上詳細(xì)登記，并留存印模。第三十六條印章的使用各部門、項目部在使用印章時要履行批準(zhǔn)手續(xù)并進(jìn)行登記。（一）使用公章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，使用部門章、項目部章、業(yè)務(wù)章等必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或項目經(jīng)理批準(zhǔn)同意。（二）應(yīng)當(dāng)審閱、了解用印內(nèi)容，嚴(yán)禁盲目蓋印，同時保存必要的留存材料。（三）每次用印都必須登記，登記的項目包括：用印日期、編號、內(nèi)容摘要、批準(zhǔn)人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)、用印性質(zhì)等。（四）蓋章應(yīng)做到印章端正、清晰、美觀、便于識別。（五）使用印章要在辦公室內(nèi)，原則上不得攜帶出辦公單位，印章不得脫離印章管理人員的監(jiān)督。（六）嚴(yán)禁在空白紙或表格紙上蓋章。特殊情況下需事先加蓋印章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并指明特定的用途。未使用的必須交回，由辦公室做好登記并銷毀（登記中注明經(jīng)辦人、銷毀人、監(jiān)銷人）。第三十七條印章的停用在部門、項目部的名稱變更、機構(gòu)撤消、式樣改變等時，印章必須停用。首先要通知公司辦公室，說明停用原因，標(biāo)明停用的印模和停用的時間并通知有業(yè)務(wù)往來的單位。同時，將停用的廢印章及用印登記薄立即送交辦公室處理。舊章停用后，即失去原有的效用，不能作為現(xiàn)行單位的職權(quán)和活動的憑證。當(dāng)年項目部撤銷后，印章暫不銷毀，印章交回處辦公室統(tǒng)一管理。第三十八條廢印章的存檔和銷毀舊印章停用以后，應(yīng)當(dāng)清查全部印章，并把清查結(jié)果報告領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)審定舊印章的處理辦法，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，分別不同情況處理，或上繳機關(guān)，或交檔案室立卷備查，或由公司辦公室予以銷毀，銷毀時須由有關(guān)人員監(jiān)銷。所有銷毀的廢舊印章須留有印模進(jìn)行保存，以備日后查考。第三十九條印章的保管（一）選擇安全可靠的地方放臵印章，存柜加鎖。（二）各部門、項目部等有印章部門應(yīng)選擇好管理印章的人員，專人保管，建立起嚴(yán)密制度，明確責(zé)任，保證印章的正確使用和絕對安全。印章保管人員不得委托他人代取代用。第四十條公司辦公室負(fù)責(zé)對用章部門、項目部定期檢查。第五章招待費管理辦法第四十一條公司機關(guān)招待費管理（一）公司機關(guān)各部門因業(yè)務(wù)需要宴請客人的，應(yīng)填寫招待申請，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)公司辦公室批準(zhǔn)，由公司辦公室統(tǒng)一安排，填寫派餐單，到指定飯店就餐。（二）陪餐人數(shù)原則上1至2人，不準(zhǔn)超過就餐人數(shù)。（三）因特殊原因需在規(guī)定飯店以外就餐的，須經(jīng)辦公室批準(zhǔn)并登記在案。否則，招待費一律不予報銷。（四）陪餐部門人員應(yīng)如實填寫來賓單位、人員、陪餐人數(shù)，對填寫不實的，按餐費原價三倍處罰。第四十二條工程項目部招待費管理（一）工程項目部因業(yè)務(wù)需要宴請客人的，在宴請前向公司辦公室以傳真或電子郵件的形式發(fā)送申請，注明宴請時間、宴請客人的單位、姓名、宴請經(jīng)辦人。（二）如因特殊情況未能在宴請前發(fā)送傳真或電子郵件的應(yīng)于事后一天內(nèi)補發(fā)，逾期不予報銷。（三）辦公室接到上述傳真或電子郵件之后，予以審核并登記，然后將審核意見以傳真或電子郵件的形式回復(fù)。如因特殊情況無法發(fā)送傳真或電子郵件，應(yīng)電話通知，并于事后補辦手續(xù)。（四）所有餐費單據(jù)，由公司辦公室主任核對招待費登記表后簽字，無公司辦公室主任簽字的餐費單據(jù)，公司財務(wù)部不予報銷。（五）如未向辦公室申請或申請未通過的宴請，財務(wù)部一律不予報銷。第四十三條招待物品（一）公司各部門、工程項目部所需煙、酒、茶葉應(yīng)提前一天通知公司辦公室，由公司統(tǒng)一購入，各部門、工程項目部必須在公司后勤辦公室統(tǒng)一領(lǐng)取。（二）如因特殊情況各部門、工程項目部需自行購入煙、酒、茶葉，應(yīng)提前2日向公司辦公室申請，登記自購申請表，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)公司辦公室審核通過后方可自行購買。（三）所有招待物品單據(jù)，由公司辦公室主任核對后簽字，無公司辦公室主任簽字的招待物品單據(jù)，公司財務(wù)部不予報銷。（四）未上報計劃或未經(jīng)公司辦公室審核通過自行購買的，一切費用財務(wù)部不予報銷。（五）領(lǐng)取時間為每周二、四，工程項目部如有特殊原因在其它時間領(lǐng)取應(yīng)提前2日向辦公室申請，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后領(lǐng)取，否則，除周二、四外不予領(lǐng)取。第六章辦公物品管理辦法第四十四條公司辦公物品包括：辦公用品、辦公設(shè)備及其附屬設(shè)備、辦公耗材、印刷品、低值易耗品（桌、椅、床、食堂用品等）。第四十五條各部門、項目部所需辦公物品規(guī)格、型號、數(shù)量應(yīng)提前一周向辦公室上報計劃，經(jīng)審批后由公司統(tǒng)一購買，所有辦公物品必須在辦公室統(tǒng)一領(lǐng)取。第四十六條各部門、項目部如因特殊情況需自行購買，應(yīng)向辦公室申請，經(jīng)審批通過后方可購入，單據(jù)須經(jīng)辦公室主任簽字，否則，一切費用財務(wù)部不予報銷。第四十七條辦公物品設(shè)專人管理，做到材料清、賬目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結(jié)。第四十八條辦公物品管理員建辦公物品臺賬以備查賬。各部門、項目部領(lǐng)取一次性耗用的辦公物品（如筆記本、簽字筆、膠水、炭粉、復(fù)印紙等），管理員一次性轉(zhuǎn)賬；各部門、項目部領(lǐng)取可重復(fù)使用的辦公物品（如桌、椅、床，廚房用具等），交回時辦公物品管理員視辦公物品損耗情況予以轉(zhuǎn)賬。第四十九條各部門、項目部領(lǐng)取或交回辦公物品于每周二、四，其它時間不予領(lǐng)取或交回。項目部如因特殊情況其它時間領(lǐng)取或交回辦公物品應(yīng)提前2日向辦公室申請，由辦公室安排，否則除周二、四外不予領(lǐng)取或交回，一切損失由項目部承擔(dān)。第七章車輛使用管理第五十條公務(wù)用車包括公司所屬所有辦公車輛。第五十一條辦公室統(tǒng)一辦理車輛的各種證明（行車證、車輛保險、養(yǎng)路費等），辦公室負(fù)責(zé)車輛調(diào)派及各種證明的管理。第五十二條機關(guān)公務(wù)用車管理：（一）各部門用車，須由部門負(fù)責(zé)人事前向辦公室申請（填寫用車申請單），辦公室主任依據(jù)事情的重要性及順序開具派車單。回來后駕駛員將派車單交回辦公室主任。（二）駕駛員每人一份工作日志，詳細(xì)記錄每天車輛使用情況及每日保養(yǎng)、檢測、維修情況。（三）用車人上車后要求駕駛員將車輛里程表歸零。駕駛員詳細(xì)填寫車輛始點、終點及相應(yīng)的實際里程，并由用車人簽字認(rèn)可。（四）車輛使用一日后，駕駛員將當(dāng)日工作日志匯總，并結(jié)合昨日里程表總數(shù)與當(dāng)日里程表總數(shù)核對里程數(shù)。（五）小車管理員每周對機關(guān)小車駕駛員進(jìn)行一次安全教育及安全管理。第五十三條所有機關(guān)車輛下班后必須將車輛存放至局后院，如有特殊情況，必須經(jīng)辦公室主任同意后做具體安排。第五十四條各車輛須按業(yè)務(wù)量大小，每月定額分配油量。各部門、各單位用車必須由本部門單位承擔(dān)各項費用，原則上也實行每月定額控制油量。有特殊情況超出者，須經(jīng)本部門單位負(fù)責(zé)人簽字核實后，由本部門單位承擔(dān)，否則，超出部分油票一律不予報銷。（各部門單位車輛每月油量分配另定）第五十五條公司各部門如果根據(jù)需要租用車輛的，須報經(jīng)辦公室同意并服從辦公室統(tǒng)一管理。使用車輛各部門須與車輛所有人簽訂使用合同，否則各項費用不予報銷。第八章檔案管理辦法第五十六條歸檔范圍公司文書資料、勞動工資資料、設(shè)備資料、財務(wù)資料、工程竣工資料及與工程相關(guān)的原始資料、基建資料及其它具有參考價值的文件材料。第五十七條歸檔機構(gòu)及歸檔流程公司各部門、各項目部應(yīng)按國家對檔案工作有關(guān)要求明確各自職責(zé)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專人負(fù)責(zé)各部門、各項目部文件資料收集、整理和立卷歸檔工作。所有資料在歸檔前應(yīng)按規(guī)定要求整理，與檔案管理員辦理檔案歸檔手續(xù)方可歸檔，檔案管理由專人負(fù)責(zé)，責(zé)任明確，要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五十八條歸檔期限（一）檔案室每年第一季度完成上一年全公司文件資料歸檔工作。（二）財務(wù)檔案按照《企業(yè)會計制度》規(guī)定，當(dāng)年度會計檔案由財務(wù)部保管一年后歸檔。（三）其他歸檔范圍中確定的資料在歸檔前，各部門保存最長期限不準(zhǔn)超過一年。第五十九條檔案的借閱（一）借閱非密級檔案需填寫借閱申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)辦公室審核后，向檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱最長期限為7天。（二）查閱密級檔案須由部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)辦公室審查，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱資料一般不準(zhǔn)帶出檔案室。（三）借閱的檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)印，凡屬密級檔案，必須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。（四）借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點清楚，如發(fā)生遺失或損壞應(yīng)立即報告辦公室。（五）外單位借閱或摘抄檔案，應(yīng)持單位介紹信，由相關(guān)部門借出，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室，并由檔案管理員對所摘抄材料進(jìn)行審查。第六十條檔案的銷毀（一）任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀檔案材料。（二）對按規(guī)定達(dá)到年限需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方可銷毀。（三）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，專人監(jiān)督銷毀。（四）監(jiān)督員由辦公室主任及相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)組成。第九章圖書管理辦法第六十一條公司圖書包括工具書、其他書籍。工具書包括工程技術(shù)相關(guān)書籍、行政事務(wù)相關(guān)書籍等。第六十二條公司設(shè)圖書管理員，對圖書進(jìn)行分類、整理與借閱工作。第六十三條圖書的購買各類圖書由辦公室統(tǒng)一購買，各部門、各項目部如需特殊書籍或圖書室沒有的，應(yīng)向辦公室上報計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一購入。購書單據(jù)須經(jīng)辦公室主任簽字并登記。辦公室要根據(jù)單位及形勢發(fā)展需要，提出圖書續(xù)購計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。第六十四條圖書的借閱、歸檔圖書購回后應(yīng)立即與圖書管理員辦理歸檔手續(xù)，否則一切費用財務(wù)部不予報銷。借閱圖書需持《圖書借閱證》，此證由辦公室統(tǒng)一辦理。項目部人員借閱工具書或工程施工規(guī)范，應(yīng)持加蓋項目部公章的申請辦理借閱。圖書使用或閱讀完畢應(yīng)由借閱人及時、按期歸還，辦理歸檔相關(guān)手續(xù)。借閱人應(yīng)愛護(hù)、保管好圖書，如出現(xiàn)嚴(yán)重污染、涂寫、缺頁、損壞等影響圖書借閱的情況，由借閱人照原價賠償（從工資中扣除）或購買同樣圖書替換。第六十五條圖書借閱期限。工具書、工程施工規(guī)范2個月內(nèi)歸還，其他書籍在1個月內(nèi)歸還。如需續(xù)借可辦理續(xù)借手續(xù)。逾期且未辦理續(xù)借手續(xù)，將按書籍原價×5％×天數(shù)的數(shù)額，從借閱人當(dāng)月工資中扣除。第六十六條圖書借閱時間圖書借閱時間為每周五。項目部在其他時間借閱工具書可提前2日向辦公室申請，由辦公室安排借閱；未提前申請的，除每周五外，圖書管理員不辦理借閱手續(xù)。第六十七條圖書室管理圖書室由圖書管理員負(fù)責(zé)管理，整理書架，打掃衛(wèi)生，統(tǒng)計圖書借閱、歸還情況，負(fù)責(zé)對圖書進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，負(fù)責(zé)圖書歸還時的檢查，并將檢查結(jié)果及時報告辦公室負(fù)責(zé)人，否則將由圖書管理員承擔(dān)圖書損失。第十章報刊借閱管理辦法第六十八條凡預(yù)借閱圖書室報刊的員工，應(yīng)先向圖書管理員登記并領(lǐng)取。第六十九條借閱期限。日報類，一日內(nèi)歸還；周報類，二日內(nèi)歸還；半月刊、月刊、雙月刊三日內(nèi)歸還。節(jié)假日順延。第七十條每人每次限借報紙一份，雜志一本，逾期一日而未歸還者，每份罰款10元；二日以上仍不歸還的按報刊原價雙倍罰款。所有罰款在工資中扣除。第七十一條員工調(diào)離本處時，必須歸還所借報刊。否則，按原價雙倍在工資中扣除。第七十二條對所借的報刊應(yīng)妥善保管，如遺失或嚴(yán)重?fù)p壞等情況，應(yīng)按原價賠償。第十一章資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照保管第七十三條公司營業(yè)執(zhí)照有正本一本，副本一本；資質(zhì)證書有正本一本，副本六本；機構(gòu)代碼證有正本一本，副本一本；安全許可證一本；法人代表證一本。第七十四條以上各類證書由辦公室統(tǒng)一保管。第七十五條營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等各類證書的年審工作由公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助辦理。第七十六條公司內(nèi)部營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證書使用需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并提供由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的使用申請單。第七十七條營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證書的原件不得借于外單位和個人或公司以外人員，需使用時必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并提交由領(lǐng)導(dǎo)簽字的使用申請單，其使用需由公司人員陪同。第七十八條公司內(nèi)部人員及外單位、個人使用資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等證書的復(fù)印件必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并提交由領(lǐng)導(dǎo)簽字的使用申請單。第七十九條外部借用營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等必須按生產(chǎn)經(jīng)營部相關(guān)規(guī)定辦理。第八十條辦公室派專人負(fù)責(zé)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等的使用記錄。使用原件的，根據(jù)實際情況，規(guī)定好交還時間，并保存整理使用人或經(jīng)辦人提供的使用申請單。第十二章保密規(guī)章制度第八