管理學(xué)課件-商務(wù)秘書工作概述

商務(wù)秘書工作概述

1、商務(wù)秘書涵義、職業(yè)特征2、商務(wù)秘書職能3、商務(wù)秘書工作內(nèi)容、性質(zhì)第一節(jié)商務(wù)秘書的涵義秘書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實(shí)施管理的人員。商務(wù)秘書則指在工商企業(yè)擔(dān)任秘書職務(wù)的人員?？蓮娜齻€(gè)角度來理解:秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性商務(wù)秘書各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等。XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）

服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性知識(shí)化和專業(yè)化年輕化和女性化商務(wù)秘書的職業(yè)特征1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關(guān)系3、處理信息4、辦理事務(wù)第二節(jié)商務(wù)秘書的職能1、輔助決策（1）輔助決策：在決策過程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。（2）輔助決策的特征內(nèi)容的綜合性時(shí)間的經(jīng)常性環(huán)節(jié)的全過程性（3）輔助決策的原則超前原則定位原則信息原則諫諍原則（4）輔助決策的過程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋

2、協(xié)調(diào)關(guān)系（1）協(xié)調(diào)：秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。（2）協(xié)調(diào)關(guān)系的特征從屬性廣泛性間接性（3）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則政策指導(dǎo)客觀公正平等協(xié)商注重整體靈活適度（4）協(xié)調(diào)關(guān)系的過程摸清情況找出癥結(jié)恰當(dāng)協(xié)調(diào)督促落實(shí)檢查反饋3、處理信息

（1）處理信息的含義信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。（2）處理信息的原則及時(shí)性、保真性、適用性、預(yù)測(cè)性原則（3）處理信息的內(nèi)容歷史、上級(jí)、內(nèi)部、公眾、社會(huì)信息（4）處理信息的過程信息收集、加工、傳遞、反饋、儲(chǔ)存

4、辦理事務(wù)（1）事務(wù)：一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作（2）辦理事務(wù)的特征綜合性服務(wù)性繁瑣性突擊性（3）辦理事務(wù)的原則被動(dòng)中求主動(dòng)原則中求靈活繁雜中求規(guī)范（4）辦理事務(wù)的程序自然程序理論程序指令程序法定程序技術(shù)程序習(xí)慣程序

日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）

接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）

會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等）信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

寫作事務(wù)（各種文體的寫作）

協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況）

其他任務(wù)

第三節(jié)商務(wù)秘書的工作內(nèi)容新時(shí)期的商務(wù)秘書工作四個(gè)轉(zhuǎn)變四項(xiàng)工作四項(xiàng)技能四種水平四個(gè)轉(zhuǎn)變

1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。四項(xiàng)工作辦商：策劃、執(zhí)行辦文：寫文、收文、發(fā)文辦會(huì)：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后辦事：常規(guī)、臨時(shí)四項(xiàng)技能輔助決策技能處理事務(wù)技能協(xié)調(diào)關(guān)系技能檢查督辦技能四種水平認(rèn)識(shí)水平表達(dá)水平公關(guān)水平禮儀水平商務(wù)秘書工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性輔助性是秘書部門天生的屬性輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的秘書工作的特征

1.中介性

“紐帶”和“橋梁”，也決定了秘書工作輔助性工作。

2.直接性在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。

3.全面性體現(xiàn)在職能輔助的全面性上體現(xiàn)在過程輔助的全面性上4.服務(wù)性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮?！薄皼]大沒小，沒完沒了。"5.被動(dòng)性秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。6.潛隱性活動(dòng)名義的假借性活動(dòng)過程的幕后性勞動(dòng)成果的潛在性7.機(jī)密性附1：秘書職業(yè)資格申報(bào)條件

初級(jí)：(1)從事秘書職業(yè)一年以上；(2)經(jīng)兩年以上秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)。中級(jí)：(1)具有本職業(yè)初級(jí)資格一年以上；(2)從事秘書職業(yè)三年以上；(3)秘書專業(yè)大專畢業(yè)并從事秘書工作一年以上。高級(jí)：(1)具有本職業(yè)中級(jí)資格并從事秘書職業(yè)五年以上；(2)秘書專業(yè)大學(xué)畢業(yè)并從事秘書工作兩年以上。

附2：秘書職業(yè)資格鑒定內(nèi)容

知識(shí)部分: