XXX公司公文制度及格式

L目的為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，加強文件起草的準(zhǔn)確性和文件執(zhí)行的有效性，特制定本制度。.適用范圍本制度適用于xx物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。.文件的類別、定義類別：公文按文種分為：管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等。定義：對公司范圍內(nèi)的工作事務(wù)制訂帶有約束性的規(guī)章制度，用“管理制度”或“管理規(guī)定:規(guī)定某些事項的工作流程或各部門的職責(zé)、職權(quán)的規(guī)章制度文件用“管理辦法二向集團領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)或匯報工作時，用“請示”或“報告”文種。同一級別請求批準(zhǔn)事項時,可用“申請”；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示文件，可用傳真。上級部門向下級部門傳達重要情況，用“通報”或“決定二對公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)定等，用“通知”。與集團兄弟公司進行工作接洽，需對方給以反饋時，要求填寫中頤集團工作聯(lián)絡(luò)函。對周例會、總結(jié)計劃會、部門工作溝通會等會議的內(nèi)容綱要，規(guī)定事項和工作指示等，用“會議紀(jì)要”，并發(fā)給相關(guān)與會人員。4、文件格式規(guī)章制度格式：由首頁表頭+正文+頁數(shù)組成。頁表頭格式：說明：首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標(biāo)、權(quán)責(zé)單位、總頁數(shù)、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。［右上角注釋］:要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。（如公司發(fā)的管理制度，為“xx物業(yè)公司管理制度”；如公司發(fā)的管理辦法，為“xx物業(yè)公司管理辦法”，依此類推。）［公司商標(biāo)］:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標(biāo)。［權(quán)責(zé)單位］:行文部門名稱（以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門）。［總頁數(shù)］:共多少頁（含附件）。［生效日期］:文件自何時起生效。［替代文件］：被新文件取代的原文件編號。［編號］:由發(fā)文單位代號、年度及三位序數(shù)組成。發(fā)文單位代號一般為各發(fā)文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部一“人字”、客戶服務(wù)部一“客字”、財務(wù)部一“財字”、物業(yè)管理部-“物字”、安全管理部一“安字”、管理處一“管字”。如：行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為：人字（06）［擬稿人］:擬稿人簽名。［審核人］:審核人簽名。［審批人］:審批人簽名。［主題］:文件的題目。［歸檔密級］根據(jù)文件的保密程度，分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負(fù)責(zé)，密級以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。正文基本要求正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。［目的］:制定文件的原因及意義。［適用范圍］:收文單位及執(zhí)行對象。［內(nèi)容］:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符，以審批人簽名的原件為準(zhǔn)。［附件］:文件中提及的表格、流程圖或其它。字體、字符與行間距［字體］為使文件有統(tǒng)一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現(xiàn)。表頭內(nèi)字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復(fù)制。內(nèi)容可使用字體:宋體。可使用字號:正文使用小四號字。行間距：1.5倍行距。頁尾:每頁頁尾設(shè):第幾頁，共幾頁。4.14條款的編排序號……以此類推4.2其它公文格式除規(guī)章制度外，公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等，均統(tǒng)一采用集團公司規(guī)定的公文格式（見附件）印發(fā)。5、文件處理擬稿與審核。擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團公司、公司有關(guān)規(guī)定；情況真實，觀點明確，文字精煉，條理清楚，層次分明,用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，簡明扼要；人、地、物名及引文和時間等，要具體、準(zhǔn)確。擬稿部門負(fù)責(zé)人要對文件內(nèi)容進行審稿以及對文件格式進行嚴(yán)格把關(guān)。規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后，均需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。簽發(fā)。公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號發(fā)放，并設(shè)立“文件發(fā)放登記表”進行發(fā)放登記。公司其它各類工作聯(lián)絡(luò)函、請示、報告、通知、通報、批復(fù)、決定、決議、會議紀(jì)要、等，由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。秘密公文不得復(fù)印，摘抄、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞時必須采取相應(yīng)保密措施。所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對已簽發(fā)的文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，對公文內(nèi)容不得自行修改。6、宣貫執(zhí)行公司文件發(fā)放后，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時在本部門內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫，并落實執(zhí)行。重要文件學(xué)習(xí)完后必須組織學(xué)習(xí)者簽名。文件的學(xué)習(xí)與執(zhí)行由行政人事部負(fù)責(zé)抽查。7、文件的保管、歸檔與作廢規(guī)章制度及公司重要公文，由行政人事部負(fù)責(zé)保管。設(shè)立文件目錄方便查索，并將“文件發(fā)放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔，建立臺帳。一般往來公文由各部門負(fù)責(zé)人保管，并定期整理，設(shè)立目錄，方便查索。73各部門的以下文件須交行政人事部備案：因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。732重要會議的會議紀(jì)要、規(guī)范、決定等未編號文件。733政府頒布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。文件的作廢：當(dāng)新修訂文件下發(fā)后，被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。所有文件均列入責(zé)任人離任交接的一項重要內(nèi)容進行檢查。8、集團文件與外來文件對于集團公司下發(fā)的文件及外來文件均由行政人事部負(fù)責(zé)接收，其收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。？行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)