績效面談的概述

績效面談的概述績效面談是現(xiàn)代績效管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)。通過績效面談實(shí)現(xiàn)上級(jí)主管和下屬之間對(duì)于工作情況的溝通和確認(rèn).找出工作中的優(yōu)勢(shì)及不足，并制定相應(yīng)的改進(jìn)方案。就某一項(xiàng)完整的工作而言.根據(jù)工作的進(jìn)展程度，績效面談可以分三類.即初期的績效計(jì)劃面談，進(jìn)行中的績效指導(dǎo)面談，末期的績效考評(píng)總結(jié)面談?！隹冃嬲勈峭ㄟ^面談的方式由主管為員工為明確本期考核結(jié)果，幫助員工總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足，與員工共同確定下期績效目標(biāo)的過程。面談是最直接的溝通方式，溝通程度較深，可以對(duì)某些不便公開的事情進(jìn)行交流，使員工容易接受，管理者可以及時(shí)對(duì)員工提出的問題進(jìn)行回答和解釋，減少溝通障礙，利于員工績效與組織績效有效結(jié)合?？冃嬲劦姆诸惪冃в?jì)劃面談績效計(jì)劃面談是在工作的初期.上級(jí)主管與下屬就本期內(nèi)績效計(jì)劃的目標(biāo)和內(nèi)容.以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施、步驟和方法所進(jìn)行的面談。該項(xiàng)工作是整個(gè)績效管理工作的基礎(chǔ)，確定了工作的目標(biāo)及后續(xù)績效考核的結(jié)點(diǎn)，能夠正確引導(dǎo)員工的行為.發(fā)揮員工的潛力，不斷提高個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的績效。該過程中上級(jí)主管要向員工提供工作的績效結(jié)果，請(qǐng)員工注意在目標(biāo)設(shè)計(jì)中，雙方達(dá)成一致的內(nèi)容。請(qǐng)下屬做出事先的承諾，包括對(duì)于結(jié)果指標(biāo)和行為指標(biāo)的承諾。某些大型公司年初責(zé)任狀的制定面談.即為績效計(jì)劃面談的一種形式。該過程中管理者應(yīng)對(duì)任務(wù)的整體情況和下屬的工作能力進(jìn)行細(xì)致分析，制定出既切合實(shí)際，又使下屬感到有一定壓力的目標(biāo)，言談中以鼓勵(lì)為主，激發(fā)下屬的工作積極性?？冃е笇?dǎo)面談績效指導(dǎo)面談是在績效管理活動(dòng)的過程中，根據(jù)下屬不同階段的實(shí)際表現(xiàn)，主管與下屬圍繞思想認(rèn)識(shí)、工作程序、操作方法、新技術(shù)應(yīng)用、新技能培訓(xùn)等方面的問題所進(jìn)行的面談。該過程是績效面談中的核心工作，能否有效地把該項(xiàng)工作開展好.是整項(xiàng)工作任務(wù)能否較好完成的關(guān)鍵。指導(dǎo)面談應(yīng)按工作的結(jié)點(diǎn)或工作的進(jìn)展程度，定期進(jìn)行，有些管理者認(rèn)為，只有在下屬工作出現(xiàn)問題時(shí)才需要進(jìn)行指導(dǎo)面談，這是不正確的.有效的指導(dǎo)面談能夠提高下屬的積極性、能動(dòng)性?？冃е笇?dǎo)面談需要注意如下事項(xiàng)。管理者要擺好自己和員工的位置，雙方應(yīng)當(dāng)是具有共同目標(biāo)完全平等的交流者，具有同向關(guān)系.管理者不應(yīng)是評(píng)價(jià)者或判斷者。在面談過程中，應(yīng)以表揚(yáng)為主，俗話說，知人者智，自知者明，但人們經(jīng)常是自己不自知，對(duì)自已的短處、劣勢(shì)或不足看得過輕。甚至根本看不清，“好大喜功”是人之常情，每位員工都希望自己的工作得到管理者的認(rèn)可。因此在面談過程中，反饋的信息不應(yīng)當(dāng)是針對(duì)被考評(píng)者，而應(yīng)當(dāng)針對(duì)某一類行為.也就是“對(duì)事不對(duì)人”，而且應(yīng)當(dāng)是員工通過努力能夠改進(jìn)和克服的。例如，發(fā)現(xiàn)員工某一種工作行為效率較低或無效，面談中和他共同探討如何提高工作效率，讓他自己意識(shí)到自己行為的低效或無效，并制定出新的行為標(biāo)準(zhǔn)，要比批評(píng)員工“腦子笨.人格有問題”恰當(dāng)?shù)枚?，前者可使員工感到自己能力在提高，經(jīng)驗(yàn)更加豐富.對(duì)本職工作更加熱愛，而后者往往使員工自暴自棄，對(duì)自己的未來缺乏足夠信心，放棄在工作學(xué)習(xí)方面的努力。管理者應(yīng)選好面談的時(shí)間、地點(diǎn)，面談的相關(guān)資料應(yīng)具有絕對(duì)的真實(shí)性。有效的信息反饋及時(shí)性是非常重要的，當(dāng)管理者發(fā)現(xiàn)員工某種行為不是最佳的行為時(shí).應(yīng)及時(shí)提出使員工的績效有較大提高.而如果沒有及時(shí)指出，員工會(huì)認(rèn)為自己的行為是正確的，在思維上逐漸形成定式，當(dāng)管理者再進(jìn)行指正時(shí)，員工的心里會(huì)產(chǎn)生抗力。管理者反饋的信息應(yīng)當(dāng)真實(shí)。也就是面談中的信息需要經(jīng)過核實(shí)和證明.虛假的信息會(huì)使員工感到茫然委屈，例如某位員工半年內(nèi)遲到過一回，主管領(lǐng)導(dǎo)了解后馬上與該員工面談，第一句話就是“你這段時(shí)間怎么老遲到”.員工進(jìn)行辯駁，管理者堅(jiān)持自己的觀點(diǎn).結(jié)果可想而知。驗(yàn)證信息準(zhǔn)確性的最簡單方法就是讓參與者再復(fù)核一下信息，看看與管理者最初的看法是否相同。此外地點(diǎn)非常重要，在大庭廣眾之下，管理者強(qiáng)烈的指責(zé)和批評(píng)，對(duì)員工的影響很大，員工會(huì)尋求各種方法來保護(hù)自己，這種自我防衛(wèi)機(jī)制一旦形成.會(huì)嚴(yán)重制約和影響組織績效的提高和發(fā)展。績效考評(píng)總結(jié)面談績效考評(píng)總結(jié)面談是在整項(xiàng)工作完成之后，根據(jù)下屬績效計(jì)劃貫徹執(zhí)行情況及其工作表現(xiàn)和工作業(yè)績進(jìn)行全面回顧、總結(jié)和評(píng)估，并將結(jié)果及相關(guān)信息反饋給員工。面談階段管理者應(yīng)準(zhǔn)備充足的資料，對(duì)員工取得的成績應(yīng)予以肯定，并指出產(chǎn)生優(yōu)秀結(jié)果的有效行為.從而加強(qiáng)員工的有效行為。對(duì)影響員工績效的行為，應(yīng)與員工進(jìn)行討論，給員工充分發(fā)言的機(jī)會(huì)，在討論過程中.管理者應(yīng)給予適當(dāng)引導(dǎo)，讓員工自己發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，為下一期績效管理活動(dòng)打好基礎(chǔ)?？冃嬲勄暗臏?zhǔn)備面談?wù)邞?yīng)做的準(zhǔn)備確定好面談時(shí)間：選擇雙方都有空閑的時(shí)間，盡量不要安排在剛上班或下班，時(shí)間盡量避開整點(diǎn)，確定后要征詢一下員工的意見，并要提前3天通知員工。選擇好面談場(chǎng)所。盡量選擇不受干擾的場(chǎng)所，要遠(yuǎn)離電話及其他人員，避免面談中途被打斷。場(chǎng)所一般不宜十在開放的辦公區(qū)進(jìn)行，最好是小型會(huì)議室或接待室。準(zhǔn)備好面談資料。準(zhǔn)備好員工評(píng)價(jià)表，員工的日常表現(xiàn)記錄，員工的定期工作總結(jié)，崗位說明書，薪金變化情況等。整理出員工本階段的最大優(yōu)點(diǎn)和急需改進(jìn)的幾點(diǎn)不足，這樣面談時(shí)有針對(duì)性。擬定好面談程序。計(jì)劃好如何開始、如何結(jié)束，面談過程中先談什么、后談什么，以及各階段的時(shí)間分配。員工應(yīng)該做的準(zhǔn)備填寫自我評(píng)價(jià)表，員工要客觀地做好自我評(píng)價(jià)、這樣能夠便于與主管考核結(jié)果達(dá)成一致，有利于面談的順利進(jìn)行以及個(gè)人發(fā)展目標(biāo)的切實(shí)制定。準(zhǔn)備好個(gè)人的發(fā)展計(jì)劃，面談時(shí)提出個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，有利于主管有針對(duì)性地進(jìn)行下期工作等項(xiàng)安排，達(dá)到雙向的統(tǒng)一；準(zhǔn)備好向主管人員提出的問題，這一過程是員工改變主管對(duì)員工評(píng)價(jià)和下期績效計(jì)劃的關(guān)鍵時(shí)刻；安排好自己的工作，避免因進(jìn)行面談而影響正常的工作。績效面談的實(shí)施創(chuàng)造良好的面談氛圍主管要服裝整潔、態(tài)度和藹，與員工面談座位的安置以斜對(duì)或并肩為好。在員工到來時(shí)要先握手、再微笑讓座、然后遞上一杯熱茶，接下來關(guān)閉自己的手機(jī)，同時(shí)要補(bǔ)充說明電話太多會(huì)影響面談，這樣員工也會(huì)主動(dòng)關(guān)閉自己的手機(jī)，為面談做好了免打擾的準(zhǔn)備，通過這一互動(dòng)過程，拉近了主管與員工的距離。面談開始用兩分鐘做鋪墊以贊揚(yáng)和鼓勵(lì)的話題打開局面，這樣可以提高彼此之間的信任度，營造出一種輕松、熱情、愉快而友好的面談氛圍?？刂坪妹嬲勥^程及時(shí)間(1)說明面談的目的和作用。首先清楚地向員工說明面談的目的和作用，使面談針對(duì)性強(qiáng)、易于溝通、消除員工的疑慮；（2）進(jìn)行績效考核結(jié)果溝通：與員工對(duì)績效考核結(jié)果進(jìn)行溝通，首先向員工明確評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，然后逐項(xiàng)說明考核結(jié)果及總的績效等級(jí)，溝通過程中要允許員工提出置疑，給員工提出發(fā)表自己看法的時(shí)間和機(jī)會(huì)，要耐心地解釋考核評(píng)價(jià)結(jié)果；（3）肯定員工的優(yōu)點(diǎn)：按準(zhǔn)備階段總結(jié)的材料首先對(duì)員工的優(yōu)點(diǎn)和成績進(jìn)行肯定，使員工感覺到，主管對(duì)自己的工作，評(píng)價(jià)得比較全面客觀，甚至一些自己尚未發(fā)現(xiàn)的優(yōu)點(diǎn)和成績主管都能夠提到，對(duì)主管產(chǎn)生信任、服從的感覺；（4）指出員工的不足。只提出不足之處及由此對(duì)績效發(fā)展所帶來的影響，不要去評(píng)論這些不足是否應(yīng)該存在以及其他員工對(duì)這些不足的看法，避免因此引起員工情緒波動(dòng)和把較長時(shí)間集中到對(duì)這些問題的解釋說明中，影響面談的氣氛和效果；（5）制定改進(jìn)計(jì)劃。主管幫助員工共同找出有待改進(jìn)的地方，制定改進(jìn)計(jì)劃及采取的相應(yīng)措施；確定下一周期績效目標(biāo)：在績效溝通及改進(jìn)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，主觀與員工共同確定下一績效考核周期的績效目標(biāo)，使績效管理形成一個(gè)完整的循環(huán)過程；總結(jié)面談要點(diǎn)：主管對(duì)績效面談過程和考核結(jié)果進(jìn)行簡要的總結(jié)，與員工一同對(duì)考核結(jié)果確認(rèn)簽字；結(jié)束績效面談：無論面談結(jié)果如何，在面談結(jié)束時(shí)主管都要調(diào)整好員工的心情，使員工以積極的態(tài)度結(jié)束面談，應(yīng)是滿懷積極的情緒離開，真正感受到主管是平等真誠地討論自己的工作是在幫助自己總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找不足，明確下一周期的工作方向及達(dá)到良好績效目標(biāo)的方法。各項(xiàng)面談程序完成該結(jié)束時(shí)應(yīng)立即停止面談，普通員工面談時(shí)間以30-60分鐘為宜，中層主管60?120分鐘為佳。掌握好面談原則建立并維護(hù)彼此之間信任的原則；注意全身心地傾聽，鼓勵(lì)員工多說多談的原則；避免對(duì)立和沖突的原則；放眼于未來而非過去的原則；集中在績效方面而非其它特征的原則。運(yùn)用好面談技巧要坦誠相見，把考核結(jié)果展示在員工面前，不要遮掩；允許員工提反對(duì)及不同意見，要認(rèn)真對(duì)待；將面談過程升華為激勵(lì)員工，提高員工認(rèn)知自己及增進(jìn)改進(jìn)動(dòng)力的過程；面談時(shí)不要因?yàn)樽约菏枪芾碚叨鲁姓J(rèn)錯(cuò)誤，承擔(dān)責(zé)任。成功的面談可以為績效管理劃上一個(gè)完美的句號(hào)，達(dá)到績效管理的目的，對(duì)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)起到積極的推進(jìn)作用。反之，就失去了績效考核的意義，無法實(shí)現(xiàn)人力資源管理的最終目的，甚至阻礙組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。我們現(xiàn)在大部分企業(yè)的績效管理還是浮在表面，也僅僅是主管打分，下屬確認(rèn)，沒有形成真正的主管與員工間的反饋溝通。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)各級(jí)管理者對(duì)人力資源相關(guān)管理知識(shí)的進(jìn)一步地學(xué)習(xí)從思想上，行動(dòng)上將員工和管理者放在平等的地位進(jìn)行面談溝通，使績效面談發(fā)揮真正的意義，起到應(yīng)有的作用?？冃嬲劦哪康哪康囊唬u(píng)估業(yè)績。即總結(jié)上一績效周期內(nèi)的工作，評(píng)估績效結(jié)果與績效標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，從而界定下屬的業(yè)績達(dá)成情況，并在面談中就評(píng)估結(jié)果與下屬進(jìn)行溝通：目的二，改善業(yè)績。即結(jié)合上一個(gè)績效周期內(nèi)下屬的業(yè)績達(dá)成情況，展望下一個(gè)績效周期，提出改善績效的策略和新的績效標(biāo)準(zhǔn)：目的三，提供指導(dǎo)。結(jié)合下屬在上一績效周期內(nèi)的績效表現(xiàn)和行為表現(xiàn)，為下屬的個(gè)人發(fā)展提供建議和指導(dǎo)?？冃嬲劦膬?nèi)容績效面談的內(nèi)容應(yīng)圍繞員工上一個(gè)績效周期的工作開展，一般包括四個(gè)方面的內(nèi)容。第一，談工作業(yè)績。工作業(yè)績的綜合完成情況是主管進(jìn)行績效面談時(shí)最為重要的內(nèi)容，在面談時(shí)應(yīng)將評(píng)估結(jié)果及時(shí)反饋給下屬，如果下屬對(duì)績效評(píng)估的結(jié)果有異議，則需要和下屬一起回顧上一績效周期的績效計(jì)劃和績效標(biāo)準(zhǔn)，并詳細(xì)地向下屬介紹績效評(píng)估的理由。通過對(duì)績效結(jié)果的反饋，總結(jié)績效達(dá)成的經(jīng)驗(yàn)，找出績效未能有效達(dá)成的原因，為以后更好地完成工作打下基礎(chǔ)。第二，談行為表現(xiàn)。除了績效結(jié)果以外，主管還應(yīng)關(guān)注下屬的行為表現(xiàn)，比如工作態(tài)度、工作能力等，對(duì)工作態(tài)度和工作能力的關(guān)注可以幫助下屬更好地完善自己，并提高員工的技能，也有助于幫助員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃。第三，談改進(jìn)措施?？冃Ч芾淼淖罱K目的是改善績效。在面談過程中，針對(duì)下屬未能有效完成的績效計(jì)劃，主管應(yīng)該和下屬一起分析績效不佳的原因，并設(shè)法幫助下屬提出具體的績效改進(jìn)措施。第四，談新的目標(biāo)。績效面談作為績效管理流程中的最后環(huán)節(jié)，主管應(yīng)在這個(gè)環(huán)節(jié)中結(jié)合上一績效周期的績效計(jì)劃完成情況，并結(jié)合下屬新的工作任務(wù)，和下屬一起提出下一績效周期中的新的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，這實(shí)際上是幫助下屬一起制定新的績效計(jì)劃?？冃嬲劦募记杉记梢唬哼x擇一個(gè)安靜的環(huán)境績效。面談的環(huán)境非常重要，因?yàn)榄h(huán)境會(huì)影響一個(gè)人的心情，在面談中讓下屬保持輕松的心情非常重要。選擇面談的環(huán)境一般要注意幾點(diǎn)：第一，噪音一定要小，盡量不要受外界環(huán)境的干擾，面談雙方一定要將手機(jī)關(guān)閉：第二，最好不要在辦公室里面談，以免受其他人員干擾，打斷正常的面談：第三，面談時(shí)最好不要有第三者在場(chǎng)。技巧二：營造彼此信任的氛圍。信任是溝通的基礎(chǔ)，績效面談實(shí)際上是上下級(jí)之間就績效達(dá)成情況的一次溝通，所以，同樣需要在面談雙方之間營造信任的氛圍。信任的氛圍可以讓下屬感覺到溫暖和友善，這樣下屬就可以更加自由地發(fā)表自己的看法。信任首先來自平等，所以，在面談中雙方盡量不要隔著桌子對(duì)坐，利用一個(gè)圓型的會(huì)議桌更容易拉近與下屬的距離：信任還來自尊重，當(dāng)下屬發(fā)表意見時(shí)，主管要耐心地傾聽，不要隨便打斷，更不要武斷地指責(zé)。技巧三：明確績效面談的目的。在開始進(jìn)行績效面談時(shí)，主管就應(yīng)該向下屬明確面談的目的，以便下屬能夠清楚面談的意義以及面談的內(nèi)容。在闡述面談的目的時(shí)，主管應(yīng)盡可能使用比較積極的語言，比如，“我們今天面談的主要目的是討論如何更好地改善績效，并且在以后的工作中需要我提供什么指導(dǎo)，以便我們能夠共同完成目標(biāo)”。技巧四：鼓勵(lì)下屬充分參與。一次成功的績效面談是互動(dòng)式的面談，在面談過程中雙方應(yīng)進(jìn)行有效的互動(dòng)溝通。主管應(yīng)避免填鴨式的說服，即使對(duì)下屬工作有不滿意的地方，仍需要耐心傾聽下屬內(nèi)心的真正想法。如果下屬是一個(gè)非常善于表達(dá)的人，就盡量允許他把問題充分暴露出來。如果下屬不愛說話，就給他勇氣，多一些鼓勵(lì)，同時(shí)盡量用一些具體的問題來引導(dǎo)下屬多發(fā)表看法。技巧五：關(guān)注績效和行為，而非個(gè)性。在面談中要堅(jiān)持“對(duì)事不對(duì)人”的原則，下屬可能在某些個(gè)性方面有欠缺，但在績效面談中主管應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注下屬的績效表現(xiàn)，如果下屬個(gè)性方面的欠缺和工作無關(guān)，則盡量不要發(fā)表意見。技巧六：以事實(shí)為依據(jù)。如果主管發(fā)現(xiàn)下屬在某些方面的績效表現(xiàn)不好時(shí)，盡量收集相關(guān)信息資料，并結(jié)合具體的事實(shí)指出下屬的不足，這樣不僅可以讓下屬心服口服，更能讓下屬明白業(yè)績不佳的原因，有利于更好地改進(jìn)工作。以事實(shí)為依據(jù)要求主管平時(shí)要注意觀察下屬的行為表現(xiàn)，并能夠養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣，從而為績效面談提供充實(shí)的信息。技巧七：避免使用極端化字眼。如果下屬的業(yè)績表現(xiàn)欠佳，一些主管在和下屬面談時(shí)容易情緒化，甚至使用一些非常極端化的字眼，極端化字眼包括“總是、從來、從不、完全、極差、太差、決不、從未、絕對(duì)'等語氣強(qiáng)烈的詞語。比如:“你對(duì)工作總是不盡心，總是馬馬虎虎”：“你這個(gè)季度的業(yè)績太差了，簡直是一塌糊涂”：”你從未讓我滿意過，照這樣下去，在公司絕對(duì)沒有任何發(fā)展前途”等。極端化字眼用于對(duì)否定結(jié)果的描述中時(shí)，一方面下屬認(rèn)為主管對(duì)自己的工作評(píng)價(jià)缺乏公平性與合理性，從而會(huì)增加不滿情緒；另一方面，下屬受到打擊，會(huì)感到心灰意冷，并懷疑自己的能力，對(duì)建立未來計(jì)劃缺乏信心。因此，主管在面談時(shí)必須杜絕使用這些字眼，多使用中性字眼，而且還要注意用相對(duì)緩和的語氣。技巧八：靈活運(yùn)用肢體語言。肢體語言在溝通中也發(fā)揮著重要的作用，主管可以靈活運(yùn)用肢體語言為雙方的溝通營造信任的氛圍。一是身體姿勢(shì)的選擇。如果主管坐在沙發(fā)上，不要陷得太深或身體過于后傾，否則會(huì)使員工產(chǎn)生被輕視的感覺，也不要正襟危坐，以免使員工過分緊張。二是注視方法的選擇。面談時(shí)，主管不應(yīng)長時(shí)間凝視員工的眼睛，也不應(yīng)目光游移不定，這些都會(huì)給員工造成心理上的負(fù)擔(dān)。比較好的方式是將員工下巴與眼睛之間的區(qū)域作為注視范圍，進(jìn)行散點(diǎn)柔視，不僅使員工對(duì)主管增加親切感，而且也能促使員工認(rèn)真聆聽評(píng)價(jià)結(jié)果。技巧九：以積極的方式結(jié)束面談。面談結(jié)束時(shí)，主管應(yīng)該讓下屬樹立起進(jìn)一步把工作做好的信心。同時(shí)，要讓下屬感覺到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導(dǎo)性的建議。這就要求主管在面談結(jié)束時(shí)