辦公室等部門管理制度

財務(wù)管理制度為加強財務(wù)管理，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及礦業(yè)企業(yè)財務(wù)制度，結(jié)合礦詳細(xì)狀況，制定本制度。一、財務(wù)機構(gòu)與會計人員1、礦設(shè)財務(wù)科，財務(wù)科長協(xié)助礦長管理好財務(wù)會計工作。2、出納員不得兼管、會計檔案保管和債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。3、財會人員都要認(rèn)真執(zhí)行崗位責(zé)任制，各司其職，互相配合，如實反應(yīng)和嚴(yán)格監(jiān)督各項經(jīng)濟(jì)活動。記賬、算賬、報賬必須做到手續(xù)完備、內(nèi)容真實、數(shù)字精確、賬目清晰、日清月結(jié)、近期報賬。4、財務(wù)人員在辦理會計事務(wù)中，必須堅持原則，照章辦事。對于違反財經(jīng)紀(jì)律和財務(wù)制度的事項，必須拒絕付款、拒絕報銷或拒絕執(zhí)行，并及時向礦長匯報。5、財會人員力爭穩(wěn)定，不隨便調(diào)動。財務(wù)人員調(diào)動工作或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦清交接手續(xù)的，不得離職，亦不得中斷會計工作。移交交接包括移交人經(jīng)管的會計憑證、報表、賬目、款項、公章、實物及未了事項等。移交交接必須由建設(shè)局財務(wù)科監(jiān)交。二、會計核算原則及科目1、礦嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國會計法》、《會計人員職權(quán)條例》、《會計人員工作規(guī)則》等法律法規(guī)有關(guān)會計核算一般原則、會計憑證和賬簿、內(nèi)部審計和財產(chǎn)清查、成本清查等事項的規(guī)定。2、記賬措施采用借貸記賬法。記賬原則采用權(quán)責(zé)發(fā)生制，以人民幣為記賬本位幣。3、一切會計憑證、賬簿、報表中多種文字記錄取中文記載，數(shù)目字用阿拉伯?dāng)?shù)字記載。記載、書寫必須使用鋼筆，不得用鉛筆及圓珠筆書寫。三、資金、現(xiàn)金、費用管理制度1、目的及合用范圍控制各項支出，防止資金流失，明確現(xiàn)金支付范圍。本程序合用于礦差旅費、招待費及其他某些零星支出和員工因公務(wù)需要以個人名義向礦借支的款項。2、職責(zé)部門財務(wù)部門：（1）、核定差旅費的借支金額。（2）、核定預(yù)算內(nèi)借支金額。（3）、明確現(xiàn)金開支范圍。（4）、每月末對借支狀況進(jìn)行清理。3、基本規(guī)定（1）、購置辦公用品類須填寫《物資請購審批單》，將物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額詳細(xì)填寫。（2）、購置非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)須填寫《非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室主任復(fù)核并提出提議、財務(wù)、分管副礦長、礦長審核后方可借支購置。（3）、嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費用。結(jié)算時，在領(lǐng)導(dǎo)同意額度內(nèi)（或定額指標(biāo)內(nèi)）報賬，超額者經(jīng)手人需寫明理由再行報批。（4）、除差旅借款外，其他借款應(yīng)于借款后一周內(nèi)辦理結(jié)算手續(xù)。因公出差的人員在借款時須將審批后的《出差審批單》附后，出差歸來后三日內(nèi)辦理結(jié)算。（5）、財務(wù)部有關(guān)主管每月20日前發(fā)出催款告知，經(jīng)催款無合法理由仍不結(jié)算者，財務(wù)科報請礦有關(guān)負(fù)責(zé)人，在發(fā)放工資時，先予以抵扣借款。凡上次借款未結(jié)清的，不能第二次借款，否則由財務(wù)有關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)。（6）、因公務(wù)需要以個人名義向礦借支時，借支人須提供有關(guān)的協(xié)議、協(xié)議、告知書、閱批件等有效文獻(xiàn)，并精確填列付款單位全稱、開戶銀行、賬號，否則財務(wù)部門有權(quán)不予辦理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。（7）、借款必須寫明款項的用途，報賬沖銷的內(nèi)容要和借款時填寫的用途一致，一筆借款未使用完，要及時到財務(wù)部報賬沖銷，不能挪做別的用途，否則財務(wù)部門有權(quán)不予辦理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。（8）、借款原則上規(guī)定由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在借款單上親自簽名，否則視同代辦人的借款，由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。4、借款流程購置固定資產(chǎn)須填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核、綜合管理辦主任復(fù)核并提出提議、財務(wù)、分管副礦長、礦長審核后方可借。資金借款流程經(jīng)辦人填寫《借款單經(jīng)辦人填寫《借款單》批核財務(wù)科長審核款批（1）、計劃（定額）內(nèi)借款執(zhí)行以上程序。（2）、如為計劃（定額）外借款需將審批生效的《請示匯報卡》或《借款單》或《非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)購置申請表》或《物資采購申請表》附后。5、有關(guān)記錄（1）、《借款單》（2）、《出差審批單》（3）、《物資請購審批單》（4）、《非生產(chǎn)用固定資產(chǎn)購置申請表》四、定額備用金管理規(guī)范1、定額備用金使用目的加強礦備用金的管理，提高資金運用效率，有效控制資金占用。2、定額備用金申請程序煤業(yè)企業(yè)實行定額備用金管理制度，即由指定的備用金負(fù)責(zé)人按照規(guī)定的數(shù)額領(lǐng)取，支用后按規(guī)定手續(xù)報銷，補足原定額。3、備用金申請流程請單》批核財務(wù)科長審核款批4、基本規(guī)定（1）、申請人按申請單格式精確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額（大小寫）等。（2）、備用金申請審批后方可辦理備用金的借支手續(xù)。（3）、備用金由財務(wù)部門核算并負(fù)責(zé)監(jiān)督，備用金借支個人（如下簡稱借支人）所在部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門員工按期足額還清備用金，并承擔(dān)連帶責(zé)任。（4）、使用部門必須設(shè)置專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保留支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及多種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄多種零星支出。（5）、借支備用金必須?？顚Ｓ?，不容許一款多用或同步借用多筆備用金。（6）、備用金借支最高額度原則上應(yīng)不超過其部門負(fù)責(zé)人月工資總額。（7）、跨年度使用備用金時，年終必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷上年借款。（8）、礦員工調(diào)離、解雇或辭職時，必須到財務(wù)部門辦理備用金清理手續(xù)。凡未辦理備用金清理手續(xù)的員工，礦將不予辦理有關(guān)手續(xù)。五、平常費用報銷規(guī)范1、目的及合用范圍深入規(guī)范各類費用支出，明確使用范圍，減少費用成本。本程序合用于礦費用報銷。2、職責(zé)（1）財務(wù)部門1）、對的劃分費用科目，精確記入費用項目。2）、審核費用支出附件與否齊全，粘貼與否符合規(guī)定。3）、有定額原則或需要資金計劃的費用審核與否在定額內(nèi)、計劃內(nèi)。4）、審核填寫的報銷單據(jù)與否對的。5）、審核費用支出的真實性、合法性。 （2）報銷部門1)、按照費用管理制度執(zhí)行。2)、按照礦費用預(yù)算、資金計劃規(guī)范執(zhí)行。3、基本規(guī)定1)、廣告費、企劃費、印刷費、籌劃費、征詢費、設(shè)計費、租賃費、審計費、評估費等需簽定協(xié)議（詳細(xì)簽定按協(xié)議管理規(guī)范執(zhí)行），財務(wù)部門按協(xié)議金額、時間付款。2)、低值耐用品、固定資產(chǎn)先報批后購置。3)、需領(lǐng)取現(xiàn)金或沖銷借款的平常費用報銷人根據(jù)發(fā)票填寫《報銷審批單》（差旅費填寫《差旅費報銷單》）并按財務(wù)規(guī)定粘貼附件。4)、需轉(zhuǎn)賬或電匯支付的費用，需費用報銷人將收款人賬號附后。5)、除平常費用外的費用付款，如廣告費、企劃費、印刷費、籌劃費、征詢費、設(shè)計費、征詢費、審計費、評估費等需要填寫《付款審批單》，并按財務(wù)規(guī)定粘貼附件。6)、出納見審核手續(xù)齊全的費用報銷單方可沖賬或付款。4、費用報銷（付款）流程1）、凡屬于《經(jīng)費使用管理制度》中歸口于辦公室管理的平常費用（如辦公用品費、汽油費、維修費、固定電話費）則需要綜合管理科科長簽批。報銷流程經(jīng)辦人填寫有關(guān)單據(jù)經(jīng)辦人填寫有關(guān)單據(jù)批核財務(wù)科長審核款批2）、如為計劃（定額）外費用支付需將審批生效的《借款單》或《請示匯報》附后。5、有關(guān)記錄1）、《報銷審批單》2）、《差旅費報銷單》3）、正式發(fā)票基建科管理制度一、協(xié)議管理1、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和承包人均應(yīng)嚴(yán)格履行協(xié)議，三方要親密配合，全力搞好工程建設(shè)工作。2、及時辦理和協(xié)調(diào)處理與工程有關(guān)的外部事宜，為工程順利實行發(fā)明條件。3、及時安排和處理協(xié)議條款中的未盡事項，與監(jiān)理單位和承包人協(xié)商，盡快定出處理意見或到達(dá)協(xié)議，保證工程建設(shè)正常進(jìn)行。4、杜絕肢解工程、轉(zhuǎn)包工程等現(xiàn)象發(fā)生。二、工程材料、設(shè)備管理1、嚴(yán)把材料入場驗收關(guān)，對承包人采購的鋼筋、水泥、砂、石子、電氣材料、裝飾材料等，要抽檢其供貨發(fā)票。定貨協(xié)議（或協(xié)議）、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、發(fā)貨明細(xì)表等證件與否一致齊全。對于不符合設(shè)計或原則規(guī)定的材料及設(shè)備，要責(zé)成承包人退貨，調(diào)換或重新采購。2、嚴(yán)把材料價格關(guān)。檢查審定承包人負(fù)責(zé)采購的材料設(shè)備價格，并具有最終否決權(quán)。3、嚴(yán)把材料使用安裝關(guān)。抽驗鋼筋、水泥等施工材料能否滿足施工質(zhì)量規(guī)定，督查承包人嚴(yán)格按施工技術(shù)規(guī)程、規(guī)范進(jìn)行施工；對于電器、裝飾等材料，督查承包人嚴(yán)格按照設(shè)計和有關(guān)規(guī)程、規(guī)范規(guī)定進(jìn)行施工安裝。4、監(jiān)督承包人妥善管理好由其負(fù)責(zé)采購或接管的建筑材料和安裝設(shè)備。5、對于采購業(yè)務(wù)洽談，應(yīng)由兩名以上工作人員參與。關(guān)鍵設(shè)備采購進(jìn)行政府采購。三、預(yù)算、決算管理制度1、根據(jù)修建、施工項目的設(shè)計規(guī)定和概算，按照國家最新定額原則，編制預(yù)算，當(dāng)預(yù)算與設(shè)計發(fā)生矛盾時，應(yīng)與有關(guān)部門商議，變化設(shè)計或調(diào)整預(yù)算，使兩者一致。2、在工程所有竣工、驗收合格后，按照國家定額原則精確做出決算，財務(wù)部門在接到附有工程質(zhì)量驗收匯報單的決算后方可付款。3、經(jīng)辦預(yù)、決算的人員均應(yīng)遵守國家有關(guān)法規(guī)，實事求是，秉公辦事，對于從中營私舞弊、受賄行賄者應(yīng)予嚴(yán)懲。四、施工現(xiàn)場管理制度1、督促項目負(fù)責(zé)人及時向施工人員進(jìn)行技術(shù)交底，解釋圖紙，現(xiàn)場布置，使其全面掌握設(shè)計規(guī)定和技術(shù)規(guī)范。2、施工人員應(yīng)組織工人按圖施工，并負(fù)責(zé)管理施工的質(zhì)量、進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)和處理施工中的問題。3、施工現(xiàn)場應(yīng)盡量少占道路產(chǎn)地，如確需占用時，應(yīng)有保護(hù)措施施工材料堆放要整潔，要文明施工。工程竣工后及時清理場地，以維護(hù)礦區(qū)的整潔美觀。五、工程竣工驗收管理制度1、工程竣工后，必須做到“工完、料盡、場地清”，由施工方提出竣工驗收規(guī)定，由有關(guān)單位負(fù)責(zé)驗收。驗收要填寫驗收匯報單，經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字后生效。結(jié)算員根據(jù)工程驗收匯報進(jìn)行決算。2、驗收中，發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量不合格，施工與設(shè)計不符等狀況下，應(yīng)追查責(zé)任，如確屬施工單位責(zé)任的，應(yīng)對施工單位處在經(jīng)濟(jì)制裁。辦公室管理制度一、總則為加強礦行政管理，維護(hù)我礦良好形象，特制定本規(guī)范，明確規(guī)定，規(guī)范行為，發(fā)明良好的企業(yè)文化氣氛。二、服務(wù)規(guī)范1、儀表：礦職工應(yīng)儀表整潔、大方；2、微笑服務(wù)：在接待礦內(nèi)外人員的垂詢、規(guī)定等任何場所，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；3、用語：在任何場所應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；4、現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待；5、電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之近來的職工應(yīng)積極接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用礦電話時間太長。三、辦公秩序1、工作時間內(nèi)不應(yīng)無端離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，保證辦公環(huán)境的安靜有序。2、職工間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室）或通過礦內(nèi)線電話聯(lián)絡(luò)，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊狀況除外）。3、職工應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整潔，桌面清潔。4、各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，礦公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。5、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時處理問題。四、辦公室物資管理條例為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)省開支，特制定本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。1、礦辦公室物資分為低值易耗品、管制品、寶貴物品、實物資產(chǎn)。2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等3、管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文獻(xiàn)夾、計算器等4、個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并波及此后的費用開銷的物資；5、實物資產(chǎn)：物資價格達(dá)300元以上，如：空調(diào)、計算機、攝像機、攝影機。五、辦公用品物資采購1、礦辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購置，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購置。申購物品應(yīng)填寫物品申購單，300元以內(nèi)物品申購交部門領(lǐng)導(dǎo)同意，辦公室同意；300元以上（含300元）部門主管同意，財務(wù)審核，礦長審批。2、物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采用如下方式：1)定點：礦定大型超市進(jìn)行物品采購。2)定期：每月月初進(jìn)行物品采購。3)定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。4)特殊物品：選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。六、物資領(lǐng)用管理1、礦根據(jù)物資分類，進(jìn)行不一樣的領(lǐng)用方式：2、低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用3、管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用4、寶貴物品：根據(jù)專立文獻(xiàn)的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用5、實物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)置實物資產(chǎn)管理臺帳，以精確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)實狀況七、礦物資借用1、凡借用礦辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字承認(rèn)2、借用物資超時未還的，辦公室有責(zé)任督促償還3、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視詳細(xì)狀況照價或折價賠償八、傳真使用管理措施1、本措施合用于礦使用傳真機的多種狀況。2、使用范圍包括當(dāng)?shù)亍鴥?nèi)、國際傳真。3、傳真件的接受納入礦收發(fā)管理措施范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接受。4、傳真件接受后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。波及礦事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。5、礦傳真機應(yīng)隨時處地開機接由狀態(tài)。6、各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送；重要文獻(xiàn)可由當(dāng)事人親自發(fā)送。7、傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去；因故不能發(fā)送，應(yīng)及時告知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。8、傳真原件留存行政部。九、礦值班管理條例1、員工值日：礦根據(jù)自身狀況，設(shè)置礦或部門值日制度；2、部門主管值班：礦根據(jù)自身狀況，設(shè)置礦部門主管值班制度。3、管理要點和內(nèi)容（1）、目的：維護(hù)礦平常工作秩序，及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)；（2）、一般以工作時間為責(zé)任時間；（3）、值班要點：1)、巡察辦公場所保潔狀況；2)、電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送；3)、領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。4、部門主管值班（1）、目的：以礦業(yè)務(wù)工作為主；（2）、一般如下班時間或節(jié)假日為值班時間；（3）、值班要點：1)、接待下班后來客；2)、處理未完畢工作；3)、處置下班后的突發(fā)、緊急事件；4)、值班人員接打值班電話，應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、重要內(nèi)容；5)、值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、重要內(nèi)容，提出處理意見；6)、值班人員要按規(guī)定精確填寫值班日志。5、值班規(guī)定（1）、遵守值班紀(jì)律，準(zhǔn)時交接班，有事須先請假，以便安排臨時替代人員；（2）、值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡；（3）、在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監(jiān)管；（4）、接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說；（5）、值班人員親密關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤，