工程采購(gòu)管理方案

1.采購(gòu)管理1.1采購(gòu)原則和策略1.1.1概述項(xiàng)目采辦部全面負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)所需物資的采購(gòu)、供應(yīng)、服務(wù)以及相關(guān)事務(wù)的組織和管理工作，并向業(yè)主提供所需管理文件，包括：采辦部組織機(jī)構(gòu)規(guī)劃、崗位職責(zé)、采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃及實(shí)施方案、質(zhì)量保證體系和質(zhì)量保證措施、HSE管理體系、采辦合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗(yàn)收管理方案、催交催運(yùn)管理辦法、現(xiàn)場(chǎng)物資收發(fā)存管理程序、現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)和露天堆放場(chǎng)地的管理辦法等。1.1.2采辦分包商的工作原則采辦分包商將本著竭誠(chéng)為業(yè)主服務(wù)的思想，以業(yè)主的利益為出發(fā)點(diǎn)，嚴(yán)格控制采購(gòu)工程所需產(chǎn)品的質(zhì)量，保證滿足業(yè)主的技術(shù)要求；確保在采購(gòu)過程中的安全；保證滿足工程進(jìn)度的需要；選擇合格的供應(yīng)商，保證提供的產(chǎn)品滿足業(yè)主的要求；積極支持和協(xié)助業(yè)主的免稅和退稅工作，為業(yè)主節(jié)約資金，最大限度的維護(hù)和保證業(yè)主的利益。1.1.3采辦分包商的工作策略根據(jù)中俄原油管道漠河-大慶段工程和物資采辦供應(yīng)管理工作的需要，采辦分包商按照精干高效，職責(zé)明確的原則設(shè)置，并在工程PC項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目部的總體部署和施工計(jì)劃，對(duì)工程所需物資（包括業(yè)主提供物資）的采辦、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、清關(guān)、儲(chǔ)存、調(diào)撥、結(jié)算、核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：（1）負(fù)責(zé)物資供需計(jì)劃的編制和供應(yīng)進(jìn)度計(jì)劃的編制；（2）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)資金使用計(jì)劃編制及資金控制管理；（3）采辦分包商設(shè)物資采購(gòu)招標(biāo)辦公室，負(fù)責(zé)大宗、關(guān)鍵物資供貨廠商詢價(jià)、資格預(yù)審、招標(biāo)文件的編制發(fā)售、招標(biāo)會(huì)議組織、技術(shù)和商務(wù)談判、合同簽訂以及物資采辦招標(biāo)的日常管理工作；（4）負(fù)責(zé)工程建設(shè)物資的質(zhì)量監(jiān)控信息反饋工作；（5）負(fù)責(zé)PC非招標(biāo)物資的競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)、采購(gòu)工作；（6）負(fù)責(zé)工程物資抵達(dá)中轉(zhuǎn)站后的物資保管工作及物資現(xiàn)場(chǎng)管理和辦理物資供應(yīng)的收發(fā)交接手續(xù)等工作；業(yè)主應(yīng)為免稅和退稅工作提供各種相應(yīng)的文件支持；（7）負(fù)責(zé)物資供應(yīng)有關(guān)管理、組織、協(xié)調(diào)等工作；（8）負(fù)責(zé)組織供貨廠商的售后服務(wù)和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試工作；（9）負(fù)責(zé)物資核銷和剩余物資的回收工作；（10）負(fù)責(zé)物資采購(gòu)竣工資料的編制、管理、歸檔工作；（11）負(fù)責(zé)編寫物資采購(gòu)?fù)旯?bào)告。1.2.組織機(jī)構(gòu)1.2.1采辦分包商的組織機(jī)構(gòu)1.2.2關(guān)鍵崗位職責(zé)（1）采辦經(jīng)理采辦經(jīng)理由PC項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)、任命。采辦經(jīng)理在PC項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)采購(gòu)及其相關(guān)的全面工作。（2）綜合計(jì)劃及管理根據(jù)工程物資材料匯總表編制物資采購(gòu)計(jì)劃。進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查及詢價(jià)，編制采購(gòu)資金使用計(jì)劃。根據(jù)施工工期的安排，編制采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃。對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行管理和調(diào)整。掌握采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。編寫采購(gòu)工作報(bào)告。（3）采辦工程師接受材料請(qǐng)購(gòu)文件，包括：請(qǐng)購(gòu)單、數(shù)據(jù)表、采購(gòu)說明書、詢價(jià)圖紙等。根據(jù)請(qǐng)購(gòu)文件編制商務(wù)詢價(jià)文件，包括：詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知、訂貨合同的基本條件、運(yùn)輸、包裝要求等。確定詢價(jià)廠商名單，負(fù)責(zé)詢價(jià)、報(bào)價(jià)工作。組織報(bào)價(jià)評(píng)審，組織召開廠商協(xié)調(diào)會(huì)。確定供貨廠商，發(fā)出訂單，簽訂訂貨合同。（4）督辦（催交）工程師負(fù)責(zé)編制督辦（催交）計(jì)劃，及時(shí)了解供貨廠商的生產(chǎn)進(jìn)度，督促供貨廠商按合同規(guī)定的交貨進(jìn)度組織生產(chǎn)、運(yùn)輸，保證按期交貨。負(fù)責(zé)編制采購(gòu)狀態(tài)報(bào)告和定單狀態(tài)報(bào)告。（5）管理與統(tǒng)計(jì)管理員參與采辦所簽訂的物資采購(gòu)合同的評(píng)審工作，負(fù)責(zé)合同的審查和蓋章。建立物資采購(gòu)合同臺(tái)帳，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行歸檔管理。定期了解合同執(zhí)行情況，編制和按規(guī)定報(bào)送合同執(zhí)行進(jìn)度報(bào)表和物資收、發(fā)、存報(bào)表。參與對(duì)其他竣工資料的收集、整理及存檔。（6）文控管理員負(fù)責(zé)采辦所涉及的所有文件資料的接收和傳遞工作，對(duì)接收和傳遞的資料進(jìn)行編號(hào)、登記，以及整理、歸檔工作。（7）質(zhì)量、HSE管理員負(fù)責(zé)采辦的質(zhì)量、HSE管理，熟悉并認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量和HSE管理文件；遵紀(jì)守法；努力作好本職工作，實(shí)現(xiàn)本工程的質(zhì)量和HSE目標(biāo)；按質(zhì)量和HSE管理文件要求填寫各種記錄；接受有關(guān)培訓(xùn)；執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，接受各相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目部的質(zhì)量和HSE管理運(yùn)行情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。（8）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度負(fù)責(zé)物資到達(dá)的接收工作，做好到貨記錄，安全、及時(shí)組織裝、卸車，指揮現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并向有關(guān)部門匯報(bào)。統(tǒng)籌安排物資裝卸、倒運(yùn)、堆碼工作，按規(guī)定存放貨物。組織物資發(fā)放，配合保管員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)裝，做到24h保生產(chǎn)。每天做好調(diào)度記錄，各種資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。（9）倉(cāng)庫(kù)管理員（保管員）倉(cāng)庫(kù)管理要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家物資工作法令、法規(guī)和EPC項(xiàng)目部制定的采購(gòu)文件，保證本工程建設(shè)的物資需要，做好物資的接收、保管與發(fā)放工作。運(yùn)用科學(xué)的保管保養(yǎng)辦法建立各種標(biāo)識(shí)和記錄，使所收物資記錄清楚、標(biāo)識(shí)正確、碼放有序、資料存檔合理；所管物資不腐、不損、不丟；所發(fā)物資手續(xù)正確、數(shù)量準(zhǔn)確、時(shí)間準(zhǔn)時(shí)、記錄清楚、可追溯性完整。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和操作規(guī)程，提高工作效率和管理水平，確保物資完好供應(yīng)到位。最大限度的提高相關(guān)方的滿意程度和降低事故的發(fā)生。1.3采購(gòu)程序1.3.1采購(gòu)工作依據(jù)（1）業(yè)主批準(zhǔn)或確認(rèn)的設(shè)計(jì)材料表、圖紙及資料。（2）業(yè)主批準(zhǔn)或認(rèn)可的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃。（3）業(yè)主確認(rèn)的更改計(jì)劃。（4）業(yè)主或采辦監(jiān)督部門審核批準(zhǔn)的臨時(shí)采購(gòu)批準(zhǔn)單。1.3.2采購(gòu)申請(qǐng)和審批（1）編制采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)采辦計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度，采辦部應(yīng)準(zhǔn)備每份訂單的采購(gòu)申請(qǐng)。設(shè)計(jì)規(guī)范、相應(yīng)的數(shù)據(jù)表和工程請(qǐng)購(gòu)單等文件得到業(yè)主批準(zhǔn)后由設(shè)計(jì)部返回給采辦部。工程請(qǐng)購(gòu)單包括日期，產(chǎn)品名稱、設(shè)計(jì)規(guī)范、參考規(guī)范圖紙、供貨商數(shù)據(jù)要求、材料清單、備件要求等。接到工程請(qǐng)購(gòu)單文件后，采辦部立即準(zhǔn)備采購(gòu)申請(qǐng)。①采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容A.業(yè)主批準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)格B.商務(wù)要求C.設(shè)備材料清單D.業(yè)主批準(zhǔn)的ER文件E.邀請(qǐng)投標(biāo)商清單F.詢價(jià)函②采購(gòu)申請(qǐng)格式采購(gòu)申請(qǐng)封面應(yīng)包含項(xiàng)目名稱，承包商名稱和地址，采辦經(jīng)理和PC項(xiàng)目經(jīng)理的簽字。③檢驗(yàn)技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表采辦部應(yīng)該檢驗(yàn)設(shè)計(jì)部門提交的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表，并嚴(yán)格按照業(yè)主已經(jīng)批準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。④采購(gòu)申請(qǐng)的批準(zhǔn)當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，采辦部將向業(yè)主提交采辦申請(qǐng)，業(yè)主予以批準(zhǔn)和簽字。（2）詢價(jià)單在向業(yè)主提交采購(gòu)申請(qǐng)的同時(shí)，采辦部將向供貨商發(fā)布詢價(jià)單。采辦部確?？紤]業(yè)主關(guān)于采購(gòu)申請(qǐng)的所有意見并及時(shí)將意見傳達(dá)給供貨商。供貨商接到采辦部反饋的意見后應(yīng)傳真給采辦部以確認(rèn)意見收到，不適宜以傳真或郵件的形式傳達(dá)的意見應(yīng)通過快遞或信件方式。在發(fā)布詢價(jià)單之前，采辦部應(yīng)審核詢價(jià)文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。詢價(jià)單里包括產(chǎn)品規(guī)格、參考規(guī)范、圖紙、數(shù)據(jù)表等。詢價(jià)單中應(yīng)要求供貨商報(bào)兩年運(yùn)行備件價(jià)格。采購(gòu)詢價(jià)單將根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)書來提出。根據(jù)業(yè)主提供的《合格供應(yīng)商名單》及項(xiàng)目采辦部推薦的、由業(yè)主批準(zhǔn)的供貨商名錄選擇投標(biāo)者。無論招標(biāo)還是議標(biāo)采購(gòu)，每一類材料設(shè)備至少選擇三個(gè)投標(biāo)者，以確保獲得在商務(wù)和技術(shù)上都最具競(jìng)爭(zhēng)力標(biāo)書。當(dāng)出現(xiàn)下列情況而至使采辦分包商無法根據(jù)供貨商名錄進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，如：①列出的供貨商沒有投標(biāo)（沒有響應(yīng)）和/或不能保證最少三個(gè)投標(biāo)者。②要求的設(shè)備或材料不在任何一家供貨商產(chǎn)品目錄中。③列出的任何一家供貨商不能滿足技術(shù)規(guī)定和數(shù)據(jù)表供貨的能力。采辦部將以書面形式向業(yè)主推薦可選項(xiàng)、供貨商或技術(shù)規(guī)定，提請(qǐng)業(yè)主批準(zhǔn)，在繼續(xù)實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)之前，應(yīng)取得業(yè)主對(duì)所提建議的書面回復(fù)。業(yè)主將對(duì)每一個(gè)這樣的建議逐一予以考慮。除現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)材料和議標(biāo)采購(gòu)?fù)?，詢價(jià)將采取邀請(qǐng)招標(biāo)形式，報(bào)價(jià)采用密封標(biāo)書。傳真報(bào)價(jià)只適用于現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)材料和議標(biāo)采購(gòu)。（3）單一資源推薦如果某項(xiàng)特殊設(shè)備材料需要推薦單一資源，需遵守以下準(zhǔn)則：①準(zhǔn)備一份詳細(xì)的清單——唯一資源論證資料，并由業(yè)主批準(zhǔn)。②單一資源供貨商應(yīng)從批準(zhǔn)的供貨商目錄中選擇。③沒有業(yè)主批準(zhǔn)之前禁止進(jìn)行單一資源招標(biāo)活動(dòng)。1.3.3具體采購(gòu)方式（1）招標(biāo)采購(gòu)招標(biāo)采購(gòu)的程序：①確定招標(biāo)文件綱要。根據(jù)需要招標(biāo)的物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限等，編制招標(biāo)文件綱要。②確定標(biāo)底和確定評(píng)標(biāo)原則。標(biāo)底的計(jì)算和中標(biāo)原則的確定應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，由專業(yè)人員制作。標(biāo)底應(yīng)對(duì)投標(biāo)人嚴(yán)格保密。③發(fā)投標(biāo)邀請(qǐng)/招標(biāo)公告。根據(jù)需要確定業(yè)主批準(zhǔn)的《合格廠商名錄》中的投標(biāo)人范圍，并對(duì)其分別發(fā)投標(biāo)邀請(qǐng)函。④資格預(yù)審或資格審查。在招標(biāo)開始之前或開始初期，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)參加投標(biāo)的賣方企業(yè)的資格進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括：經(jīng)驗(yàn)和以往承擔(dān)類似項(xiàng)目的業(yè)績(jī)；為承擔(dān)招標(biāo)的項(xiàng)目將配備人員、設(shè)備和工廠設(shè)施的能力、財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)資質(zhì)，以認(rèn)定其投標(biāo)資格。這一程序是保證招標(biāo)質(zhì)量的前提和必備手段。具體步驟是：A.通知資格預(yù)審?？膳c招標(biāo)通告同時(shí)寄發(fā)資格預(yù)審?fù)ǜ妫ㄖ稑?biāo)人進(jìn)行資格預(yù)審。B.編制及發(fā)售資格預(yù)審文件。C.進(jìn)行投標(biāo)人資格審查。由資格審查部門按照預(yù)定的考核指標(biāo)對(duì)收回的資格預(yù)審文件進(jìn)行全面、客觀、公正的審查評(píng)定，如需要還應(yīng)到賣方企業(yè)驗(yàn)證核實(shí)，以保證投標(biāo)人資格的真實(shí)性。D.確定合格投標(biāo)人名單。投標(biāo)人如果完全通過以上審查，并且按規(guī)定出具了各種有關(guān)的資信證明，則可被認(rèn)為是合格投標(biāo)人，最終確定出一份合格投標(biāo)人名單。⑤編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件是招投標(biāo)雙方的行動(dòng)準(zhǔn)則與約定，是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的依據(jù)，是最終合同簽訂的基礎(chǔ)。它應(yīng)由以下幾部分構(gòu)成：A.投標(biāo)邀請(qǐng)函。B.投標(biāo)人須知。C.物資需求一覽表。D.投標(biāo)書格式。E.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范。F.合同條款、合同格式及簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、方式。⑥印制、包裝、定價(jià)并發(fā)售招標(biāo)文件。發(fā)售時(shí)間、地點(diǎn)及定價(jià)應(yīng)在投標(biāo)邀請(qǐng)函中專門通知。⑦需要時(shí)對(duì)投標(biāo)人進(jìn)行資格審查和企業(yè)實(shí)地考查。⑧最終確定合格投標(biāo)人名單。⑨投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)書，并在有效期限內(nèi)向招標(biāo)機(jī)構(gòu)報(bào)送投標(biāo)文件。⑩開標(biāo)。在截止投標(biāo)后指定時(shí)間內(nèi)，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)主持公開開標(biāo)。按照招標(biāo)機(jī)構(gòu)規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)，通知所有投標(biāo)人自愿參加開標(biāo)儀式。開標(biāo)過程應(yīng)有監(jiān)督人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。⑾評(píng)標(biāo)。即由采辦分包商組織的評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)書的交易條件、技術(shù)條件及法律條件進(jìn)行評(píng)審比較，選出最佳投標(biāo)人的過程。評(píng)標(biāo)工作應(yīng)在投標(biāo)有效期內(nèi)完成。⑿定標(biāo)。各項(xiàng)投標(biāo)的問題已經(jīng)澄清、條件的評(píng)估已經(jīng)完畢之后，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行綜合分析，寫出評(píng)標(biāo)報(bào)告，交招標(biāo)主管部門審定，最后根據(jù)審定意見確定中標(biāo)人，這個(gè)過程稱為定標(biāo)。招標(biāo)機(jī)構(gòu)將把招標(biāo)項(xiàng)目的合同授予中標(biāo)人。⒀通知中標(biāo)。經(jīng)過對(duì)投標(biāo)文件的評(píng)審，確定中標(biāo)人后，招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)立即以傳真方式在投標(biāo)有效期內(nèi)通知中標(biāo)人，后以正式書面通知遞交中標(biāo)人。中標(biāo)通知是招標(biāo)文件的一部分，具有法律效力。同時(shí)也應(yīng)對(duì)未中標(biāo)人發(fā)出通知告知評(píng)標(biāo)結(jié)果并退還其投標(biāo)保證金。⒁簽訂并履行合同。按照招標(biāo)文件有關(guān)規(guī)定簽訂并履行合同。（2）競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)的基本程序：①評(píng)定合格供貨廠商；A.評(píng)定合格廠商的原則：a.產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)；b.裝備能力；c.有無質(zhì)量保證體系；d.地理位置及運(yùn)輸條件；e.主要產(chǎn)品的名稱和規(guī)格系列范圍是否符合采購(gòu)要求，產(chǎn)品的年生產(chǎn)能力；f.產(chǎn)品的主要用戶和產(chǎn)品的使用情況及售后服務(wù)情況；g.近三年在同行業(yè)的銷售情況；h.產(chǎn)品近三年的價(jià)格情況。B.編制供貨廠商調(diào)查提綱為了系統(tǒng)地了解和確定供貨廠商，采辦分包商將編制成供貨廠商調(diào)查提綱，請(qǐng)其填寫。調(diào)查提綱的內(nèi)容包括：a.廠商名稱、地址；b.主要產(chǎn)品名稱、規(guī)格系列范圍、產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)、年生產(chǎn)能力以及外協(xié)件比例情況；c.產(chǎn)品的主要用戶、近三年的銷售業(yè)績(jī)；d.有無質(zhì)量保證體系；e.運(yùn)輸保證能力；f.售后服務(wù)的規(guī)定，g.產(chǎn)品近三年的價(jià)格情況。C.確定合格廠商將供貨廠商反饋的調(diào)查提綱，各同類的廠商按照確定合格廠商的原則進(jìn)行橫向比較，從中選擇符合要求的廠商。將選擇確定合格廠商編成《推薦廠商名錄》報(bào)業(yè)主審批，批準(zhǔn)后方可使用。并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期測(cè)評(píng)，加入新評(píng)審合格的廠商，剔除測(cè)評(píng)不合格的廠商。②確定詢價(jià)廠商A.詢價(jià)廠商的確定原則a.業(yè)主《合格廠商名錄》中的廠商。b.承包商推薦并得到業(yè)主批準(zhǔn)的廠商。B.確定詢價(jià)廠商的選擇范圍。詢價(jià)廠商應(yīng)在已確定的《合格廠商名錄》中選擇，若要向目錄之外的廠商進(jìn)行詢價(jià)，則應(yīng)首先進(jìn)行評(píng)定，報(bào)業(yè)主批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。C.確定詢價(jià)廠商的數(shù)量。采辦分包商在為工程詢價(jià)采辦物資時(shí)，詢價(jià)廠商的數(shù)量將不低于三家。③編制詢價(jià)文件詢價(jià)文件包括以下的內(nèi)容：A.詢價(jià)函B.報(bào)價(jià)須知C.商務(wù)報(bào)價(jià)表D.合同基本條件E.制造產(chǎn)品應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格說明F.檢驗(yàn)要求G.包裝要求H.運(yùn)輸要求④詢價(jià)文件的發(fā)出和報(bào)價(jià)的接收A.發(fā)出詢價(jià)文件B.落實(shí)詢價(jià)廠家是否收到詢價(jià)文件C.詢價(jià)文件的澄清D.報(bào)價(jià)接受和進(jìn)行報(bào)價(jià)登記⑤報(bào)價(jià)評(píng)審A.報(bào)價(jià)中價(jià)格所包括的范圍B.物資的交貨期（包括技術(shù)文件的交付日期）C.貨款的支付要求D.各種雜項(xiàng)費(fèi)用E.交貨地點(diǎn)和雙方責(zé)任⑥采購(gòu)廠商的確定采辦人員根據(jù)報(bào)價(jià)評(píng)審的結(jié)果，對(duì)參加報(bào)價(jià)的廠商做出“優(yōu)先推薦”、“推薦”或“不推薦”的建議。采辦經(jīng)理根據(jù)建議確定采辦廠商。⑦商務(wù)、技術(shù)談判。⑧簽訂訂貨合同。1.3.4現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作程序（1）總則采辦人員在施工實(shí)施當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)活動(dòng)，以確保工程的需要。（2）崗位職責(zé)①現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)負(fù)責(zé)在項(xiàng)目施工實(shí)施地點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目所需的短周期、臨時(shí)的、零散材料、設(shè)備的購(gòu)買、運(yùn)輸和貨物的現(xiàn)場(chǎng)存儲(chǔ)，以滿足工程施工的需求，保證工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作職責(zé)：A.根據(jù)項(xiàng)目所需的非長(zhǎng)周期的工廠設(shè)備/材料的供應(yīng)和服務(wù)，編制現(xiàn)場(chǎng)合格供貨商名冊(cè)。B.購(gòu)買項(xiàng)目建設(shè)需要的非長(zhǎng)周期的設(shè)備、材料、供應(yīng)和服務(wù)。C.負(fù)責(zé)安排、督促、檢查所有現(xiàn)場(chǎng)采辦以及材料運(yùn)輸。D.負(fù)責(zé)項(xiàng)目所有材料的接收，包括所需的材料報(bào)告，不合格、過期、缺少和損壞報(bào)告。E.負(fù)責(zé)填寫損壞賠償保險(xiǎn)和協(xié)調(diào)報(bào)告。②現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)人員現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工程師向采辦經(jīng)理報(bào)告工作情況，具體負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)儲(chǔ)管理等工作，并負(fù)責(zé)與施工、設(shè)計(jì)、控制部門和業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)代表聯(lián)絡(luò)?，F(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工程師的其他職責(zé)有：A.全面負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)物資供應(yīng)管理工作；B.開展現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作；C.現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)文件的編制；D.市場(chǎng)調(diào)查；E.設(shè)備材料現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)工作的實(shí)施；F.負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)檢查、督辦、質(zhì)量控制、安全環(huán)保和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等。（3）工作程序①指南現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)必須符合采購(gòu)程序手冊(cè)的規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)程序?qū)?duì)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工作的實(shí)施提供指導(dǎo)。②供貨廠商選擇現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)應(yīng)與采辦程序手冊(cè)要求一致。所有工程非臨時(shí)設(shè)備/材料的采購(gòu)供貨商應(yīng)從業(yè)主批準(zhǔn)的《合格廠商名錄》中選擇。對(duì)于臨時(shí)設(shè)備、材料、工具、供給和消耗品的采購(gòu)，如果在業(yè)主批準(zhǔn)的供貨商名冊(cè)中找不到合適的供貨商，則需現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)人員提出至少3家供貨廠商并附資質(zhì)審查文件資料報(bào)業(yè)主審批，如果需要單一資源采購(gòu)的需事先得到業(yè)主的批準(zhǔn)。③采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)必須嚴(yán)格按照相關(guān)的采購(gòu)程序展開工作，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)工程師將按以下步驟進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)。④采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)提交給業(yè)主進(jìn)行審批。采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容包括：A.材料/設(shè)備清單B.技術(shù)要求C.商務(wù)要求D.供貨廠商清單E.詢價(jià)函⑤采購(gòu)申請(qǐng)批復(fù)當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)人員將向業(yè)主提交采購(gòu)申請(qǐng)，業(yè)主進(jìn)行審批和簽字。⑥詢價(jià)單在向業(yè)主提交采購(gòu)申請(qǐng)的同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)人員將向供貨廠商發(fā)布詢價(jià)單。采購(gòu)人員應(yīng)將業(yè)主關(guān)于采購(gòu)申請(qǐng)的有關(guān)意見及時(shí)傳達(dá)給供貨廠商。在發(fā)布詢價(jià)單之前，采購(gòu)人員應(yīng)審核詢價(jià)文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。⑦與供貨商談判和授予推薦采購(gòu)人員將與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)談判以獲得更低的價(jià)格。供貨廠商所有口頭答復(fù)需立刻以傳真或信函的方式確認(rèn)。采購(gòu)人員在與供貨商談判之后按商務(wù)報(bào)價(jià)排定供貨商的名次，并向業(yè)主提交一份授予推薦信供業(yè)主審核。授予推薦信的內(nèi)容包括：采購(gòu)的材料描述、供貨商清單、結(jié)論等。業(yè)主應(yīng)在收到授予推薦信后3個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。⑧訂單訂單應(yīng)以業(yè)主批準(zhǔn)的訂單格式準(zhǔn)備。數(shù)額較小的采購(gòu)訂單可以適當(dāng)簡(jiǎn)化，簡(jiǎn)化的訂單格式應(yīng)經(jīng)業(yè)主審核同意后方可使用。在向供貨商發(fā)布訂單之前，應(yīng)給業(yè)主提交一份不標(biāo)價(jià)的訂單審核。訂單審核應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)。任何業(yè)主的意見應(yīng)包含在訂單里。訂單更改，訂單回執(zhí)和訂單更改回執(zhí)，訂單簽字程序，備件和供貨商服務(wù)等內(nèi)容將完全依照采購(gòu)程序中的規(guī)定執(zhí)行。1.3.5采購(gòu)合同管理程序（1）總則①為加強(qiáng)合同（協(xié)議）的管理，規(guī)范和約束中俄原油管道漠河-大慶段工程所需的物資采辦的行為，維護(hù)業(yè)主和PC項(xiàng)目部的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》（以下簡(jiǎn)稱《合同法》）及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中俄原油管道漠河-大慶段工程建設(shè)實(shí)際情況，制定本程序。②凡采辦分包商為中俄原油管道漠河-大慶段工程所簽訂的物資采辦合同均遵守本程序。（2）采購(gòu)合同的簽約①為中俄原油管道漠河-大慶段工程所采辦的物資除標(biāo)的額較?。?000元以下）或能即時(shí)清結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時(shí)清結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時(shí)難以監(jiān)測(cè)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書面合同。②簽訂采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)使用工商行政管理部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本，具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，買方至少留存三份，合同管理一份、財(cái)務(wù)一份、承辦人一份。③簽訂合同的程序和要求A.市場(chǎng)調(diào)查：對(duì)需擬定的合同，要根據(jù)其內(nèi)容對(duì)標(biāo)的物的市場(chǎng)分布、生產(chǎn)廠家、價(jià)格及其趨勢(shì)等進(jìn)行綜合性的分析或論證。要嚴(yán)格按照“貨比三家”“價(jià)比三家”“售后服務(wù)比三家”的原則做好市場(chǎng)調(diào)查。B.資信調(diào)查：對(duì)經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查后選定簽約對(duì)象的民事資格、注冊(cè)資本、銀行存款、技術(shù)和生產(chǎn)能力、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行審查，以確定是否具有擬簽合同的履行能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。對(duì)方簽約代表人或代理人要有合法的身份證明，及法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書，任何代理人無權(quán)與上述情況不明的當(dāng)事人簽訂合同。審查人應(yīng)對(duì)審查情況的正確性負(fù)責(zé)，承擔(dān)審查責(zé)任。C.談判和起草：合同談判應(yīng)由具有合同談判經(jīng)驗(yàn)并具有相應(yīng)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律知識(shí)的人員負(fù)責(zé)；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)組成談判小組。合同起草原則上由我方談判人員或談判小組負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度，做到標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、用語(yǔ)規(guī)范嚴(yán)密；一般情況下，力求合同管轄地在對(duì)我方有利的地點(diǎn)。如屬對(duì)方起草，采辦分包商談判人員或談判小組應(yīng)按上述要求進(jìn)行審查和修改。D.審查和簽字蓋章：所有合同在正式簽約前，合同人員應(yīng)將合同文本和有關(guān)資料（如依據(jù)的計(jì)劃、批文、市場(chǎng)調(diào)查及有關(guān)資信審查資料合同談判紀(jì)要、貨比三家資料等）送主管合同的采辦經(jīng)理進(jìn)行審查。對(duì)審查不合格的合同，合同承辦人應(yīng)及時(shí)修改，直至合格。E.外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門的經(jīng)辦人辦理審批手續(xù)；凡是國(guó)家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請(qǐng)登記或備案；凡是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公證的合同必須進(jìn)行公證。F.承辦人不得采用賄賂、帳外暗中收受或給予對(duì)方單位或個(gè)人回扣等不正當(dāng)手段簽訂合同。G.所有工程所需的物資采辦合同的談判、簽約等過程必須有采辦部的兩人以上同時(shí)參加，嚴(yán)禁一人單獨(dú)談判、簽約。（3）合同的履行①對(duì)依法簽訂生效的合同，采辦部必須全面履行，不得擅自單方面變更、自行修改、解除或終止。經(jīng)雙方協(xié)商變更合同的內(nèi)容，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，按正常合同辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。②合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害我方利益的應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，必要時(shí)可請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。③采辦部負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗(yàn)收、確認(rèn)合同對(duì)方義務(wù)的履行。合同承辦人應(yīng)將合同履行的有關(guān)情況及時(shí)向采辦部、項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。④對(duì)應(yīng)驗(yàn)收的標(biāo)的物，應(yīng)由有關(guān)部門驗(yàn)收后簽署驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收不合格或與合同規(guī)定不符的標(biāo)的物，應(yīng)由采辦部在即日提出書面意見，按國(guó)家規(guī)定或合同約定的時(shí)間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當(dāng)措施解決。⑤采辦部應(yīng)建立簡(jiǎn)便有效的合同履行督促檢查制度，定期對(duì)到期合同的履行情況進(jìn)行檢查。問題較大的應(yīng)書面上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。合同履行完畢，應(yīng)到合同主管部門辦理核銷手續(xù)。（4）違約和糾紛的處理①合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。②發(fā)生合同糾紛后，采辦部應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)；并在法定代表人的授權(quán)下配合專職法律人員向有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向法院起訴，不準(zhǔn)私自對(duì)外委托有關(guān)部門或個(gè)人處理糾紛。（5）處罰有下列情形之一者對(duì)責(zé)任者酌情進(jìn)行處罰：①違法或違反本程序簽訂合同的。②簽訂的合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的。③沒有對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行資信審查，或資信審查不認(rèn)真、不準(zhǔn)確，給業(yè)主或EPC項(xiàng)目部造成經(jīng)濟(jì)損失的。④由于采辦部及個(gè)人的原因造成我方違約的。⑤對(duì)方違約給我方造成損失而未及時(shí)給予追究的。⑥不按時(shí)將已簽訂的合同交合同主管部門備案的。⑦變更或解除合同時(shí)不依法辦理，從而發(fā)生糾紛造成經(jīng)濟(jì)損失的。⑧因我方不按期履行合同而敗訴的。⑨不負(fù)責(zé)任、玩忽職守，錯(cuò)簽合同或購(gòu)進(jìn)偽劣產(chǎn)品的。⑩與對(duì)方蓄意通謀簽訂合同的。⑾應(yīng)采用而未采用書面形式訂立合同的。⑿未按采辦部編制的工程采辦進(jìn)度計(jì)劃所簽訂合同的。1.3.6合同管理措施（1）簽訂之前的管理凡是由采辦部負(fù)責(zé)簽訂的采購(gòu)合同，根據(jù)采購(gòu)金額的大小采取不同的采購(gòu)方式，國(guó)內(nèi)采購(gòu)100萬元以上的采購(gòu)合同，采用招標(biāo)采購(gòu)的方式組織采購(gòu)，特別急需（或國(guó)家規(guī)定允許非招標(biāo)采購(gòu)的物資）的物資經(jīng)批準(zhǔn)可以采用競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)物資要嚴(yán)格按照國(guó)家、業(yè)主規(guī)定的辦法進(jìn)行。對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)的物資應(yīng)首先在業(yè)主提供的合格供貨廠商名錄中選擇，合格供貨廠商名錄中沒有的可以在社會(huì)上的供貨廠商中選擇。但必須對(duì)潛在供貨商進(jìn)行資質(zhì)審查，審查合格經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后方可列入合格供貨廠商備選名單。在與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)談判中，對(duì)于金額較大的應(yīng)邀請(qǐng)審計(jì)、財(cái)務(wù)、法律、合同管理等部門參加，以最大限度的減低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。在談判過程中應(yīng)本著公開、公平、公正、誠(chéng)實(shí)守信和質(zhì)比三家、價(jià)比三家、擇優(yōu)選擇的原則選擇最終供貨廠商。供需雙方初步達(dá)成一致意見后，再起草合同草稿。（2）合同蓋章之前的管理蓋合同專用章時(shí)，負(fù)責(zé)采辦的人員應(yīng)向合同管理人員提供供貨廠商的資信材料、評(píng)價(jià)材料、審批材料等，并規(guī)定資信材料的真實(shí)性由合同承辦人把關(guān)。資信材料包括：①供貨廠商的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照②稅務(wù)登記證③組織機(jī)構(gòu)代碼證④特種行業(yè)生產(chǎn)許可證⑤廠家對(duì)代理商的授權(quán)委托⑥廠商對(duì)簽訂人的授權(quán)委托⑦供方報(bào)價(jià)對(duì)比情況或談判工作總結(jié)⑧供方業(yè)績(jī)情況⑨預(yù)付款或定金審批表⑩根據(jù)不同的合同需要提交的其他材料等上述資料完備并經(jīng)合同人員審查合格后，才能進(jìn)行合同內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性審核。審核內(nèi)容包括：①產(chǎn)品的名稱、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)是否明確，是否與訂貨通知相符。②所采購(gòu)的物資是否在供貨廠商提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營(yíng)范圍之內(nèi)。③產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、廠商對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和交貨期限是否明確。④交貨地點(diǎn)、交貨方式是否明確。⑤是否對(duì)貨物運(yùn)輸方式、運(yùn)輸費(fèi)用等做了規(guī)定。⑥預(yù)付款、定金是否得到采辦部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。⑦對(duì)貨物是否提出了包裝要求，標(biāo)準(zhǔn)如何。⑧條款中是否寫明開具增值稅發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票。⑨是否對(duì)隨機(jī)的備品、備件等提出了要求。⑩要求廠商提供的產(chǎn)品資料（合格證、使用說明書、出廠檢驗(yàn)證明等）是否齊備。⑾是否有售后服務(wù)條款。⑿是否有違約條款，違約條款是否公平合理。⒀解決合同爭(zhēng)議的方式、起訴地點(diǎn)。⒁合同金額大小寫是否一致。⒂簽字人簽字位置是否正確。⒃將無價(jià)格合同提交業(yè)主進(jìn)行審批。（3）合同蓋章后的管理對(duì)于合同蓋章之后的管理應(yīng)采取周跟蹤、月報(bào)表的辦法。每周五和月末要對(duì)采辦部所簽訂的合同進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，包括：簽訂情況、貨款支付情況、到貨情況、驗(yàn)收情況、調(diào)撥情況等，并分析上報(bào)給采辦部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。1.4采辦進(jìn)度計(jì)劃1.4.1線路物資管件、陰保材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；5月25日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.4.2站場(chǎng)物資儀表材料、通信材料、電力材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。儀表設(shè)備、工藝設(shè)備、陰保設(shè)備、通信設(shè)備、電力設(shè)備：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.4.3消防、土建物資暖通材料、給排水材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。消防設(shè)備、暖通設(shè)備、給排水設(shè)備：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。1.5采辦進(jìn)度控制程序1.5.1采購(gòu)計(jì)劃的編制PC項(xiàng)目部成立后，采辦經(jīng)理應(yīng)立即組織人員編制物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)描述采購(gòu)任務(wù)的范圍，明確采辦分包商與施工分包商在采購(gòu)任務(wù)方面的分工和責(zé)任關(guān)系。（1）采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)滿足以下原則：①經(jīng)濟(jì)原則A.在保證所采購(gòu)物資的質(zhì)量和交貨期的前提下盡可能為業(yè)主節(jié)約采購(gòu)資金；B.較低的采購(gòu)?fù)顿Y；C.在規(guī)定的費(fèi)用范圍內(nèi)，材料價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用綜合考慮，以合格的產(chǎn)品質(zhì)量和最少的資金投入為采購(gòu)目標(biāo)。D.最低的采購(gòu)管理費(fèi)用；②質(zhì)量保證原則A.所有供貨廠商必須經(jīng)過選擇與審查；B.嚴(yán)格監(jiān)督廠商質(zhì)量體系的運(yùn)行；C.嚴(yán)格監(jiān)督產(chǎn)品檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序的執(zhí)行；D.嚴(yán)格按照產(chǎn)品的運(yùn)輸、堆碼、保管程序或要求進(jìn)行操作。③安全保證原則④進(jìn)度保證原則A.采購(gòu)進(jìn)度必須服從業(yè)主/監(jiān)理制定的工程總體進(jìn)度；B.采購(gòu)進(jìn)度必須服從施工進(jìn)度；C.必須按規(guī)定進(jìn)度控制的要求和目標(biāo)運(yùn)行