會(huì)議服務(wù)員工作手冊(cè)(會(huì)議)

可編輯可編輯電科中心治理處工作手冊(cè)(會(huì)議事務(wù)匯編)******可編輯可編輯目 錄1.會(huì)務(wù)工作規(guī)程… 401-1可編輯可編輯目的標(biāo)準(zhǔn)客戶效勞中心會(huì)務(wù)人員職責(zé)范圍，明確各崗位人員的工作內(nèi)容及應(yīng)當(dāng)擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任范圍。準(zhǔn)時(shí)、周到地為參會(huì)人員供給會(huì)議效勞，保障會(huì)議順當(dāng)進(jìn)展。適用范圍適用于客戶效勞中心會(huì)議效勞的操作職責(zé)工程經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)并監(jiān)視預(yù)訂會(huì)議室和會(huì)議落實(shí)的全面運(yùn)作。客服專(zhuān)責(zé)負(fù)責(zé)會(huì)議落實(shí)后的工作安排，及與各部門(mén)的運(yùn)作協(xié)調(diào)。依據(jù)供給的效勞信息，準(zhǔn)時(shí)、周到地為參會(huì)人員供給會(huì)議效勞。協(xié)作公司各類(lèi)大型培訓(xùn)、接待會(huì)議的后勤預(yù)備工作及現(xiàn)場(chǎng)效勞，保障會(huì)議順當(dāng)進(jìn)展。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作?？头I(lǐng)班負(fù)責(zé)工作內(nèi)容的落實(shí)跟進(jìn)及匯報(bào)。負(fù)責(zé)跟進(jìn)，檢查會(huì)場(chǎng)和會(huì)場(chǎng)周邊的環(huán)境衛(wèi)生。依據(jù)效勞需求合理申報(bào)選購(gòu)各類(lèi)會(huì)務(wù)用品。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作?？头T負(fù)責(zé)工作內(nèi)容的執(zhí)行與匯報(bào)。負(fù)責(zé)上午茶效勞。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)用品治理及會(huì)議室、茶歇等工作。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。需求確認(rèn)客服部在進(jìn)展會(huì)務(wù)需求了解時(shí)，應(yīng)當(dāng)針對(duì)公司可以供給的會(huì)務(wù)效勞內(nèi)容設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題向主辦方進(jìn)展提示，以引導(dǎo)主辦方更準(zhǔn)確的提出會(huì)務(wù)需求?？头繎?yīng)當(dāng)依據(jù)不斷積存的會(huì)務(wù)效勞需求更標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，并不定期進(jìn)展培訓(xùn)以確保會(huì)務(wù)效勞人員同主辦方的溝通順當(dāng)并能準(zhǔn)確收集會(huì)務(wù)效勞需求信息?？头繎?yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)需求進(jìn)展書(shū)面登記并與主辦方確認(rèn)客服部在接到“會(huì)議中心接待通知單”后，依據(jù)“通知單”內(nèi)容進(jìn)展分工及擺放?；I劃 客服部應(yīng)當(dāng)依據(jù)確認(rèn)的效勞需求對(duì)會(huì)務(wù)效勞的供給進(jìn)展全面的籌劃，籌劃內(nèi)容宜包含但不限于以下方面：(1)職責(zé)分工；(2)時(shí)間安排；(3)場(chǎng)地安排；(4)會(huì)務(wù)用品及硬件設(shè)施配備；(5)突發(fā)大事應(yīng)對(duì)措施；(6)會(huì)議秩序及安全會(huì)前預(yù)備客服部應(yīng)將會(huì)務(wù)效勞過(guò)程中可能涉及的效勞內(nèi)容進(jìn)展細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以保證每項(xiàng)效勞內(nèi)容都能在合理范圍內(nèi)滿足需求，會(huì)務(wù)效勞當(dāng)中可能涉及的各項(xiàng)效勞內(nèi)容可包含但不限于以下方面：(1)布置導(dǎo)引牌布置簽到臺(tái)；布置橫幅與大背景；布置主席臺(tái)，座位格局和座次安排(5)布置臺(tái)布；制作并擺放姓名牌；不同類(lèi)型麥克風(fēng)擺放布置；(8)擺花；(9)胸花/胸章的制作與佩戴；(10)供給紙筆；(11)供給干紙巾、濕紙巾；(12)放置煙灰缸；(13)燈光調(diào)試；(14)音箱調(diào)試；(15)投影調(diào)試；(17)茶具〔水〕預(yù)備；(18)茶歇效勞。會(huì)中效勞客服部應(yīng)當(dāng)將會(huì)中效勞時(shí)會(huì)務(wù)效勞人員可能涉及的效勞內(nèi)容及相應(yīng)可編輯可編輯文檔相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以保證會(huì)務(wù)效勞人員依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求供給會(huì)中效勞。會(huì)中效勞時(shí)會(huì)務(wù)效勞人員可能涉及的效勞內(nèi)容及相應(yīng)的言行舉止宜包含但不限于以下方面：導(dǎo)引；續(xù)茶；會(huì)場(chǎng)巡察；突發(fā)大事處理；(5)詢問(wèn)受理。會(huì)后整理客服部應(yīng)當(dāng)將會(huì)后整理內(nèi)容進(jìn)展細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)后整理內(nèi)容包含但不限于以下方：會(huì)務(wù)用品清潔、消毒、歸位回收可重復(fù)使用的會(huì)議用品，清點(diǎn)數(shù)量并記錄，清潔桌椅、地面等，將座牌、桌椅等歸位。設(shè)施設(shè)備歸位清理租借、調(diào)用的物品，檢查有無(wú)缺失或損壞，清潔后歸還，做好相應(yīng)記錄。清場(chǎng)檢查會(huì)議廳〔室〕是否有客人遺失的物品，如有遺失應(yīng)馬上還送給同時(shí)馬上通知會(huì)議主辦單位。幫助追補(bǔ)損失，做好記錄。關(guān)閉會(huì)議廳〔室：包括音響、空調(diào)、燈光、門(mén)。征詢效勞意見(jiàn)征詢意見(jiàn)時(shí)可考慮如下途徑：訪談會(huì)議主辦方；抽樣調(diào)查參與會(huì)議人員意見(jiàn)；將效勞過(guò)程中參會(huì)人員語(yǔ)言或非語(yǔ)言表達(dá)的相關(guān)信息具體進(jìn)展記錄。效勞質(zhì)量的改進(jìn)客服部應(yīng)對(duì)收集的效勞反聵信息進(jìn)展分析處理，找出產(chǎn)生不合格效勞項(xiàng)的根本緣由并有針對(duì)性的實(shí)行訂正預(yù)防措施。會(huì)務(wù)效勞人員儀表、儀態(tài)務(wù)要求儀表要求服裝要求 鞋；保證會(huì)務(wù)人員的服裝、配飾的顏色與樣式統(tǒng)一。 工裝外不應(yīng)顯露個(gè)人物品；衣、褲口袋整理平坦，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平坦，無(wú)明顯污跡、破損。 著裙裝時(shí)，西裙宜配長(zhǎng)襪和工鞋，西裙長(zhǎng)度于膝蓋上3裝時(shí)，西褲應(yīng)燙直，折痕清楚，長(zhǎng)及鞋面。工作牌佩戴要求155不應(yīng)斜戴,參見(jiàn)圖A.1圖A.1工鞋穿黑色皮鞋；鞋上飾品不宜過(guò)多；皮鞋外表保持光亮。絲襪著西裙時(shí)宜穿長(zhǎng)筒黑色絲襪，不宜穿短襪或光腿。飾品不宜佩戴夸大飾品、彩繩；可佩戴耳釘、黃金、白金項(xiàng)鏈等飾品。儀態(tài)要求站姿可編輯上身正直頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開(kāi)，一只腳略前，一只腳略后，前腳A.2。可編輯圖A.2行姿身體重心應(yīng)稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身正直不動(dòng)，兩肩相平不搖，兩臂搖擺自然，步幅適中均勻。會(huì)務(wù)效勞人員站姿可參見(jiàn)圖A.3圖A.3坐姿兩邊。會(huì)務(wù)效勞人員坐姿可參見(jiàn)圖A.4。圖A.4指引2～3遇拐彎或臺(tái)階處，應(yīng)回頭一直賓示意說(shuō)“請(qǐng)留神引領(lǐng)客人時(shí)，宜用“這邊請(qǐng)可編輯為來(lái)賓送行時(shí)，應(yīng)在來(lái)賓的前方，距離約半步。會(huì)務(wù)效勞人員指引見(jiàn)可參見(jiàn)圖A.5?？删庉嬁删庉嬁删庉媹DA.5笑容面部保持自然親切的微笑；使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)“您好、請(qǐng)、感謝、對(duì)不會(huì)場(chǎng)布置相關(guān)要求座席牌15～207.5～10入。座席牌紙張宜選擇白色紙張打?。蛔煮w選擇金橋簡(jiǎn)標(biāo)宋，調(diào)整高度9.214.8座位牌依據(jù)座次要求安排擺放。參見(jiàn)圖B.1.6.2.26.2.2.1

麥克風(fēng)

圖B.125厘米；鼠標(biāo)有線麥距離桌邊20對(duì)于無(wú)線麥克風(fēng)〔使用麥克風(fēng)架：高度距離桌面2525多人使用麥克風(fēng)時(shí)，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一可編輯可編輯個(gè)麥克風(fēng)。電池治理

對(duì)于無(wú)線麥克風(fēng)，應(yīng)在會(huì)議開(kāi)頭前半天檢查無(wú)線麥克風(fēng)的電池狀況，確保會(huì)議期間能正常，足夠使用。電池應(yīng)存放在枯燥涼快的地方，統(tǒng)一治理。其他音響關(guān)閉后，方可卸除有線麥克風(fēng)。無(wú)線麥克風(fēng)使用完畢準(zhǔn)時(shí)卸除內(nèi)部電池。記錄紙、筆80gA435張或加寫(xiě)字板。記錄筆宜選用HB 會(huì)議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩只記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求可參見(jiàn)圖B.2。6.4

飲用水

圖B.2350礦泉水?dāng)[放時(shí)應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)朝向、成直線、靠近茶杯的左側(cè)擺放〔無(wú)12~15。貴賓廳擺放礦泉水時(shí)宜配在客人進(jìn)內(nèi)就坐后上茶水。大型會(huì)議主席臺(tái)座次的安排主席臺(tái)應(yīng)排好座次、放好座席牌，以便對(duì)號(hào)入座。領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2131號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置.見(jiàn)圖C.1。可編輯可編輯領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2精文檔同時(shí)居中，21左手位置，31號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，見(jiàn)圖C.2。7 5 3 1 2 4 6主席臺(tái)主席臺(tái)觀 眾 席圖C.1：主席人數(shù)為單數(shù)時(shí)座次的安排7 5 3 1 2 4 6 8主席臺(tái)主席臺(tái)觀眾 席圖C.2：主席人數(shù)為偶數(shù)時(shí)座次的安排座談會(huì)座位安排長(zhǎng)條桌8.1。長(zhǎng)條桌與正門(mén)側(cè)對(duì)時(shí)，會(huì)議座位安排分別見(jiàn)圖D.2。注：A為客方〔或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)B為主方可編輯可編輯客方主方客方主方正門(mén)正門(mén)圖D.1A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7正門(mén)正門(mén)圖D.2設(shè)備調(diào)試燈光調(diào)試逐個(gè)開(kāi)關(guān)檢查燈光照明。對(duì)主席臺(tái)燈光要單獨(dú)檢查開(kāi)放投影時(shí)的燈可編輯可編輯文檔的照耀。確保燈盞無(wú)損，亮度與顏色全都。音響調(diào)試音響提前30分鐘翻開(kāi)，將全部有關(guān)的音響設(shè)備全部連接。抖動(dòng)連接線與移動(dòng)底座，搖動(dòng)麥克風(fēng)接口，測(cè)試音箱與麥克風(fēng)接口處，測(cè)試聲音是否正常；逐個(gè)調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠(yuǎn)的距離可以清楚的聽(tīng)到，并感覺(jué)音量適中為準(zhǔn)，檢查麥克風(fēng)電池電量及備用電池狀況。把音頻連接線連接電腦，測(cè)試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應(yīng)避開(kāi)雜音、電流聲、音頻干擾等。對(duì)于無(wú)線麥克風(fēng)，應(yīng)在會(huì)議室每個(gè)音箱試音，確保其工作正常。投影調(diào)試電腦切換的方法一般用Fn+F1～F8(有電腦標(biāo)志〕鍵電腦切換，檢查電腦是否兼容；不兼容電腦準(zhǔn)時(shí)通知更換。確保投影無(wú)花屏、抖動(dòng)等影響投影效果的特別現(xiàn)象。空調(diào)調(diào)試會(huì)議室內(nèi)溫度高于26℃時(shí)，宜開(kāi)啟空調(diào)；溫度低于26℃時(shí)，可依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)狀況及視要求開(kāi)啟空調(diào)。3026℃。未開(kāi)啟空調(diào)時(shí)，應(yīng)翻開(kāi)風(fēng)機(jī)。茶具預(yù)備、續(xù)茶標(biāo)準(zhǔn)茶具的預(yù)備茶具選擇：一次性杯、陶瓷帶蓋杯子、瓶裝礦泉水茶具使用茶具擺放茶具統(tǒng)一擺放客人右側(cè)，整體保持整齊全都〔參見(jiàn)圖F.1所示；12~1545可編輯可編輯續(xù)茶要求

圖F.11520水?？梢罁?jù)飲茶速度，適當(dāng)調(diào)整續(xù)茶間隔時(shí)間。續(xù)水茶時(shí)，用右手的小指和無(wú)名指夾起杯蓋，用大拇指、食指中