秘書(shū)手冊(cè)（聯(lián)想）

秘書(shū)手冊(cè)（試講稿)聯(lián)想電腦公司企劃部秘書(shū)處目錄前言…………………3秘書(shū)必備的素養(yǎng)……………4秘書(shū)的重要職業(yè)技能………5第一部分日常事務(wù)處理…………………5電話、傳真、郵件、文件管理、名片其次部分日程支配………7總體日程支配…………………7出差日程支配…………………8會(huì)議支配………13媒體采訪………18大型活動(dòng)………21突發(fā)來(lái)訪接待…………………24第三部分溝通與協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書(shū)應(yīng)具備的禮儀……………26秘書(shū)禮儀素養(yǎng)的培育…………27第四部分文字支持………27第五部分會(huì)議支持………30前言———-—-———在很多人眼里,秘書(shū)仍是一種即讓人熟識(shí)又不被人了解的職業(yè)。秘書(shū)的幫助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁，為此,他們必須全心全意并精準(zhǔn)無(wú)誤地供應(yīng)支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。優(yōu)秀的秘書(shū)會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無(wú)論如何，秘書(shū)這個(gè)詞會(huì)讓很多正籌備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像.然而，秘書(shū)的工作到包括哪些，在秘書(shū)的工作背后還有些什么，這是被很多人忽視的。在聯(lián)想，秘書(shū)及行政助理、部門(mén)文員是一只浩大的隊(duì)伍,在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著很多日常繁雜事項(xiàng)的處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中,自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié),而不行或缺,有時(shí)我們需要扮演更多角色,,以適應(yīng)工作支配和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書(shū)，但由于所服務(wù)的對(duì)象不同，各部門(mén)性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必定存在著很大差異，但由于秘書(shū)工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們供應(yīng)了依據(jù)。事實(shí)上有很多相像的工作不同之處只是由于大事輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的.無(wú)論什么時(shí)候,謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書(shū)們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書(shū)的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因此，什么是一個(gè)出色地秘書(shū)的該具備的職業(yè)素養(yǎng)，什么樣的秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書(shū)在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？這些是我們始終以來(lái)需要探究的問(wèn)題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫(xiě)本手冊(cè)的想法。我們——作為企劃部秘書(shū)處的秘書(shū),在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法,積累了一些工作閱歷和技巧,在處理很多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過(guò)了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們信任，在我們自己的不懈努力和對(duì)秘書(shū)工作的喜愛(ài)之下；為聯(lián)想,為我們的事業(yè)將來(lái)的進(jìn)展進(jìn)行一番奮斗后，我們定會(huì)做出成果。我們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與大家見(jiàn)面，盼望它能為同行們的工作中供應(yīng)便利快捷的參考之用，同時(shí)我們格外情愿將這些閱歷和技巧共享出來(lái)和大家一起探討，也盼望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)已之短。秘書(shū)手冊(cè)適用于公司各部秘書(shū)及行政人員,致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完成的,在此其間我們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各部門(mén)的相關(guān)人員的大力支持,在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容,由于水平有限，不妥之處請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見(jiàn).這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正能夠成為一部聯(lián)想秘書(shū)的行為指南，為您服務(wù)，為你所用.第一章秘書(shū)必備的素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn):敬業(yè)精神 正直—-公正，堅(jiān)持既定政策和原則表率作用 誠(chéng)懇-—實(shí)事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)——以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與掌握能力 勤奮-—努力工作,不斷學(xué)習(xí)合作精神 有序——利落，有條不齋學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效-—追求效率和效益知人善任的能力 牢靠—-按約定完成工作，保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)對(duì)待意見(jiàn)與批判 大局觀 二、秘書(shū)的職業(yè)態(tài)度主動(dòng)性(Initiative）適應(yīng)性（Flexibility）團(tuán)隊(duì)精神（Teamwork）尊重他人（RespectforPeople)創(chuàng)新精神（Creativity）堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity）服務(wù)與貢獻(xiàn)（Service＆Contribution）認(rèn)同與共享（Sharing)雙贏與相互依存（Win—win＆Interdependence）溫柔的心和自省其次章秘書(shū)的重要職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽(tīng)電話的程序和技巧打電話前的籌備籌備好電話記錄本和筆把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的挨次簡(jiǎn)潔列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏?；I備好通話時(shí)需要的文件資料。查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)頭撥打.正式撥打電話：撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是聯(lián)想電腦公司＊＊部*＊?！比缧枧c有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對(duì)方的內(nèi)容較簡(jiǎn)潔,應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、精準(zhǔn)；通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。3、接聽(tīng)電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的:“你好！我是＊*部＊＊?！蓖茢郬HO,分以下幾種情況：來(lái)電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直接上級(jí)及平級(jí)直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問(wèn)清事情梗概,轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說(shuō)明梗概后轉(zhuǎn)入問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。一般員工問(wèn)清事由，如需要,轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊密問(wèn)清概要,向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后,依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào).不重要且不緊密問(wèn)清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較簡(jiǎn)潔,或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差.通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語(yǔ)：詢問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？"、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱呼?"“請(qǐng)問(wèn)有什么事?”等對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持常常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟識(shí)，達(dá)到聞其聲知其人，并準(zhǔn)時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在",可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看＊＊總經(jīng)理是否在？"，然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接.如遇總經(jīng)理不愿接聽(tīng)對(duì)方電話，則可用委婉的語(yǔ)氣：“實(shí)在愧疚，*＊總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到他時(shí)再給您回個(gè)電話;如果您便利的話,能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情況下,如便利可詢問(wèn)總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問(wèn)對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的.在對(duì)方不愿告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問(wèn)后未果,可委婉結(jié)束通話.如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您還有別的事嗎?"或“對(duì)不起,我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個(gè)未完又來(lái)一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告知另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過(guò)去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息.二、傳真將傳真分類:需要總經(jīng)理本人批閱的，依據(jù)總經(jīng)理授意處理由秘書(shū)來(lái)待為處理的:A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人由秘書(shū)本人回復(fù)使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式遵守公文寫(xiě)作規(guī)范保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系,發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn).需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說(shuō)明，列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼,并在每一頁(yè)文件上標(biāo)注頁(yè)碼.必要的傳真分類存檔三、郵件依據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按簡(jiǎn)略項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。將收件箱中的郵件過(guò)濾,刪除不必要的郵件,然后分如下:需要總經(jīng)理本人批閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分依據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜.以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語(yǔ)氣上予以注意,并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書(shū)名義發(fā)送時(shí)，要說(shuō)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書(shū)來(lái)待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由秘書(shū)本人回復(fù)如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到,需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能準(zhǔn)時(shí)查看，需電話說(shuō)明.需要總經(jīng)理批閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá);重要郵件準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行存檔四、文件管理(參看集團(tuán)《秘書(shū)手冊(cè)》第33—36頁(yè)）(附文件處理流程）閱讀文件，推斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。對(duì)文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急,寫(xiě)明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定),必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果.必要文件進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)譯出五、名片分類：可依據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中(更易查找，但需要錄入時(shí)間)應(yīng)籌備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)便利快捷。其次部分日程支配掌握日程,意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘讨洹笔侵笗r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn).秘書(shū)的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程支配為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的籌備,并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程支配、出差日程支配、會(huì)議支配、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六部分加以簡(jiǎn)略說(shuō)明并供應(yīng)文字模版，盼望能給大家的工作供應(yīng)參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量,工作效率,工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、支配領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書(shū)的一項(xiàng)基本工作.這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)潔，但卻十分重要,它是秘書(shū)幫助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ),支配好總經(jīng)理的日程,意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作。作為秘書(shū)肯定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法,主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深化溝通，精準(zhǔn)了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求,并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開(kāi)展做鋪墊。此外,勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的閱歷、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看,補(bǔ)己之短,揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用?？傮w日程支配領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)支配的事情）兩類。而秘書(shū)的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈敏地支配好突發(fā)隨機(jī)大事。（一)總體原則：了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況,-優(yōu)化工作方法,細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍;-了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情況,格外是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；準(zhǔn)時(shí)整理日程表,以免支配沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí),在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情支配處理;定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開(kāi)展；注意日程支配的時(shí)間松緊,適當(dāng)支配；（二）閱歷與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要支配過(guò)多的事務(wù);在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息;對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)支配熟記于心,準(zhǔn)時(shí)提醒已定下來(lái)的支配，防止沖突；每日支配相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容全都；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定,在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理;掌握約會(huì)時(shí)間,適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃支配模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)支配，打印即可；也可依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程支配做為秘書(shū),支配總經(jīng)理出差是常常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)的計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外的工作支配得緊張而有序，愉快而圓滿,這是秘書(shū)工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn).（一)國(guó)內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期;確認(rèn)總經(jīng)理出差伴隨人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程支配(明確如早午晚餐支配、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息.）確定行程,預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟識(shí)酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）;完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。依據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，籌備出差用物品(見(jiàn)物品攜帶表）.擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）.(見(jiàn)范例）出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員.依據(jù)總經(jīng)理日程支配，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;協(xié)作總經(jīng)理授權(quán)人的工作,準(zhǔn)時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)情況準(zhǔn)時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整日程支配；出差后準(zhǔn)時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理(包括資料、名片、會(huì)談備忘），依據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差支配挨次及內(nèi)容大致相同，但在此要格外提醒您注意以下幾點(diǎn)：依據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況籌備PRESETATION(中/英文）,與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)籌備彩色打印膠片和打印稿.機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避開(kāi)經(jīng)停中轉(zhuǎn),選擇好的航空公司和服務(wù),長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；注意籌備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶;依據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣籌備禮物；籌備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方供應(yīng)翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝.(三)伴隨出差伴隨總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外,在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù),了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話,并將秘書(shū)房號(hào)電話準(zhǔn)時(shí)告知總經(jīng)理；每日準(zhǔn)時(shí)核對(duì)本日及其次天的日程支配;提前設(shè)置早晨叫醒,并支配早餐；依據(jù)當(dāng)天的日程支配落實(shí)車輛；準(zhǔn)時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)支配；攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止;出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并準(zhǔn)時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt(保存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張來(lái)回機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書(shū)手中）書(shū)面講話稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄籌備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具＊籌備一支彩色筆禮品＊包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書(shū)模版文件編號(hào)OURREF。：LCS-DTB·60023—99發(fā)文日期DATE：2000.6.14文件類別CATEGORY：通知擬文人FROM：-—-審核VERIFIED：//批準(zhǔn)APPROVED：———收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC：總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)-——附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其他OTHERS//FORMCHECKBOX頁(yè)數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁———在2000年6月15日—16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理—-—，臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理-—-，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁———處理.特此通知-———--2000。6。14附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程支配(4月25-27日)時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17:25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：—--1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行支配4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺(jué)聯(lián)想:———、--—議題:嘉利最新情況通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人:鄧秉覺(jué)1390299751413：20動(dòng)身前往EMCoffice、--—-伴隨前往14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21—23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?——、—--、-——-、、——-EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面支配:14:00~15：00 雙方公司介紹溝通15：00～16：00 參觀工廠16:00～17：00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及將來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青伴隨18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：—-——、—-——4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：選購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤?—-—、、——-議程支配：14：00-14:05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、進(jìn)展趨勢(shì)等)14:25-14:55雙方商量14：55—15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35—15:40聯(lián)想與瑞和人員相互介紹15:40-16：10參觀瑞和工廠16:10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng)，車程約30分鐘17:40CA1303深圳-北京———支配接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：-—-————-—附件四：國(guó)外出差日程支配表-——執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20:4021：00——21：30北京-—漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?LG商事供應(yīng)一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：0192335098KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J。S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接（Tel:0193367896）下榻處：HolidayinSeoul（佳樂(lè))Tel：82-02-7179441Fax：82—02—71594417月15日8：00——9:009：00——12：3012：30——13:2013：20--14：4014:40——16：4016：40--18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K。M。Ahn/Sr.MGR、J。S。Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談(伴隨及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K。S。Park/Exe.Director、LG商事K。M.Ann/Sr。MGR、J.S.Park）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會(huì)談（伴隨及參加者：LG電子Mr。M。H.Park/Sr。DirectorMr。J.H.Cheng/G。MGRLG商事:K。M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park)HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龜尾路程:3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S。Park路程:3小時(shí)主持人:Mr。M.H。Park訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30-—21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209:30--10：0010:30-—10：5010：50-—11：2011：20——11：5011:50——13：0013:00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面(LCDMarketingW.H。Hong/Sr。MGR、崔敏洙先生等)———作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：Mr.J。Y。ParkTel：82-02—750731314：30--17:0017：00——17：3019:00-—21：00會(huì)談（參加者：LG商事D。H。Kang/V。PresidentLG電子M。H。Park/Exe。Director等）回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D。H。Kang/V.President、K。M。Ahn/Sr。MGRY.H。Kim/Sr。MGR）LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人：LG商事Mr。J。S.Park主持人:Mr。D。H。Kang訪問(wèn)時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00-—19:0021：40——22：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀光巡游酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場(chǎng)漢城-—北京漢城市區(qū)及近郊伴隨人:導(dǎo)游、LG商事Mr。J。S.Park(17日為韓國(guó)國(guó)慶日)自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議支配召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書(shū)的常常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯合一身.保證會(huì)議順利的進(jìn)行，需要多方面的籌備工作.這就需要秘書(shū)是八面玲瓏的天才,同時(shí)善用平常培育出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變!以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹.(一）內(nèi)部會(huì)議支配總經(jīng)理主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始審批審批審批N審批NYYNY注意事項(xiàng)：會(huì)前與GM及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程支配)，支配會(huì)議地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)間;下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)格外重要的參會(huì)人,可通過(guò)電話確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議準(zhǔn)時(shí)跟蹤,并反饋給GM；總經(jīng)理參加的會(huì)議開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān)NY與對(duì)方確認(rèn)后另行安排與對(duì)方確認(rèn)后另行安排時(shí)間沖突請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理是否參加NY注意:把握前往會(huì)議地點(diǎn)動(dòng)身時(shí)間的支配。(二）外部會(huì)面支配總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面懇求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人注意:講明緣由,以免對(duì)方誤解注意：在收到會(huì)面懇求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同時(shí)供應(yīng)背景材料以供GM做出推斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前籌備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意籌備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需籌備翻譯,如需要,提前確認(rèn);依據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別籌備禮物;在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需支配車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方精準(zhǔn)的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前籌備；如需支配參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系,填寫(xiě)參觀申請(qǐng),支配參觀伴隨人；會(huì)前給總經(jīng)理供應(yīng)相關(guān)背景材料,如需要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜;在會(huì)前擬制meetingagenda(見(jiàn)模版）在制作PPT時(shí)依據(jù)各部門(mén)情況、來(lái)訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容,注意內(nèi)容的準(zhǔn)時(shí)更新，并依據(jù)來(lái)訪者需求制作中/英文；—-初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；-—再次會(huì)面應(yīng)注意:有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧(可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)供應(yīng)資料）。幫總經(jīng)理籌備名片,并提醒會(huì)面時(shí)攜帶;提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備,擺放材料，迎接客人,注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度;提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后伴隨參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈敏處理各種情況；會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或伴隨送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門(mén)組織、主持的會(huì)面,秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多.但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助支配。并關(guān)注以下幾點(diǎn):開(kāi)始開(kāi)始征詢GM是否參會(huì)征詢GM是否參會(huì)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)NY回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況,并適時(shí)提出關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況,并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束結(jié)束注意事項(xiàng):會(huì)前為總經(jīng)理籌備簡(jiǎn)略的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的簡(jiǎn)略地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū),請(qǐng)注意把握動(dòng)身參會(huì)時(shí)間；對(duì)會(huì)中決議,總經(jīng)理盼望簡(jiǎn)略了解的，準(zhǔn)時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest'sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend'sParticipantandPositionMr.HectordeJ。RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales＆MarketingMr。KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr。ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr。―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr。―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr。―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr。―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm—16：00pm,June2,2000Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda：15：00—15：05Introduction15:05—15：10AMDIntroduction（Mr.PerryChan）15：10-15：30AMDupdate（Mr。RaymondLee）15：30-15：45Legendupdate（Mr.――）15：45-16：00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問(wèn)題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問(wèn)題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說(shuō)明:1、接受采訪聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一支配,集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一支配;除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對(duì)直接聯(lián)系的記者要格外禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)登記記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理批閱,征求總經(jīng)理意見(jiàn);對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可依據(jù)日程進(jìn)行支配，適合支配在一起的采訪盡量支配在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推舉其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò).2、采訪籌備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪伴隨人和記者的聯(lián)系方式,消滅意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；協(xié)作品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案,呈送總經(jīng)理批閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并準(zhǔn)時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行籌備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求,在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者供應(yīng);對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別籌備電子版和打印版;3、采訪籌備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理籌備好采訪提綱和問(wèn)題答案;對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型;如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必須與品推伴隨人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備;到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?；如果采訪在公司外應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)提醒總經(jīng)理動(dòng)身；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地;如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料;支配停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，準(zhǔn)時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的精準(zhǔn)時(shí)間；通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門(mén)員工收看。注意事項(xiàng)：對(duì)記者的界面要格外友好.五、大型活動(dòng)伴隨總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始伴隨總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說(shuō)明:接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程,推斷重要程度,征詢總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先支配日程;活動(dòng)前一天的籌備工作做好籌備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參加活動(dòng)的那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)天著大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡;帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{;活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片.（二）參加支持的大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始參加支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，推斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見(jiàn)；如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng),支配好日程;活動(dòng)前三星期參加分工會(huì),明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé),將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書(shū)籌備的，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理籌備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理批閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者;參加彩排;對(duì)重大活動(dòng)中需要協(xié)作演示的PPT肯定要反復(fù)演練；活動(dòng)當(dāng)天參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝,化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡;帶好如下物品:拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中協(xié)作演示PPT，做好錄音;活動(dòng)中協(xié)作接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo),活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求;在突發(fā)緊急情況下不要慌亂,首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作;活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依據(jù)錄音整理講話稿;總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書(shū)參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。六、突發(fā)來(lái)訪接待部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪者見(jiàn)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪情況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面主動(dòng)另約見(jiàn)面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來(lái)訪者相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來(lái)訪者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目的開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪者見(jiàn)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪情況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面主動(dòng)另約見(jiàn)面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來(lái)訪者相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來(lái)訪者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目的開(kāi)始接待突發(fā)來(lái)訪流程說(shuō)明：?jiǎn)柷鍖?duì)方來(lái)訪目的;對(duì)于總經(jīng)理熟識(shí)且格外重要的客人,如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量支配，可以把來(lái)訪者帶到會(huì)議室，為對(duì)方籌備飲料和報(bào)紙，并告知對(duì)方也許要等多久，同時(shí)禮貌地示意對(duì)方總經(jīng)理的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開(kāi)頭，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間;對(duì)于總經(jīng)理熟識(shí)且格外重要的客人,如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書(shū)對(duì)情況做出解釋,讓來(lái)訪者覺(jué)得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢來(lái)訪者意見(jiàn)，主動(dòng)和來(lái)訪者另約一個(gè)見(jiàn)面時(shí)間,或幫助他支配和相關(guān)負(fù)責(zé)人見(jiàn)面；留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理便利時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)支配；對(duì)于與公司和部門(mén)毫不相關(guān)的來(lái)訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，肯定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)；對(duì)于與其它部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪，可以告知對(duì)方相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系方式,留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理；對(duì)于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來(lái)訪登記對(duì)方的聯(lián)系方式，告知對(duì)方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋.如果對(duì)方情愿，可以推舉對(duì)方與部門(mén)其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告知對(duì)方可以先把想法以寫(xiě)信或寄email的方式告知總經(jīng)理;在總經(jīng)理便利時(shí)告知來(lái)訪情況，依據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)支配。注意事項(xiàng)：有些來(lái)訪者聽(tīng)不進(jìn)秘書(shū)所做的任何解釋,死纏著非見(jiàn)總經(jīng)理不行,對(duì)這種人肯定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議.同時(shí)肯定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫(xiě)信或發(fā)email給總經(jīng)理,而且總經(jīng)理肯定會(huì)看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書(shū)要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立常常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。精準(zhǔn)理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達(dá)的工作。秘書(shū)應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)人員充分溝通，盡可能準(zhǔn)時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息準(zhǔn)時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推動(dòng)工作作為秘書(shū)，在日常的工作中,注意與其它部門(mén)和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過(guò)一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)任何部門(mén)、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí)，敬重對(duì)方、尊重對(duì)方，注意準(zhǔn)時(shí)向那些給予你支持的部門(mén)和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書(shū)信等媒介，因此要格外注意在這些方面的商務(wù)禮儀.(見(jiàn)電話禮儀、書(shū)信規(guī)范)（一）業(yè)務(wù)合作:作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書(shū)應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠(chéng)信任的關(guān)系,但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈敏處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到精準(zhǔn)理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推動(dòng)工作時(shí)，要與合作廠商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策制造良好的合作環(huán)境，幫助總經(jīng)理推動(dòng).（二)禮尚往來(lái)：答謝(節(jié)日禮品、賀卡等)在重要的節(jié)日(如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書(shū)應(yīng)在征求總經(jīng)理意見(jiàn)之后，以禮品或賀信準(zhǔn)時(shí)致意,維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系.在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其支配與廠商的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與廠商建立常常性的溝通.以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)幫助人員應(yīng)具備的禮儀秘書(shū)作為總經(jīng)理的幫助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外,更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個(gè)好的秘書(shū)既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀,秘書(shū)在日常工作中既要幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要幫助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的公眾形象.作好助手和參謀的工作參加決策調(diào)研，供應(yīng)有份量的信息。秘書(shū)要做好決策參謀，就要樂(lè)觀參加決策的調(diào)查討論。首先是廣泛收集信息，多供應(yīng)真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研，多供應(yīng)決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多供應(yīng)有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)的思想火花.才能準(zhǔn)時(shí)猜測(cè)總經(jīng)理在想什么，籌備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問(wèn)題，才有肯定的高度、廣度和深度.主動(dòng)與總經(jīng)理溝通思想,通過(guò)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫(xiě)中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。參加實(shí)踐,協(xié)助總經(jīng)理推動(dòng)工作。樂(lè)觀介入有關(guān)工作，準(zhǔn)時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。常常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán).參加要有度，參謀要有方參加決策調(diào)研，注意“多謀"，切忌“擅斷”。參加督促檢查，工作要“到位”,不能“越位”參加工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手,不能做“主手"，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。幫助總經(jīng)理塑造良好的形象.秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象的好壞在很大程度上反映了秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)的服務(wù)水準(zhǔn)。秘書(shū)可從以下幾方面來(lái)幫助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象.語(yǔ)言形象總經(jīng)理在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書(shū)要事先籌備好文字材料、發(fā)言提綱,必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)識(shí)。公務(wù)活動(dòng)之前,供應(yīng)廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問(wèn)題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供總經(jīng)理參考籌備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為合作形象。要在事務(wù)支配中，尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般員工，了解情況，融于員工之中,才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為激勵(lì)形象。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商,多征求大家意見(jiàn)，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿意下屬及部門(mén)的需求，增強(qiáng)合力.協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為感化形象.領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)自身的行動(dòng)影響他人，秘書(shū)是總經(jīng)理對(duì)外界面的口,必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱忱，例如在總經(jīng)理開(kāi)展某項(xiàng)活動(dòng)之前，簡(jiǎn)略了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況,包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開(kāi)展熱忱友好的交際活動(dòng)制造條件。對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書(shū)要很好地領(lǐng)悟和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用,必要時(shí)提醒總經(jīng)理領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。秘書(shū)禮儀素養(yǎng)的培育秘書(shū)要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果,除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)自身素養(yǎng)的培育。培育良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式,良好的道德會(huì)令人自然展現(xiàn)優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛敬重的態(tài)度。公正客觀。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來(lái)評(píng)說(shuō)他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的凹凸論曲直，提批判、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)意”。忠誠(chéng)守信。要忠誠(chéng)狡猾,辦事恪守原則,忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情由以得到他人的諒解。擺正站位。秘書(shū)肯定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé),而不能超越權(quán)限,既要樂(lè)觀地協(xié)作工作,又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門(mén)的工作。培育謙虛而敬重落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己,也正確地看待別人。不過(guò)高估量自己,不過(guò)低估量別人,擅長(zhǎng)發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正，擅長(zhǎng)發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)觀賞和學(xué)習(xí)。敬重就是尊重對(duì)方的人格,懇切待人，和氣熱忱,不驕橫。謙虛而敬重的