工程造價咨詢企業(yè)檔案管理制度

工程造價咨詢企業(yè)檔案管理制度目錄1、檔案管理制度2、技術(shù)檔案資料分類表3、資料歸檔程序4、立卷標準5、技術(shù)檔案資料分類6、案卷編目7、案卷裝訂要求我企業(yè)按《檔案法》要求和行業(yè)主管部門關于檔案管理要求建立工程造價審核檔案制度，并有專員負責檔案管理。（一）檔案管理制度1、技術(shù)檔案管理工作應做到及時、準確，并嚴格執(zhí)行保密關于要求。2、各部門應重視和支持技術(shù)檔案資料立卷歸檔工作。技術(shù)檔案資料由項目責任人在該項目匯報出具后十日內(nèi)，將需存檔資料進行分類整理(詳見附錄)、并移交技術(shù)檔案管理人員進行裝訂。任何人不得將應存檔資料據(jù)為已經(jīng)有，不得以任何理由拖延歸檔。3、技術(shù)檔案管理人員將搜集資料應及時在五日內(nèi)整理、頁碼編號、立卷和歸檔。4、技術(shù)檔案管理人員對保留技術(shù)檔案要定時進行檢驗，發(fā)覺問題及時匯報，妥善處理。5、技術(shù)檔案管理人員必須熟悉企業(yè)管理檔案歷史和現(xiàn)實狀況情況，主動為技術(shù)檔案利用提供便利。6、技術(shù)檔案管理人員要嚴格按照技術(shù)檔案管理關于要求辦理借閱手續(xù)，借閱檔案，要說明借閱目標和歸檔時間，由借閱人在“借閱檔案登記簿”上登記，并及時將借出案卷催交收回。7、借閱技術(shù)檔案資料，未經(jīng)辦公室主任同意不得私自帶出單位，不得涂改、拆卷、轉(zhuǎn)借，用后及時償還。8、查閱、借閱技術(shù)檔案人員，必須嚴格執(zhí)行保密要求。借閱技術(shù)檔案、資料不得私自復制，確定需復制須經(jīng)辦公室主任同意。9、非本企業(yè)人員查閱技術(shù)檔案，需持單位介紹信，經(jīng)辦公室主任同意后方可調(diào)閱，并依照技術(shù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容決定是否允許查閱者復印或摘錄其中關于內(nèi)容。（二）技術(shù)檔案資料分類表1、造價審核存檔資料目錄序號資料名稱備注1存檔資料目錄2審核委托協(xié)議3審核匯報4審核驗證定案表5審核單位工程量計算書6審核單位計算書底稿7送審單位結(jié)算書8施工協(xié)議及補充協(xié)議9工程經(jīng)濟簽證10工程變更資料11洽談統(tǒng)計12委托方評價意見13其它資料2、工程量清單編審存檔資料目錄序號資料名稱備注1存檔資料目錄2工程量清單編審委托協(xié)議3工程量清單4工程量計算書5委托方評價意見3、工程量清單控制價(標底)編審存檔資料目錄序號資料名稱備注1存檔資料目錄2控制價(標底)編審委托協(xié)議3建設方提供招標文件4建設方提供答疑文件5控制價(標底)預算書6工程量計算書7抽筋(附鋼筋分析)8委托方評價意見（三）資料歸檔程序1、《工程結(jié)算審核匯報書》出具后，標準立時歸檔，詳細時間不超出一個月內(nèi)歸檔。2、工程結(jié)算審核檔案應包含內(nèi)容（詳見《工程造價咨詢檔案立卷規(guī)則》。3、工程造價咨詢檔案是指咨詢單位從接收委托、調(diào)研、取證、編審、合儀、復核、審批到出具匯報書全過程中形成具備查考和保留價值文件和材料。4、檔案立卷實施誰咨詢誰立卷責任制。工程造價咨詢?nèi)藛T在咨詢服務過程中負責搜集、整理和分類歸檔材料，咨詢終止按照它們在形成過程中聯(lián)絡和規(guī)律立卷。咨詢項目責任人負責對立卷材料完整性、真實性、系統(tǒng)性和規(guī)范性進行檢驗。（四）立卷標準1、遵照工程造價咨詢文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)聯(lián)絡；2、正確分析和判別文件材料保留價值；3、按委托項目分別立卷（一個項目一卷）；4、卷內(nèi)文件材料應真實、完整，審批和簽章手續(xù)完備；5、卷內(nèi)文件材料制作和書寫必須規(guī)范、清楚，益于長久保留和利用。6、審計結(jié)束后要及時歸檔。（五）歸檔資料歸檔資料主要由結(jié)論性文件資料、證實性文件資料、相關性文件資料組成。1、結(jié)論性文件資料內(nèi)容和排列（1）咨詢匯報書正本；（2）工程結(jié)算審核定案書；（3）工程造價審核匯報簽發(fā)匯報擬稿紙。2、證實性文件資料內(nèi)容和排列（1）咨詢單位資料a、工程結(jié)算書、工程計算底稿；b、技術(shù)文件，包含各類分析說明文件、測算書、材料價格統(tǒng)計匯總表及關于咨詢單位相關資料等；c、工程類別核定單。（2）業(yè)主(或委托方)提供資料a、提供主要文件:《委托方提供資料清單》（見附件），項目提議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包協(xié)議、工程預（結(jié)）算書、設計變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細單等；b、咨詢過程中形成主要文件：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證材料、會議紀要、文函等。（3）承包方提供資料：承包方企業(yè)資質(zhì)、取費證書等。3、相關性文件資料內(nèi)容和排列（1）工程造價咨詢協(xié)議、司法判定委托書；（2）咨詢單位作業(yè)計劃書；（3）《工程造價咨詢質(zhì)量控制流程單》原件；（4）工程施工圖和完工圖通常不納入歸檔范圍。如設計變更單位和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保留；（5）審計匯報簽收單；（6）卷內(nèi)備考表。（六）案卷編寫1、編寫案卷頁號：正面在頁面右上角編寫，反面在左上角編寫；單面書寫文件材料，空白面不編頁碼號；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁碼號。2、案卷封面編制（1）立卷咨詢單位名稱。（2）咨詢業(yè)務類別：指建設項目可行性研究編制、投資估算編制（審核）、設計概算編制（審核）、工程量清單編制、工程標底百年制；施工圖預算編制；工程報價編制；工程結(jié)算編制（審核）；司法判定、項目投資控制等。（3）案卷標題：指咨詢項目標全稱。（4）時間：指遠內(nèi)文件材料所屬起止年月。（5）保管期限：分為短（）、長久（30年）、永久三類。工程造價咨詢檔案通常定為短期。有特殊要求可定為長久或永久。（6）件、頁數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料總件數(shù)；“頁數(shù)”指卷內(nèi)文件材料中頁數(shù)。（7）歸檔號：可按咨詢單位發(fā)文號規(guī)則編排。3、卷內(nèi)文件目錄（1）序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號。（2）文號：文件制發(fā)單位發(fā)文字號。（3）作者：文件制發(fā)單位或個人。（4）內(nèi)容：即文件標題。文件沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容，可自擬標題，但需外加“〈〉”號。（5）日期：文件形成年、月、日。（6）頁號：卷內(nèi)文件所在之頁頁碼。（7）備注：留待對卷內(nèi)文件改變時作說明之用。4、卷內(nèi)備考表（1）本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫。（2）立卷人：由立卷者署名。（3）檢驗人