會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)

XWWXWW201501810/162016上海第一屆國(guó)際金屬切削機(jī)床展展會(huì)工程籌劃書(shū)編制機(jī)構(gòu)： 上海XWW展務(wù)編制日期： 2015年3月31日名目TOC\o“1-2“\h\z\u\l“_TOC_250025“環(huán)境分析 3\l“_TOC_250024“宏觀環(huán)境分析 3\l“_TOC_250023“微觀環(huán)境分析 3\l“_TOC_250022“行業(yè)分析 3\l“_TOC_250021“SWOT分析 4\l“_TOC_250020“2.0概述 5\l“_TOC_250019“展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案 6\l“_TOC_250018“展位收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 6\l“_TOC_250017“預(yù)算支出 6\l“_TOC_250016“預(yù)算收入 6\l“_TOC_250015“盈虧平衡分析 6\l“_TOC_250014“資金來(lái)源 6\l“_TOC_250013“4.0展會(huì)工作分工 7\l“_TOC_250012“5.0招展打算 7\l“_TOC_250011“6.0展會(huì)招商打算 9\l“_TOC_250010“宣傳推廣打算 10\l“_TOC_250009“展會(huì)宣傳推廣打算 10\l“_TOC_250008“廣告投入與投放 11\l“_TOC_250007“8.0籌備進(jìn)度打算 11\l“_TOC_250006“9.0會(huì)展效勞商安排打算 12\l“_TOC_250005“開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)治理打算 13\l“_TOC_250004“開(kāi)幕式打算 13\l“_TOC_250003“現(xiàn)場(chǎng)治理 14\l“_TOC_250002“11.0期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)打算 15\l“_TOC_250001“12.0展會(huì)結(jié)算打算 16\l“_TOC_250000“13.0總結(jié) 16環(huán)境分析宏觀環(huán)境分析2015201535造強(qiáng)國(guó)。325陸空天裝備等十大領(lǐng)域，制造業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的大突破、大提速馬上開(kāi)放。微觀環(huán)境分析會(huì)輻射到了全球，優(yōu)越的交通設(shè)施讓展會(huì)參觀更加便利。40%～60%。參與金屬切削機(jī)床展是該行業(yè)最高效的營(yíng)銷(xiāo)方式。行業(yè)分析精度萬(wàn)能磨床和坐標(biāo)磨床等。1銑中心、大型數(shù)控磨齒機(jī)、曲軸鏜銑床、大型曲軸車(chē)銑中心和曲軸磨床等。240%左右。汽車(chē)制造業(yè)需求大批高效、慢走絲高性能、雕刻機(jī)、數(shù)控機(jī)床和柔性生產(chǎn)線(xiàn)。3慢走絲機(jī)床護(hù)罩鏜銑加工中心、雕刻機(jī)、齒輪加工機(jī)床等。4床護(hù)罩大型數(shù)控車(chē)床、葉根槽專(zhuān)用銑床和葉片數(shù)控加工機(jī)床等。5色金屬冶煉生產(chǎn)規(guī)模近年來(lái)穩(wěn)定快速遞增。6SWOT優(yōu)勢(shì)(Strength):全國(guó)以金屬切削機(jī)床展為主題的較少。商數(shù)量巨大。網(wǎng)絡(luò),閱歷豐富，實(shí)力雄厚。僅舉辦國(guó)際大型展會(huì)就達(dá)二十五次之多。國(guó)家、行業(yè)相關(guān)協(xié)會(huì)、上海市政府，對(duì)于展會(huì)大力支持。劣勢(shì)(Weakness) ：16影響力缺乏。時(shí)機(jī)(Opportunity)：政策紅利，金屬切削機(jī)床市場(chǎng)需求巨大。突。威逼〔Threat〕 ：〔1〕一樣展會(huì)，將會(huì)對(duì)上海第一屆國(guó)際金屬切削機(jī)床展起到肯定的影響。2.0概述會(huì)展名稱(chēng)：2016上海第一屆國(guó)際金屬切削機(jī)床展429展會(huì)階段 日期 時(shí)間 特記事項(xiàng)布展期 2016.04.20～2016.04.24 8：30～18：00 展出期

2016.04.25～2016.04.29 8：30～18：002016.04.25～2016.04.29 觀眾9：00～18：00

撤展期 2016.04.30～2016.05.01 8：30～18：00E3、E4、E5〕6機(jī)械金屬工業(yè)協(xié)會(huì)、上海市人民政府國(guó)際展會(huì)的展覽面積：60000平方米展位數(shù)量：3730個(gè)估量參展單位：1500家估量參觀觀眾：25人國(guó)的金屬切削機(jī)床行業(yè)推向全世界。鏜床、電加工機(jī)床、線(xiàn)切割機(jī)床、激光加工設(shè)備等。機(jī)床附件：組合夾具、機(jī)床工具、數(shù)控系統(tǒng)及其它配件等。銅料等?！踩小矈A〕具、3R系統(tǒng)、CAD/CAE/CAM軟件、測(cè)量?jī)x器、衡器、磨具磨料、切割液、潤(rùn)滑油、脫模劑等。制造業(yè)信息化解決方案等。2015330展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案展位收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)收費(fèi)國(guó)內(nèi)：光地〔18〕1,200/平米標(biāo)展〔9平米起〕 /平米標(biāo)準(zhǔn)國(guó)外：光地〔18〕2,000/平米標(biāo)展〔9平米起〕 /平米下表為統(tǒng)一折扣〔另差異折扣、特別折扣、位置折扣三種折扣方式按實(shí)際操作〕標(biāo)準(zhǔn)展位數(shù)量(9m2)優(yōu)待≤20%3～55%6～810%9～1015%≥1020%展位折扣預(yù)算支出展位折扣場(chǎng)地租金支出 和運(yùn)營(yíng)

廣告費(fèi) 公關(guān)費(fèi) 人員酬勞 稅收 不行預(yù)算 合計(jì)600萬(wàn) 800萬(wàn) 200萬(wàn) 160萬(wàn) 200萬(wàn) 300萬(wàn) 2260萬(wàn)預(yù)算收入展位費(fèi)展位費(fèi)廣告收入贊助合計(jì)收入4834200605094招展打算：國(guó)外30%，國(guó)內(nèi)70%，3730*9*〔1200*70+2000*30〕/100*90%=4834盈虧平衡分析5092萬(wàn)–預(yù)算總支出2260萬(wàn)=2834資金來(lái)源公司自籌解決。編號(hào)人員XX編號(hào)人員XX趙大錢(qián)二孫三李四周五吳六工作名稱(chēng)12立項(xiàng)PS審批PS3設(shè)計(jì)方案SP4宣傳推廣PS5招展PS6招商SP7效勞培訓(xùn)SP8開(kāi)幕式SP9展期保障SP10展后工作SPP(president)---主要負(fù)責(zé)人S(service)---次要負(fù)責(zé)人5.0招展打算了又反過(guò)來(lái)促進(jìn)招展的成功。招展和招商做的不是銷(xiāo)售，而是營(yíng)銷(xiāo)。序號(hào)展會(huì)招展打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時(shí)間1建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)錢(qián)二2015.05.172依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)錢(qián)二2015.05.173展區(qū)和展位劃分周五2015.05.174招展價(jià)格確定工程經(jīng)理部2015.05.175招展預(yù)算工程經(jīng)理部2015.05.176編制招展函、參展手冊(cè)李四2015.05.247招展代理確實(shí)認(rèn)錢(qián)二2015.05.248公布信息，招展進(jìn)展李四2015.11.309準(zhǔn)時(shí)評(píng)估招展效果工程經(jīng)理部2015.05.24(1)建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)各種渠道收集信息。(1)建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)各種渠道收集信息?！蛐袠I(yè)企業(yè)名錄行業(yè)企業(yè)名錄政府主管部門(mén)同類(lèi)展會(huì)專(zhuān)業(yè)媒體：專(zhuān)業(yè)報(bào)刊、行業(yè)會(huì)刊、專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站◎◎◎黃頁(yè)黃頁(yè)◎2.依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)。3.展區(qū)和展位劃分。4.招展價(jià)格確定。5.招展預(yù)算。2.依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)。3.展區(qū)和展位劃分。4.招展價(jià)格確定。5.招展預(yù)算。6.編制招展函、參展手冊(cè)?！騼?nèi)容描述有吸引力?！蜓院?jiǎn)意賅，目的明確。◎美觀大方?！虮阌卩]寄和攜帶。7.招展代理確實(shí)認(rèn)展會(huì)、會(huì)議等相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程。通常需具備的條件如下：多年籌劃承辦大型公益活動(dòng)的豐富運(yùn)作閱歷。與官方政府部門(mén)良好的互動(dòng)關(guān)系。資深的專(zhuān)業(yè)工作人員。豐富的市場(chǎng)資源。精良的自備專(zhuān)業(yè)制作公司招展進(jìn)展跟蹤訪(fǎng)問(wèn)：找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人上門(mén)訪(fǎng)問(wèn)，朋友介紹等。〔5%1075%的比例分布〕。使用文書(shū)：工程邀請(qǐng)函、展位確認(rèn)書(shū)、參展商指南準(zhǔn)時(shí)評(píng)估招展效果。6.0展會(huì)招商打算方式。上海第一屆國(guó)際金屬切削機(jī)床展的專(zhuān)業(yè)觀眾的范圍集中在生產(chǎn)廠家、貿(mào)易商、船舶制造、汽車(chē)工業(yè)、軍工制造、發(fā)電設(shè)備、冶金設(shè)備等六大產(chǎn)業(yè)是則重點(diǎn)目標(biāo)觀眾。具體操作細(xì)則如下：確定主要負(fù)責(zé)招商的人員名單，明確其主要任務(wù)是進(jìn)展展會(huì)招商而不是招展；明確各招商人員負(fù)責(zé)招商的地區(qū)范圍和重點(diǎn)目標(biāo)觀眾；制定各招商人員的信息溝通和工作協(xié)調(diào)方法；對(duì)重點(diǎn)目標(biāo)觀眾要制定統(tǒng)一的接待安排打算。通過(guò)媒體可以間接招來(lái)一些參觀商1~2周，承辦單位組織招商工作，比方出差到二級(jí)市場(chǎng)進(jìn)展專(zhuān)業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請(qǐng)；打邀請(qǐng)。序號(hào)展會(huì)招商打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時(shí)間1確定主要負(fù)責(zé)招商的人員名單工程經(jīng)理部2015.05.172明確招商人員負(fù)責(zé)范圍和重點(diǎn)目標(biāo)觀眾工程經(jīng)理部2015.05.243制定信息溝通和工作協(xié)調(diào)方法工程經(jīng)理部2015.05.314制定重點(diǎn)目標(biāo)觀眾統(tǒng)一的接待打算李四2015.06.075各種途徑招商的宣傳李四2016.03.316招商工作的長(zhǎng)期開(kāi)展李四2016.04.207主要招商工作進(jìn)展〔展期前兩周時(shí)間〕李四2016.04.208準(zhǔn)時(shí)評(píng)估招商效果工程經(jīng)理部2015.05.24招商的過(guò)程中將遵循兩個(gè)原則：招商的過(guò)程中將遵循兩個(gè)原則：〔1〕“上帝之上帝”理論：即展覽公司在租用展館辦展時(shí)，是展覽館的“上帝”；廠商“上“上帝”，所以做好觀眾的邀請(qǐng)和效勞工作是招商工作的核心。企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人)、經(jīng)辦層(經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)、科技、情報(bào)等人員，他們帶有肯定的任務(wù)要在展覽會(huì)上進(jìn)展經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)溝通活動(dòng))和潛在層(指一般參觀者)，三者呈金字塔型。上兩層統(tǒng)稱(chēng)貿(mào)易觀眾，決策層對(duì)展品的選購(gòu)或工程的開(kāi)發(fā)合作具有打算權(quán)，經(jīng)辦層人員對(duì)展品或工程有推舉權(quán)或承辦權(quán)，主辦單位邀請(qǐng)的重點(diǎn)是這兩層貿(mào)易觀眾。一般觀眾也并非完全是無(wú)關(guān)人員。瞄準(zhǔn)決策層、留住經(jīng)辦層、爭(zhēng)取潛在層，這些都是招商工作的重點(diǎn)。宣傳推廣打算展會(huì)宣傳推廣打算序號(hào)宣傳推廣打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時(shí)間1宣傳推廣資金進(jìn)展預(yù)算工程經(jīng)理部2015.05.102錢(qián)二2015.05.173會(huì)展籌劃宣傳推廣資料預(yù)備孫三2015.05.244會(huì)展籌劃宣傳推廣渠道錢(qián)二2015.05.245會(huì)展籌劃宣傳信息推廣錢(qián)二2015.05.17-2016.04.296準(zhǔn)時(shí)評(píng)估宣傳推廣效果工程經(jīng)理部2015.05.17展會(huì)宣傳推廣打算按上表步驟開(kāi)展：展會(huì)宣傳推廣打算按上表步驟開(kāi)展：〔1〕l5％〔2〕期宣傳推廣籌劃的目標(biāo)偏重于招展，而后期則偏重于招商?！?〕展前預(yù)覽、產(chǎn)品報(bào)道、參觀指南、展期聞、展會(huì)回憶等?！?〕會(huì)展籌劃宣傳推廣的重要渠道為了提高宣傳推廣的效果，在進(jìn)展籌劃時(shí)需要各種渠道，準(zhǔn)時(shí)地公布真實(shí)和豐富的會(huì)展信息?！?〕會(huì)展籌劃宣傳需要推廣的信息宣傳推廣信息籌劃目的在于確定會(huì)展的宣傳推廣需要向外界傳遞怎樣的信息?！?〕準(zhǔn)時(shí)評(píng)估宣傳推廣的效果。廣告投入與投放〔1〕廣告投入明細(xì)投入時(shí)間占總宣傳費(fèi)用比〔1〕廣告投入明細(xì)投入時(shí)間占總宣傳費(fèi)用比投入方式工程開(kāi)頭〔前兩個(gè)月〕10%～20%專(zhuān)業(yè)媒體三個(gè)月左右30%～40%主要專(zhuān)業(yè)媒體投入，少量群眾媒體投入開(kāi)展前一個(gè)月40%20%的群眾媒體，20%的專(zhuān)業(yè)媒體〔2〕廣告投放明細(xì)投放形式投放時(shí)間投放內(nèi)容戶(hù)外廣告投放形式投放時(shí)間投放內(nèi)容戶(hù)外廣告以及展會(huì)期間主要是POP板、車(chē)身廣告、道路兩邊條幅廣告等雜志報(bào)紙媒體廣告招展期間進(jìn)展主要是專(zhuān)業(yè)雜志媒體和群眾雜志媒體等〔1〕〔1〕12◎設(shè)定目標(biāo)，會(huì)議/展覽的日期、地點(diǎn)、主題以及形式。◎進(jìn)展實(shí)地考察。◎設(shè)定初步預(yù)算?！蚴占瘏⒄股堂??！蛟O(shè)定注冊(cè)費(fèi)用及政策?！蚨x促銷(xiāo)戰(zhàn)略。1111〔2〕◎安排保險(xiǎn)責(zé)任范圍。◎設(shè)計(jì)會(huì)標(biāo)及平面主題?！蜻x擇展會(huì)效勞承包商?！虼_定展覽場(chǎng)地租金。9-109-10〔3〕◎邀請(qǐng)并確定關(guān)鍵演講者。◎調(diào)整展會(huì)建筑平面圖。7-87-8〔4〕◎預(yù)備其次份促銷(xiāo)單，并發(fā)送給意向客戶(hù)。4-64-6〔5〕◎預(yù)備第三份促銷(xiāo)單，并發(fā)送給意向客戶(hù)。2-32-3〔6〕◎調(diào)整預(yù)算?！蛟诋?dāng)?shù)亟y行賬戶(hù)。◎完成會(huì)議時(shí)間表和房間安排。◎制作并寄出參展商效勞指南?！虼_定會(huì)場(chǎng)的工作人員需求?！虼_定安全需求?！蛴嗁?gòu)會(huì)場(chǎng)所需的辦公及通訊設(shè)備?！蛴嗁?gòu)標(biāo)牌?！蚓庉媴⒄股堂洝?16〔7〕◎打印會(huì)議指南?！虼蛴」ぷ魇謨?cè)。開(kāi)會(huì)前3周到會(huì)議當(dāng)日開(kāi)會(huì)前3周到會(huì)議當(dāng)日〔8〕◎搭建現(xiàn)場(chǎng)辦公室。◎包裝并存放會(huì)議材料。◎預(yù)備注冊(cè)信息包。◎進(jìn)展會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)預(yù)備。會(huì)后◎現(xiàn)場(chǎng)治理睬議。會(huì)后〔9〕◎包裝并存放材料?！蜇?cái)務(wù)核對(duì)?！蛟u(píng)估執(zhí)行狀況。9.0會(huì)展效勞商安排打算專(zhuān)業(yè)效勞的承包商或被托付方。本次展會(huì)以下工作需委外效勞商完成：◎ 秘書(shū)禮儀類(lèi)效勞?！?安全保衛(wèi)類(lèi)效勞?！?設(shè)計(jì)安裝類(lèi)效勞?！?物品租賃類(lèi)效勞?！?運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)效勞?！驈V告宣傳類(lèi)效勞?！蚝笄诒Ｕ项?lèi)效勞。優(yōu)選聘。會(huì)展效勞商選擇的根本細(xì)則◎ 個(gè)人閱歷◎ 便利程度◎ 有無(wú)推舉和聲譽(yù)◎ 對(duì)展覽場(chǎng)地的生疏狀況◎ 現(xiàn)有資源◎ 無(wú)形產(chǎn)品會(huì)展效勞商治理的主要內(nèi)容◎ 明確效勞工程的責(zé)任人?！?抓住效勞的工程治理。◎ 留意效勞工程縱向與橫向的連接性。開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)治理打算開(kāi)幕式打算〔1〕時(shí)間20164259:30-10:30〔2〕地點(diǎn)上海國(guó)際博覽中心南大廳〔3〕基調(diào)喧鬧、精彩、莊重、大氣〔4〕主持人〔待定〕擬邀人員 上海市主管機(jī)械工業(yè)政府官員主辦承辦協(xié)辦支持單位領(lǐng)導(dǎo)參展單位代表，各大聞媒體記者等共約300人?！病?〕主要程序時(shí)間內(nèi)容8:309:30-9:50領(lǐng)導(dǎo)、貴賓及媒體記者等入場(chǎng)、簽到。9:50-10:00引導(dǎo)參與開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓步入主席臺(tái)。10:00-10:05 中國(guó)機(jī)械工業(yè)協(xié)會(huì)理事長(zhǎng)〔暫定〕宣布開(kāi)幕式開(kāi)頭，介紹與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體。10:05-10:10 中國(guó)中國(guó)有色金屬工業(yè)協(xié)會(huì)理事長(zhǎng)〔暫定〕致開(kāi)幕辭。10:10-10:22 XXX；〔13〕。10:22-10:24 10:24-10:27 在音樂(lè)聲中，主持人念倒計(jì)時(shí)，致辭嘉賓做開(kāi)幕剪彩。10:27-10:30 展會(huì)正式開(kāi)頭，引導(dǎo)出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體等步入展館。10:30開(kāi)幕式完畢，觀眾入場(chǎng)，展覽正式開(kāi)頭。會(huì)場(chǎng)布置組委會(huì)負(fù)責(zé)的主要工作：◎開(kāi)幕儀式流程設(shè)計(jì)與確認(rèn)；◎開(kāi)幕儀背景板設(shè)計(jì)方案確認(rèn)；◎嘉賓選擇邀請(qǐng)、接待及禮品預(yù)備；◎主持人、翻譯確認(rèn)與安排；◎儀式現(xiàn)場(chǎng)布置方案確認(rèn)；◎儀式現(xiàn)場(chǎng)播放的音樂(lè)曲目選定；◎儀式現(xiàn)場(chǎng)講話(huà)稿撰寫(xiě)；◎協(xié)調(diào)確定致辭嘉賓、商定致辭內(nèi)容等；◎主席臺(tái)站位安排，貴賓室座位安排、臺(tái)簽與物料擺放。效勞商負(fù)責(zé)的主要工作：◎按協(xié)會(huì)確定的方案完成背景、地臺(tái)搭建及開(kāi)幕式現(xiàn)場(chǎng)布置；◎落實(shí)開(kāi)幕式所需的各種物料預(yù)備；◎協(xié)作協(xié)會(huì)完成現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)組織工作?，F(xiàn)場(chǎng)治理，展會(huì)期間的現(xiàn)場(chǎng)治理是格外關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)場(chǎng)治理的內(nèi)容◎觀眾登記和入場(chǎng)治理◎博覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告治理◎?qū)⒄股痰男袨橹卫怼虬踩卫怼蚪煌ā⑽锪髦卫怼虿惋嬛卫怼蜃C件治理◎參展商和觀眾投訴處理◎聞治理◎?qū)W問(wèn)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作◎現(xiàn)場(chǎng)保潔治理◎展覽會(huì)運(yùn)輸代理商治理◎配套效勞治理◎?qū)I(yè)觀眾入場(chǎng)治理◎?qū)?zhuān)業(yè)觀眾的效勞治理現(xiàn)場(chǎng)治理的原則◎找出可能消滅的問(wèn)題并作周密分析◎努力在不確定因素里找出盡量確定的因素◎要有預(yù)案和預(yù)備力氣◎使用效勞商外包效勞，進(jìn)展監(jiān)控◎指定專(zhuān)人在特地時(shí)間負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)工作，明確分工、職責(zé)清楚?！蛑攸c(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度?！蛑匾晫?duì)臨時(shí)人員的崗前培訓(xùn)。秩序，安排人群有秩序地參觀、購(gòu)置及詢(xún)問(wèn)，進(jìn)展以下安排：◎保安人員的安排：在展覽會(huì)入口、出口設(shè)置保安人員：2人/門(mén)檢票口設(shè)置保安人員：2人◎成立緊急大事小組：7工作安排及職責(zé)52③處理博覽會(huì)突發(fā)性特別大事并賜予調(diào)解◎成立緊急醫(yī)護(hù)小組：6工作安排及職責(zé)：處理博覽會(huì)突發(fā)性醫(yī)療大事并賜予解決11.0期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)打算，從而提高展會(huì)的形象與檔次。日期/時(shí)間地點(diǎn)活動(dòng)主題2016.04.25上海國(guó)際博覽中心201513：00～16：30E3-M22壇2016.04.26上海國(guó)際博覽中心主辦方德國(guó)電子電氣制造商協(xié)會(huì)參展商