QP-01文件管理程序

一、流程圖及作業(yè)過程：1.1、內(nèi)部文件控制流程圖：文件編制文件編制文件審核文件批準原件歸檔增/補發(fā)簽收、使用文件管理文件歸檔（副本）文件發(fā)放銷毀作廢文件回收文件更改文件登記主管領(lǐng)導(dǎo)批閱原件歸檔增/補發(fā)文件登記主管領(lǐng)導(dǎo)批閱原件歸檔增/補發(fā)簽收、使用文件管理文件歸檔（副本）文件發(fā)放銷毀作廢文件回收1.3、作業(yè)過程：過程輸入過程輸出過程績效ISO9001:2008要求。ISO14001:2004要求IECQHSPMQC080000:2012要求顧客及相關(guān)方要求（含外來文件）。新項目及各種更改。各部門運作的實況。持續(xù)改進的內(nèi)容。文件批準后的發(fā)放/回收記錄。外來文件評審批準后的發(fā)放/回收記錄。文件制訂/修改/廢止申請單。分類的文件管理清單。文件受控率100%。文件的檢索時間不超過2分鐘。批準后的文件在24小時內(nèi)送達工廠內(nèi)各相關(guān)部門。作廢文件的回收率≥100%。二.目的：確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系的所有文件、資料均能保持其有效性和適用性,并且能夠安全有效地被管理與使用。三.適用范圍：公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系之內(nèi)部文件及外來文件的管制，對于與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有一定關(guān)聯(lián)的其他各類管理文件、制度規(guī)范（如職業(yè)健康安全、社會責任等）暫不列入本程序管制范圍，但可參照此程序要求進行管制。四.定義：外來文件：由政府有關(guān)職能部門、顧客、供應(yīng)商、社區(qū)居民、咨詢單位、認證機構(gòu)等提供的文件資料（含自行購備的各類與產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量/環(huán)境管理有關(guān)的國際、國家標準、適應(yīng)于組織的環(huán)保法律、法規(guī)等）、購買設(shè)備附帶的設(shè)備說明書或光盤，均屬之。五、作業(yè)程序：流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋批準權(quán)責體系文件編制批準權(quán)責體系文件編制100%評審1.過程責任矩陣表2.ISO9001:2008要求3.ISO14001:2004要求4.IECQHSPMQC08000要求5.顧客及相關(guān)方要求(含外來文件)6.各部門運作的實況5.1內(nèi)部文件5.1.1一、二級文件編制5.1.1.1質(zhì)量管理部體系科統(tǒng)一規(guī)劃，體系科負責制訂一級文件，以及組織ISO推行委員會各委員分工制訂二級文件草案。5.1.1.2文件草案完成后，體系科應(yīng)對草案先做初審，然后由文件制訂人員召集與文件相關(guān)的執(zhí)行人員對二級文件進行評審(即召開文件評審會)。一、二級文件草案。1.管理者代表/體系科主管/ISO專員2.各編寫文件人員1.管理者代表/體系主管按策劃的進度●1.二級文件運作要求；2.作業(yè)工序需管制的重點；3.識別出的應(yīng)控制的作業(yè)特性。5.1.2三級文件編制各部門根據(jù)二級文件的要求，結(jié)合生產(chǎn)、作業(yè)工序需管制的重點或作業(yè)（工作）特性需要，由各部門各級管理人員或工程技術(shù)人員制定作業(yè)指導(dǎo)文件。作業(yè)指導(dǎo)文件----草案制定文件人員各部門最高管理者●●1.二、三級文件運作要求；2.部門作業(yè)特點；3.各作業(yè)流程須管制的重點。（應(yīng)予識別出）5.1.3四級文件設(shè)計與編制5.1.3.1各部門根據(jù)二、三級文件要求，結(jié)合本部門的作業(yè)特點，作業(yè)流程以及需管制的重點，自行設(shè)計表格，經(jīng)使用部門經(jīng)理或主管確認后，交由體系科文控員存檔、受控。5.1.3.2體系運行中產(chǎn)生的文字描敘性記錄，如《管理評審總結(jié)報告》、《內(nèi)審總結(jié)報告》，由活動主導(dǎo)部門的負責人員編制。其管理依《質(zhì)量/環(huán)境記錄管理程序》（DNS-QP-02）執(zhí)行。1.表格表單之格式；2.文字描敘性的總結(jié)報告或記錄。1.各部門主管2.主導(dǎo)負責人1.管理者代表2.體系科文控員●●審核、批準權(quán)責。5.1.4文件審核、批準權(quán)責文件等級/代碼審核批準一級/QHM/EM管理者代表總經(jīng)理（含副）二級/QP、EP各職能部門最高管理者管理者代表三級/WI、EI各職能部門主管各職能部門最管理者或其授權(quán)人四級/QR、ER相關(guān)作業(yè)活動主管/經(jīng)理——審核、批準的體系文件。1.總經(jīng)理/管理者代表---批準2.各職能部門最高管理者---審核體系科文控員文件會審?fù)ㄟ^后24H內(nèi)要批準流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文文件評審文件識別管制文件識別管制●1.文件草案；2.各與會人員意見。5.1.5文件評審（一、二級文件）5.1.5.1由文件制訂者組織主持文件評審會，制訂者將文件草案在評審前2天，發(fā)電子文件給各與會人員先閱讀；5.1.5.2評審時，由制訂者宣讀、講解，征求各方意見。同時發(fā)出《文件會審單》(DNS/QR-QP01-01，附件一），各評審人員將評審意見填寫在《文件會審單》內(nèi)。若3/4與會人員通過，則該份文件可定稿；5.1.5.3文件定稿后，在《文件會審單》意見總結(jié)欄內(nèi)，由管理者代表或體系科主管寫上“文件會審?fù)ㄟ^”字樣。5.1.5.4經(jīng)會審?fù)ㄟ^之文件，交由體系科統(tǒng)一編號和格式，統(tǒng)一字型.字號.字體打印出，制定、審核、批準者簽名后即可發(fā)行，若審議未通過之文件，修改后再審議，直至通過為止。1．《文件會審單》上所簽的會審意見；2.會審后之文件。3．審核、批準之文件。1.文件制訂者；2.與會評審人員3.體系科文控員1．管理者代表2.體系主管3.各職能部門最高管理者1.文件草案完成后2天內(nèi)召開評審會議；2.批準后1天內(nèi)文控員要復(fù)印、發(fā)行0重復(fù)，0錯誤1.部門代碼；2.文件編號規(guī)定；3.文件編號格式；4.文件版本、版次。5.1.7文件編號規(guī)定5.1.7.1質(zhì)量/HSF手冊，合寫成一分，編號格式如下□□□—□□□—□□12345678編碼說明：第1-3碼，代表和宏公司，縮寫為：DNS第4-6碼，質(zhì)量/HSF手冊代碼，表示為：QHM;環(huán)境手冊表示為:EM第7-8碼，表示文件序號（流水號）：01例：DNS-QHM-01，表示和宏公司質(zhì)量/HSF手冊，僅一份DNS-EM-01，表示和宏公司環(huán)境手冊，僅一份5.1.7.2程序文件的編號由6碼構(gòu)成，格式如下：□□□—□□—□□1234567編碼說明：第1-3碼，同上，代表和宏公司，縮寫為：DNS第4-5碼，代表文件等級，二級程序，QP(質(zhì)量/HSF程序)/EP(環(huán)境程序)；第6-7碼，表示文件序號（流水號），如01、02、03……例：DNS-QP-01，表示和宏公司的第1份質(zhì)量/HSF程序文件；DNS-EP-02，表示和宏公司的第2份環(huán)境程序文件。1．文件、記錄的編號方法；2.版本版次的識別；3．《作業(yè)指導(dǎo)書》1.體系科主管/專員/文控員2.各相關(guān)部門文員及使用文件的人員1.管理者代表2.各文件持有人●流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件識別管制(續(xù))文件識別管制(續(xù))0重復(fù)，0錯誤1.部門代碼；2.文件編號規(guī)定；3.文件編號格式；4.文件版本、版次。5.1.7.3當質(zhì)量程序、環(huán)境程序，可通用時，通用的程序文件按質(zhì)量程序編號，但可在程序文件格式的頁眉“條款號”處，將質(zhì)量、環(huán)境兩個標準的適用條款號標注上。如“Q/4.2.3+E/4.4.5”1．文件、記錄的編號方法；2.版本版次的識別；3．《作業(yè)指導(dǎo)書》4.《技術(shù)文件編碼規(guī)則》1.體系科主管/專員/文控員2.各相關(guān)部門文員及使用文件的人員3.技術(shù)部負責制訂《技術(shù)文件編碼規(guī)則》1.管理者代表2.各文件持有人●5.1.7.4作業(yè)指導(dǎo)文件編號，公司作業(yè)指導(dǎo)文件，有如下五類A管理辦法、操作規(guī)程、檢驗標準或規(guī)范、崗位說明書等管理類指導(dǎo)文件（適用質(zhì)量、環(huán)境管理類作業(yè)指導(dǎo)文件）B工藝卡C圖紙DBOM表E技術(shù)SOP①、以上A類作業(yè)指導(dǎo)文件,編號由10位組成，格式如下：□□□—□□—□□—□□□12345678910編碼說明：第1、2、3碼,代表和宏公司,縮寫為：DNS第4、5碼,表示作業(yè)指導(dǎo)文件的等級：WI（質(zhì)量類）、EI（環(huán)境類）第6、7碼,表示制訂部門代碼,各部門代碼見后第P15[部門代碼表]。第8碼,表示作業(yè)指導(dǎo)文件的類別，見上表所述，如：A、B、C、D。第9、10碼,表示作業(yè)指導(dǎo)文件的流水號,如01、02、03……例：文件編號DNS-WI-QM-A01,表示和宏廠質(zhì)量管理部制訂的（質(zhì)量/HSF）管理類的第1份作業(yè)指導(dǎo)文件；文件編號DNS-EI-AD-A01,表示和宏廠行政科制訂的（環(huán)境）類的第1份文件②、以上B、C、D、E類指導(dǎo)文件，均由技術(shù)部制訂，并按編號《技術(shù)文件編碼規(guī)則》進行編號。5.1.7.5表格、表單記錄編號：①、通用的表格編號，按質(zhì)量/HSF體系的要求編號。②、從程序文件衍生的表格編號由11位編碼組成，格式如下：□□□/□□--□□□□--□□1234567891011流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件識別管制(續(xù))文件識別管制(續(xù))0重復(fù)，0錯誤1.部門代碼；2.文件編號規(guī)定；3.文件編號格式；4.文件版本、版次。編號說明：第1--3碼，表示和宏公司，縮寫為DNS；第4--5碼，表示表單的等級編號：QR（質(zhì)量/HSF記錄）、ER（環(huán)境記錄）第6--7碼，表示程序文件等級代號：QP、EP；第8--9碼，表示出自程序文件的流水號：01、02、03……；第10--11碼，表示質(zhì)量記錄的流水號：01、02、03……；例：DNS/QR-QP01-01，表示從和宏公司第一份質(zhì)量/HSF程序文件中衍生的第1份質(zhì)量/HSF記錄。DNS/ER-EP03-02，表示從和宏公司第三份環(huán)境程序文件中衍生的第2份環(huán)境記錄。1．文件、記錄的編號方法；2.版本版次的識別；3．《作業(yè)指導(dǎo)書》4.《技術(shù)文件編碼規(guī)則》1.體系科主管/專員/文控員2.各相關(guān)部門文員及使用文件的人員1.管理者代表2.各文件持有人●5.1.7.6從各職能部門A類作業(yè)指導(dǎo)文件中衍生的表格、記錄，編號由13碼組成，格式如下，（B、C、D、E技術(shù)類指導(dǎo)文件中不產(chǎn)生表格）□□□/□□--□□--□□□□--□□12345678910111213編號說明：第1--3碼，同上，和宏公司縮寫：DNS第4--5碼，表示表單的等級編號：QR（質(zhì)量/HSF記錄）、ER（環(huán)境記錄）第6--7碼，表示職能部門代碼；第8--9碼，表示作業(yè)指導(dǎo)文件的等級代號：WI；第10、11碼，表示A類作業(yè)指導(dǎo)文件的流水號：01、02、03……；僅從A類作業(yè)指導(dǎo)文件第12、13碼，表示質(zhì)量/HSF記錄的流水號：01、02、03……；例：DNS/QR-QM-WI02-01，表示從和宏廠品管部A類第2份作業(yè)指導(dǎo)文件中衍生的第1份表格。5.1.7.7表格、表單的編號，統(tǒng)一標注于左下角。5.1.8文件版本、版次規(guī)定5.1.8.1質(zhì)量/HSF手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書初版時，皆為A/0（A版0次），版本號以大寫字母A、B、C、……順推，版次以0、流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件增/修/刪作業(yè)文件發(fā)行文件增/修/刪作業(yè)文件發(fā)行文件識別管制(續(xù))0重復(fù)，0錯誤1.部門代碼；2.文件編號規(guī)定；3.文件編號格式；4.文件版本、版次。1、2、3……順延。5.1.8.2若局部修訂1次，則版次順升。如：某文件修訂了2次，則表示為A/2（A版2次），若局部修訂超過了5次，則升版本，版次返回到0次，如：某文件第6次修訂時，則改為B/0（B版0次），之后以此類推。1．文件、記錄的編號方法；2.版本版次的識別；3．《作業(yè)指導(dǎo)書》4.《技術(shù)文件編碼規(guī)則》1.體系科主管/專員/文控員2.各相關(guān)部門文員及使用文件的人員1.管理者代表2.各文件持有人●5.1.8.3表格、表單須標注版次及始執(zhí)行日期（無須標注版本）。每修改一次，則順序升版1次，以0、1、2……數(shù)字表示，表格、表單每修改一次升版次后，同時也要修改始執(zhí)行日期。其版次、始執(zhí)行日期與表格編號之間用“/”分隔開。例：DNS/QR-QP01-01/REV：0/2010.04.01，表示2010年4月1日始使用DNS/QR-QP01-01這份記錄。5.1.8.4體系科文控員對文件編號要列表記錄和管理，文件編號不得有重復(fù)或不符合格式等情形。0過期1.文件會審意見；2.經(jīng)批準的文本文件；3．文件受控標識“文件發(fā)行章”。5.1.9文件發(fā)行5.1.9.1經(jīng)會審?fù)ㄟ^之一、二級文件，由體系科文控員登記在《文件制訂/修訂履歷表》(DNS/QR-QP01-02，附件二)上，并按確定的分發(fā)范圍復(fù)印所需文件份數(shù)。5.1.9.2所有經(jīng)批準的一、二、三級文件，由體系科文控員在每頁加蓋紅色<受控文件>章，詳見《體系文件控制印戳一覽表》（DNS/QR-QP01-03附件三）。5.1.9.3加蓋受控印章時，不可蓋在文字上，統(tǒng)一蓋在右上角空白處，文控員將部門代碼（兩位英文字母）加蓋于“受控文件”章的右下方，以便識別。5.1.9.4文件正式發(fā)行時，由體系科文控員填寫《文件發(fā)放/回收登記表》(DNS/QR-QP01-04，附件四)，文件使用部門代表在《文件發(fā)放/回收登記表》內(nèi)簽名確認已收到。5.1.9.5文件發(fā)行即生效，有關(guān)質(zhì)量/HSF/環(huán)境活動均依文件規(guī)定執(zhí)行。1．《文件制定/修改履歷表》；2．受控文件副本；3．《文件發(fā)放/回收登記表》；4.《體系文件控制印戳一覽表》。1.體系科（專職）文控員2.各部門（兼職）文控員1.管理者代表3.各文件持有人文件批準后24小時內(nèi)復(fù)印好，復(fù)印好24小時內(nèi)發(fā)到各部門。0自改詳見下頁5.1.10文件增/修/刪訂作業(yè)5.1.10.1一、二級文件在執(zhí)行時，若發(fā)現(xiàn)有不合理或不完善之處，需增、修、刪訂時，由提出人員填寫《文件修訂申請單》詳見下頁1.提出人員2.管理者代表詳見下頁申請后3天內(nèi)流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件回收/廢止文件/增補發(fā)文件回收/廢止文件/增補發(fā)0自改1．發(fā)現(xiàn)文件不合理或不完善處。2．公司發(fā)生變化的實際情況；3．《文件修訂申請單》；4.原文件(DNS/QR-QP01-05，附件五)，寫明修改的理由和修改的文件條款以及建議修改的內(nèi)容，交由管理者代表決定是否修改。5.1.10.2三級文件，由原批準者決定是否修改。若人員有變動，由上一級決定是否修改。5.1.10.3經(jīng)同意修改的一、二級文件，由提出者召集所涉及部門之主管人員討論具體修改內(nèi)容，將討論確定的修改內(nèi)容先由提出者記錄，然后交由體系科做電子檔處理，修改完后，按5.1.9執(zhí)行。三級文件之修訂由批準部門參照處理。5.1.10.4修訂后的文件，由體系科文控員在《文件制/修訂履歷表》(DNS/QR-QP01-02，附件二)上登錄，由權(quán)責部門經(jīng)理審核，管理者代表批準后發(fā)行。三級文件，修訂后，由部門最高管理者批準后，制訂部門文員將原件及電子檔文件交體系科文控員存檔，由體系科統(tǒng)一登錄、發(fā)行。1．《文件修訂申請單》之意見。2．修改后的文件；3.修訂履歷表1.提出人員2.管理者代表1.管理者代表2.原批準者3.所涉及部門之主管人員申請后3天內(nèi)0私印1．《文件增/補發(fā)申請單》----申請；2．“增/補發(fā)文件”受控章。5.1.11文件增/補發(fā)5.1.11.1各部門若有遺失、缺頁、破損、字跡模糊或需新增時，由部門主管填寫《文件增/補發(fā)申請單》(DNS/QR-QP01-06，附件六)，交由所在部門經(jīng)理審核，一、二級文件由體系主管復(fù)核，管理者代表批準。三級文件由部門經(jīng)理批準后，體系科文控員即補發(fā)。5.1.11.2體系科文控員按《文件增/補發(fā)申請單》(DNS/QR-QP01-06，附件六)上申請份數(shù)復(fù)印文件，加蓋紅色<增/補發(fā)文件>章后發(fā)行，并登錄于《文件發(fā)放/回收登記表》上，列為受控文件。1.《文件增/補發(fā)申請單》—批準；2.《文件發(fā)放/回收登記表》。1．申請增/補發(fā)文件的部門主管2.體系科文控員3.其他部門文控員1.管理者代表2.相關(guān)文件控制部門主管●0誤用，0遺漏1．廢止文件；2．廢止文件標識<作廢章>或<保留參考章>。5.1.12文件回收/廢止5.1.12.1文件修訂及廢止，文控員頒發(fā)新文件時收回舊版文件，回收時應(yīng)注意頁數(shù)及內(nèi)容完整性，并于《文件發(fā)放/回收登記表》上注明收回的日期。5.1.12.2文件廢止申請、審核、批準、頒布作業(yè)，與文件之增／修／刪訂作業(yè)相同。5.1.12.3回收之舊版文件，由文控員在文件的中間加蓋紅色<作廢文件>章，廢止之原稿在中間加蓋作廢文件章后，另加蓋<保留《文件發(fā)放/回收登記表》；<作廢章>；3．<保留參考章>。4.暫存的歷史廢止文件1.文控員1.體系主管新版文件頒發(fā)，同時舊版收回。流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件管理規(guī)定文件管理規(guī)定0誤用，0遺漏1．廢止文件；2．廢止文件標識<作廢章>或<保留參考章>。參考>章，由體系科作為歷史檔案保存。“保留參考”章為非受控標識。5.1.12.4體系科保存的舊版作廢文件，至少要追溯到現(xiàn)行使用版本文件的前一個版本的最后一個版次，例：現(xiàn)行使用B版本0版次某文件，則要保存已廢止的A/5（A版5次）的作廢文件，A/5之前版本版次的則可銷毀。5.1.12.5若作廢文件個別部門在以后還需用到，暫不能作廢時，可留一份該作廢版本版次的文件，但須蓋上<保留參考章>，視同為已回收處理。5.1.12.6體系科文控員對保留參考文件，應(yīng)在文件上特別注明保留的時間段，或保留至某項活動完成至何種狀態(tài)后文件自動失效。通常情況體系科對失效的保留參考文件不做回收處理，但若有特殊要求時，體系科文控員按要求辦理。《文件發(fā)放/回收登記表》；<作廢章>；3．<保留參考章>。4.暫存的歷史廢止文件1.文控員1.體系主管新版文件頒發(fā)，同時舊版收回。0私印1．最新有效受控文件；2．各式空白表單原稿；3．發(fā)行文件的受控標識；4．各部門代碼標識；5．“文件參考章”非受控標識。5.1.13文件管理規(guī)定5.1.13.1所有經(jīng)批準發(fā)行的一、二、三級文件，由體系科文控員登錄在《體系文件控制清單》(DNS/QR-QP01-07，附件七)，并加蓋紅色<受控文件>管制章，確保該表上所列的文件為最新有效之文件。此文件清單，應(yīng)發(fā)至各部門。5.1.13.2管理規(guī)范類作業(yè)指導(dǎo)文件格式按附件八（DNS/QR-QP01-08，附件八），但排版橫式、豎式均可。環(huán)境體系的程序可參照此格式。5.1.13.3技術(shù)類生產(chǎn)工藝作業(yè)指導(dǎo)文件，格式由技術(shù)部設(shè)計和規(guī)定，對于生產(chǎn)工藝文件，不能明示客戶名稱，應(yīng)以客戶代號顯示。5.1.13.4已頒布發(fā)行之質(zhì)量/環(huán)境體系文件及文件中衍生出的各式空白表單之原件，均由體系科存檔保存。原件無需蓋任何章。5.1.13.5現(xiàn)場使用的文件須置于作業(yè)場所，以便于取閱，使用部門不得自行復(fù)印受控文件。非現(xiàn)場使用的文件由部門指派人員自行管理。5.1.13.6若文件有更新版本時，由體系科統(tǒng)一發(fā)行，所有最新版本版次的文件必須登錄在《體系文件控制清單》內(nèi)，供各部門核1．《體系文件控制清單》。1.文控員1.持有受控文件的人員●流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋外來文件識別外來文件分類外來文件識別外來文件分類文件回收/廢止0私印同上格對所使用的文件是否為最新版。5.1.13.7不得在受控文件上加以標記或書寫文字，以及涂劃任何字符。5.1.13.9未經(jīng)加蓋紅色“受控文件”印章的文件副本，或有“受控文件”章的復(fù)印件（印章顏色經(jīng)復(fù)印變黑）均為無效文件。5.1.13.10各職能部門文件管理須納入內(nèi)部審核項目，以確保文件的正確使用。5.1.13.11當顧客提出索取本廠質(zhì)量/HSF/環(huán)境管理體系文件時，須經(jīng)管理者代表批準方可提供，提供的文件須加蓋紅色<保留參考>章，為非受控文件。1．《體系文件控制清單》。1.文控員1.持有受控文件的人員●●1．客戶提供的圖紙、技術(shù)文件2．國家或國際標準(含體系標準/技術(shù)標準)；行業(yè)標準.技術(shù)手冊.3．適用的法律法規(guī)（對產(chǎn)品、環(huán)保要求）4．各種設(shè)備說明書；5．政府發(fā)布的適用的指導(dǎo)性文件5.2外來文件5.2.1外來文件的識別、管制；5.2.1.1外部提供之外來文件，如：各種設(shè)備說明書，國際或國家有關(guān)管理體系標準，與產(chǎn)品有關(guān)技術(shù)標準和適用的法律法規(guī)，政府部門發(fā)的與管理或產(chǎn)品有關(guān)文件，包括質(zhì)量/HSF和環(huán)境方面的均屬之。5.2.1.2本公司將外來文件分類如下：類別外來文件代碼管理要求A顧客提供的文件：技術(shù)規(guī)范、圖檔、作業(yè)規(guī)范、檢驗規(guī)范（標準）、---由對應(yīng)的權(quán)責部門將顧客要求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按內(nèi)部文件管理，原始文件由對應(yīng)的接收部門決定是否保留B國際、國際行業(yè)，國家、國家行業(yè)發(fā)布的產(chǎn)品檢測方法、產(chǎn)品技術(shù)標準、與產(chǎn)品適用安規(guī)、法律法規(guī)ES由技術(shù)部門將原件提供給體系科，體系科編號、登錄管制，分發(fā)適用部門，或適用部門來辦理借用手續(xù)C1、國家或當?shù)卣块T發(fā)布的環(huán)境保護方面法律法規(guī)EL1、由體系科收集、編號、登錄管制，分發(fā)適用部門，或適用部門來辦理借用手續(xù)1.已識別出適用的外來文件2．外來文件的編號格式；3．外來文件的編號；4．受控的外來文件；5．《外來文件登記表》。1.部門經(jīng)理/主管,識別出適用的外來文件；2.體系科文控員1.各使用外來文件的人員外來文件進入本廠2天內(nèi)編號、登錄管制。流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效反饋外來文外來文件分類(續(xù))●1．客戶提供的圖紙、技術(shù)文件2．國家或國際標準(含體系標準/技術(shù)標準)；行業(yè)標準.技術(shù)手冊.3．適用的法律法規(guī)（對產(chǎn)品、環(huán)保要求）4．各種設(shè)備說明書；5．政府發(fā)布的適用的指導(dǎo)性文件5.2.1.2續(xù)上表：類別外來文件代碼管理要求C2、國家或當?shù)卣块T發(fā)布的消防、安全、衛(wèi)生、職業(yè)健康、勞動保護等方面的法律法規(guī)，EL2、由行政科收集，并提供給體系科編號、登錄管制，分發(fā)適用部門，或適用部門來辦理借用手續(xù)D國際、國家管理體系標準（如：ISO9001標準、QC080000標準、ISO14001標準）EM由體系科編號、登錄管制，分發(fā)適用部門，或適用部門來辦理借用手續(xù)E生產(chǎn)設(shè)備、測量設(shè)備操作手冊、維護保養(yǎng)手冊（或使用說明書）EW由機電科、實驗室將原件提供體給系科，體系科編號、登錄管制，適用部門來辦理借用手續(xù)1.已識別出適用的外來文件2．外來文件的編號格式；3．外來文件的編號；4．受控的外來文件；5．《外來文件登記表》。1.部門經(jīng)理/主管,識別出適用的外來文件；2.體系科文控員1.各使用外來文件的人員外來文件進入本廠2天內(nèi)編號、登錄管制?！?．客戶提供的圖紙、技術(shù)文件2．國家或國際標準(含體系標準/技術(shù)標準)；行業(yè)標準.技術(shù)手冊.3．適用的法律法規(guī)（對產(chǎn)品、環(huán)保要求）4．各種設(shè)備說明書；5．政府發(fā)布的適用的指導(dǎo)性文件5.2.1.3別，分類按流水編號管制、登錄，只要方便索引查找即可。5.2.1.4□□□/□□--□--□□12345678編碼說明：第1--3碼，代表和宏公司，縮寫為DNS；第4--5碼，外來文件識別碼，ES、EL、第6碼，表示細分項目，質(zhì)量/HSF類為Q、環(huán)境類為E第7--8碼，表示受控流水號。超過二位數(shù)字時，順升。例：DNS/ES--Q--01表示和宏公司ES類關(guān)于質(zhì)量/HSF方面的第1份外來文件。DNS/EL--E--02表示和宏公司EL類關(guān)于環(huán)境方面的第2份外來文件。5.2.1.5對于E類外來文件，其編號由8位組成，格式如下：□□□/□□--□--□□123456781.已識別出適用的外來文件2．外來文件的編號格式；3．外來文件的編號；4．受控的外來文件；5．《外來文件登記表》。1.部門經(jīng)理/主管,識別出適用的外來文件；2.體系科文控員1.各使用外來文件的人員外來文件進入本廠2天內(nèi)編號、登錄管制。流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋外來文件管制狀態(tài)識別外來文件借閱覽電子文檔管理外來文件管制狀態(tài)識別外來文件借閱覽電子文檔管理●同上編碼說明：第1--3碼，代表和宏公司，縮寫為DNS。第4--5碼，外來文件識別碼，EW第6碼，表示細分項目，生產(chǎn)設(shè)備類為P、檢測設(shè)備類為M。第7--8碼，表示受控流水號。超過二位數(shù)字時，順升。例：DNS/EW--P--01表示和宏公司EW類（生產(chǎn)設(shè)備類）的第1份操作手冊。DNS/EW--M--02表示和宏公司EW類（檢測設(shè)備類）的第2份操作手冊。同上1.部門經(jīng)理/主管,識別出適用的外來文件；2.體系科文控員1.各使用外來文件的人員外來文件進入本廠2天內(nèi)編號、登錄管制。●1.“外來文件”管制章2.登錄建檔3.作廢時，需更新5.2.2外來文件管制要求5.2.2.1所有在體系科存檔的外來文件，均由體系科統(tǒng)一加蓋“外來文件”印章在封面或扉頁上，內(nèi)頁中也應(yīng)適當蓋“外來文件”標識。并分類建立《外來文件登記表》(DNS/QR-QP01-09，附件九)。5.2.2.2各部門當獲得最新的外來文件時。應(yīng)在三天內(nèi)到體系科更新登記，同時體系科文控員應(yīng)將舊版收回，發(fā)放最新版本。5.2.2.3借閱外來文件時，須填寫借條，經(jīng)借用部門經(jīng)理審核后，體系確認后，由部門文員借發(fā)，相關(guān)文員將所借資料登錄在《文件借閱/收回記錄表》(DNS/QR-QP01-10，附件十)中。5.2.2.4借用外來文件人員必須妥善保存，不得丟失、損壞、到歸還時間要準時歸還，借出時，原則上借出副本，原件不外借。對于書籍資料類的外來文件，若借用者發(fā)生遺失，體系科應(yīng)報告管理者代表，由管理者代表決定是否需重購。1．已蓋“外來文件”標識的文件2．《外來文件登記表》。3．已更新的外來文件1.體系科文控員(登錄受控、標識)2.各部門經(jīng)理/主管（考慮更新的外來文件）1.各使用外來文件的人員1．外來文件進入本廠2天內(nèi)編號、登錄管制。2.按規(guī)定的時間歸還；3.發(fā)現(xiàn)遺失后的3天內(nèi)報告管理者代表●所有經(jīng)批準的內(nèi)部文件5.3文件電腦化管理5.3.1質(zhì)量/準后，體系科文控員將此掃描，以PDF電子檔格式存放到公司共享文件夾里，然后發(fā)電子郵件通知各部門可以查閱。5.3盤拷貝備份。5.4文件來源及狀態(tài)識別備份的電子存檔文件體系科主管/文控員各使用文件的人員●流程目標輸入作業(yè)方法描述輸出職責信息時效/反饋文件稽查出心印章管理出心文件稽查出心印章管理出心●1.內(nèi)部文件2.外來文件3.受控文件4.非受控文件5.各種印章標識5.4.1公司文件，從來源分為內(nèi)部文件和外來文件，從狀態(tài)分為受控文件和非受控文件。5.4.2外來文件，蓋紅色“外來文件”章標識，屬受控文件；5.4.3內(nèi)部文件，蓋紅色“受控文件”、“增/補發(fā)件”章，屬受控文件。不蓋章或蓋紅色“保留參考章”，屬非受控文件?！氨Ａ魠⒖肌闭?，僅對文件作一個階段性標識或限制范圍參考使用。5.4.4失效作廢文件，蓋紅色“作廢”章。只要文件蓋有“作廢”標識，即為失效作廢文件。5.4.5若某份文件，同時蓋有“作廢”章和“保留參考”章，表示該文件可在一定時段、一定范圍內(nèi)仍有效使用。但體系科必須有詳細備案，并注意過時回收。1.各部門持有的受控文件\受控的外來文件2.各種管制印章1.管理者代表決定做印章2.體系科文控員識別管制內(nèi)/外部文件,各部門使用文件的人員●●管理者代表批準制作的各種用于文件管制的印章5.5印章管理5.5.1公司僅批準體系科持有、使用“受控文件”章、“增/補發(fā)文件”章、“保留參考”章、“外來文件”章，各部門可持有、使用“作廢”章。做回的各種文控印章體系科文控員體系科主管/專員●●文件控制的要求5.6文件稽查5.6.1每個部門（各制造分部、PM