設計院院長辦公室職責范圍

設計院院長辦公室職責范圍1目的1．0．1為明確院長院公室工作范圍和各崗位職責，確保各項工作有效完成，制定本規(guī)定。2適用范圍2．0．1本規(guī)定適用于院長辦公室各有關崗位。3內容3．1主任職責3．0．1主任在院長、主管院領導的領導下負責DPDI的行政管理工作，并對院長、主管院領導負責。3．0．2各崗位工作人員在主任領導下開展工作并對其負責。3．0．3負責組織貫徹執(zhí)行國家有關行政管理方面的政策、法規(guī)和上級主管部門的有關規(guī)定。3．0．4組織貫徹執(zhí)行本院的有關行政工作的部屬和決定。3．0．5協(xié)助院長維護本院正常的工作秩序，提高工作質量和辦事效率。3．0．6認真貫徹執(zhí)行國家行業(yè)的有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)，保障DPDI職工人身和財產(chǎn)安全。3．0．7認真抓好院辦各項工作，并對院辦各項工作負領導責任。3．2房管、計劃管理。3．2．1負責院各種房產(chǎn)設施的管理和各辦公室的管理，負責職工購買及租房補貼的統(tǒng)計發(fā)放工作。3．2．2負責職工住房公積金的管理，處理房改中各種問題。3．2．3負責全院水、電、暖的維修工作，負責維修計劃的編制及實施過程中的組織工作。3．2．4年初要求院屬各單位統(tǒng)一申報全年生產(chǎn)、維修需求物資計劃。3．2．5參照上年度物資消耗情況經(jīng)過嚴格核算，結合各單位申報計劃摸清當年全院設計任務及各種維修量的實際情況，嚴格按上級業(yè)務部門有關文件精神，按類別詳細做出年度計劃季度計劃及月計劃。3．2．6與院財務處進行資金使用計劃平衡后報院主管領導初審，經(jīng)院長辦公會通過后實施。3．2．7計劃外材料費用支出和急用材料應有書面申請，說明原因經(jīng)院主管部門領導簽署意見后報主管院長審批，額度較大的應請示院長批示后方可辦理。3．3公安、安全管理。3．3．1負責全院各部位的治安防范以及門衛(wèi)管理，閑散人員清理工作，協(xié)助公安部門偵破各種案件工作。3．3．2負責財務去銀行取款的安全保衛(wèi)工作。3．3．3負責DPDI有關綜合治理的各項工作，負責安全生產(chǎn)法、道路交通安全法的徹底落實。3．3．4負責處理上級下達的各項工作任務及匯報材料，辦理申報工傷手續(xù)和勞保保健。3．3．5按時完成各種宣傳及安全檢查工作，定期檢查安全報警、火災檢測及消防設施。3．3．6辦理自行車上稅年儉工作，負責處理各種事故及車輛辦照年檢工作。3．3．7辦理申報工傷手續(xù)和勞保保健，負責失竊火災事故處理。3．4綠化、紅十字會管理。3．4．1負責全院綠化區(qū)種樹、種草、種花及管理工作。3．4．2負責綠化工作的年度計劃、工作總結及編制有關報表工作。3．4．3定期對綠化室內外衛(wèi)生情況進行全面檢查。3．4．4保證年度綠化工作達到上級要求的各項指標。3．4．5負責防汛工作。3．4．6負責DPDI的衛(wèi)生管理工作。3．4．7負責作好紅十會的報表、會費的收繳，組織每年度獻血工作。3．4．8負責救災物資的收繳工作。3．4．9負責除害、滅病、健康教育工作。3．5計生、文秘管理。3．5．1認真學習落實計劃生育方針政策及有關規(guī)定。3．5．2負責避孕藥具的發(fā)放管理，做到兩個100%，做到四懂六會。3．5．3按規(guī)定辦理孕情及生育登記手續(xù)。3．5．4搞好宣傳教育及各種會議活動以及業(yè)務培訓、報導稿件。3．5．5做好計劃生育一卡七冊統(tǒng)計、基礎臺賬、統(tǒng)計表等各項基礎工作。3．5．6按求及時準確、規(guī)范的報送各類報表。3．5．7做好獨生子女兩全保險工作。3．5．8按上級有關規(guī)定組織處理違反計劃生育規(guī)定的事件及有關人員。3．5．9起草各種行政文字材料并做好院大事記。3．5．10安排各種行政會議，負責會議記錄和會議中的各項服務工作。3．5。11全面準確及時地為院領導提供各種信息，協(xié)調機關各部門、基層各單位的各項工作。3．5．12督查院長辦公會議執(zhí)行情況及各項指標的落實情況。3．5.13負責院公章和介紹信的保管并按規(guī)定使用。3.5.14按收發(fā)和呈交的規(guī)范及程序簽收發(fā)送和呈交各種文件，負責行政文件的打印校對工作，負責落實文件的執(zhí)行情況。3．5.15按有關規(guī)定和要求對各種行政文件進行立卷歸檔，并負責領導查閱各種文件的落實工作及文件的清理歸檔和銷毀工作。3．5.16負責組織處理本院群眾來信來訪工作，填寫有關信訪工作的各種報表。3．5.17安排領導干部值班，檢查值班人員到崗情況。3.5.18安排領導的日常活動，如安排有關領導按時參加各種會議等。3.5.19負責院領導出差后的各種事物處理。3.5.20按來賓來訪客人和各種會議的性質，根據(jù)有關標準安排來賓的吃住行及日常活動。3.5.21按規(guī)定和要求安排院領導和有關部門及領導同來訪客人會面。3.5.22負責客人的有關安全事項。3.6收發(fā)。3．6．1每日將郵政部門送來的報刊、雜志、信函、掛號、電報、大件包裹單等進行分發(fā)和通知。3．6．2收進的郵件有登記并讓收件人做好簽收。3．6．3對收發(fā)文件嚴格管理，不丟失，不損壞，不泄密。3．6．4一般郵件必須當天通知有關單位或個人。1公用的報紙期刊信函要在二小時內分發(fā)至柜內。2私人的期刊報紙和公用的專用期刊要進行登記和簽收。3對已丟失的報刊，主動與用戶取得聯(lián)系，積極采取補救措施。4收到的電報要在2小時內通知到用戶，加急電報在1小時內通知到用戶。3．6．5每日按時向院外發(fā)的公函、信件、掛號、電報等及時發(fā)出。1一般的電函、電報一天要一次，時間是下午2-4點。2加急的掛號電報，做到二小時內發(fā)出。3發(fā)出的掛號信做登記，以備查詢。4難發(fā)出的郵件要盡快找到發(fā)件單位，并協(xié)助解決。3．6．6按照郵政部門統(tǒng)一布置，組織全院各單位做好收訂任務。3．6．7凡向外埠發(fā)信函特快專遞快件等必須經(jīng)有關領導簽字方可辦理，禁止因私辦理以上業(yè)務。3．6．8負責電話卡的購買發(fā)放登記工作。3．7電工、設備維修。3．7．1根據(jù)院里用電生產(chǎn)特殊性，及時搞好變壓器室、總配電室到各配電間及設備的供電和維修工作，做到認真檢查、及時修理、保證生產(chǎn)正常用電。3．7．2認真學習電氣安全規(guī)程和專業(yè)技術，在工作中嚴格按照電器操作規(guī)程工作。3．7．3遵守廠、院、室各項規(guī)章制度和紀律，做到堅守崗位，恪盡職守。3．7．4堅持安全生產(chǎn)，樹立生產(chǎn)必須安全的思想，保證職工和國家財產(chǎn)不受傷害。做到登高作業(yè)、用火等都必須采用安全措施方可進行。3．7．5服從命令，聽從指揮，主動配合，搞好協(xié)作，確保工作順利完成。3．7．6負責全院出版設備及電動門的維護修理工作。3．7．7每日進行巡回檢查，出現(xiàn)故障及時排除，并做好設備維修記錄。3．7．8指導各設備操作人員進行維護保養(yǎng)。3．7．9掌握設備的備件情況，及時制定購買計劃。3．7．10凡是院內能自行修理的一律不準委托外部進行修理，院內不能修理的需經(jīng)技術處、院辦有關人員鑒定，確需委托修理的請示主管領導批準后方可外委修理。3．7．11及時反饋工作中遇到的問題。3．8門衛(wèi)。3．8．1門衛(wèi)人員要熱情大方、禮貌待人、著裝整齊。3．8．2負責室內外衛(wèi)生及工作秩序，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向有關領導匯報。3．8．3外來人員先登記后入院，車按規(guī)定位置停放。3．8．4禁止收破爛人員、小商小販、社會閑散人員及出租車、三輪車入院，禁止無關人員在門衛(wèi)逗留，電話不外借。3．8．5按時開關門，按時打鈴，按時巡察。3．8．6按時交接班。3．8．7保證室內外設備、物品不丟失，不損壞（主要指銅字、燈、門、開關等）。3．8．8禁止外單位人員入院乘車。3．8．9凡由院內往院外拉東西一律到院辦辦理出門證方可放行。3．8．10須知火警、盜警、急救電話號碼。3．9司機。3．9．1嚴格遵守道路交通安全法，服從交通民警指揮和檢查，自覺地維護交通秩序。3．9．2駕駛車輛時必須證照齊全，嚴禁無照開車或交給無證人開車，出車前對車輛嚴格檢查，行車時注意行車安全，禁止吸煙、飲食和閑談，嚴禁闖紅燈和酒后開車。3．9．3必須保持車況良好，車輛制動、轉向、燈光、喇叭等安全部件必須齊全有效，發(fā)現(xiàn)影響安全行車的故障隱患應及時匯報及時修理。3．9．4要禮貌行車，超會車要減速禮讓，嚴禁強行超會，不準客貨混載，不準超長、超寬、超高、超載。3．9．5堅守崗位，按任務單正點到達指定地點，端正服務態(tài)度，提高服務質量，安全正點圓滿完成任務，做好行車記錄，經(jīng)常保持車內外清潔，保管好隨車工具。3．9．6接待客人要熱情大方周到服務。3．9．7遵守本車型技術操作規(guī)程，掌握并遵守車輛冬季安全操作規(guī)定。3．10保管員。3．10．1負責物資入庫檢驗事宜，到貨記錄填寫認真、詳細、準確。3．10．2按正式憑證記帳，各種憑證的填寫按單據(jù)使用規(guī)定辦理，必須加蓋名章，記完帳的憑證要按月裝訂成冊、編號妥善保存。3．10．3記帳和結帳必須堅持日清月結制度，每月25日進行一次物資收發(fā)存貨盤點，并及時作出月報表，半年、年終分別進行全面物資盤點，并作出器材收發(fā)存明細報表。3．10．4出入庫單據(jù)清楚、準確、無涂改，各欄印章齊全方可給予辦理入庫手續(xù)和按出庫單據(jù)發(fā)放物資，發(fā)放時按照一查庫存、二動料簽、三拿料、四五五點交的程序辦理，并當面查物清點，認真執(zhí)行先進先出、推陳出新、有期限的先發(fā)的原則。3．10．5負責倉庫逐月填寫收發(fā)存資金動態(tài)表