淺談如何提高文科高職院校秘書專業(yè)學(xué)生的職業(yè)技能

淺談如何提高文科高職院校秘書專業(yè)學(xué)生的職業(yè)技能

秘書專業(yè)是一項(xiàng)注重實(shí)踐的專業(yè)。合格的秘書不僅要具備系統(tǒng)的理論和理論，還要具備專業(yè)崗位所需的各種技能。在實(shí)踐教育的過程中，作者發(fā)現(xiàn)，在“案例”的載體和平臺(tái)上，作者以“實(shí)踐”為載體和平臺(tái)設(shè)計(jì)了一系列培訓(xùn)項(xiàng)目，使學(xué)生以承擔(dān)者的身份“練習(xí)正確的問題”。在編輯和評(píng)論的實(shí)踐過程中，他們可以更好地練習(xí)寫作、表達(dá)、工作、溝通等技能。一、以會(huì)議為載體，培訓(xùn)秘書專業(yè)技能的必要性(一)業(yè)的核心技能根據(jù)《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》(2006年版),文秘專業(yè)的核心技能主要有辦文、辦會(huì)和辦事有三項(xiàng)。其實(shí)辦會(huì)也是辦事,在辦會(huì)過程中必不可少地涉及到地點(diǎn)選擇、會(huì)場(chǎng)布置、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、人員溝通等事項(xiàng),具體工作實(shí)際上也都是辦事。(二)會(huì)議文件的具體內(nèi)容辦文與辦會(huì)不是截然分開的,辦會(huì)里離不開辦文。辦會(huì)里必不可少地要涉及擬寫會(huì)議方案、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、新聞稿、工作簡(jiǎn)報(bào)等會(huì)議文件?！罢骖}真做”的實(shí)踐方式,克服了學(xué)生沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、沒有切身體會(huì)的弊端。(三)鍛煉學(xué)生的相關(guān)能力不管在學(xué)校還是在單位,校內(nèi)組會(huì)外出輔助辦會(huì)是常見的一項(xiàng)工作,這給了學(xué)生很多組會(huì)、參會(huì)、提供會(huì)議服務(wù)、展示禮儀形象的機(jī)會(huì),可以讓學(xué)生在實(shí)際辦會(huì)過程中邊做邊學(xué),從而相應(yīng)地鍛煉寫作、組織、溝通等相關(guān)能力。隨著我系系列實(shí)訓(xùn)室如會(huì)議實(shí)訓(xùn)室、禮儀實(shí)訓(xùn)室、文件處理中心、信息發(fā)布實(shí)訓(xùn)室等的陸續(xù)建成和投入使用,在系部辦學(xué)自主權(quán)有所擴(kuò)大的情況下,我系以辦會(huì)為載體,設(shè)計(jì)、提供系列“真題真做”的辦會(huì)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目,通過讓學(xué)生組會(huì)參會(huì)這種“做中學(xué)、學(xué)中做”的方式訓(xùn)練學(xué)生的職業(yè)技能,提高其思想素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)。二、培訓(xùn)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和實(shí)施(一)觀察,反思,討論案例教學(xué)是一種間接的實(shí)踐教學(xué)法,通過具體、典型、趣味性的職業(yè)情景描述或錄像,引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行觀察、反思和討論,鍛煉其分析問題和解決問題的能力,提高學(xué)生對(duì)會(huì)務(wù)知識(shí)和理論的理解和掌握。有關(guān)知識(shí)點(diǎn)由教師指導(dǎo)學(xué)生根據(jù)案例進(jìn)行分析,并讓學(xué)生課下仔細(xì)閱讀教材和推薦書目,課堂時(shí)間用于精講和點(diǎn)撥。(二)各因素對(duì)提出的認(rèn)識(shí)僅有課堂討論、案例分析、角色扮演等課堂教學(xué)環(huán)節(jié),學(xué)生對(duì)于會(huì)場(chǎng)服務(wù)、擬寫新聞稿等專業(yè)知識(shí)和技能很難有深刻體會(huì)和具體認(rèn)識(shí)。為切合實(shí)際,讓學(xué)生親身參與辦會(huì)并有話可說、有事可做,筆者設(shè)計(jì)了一個(gè)難度適中的“專業(yè)座談交流會(huì)”實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目,讓二年級(jí)學(xué)生以小組為單位承辦該項(xiàng)會(huì)議,通過具體組會(huì)來熟悉會(huì)議流程、體會(huì)不同會(huì)議階段工作重點(diǎn)和細(xì)節(jié)、擬寫會(huì)議文件、提供會(huì)議服務(wù)等具體寫實(shí)性會(huì)務(wù)工作,最后根據(jù)其辦會(huì)表現(xiàn)和提交的有關(guān)文件情況作為平時(shí)作業(yè)成績(jī)。1.各環(huán)節(jié)實(shí)訓(xùn)內(nèi)容一是實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段。教師以辦公室主任身份,要求學(xué)生完成實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目,在實(shí)訓(xùn)過程中進(jìn)行答疑和具體指導(dǎo),并提出相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)要求,要求學(xué)生以小組為單位完成,每小組5~6人,組內(nèi)分工,并推選小組長(zhǎng)和實(shí)訓(xùn)觀測(cè)員,人員分工由各小組組長(zhǎng)報(bào)教師助理處備案。此階段學(xué)生以承辦人身份,接受教師布置的任務(wù),按教師要求結(jié)組,小組內(nèi)部協(xié)商討論分工,推選組長(zhǎng),確定實(shí)訓(xùn)觀察員,明確各自分工,并將結(jié)果報(bào)教師處備案。各小組分工:由小組長(zhǎng)進(jìn)行分工,分配任務(wù),如文件制作、設(shè)備調(diào)試、會(huì)場(chǎng)布置、禮儀接待等。每小組設(shè)實(shí)訓(xùn)觀察員1人,對(duì)小組工作進(jìn)行記錄。各小組推選出小組長(zhǎng)后,由小組長(zhǎng)進(jìn)行分工,分配任務(wù),如文件制作、設(shè)備調(diào)試、會(huì)場(chǎng)布置、禮儀接待等。每小組設(shè)實(shí)訓(xùn)觀察員1人,對(duì)小組工作進(jìn)行記錄。二是籌備階段。教師作為總指揮,對(duì)各環(huán)節(jié)要點(diǎn)給予提示,尤其是系領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)、學(xué)生代表邀請(qǐng)、主題發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議室預(yù)借等環(huán)節(jié),并答復(fù)各類學(xué)生問題,簽發(fā)有關(guān)文件,做好指導(dǎo)、答疑、觀察和記錄工作。學(xué)生分頭行動(dòng),如擬寫、制作有關(guān)文件,提前熟悉場(chǎng)地,學(xué)習(xí)并操作、調(diào)試有關(guān)設(shè)備,商定禮儀服務(wù)細(xì)節(jié)等。三是實(shí)施階段。教師主持會(huì)議,系領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)發(fā)言,教師引導(dǎo)學(xué)生發(fā)言、交流等。邀請(qǐng)的嘉賓就有關(guān)主題進(jìn)行發(fā)言,并就關(guān)心問題或主題進(jìn)行溝通、交換意見,并做好會(huì)議記錄、照相、會(huì)議服務(wù)等會(huì)間工作。四是會(huì)后整理階段。各小組相關(guān)人員整理會(huì)議室,檢查設(shè)備并收尾,整理會(huì)議記錄,提交會(huì)議方案、新聞稿及實(shí)訓(xùn)總結(jié)作為作業(yè)上交。教師主要是批改學(xué)生提交的工作成果,選送優(yōu)秀稿件至學(xué)院宣傳處。五是評(píng)價(jià)與總結(jié)階段。各小組進(jìn)行匯報(bào)總結(jié),小組間交流工作方法與心得,進(jìn)行自評(píng)和小組間評(píng)議。教師則是聽取各組匯報(bào),對(duì)匯報(bào)提問或解答,并從工作態(tài)度、方法、技能、新聞稿擬寫等方面予以客觀分析和評(píng)價(jià)。在整個(gè)實(shí)訓(xùn)過程中,會(huì)議實(shí)訓(xùn)室、文件處理中心、信息發(fā)布中心等相關(guān)實(shí)訓(xùn)室都對(duì)學(xué)生開放。在實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目操作過程中,需要注意的是分組活動(dòng)要合理分工,避免出現(xiàn)部分組員無事可做的現(xiàn)象。這就需要指導(dǎo)教師布置任務(wù)時(shí)要具體、細(xì)致、把任務(wù)落到實(shí)處。學(xué)生涉及的具體任務(wù)有:會(huì)前,方案報(bào)批,人員通知、邀請(qǐng)與人數(shù)確定,地點(diǎn)選擇與預(yù)定,會(huì)議文件如議程、日程、邀請(qǐng)函等的編制,會(huì)場(chǎng)布置,會(huì)議PPT文稿制作,預(yù)借會(huì)議設(shè)備和用品等。會(huì)中:禮儀引導(dǎo)、會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)、攝影攝像等。會(huì)后:會(huì)議室整理,歸還有關(guān)設(shè)備和用品,編發(fā)新聞稿,撰寫會(huì)議總結(jié)等。為掌握全面情況,全體成員均需擬寫會(huì)議方案、新聞稿和會(huì)議總結(jié),作為平時(shí)作業(yè)上交。在訓(xùn)練前,教師要對(duì)一些學(xué)生容易忽略的細(xì)節(jié)進(jìn)行提示和引導(dǎo):提前多長(zhǎng)時(shí)間預(yù)借會(huì)議室?學(xué)生能負(fù)責(zé)簽字嗎?誰應(yīng)該負(fù)責(zé)簽字?如何選擇畢業(yè)生代表?如何讓畢業(yè)生代表更具有典型性?如何邀請(qǐng)系領(lǐng)導(dǎo),口頭還是邀請(qǐng)函?邀請(qǐng)函如何制作?會(huì)議室實(shí)訓(xùn)設(shè)備貴重,應(yīng)由誰具體負(fù)責(zé)培訓(xùn)和管理?在對(duì)學(xué)生進(jìn)行問題提醒前,教師還要事先做好溝通工作,如邀請(qǐng)系領(lǐng)導(dǎo),提前與系領(lǐng)導(dǎo)商定好給予學(xué)生小小的刁難使其經(jīng)受挫折:口頭邀請(qǐng)是否禮貌?邀請(qǐng)函是否語氣尊重、內(nèi)容清楚、格式美觀?是否提供講話稿等,但最后都要予以鼓勵(lì)和支持配合,意圖在于點(diǎn)撥、鍛煉學(xué)生與領(lǐng)導(dǎo)交往的方式方法,并做好準(zhǔn)備工作?！罢骖}真做”的會(huì)議實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目,克服了學(xué)生模擬隔靴搔癢的弊端,學(xué)生寫的新聞稿、總結(jié)等都較以往有了很大改進(jìn)和提高,“做中學(xué)、學(xué)中做”的實(shí)踐教學(xué)取得了一定成效。2.組合結(jié)組,明確學(xué)習(xí)目標(biāo)一是避免學(xué)生自由結(jié)組。自由結(jié)組容易出現(xiàn)“強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合”情況,一是不利于發(fā)揮每個(gè)學(xué)生的特長(zhǎng),如電腦較好的都集中在一組,其他小組在文件制作過程或設(shè)備使用過程中出現(xiàn)問題不易解決;二是由于彼此之間熟識(shí)不利于鍛煉彼此間的團(tuán)結(jié)合作意識(shí)和溝通能力。筆者的做法是將性格相近、技術(shù)好的先組成大組,然后不同組內(nèi)隨機(jī)組合。按個(gè)人特性組合結(jié)組便于各小組強(qiáng)弱、性格互補(bǔ),發(fā)揮各自所長(zhǎng),在共同完成項(xiàng)目過程中培養(yǎng)合作意識(shí)與團(tuán)隊(duì)精神。二是明確學(xué)生評(píng)價(jià)關(guān)鍵點(diǎn)。學(xué)生的總結(jié)和評(píng)價(jià)應(yīng)事先明確關(guān)鍵點(diǎn),避免空話套話。學(xué)生自我評(píng)價(jià)應(yīng)圍繞未掌握內(nèi)容及原因進(jìn)行分析,如會(huì)務(wù)工作中的疏漏、與人合作方面的不足、會(huì)中服務(wù)應(yīng)注意的細(xì)節(jié)、新聞稿結(jié)構(gòu)和擬寫模式等。學(xué)生互相評(píng)價(jià)的主要內(nèi)容為欣賞的同學(xué)及原因、小組需改進(jìn)的地方、小組合作的中肯評(píng)價(jià)等。三是明確教師評(píng)價(jià)關(guān)鍵點(diǎn)。教師應(yīng)從小組與教師進(jìn)行溝通的方面進(jìn)行評(píng)價(jià),如需要審批的事項(xiàng)(議題內(nèi)容、先后順序、發(fā)言時(shí)間);學(xué)生實(shí)踐表現(xiàn)如工作態(tài)度、工作方法、工作技能等;學(xué)生作業(yè)如新聞稿是否及時(shí)、簡(jiǎn)短、符合文體,總結(jié)是否全面深刻等方面予以客觀評(píng)價(jià)和鼓勵(lì)性評(píng)價(jià)。(三)會(huì)議鍛煉會(huì)由于我系新建了功能齊全、設(shè)備先進(jìn)的會(huì)議實(shí)訓(xùn)室,在一定程度上彌補(bǔ)了學(xué)院會(huì)議室不足或不便出借的矛盾,各系部的會(huì)議甚至學(xué)院層面的一些會(huì)議如評(píng)估會(huì)、考察會(huì)等也會(huì)借用我系會(huì)議實(shí)訓(xùn)室,這也給學(xué)生提供了很多實(shí)踐參與和鍛煉的機(jī)會(huì)。我們分批分組帶學(xué)生參與會(huì)務(wù)工作,如實(shí)訓(xùn)設(shè)備的操作、LED會(huì)標(biāo)設(shè)計(jì)與制作、提供會(huì)議記錄和會(huì)議服務(wù)等,讓學(xué)生親身感受和體會(huì)不同風(fēng)格、不同級(jí)別的會(huì)議氣氛和服務(wù)要點(diǎn),在與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和系部領(lǐng)導(dǎo)交往中掌握不同的溝通方式和方法,掌握會(huì)議服務(wù)技巧,積累工作經(jīng)驗(yàn),鍛煉溝通與表達(dá)能力,提高辦事能力。(四)在實(shí)際活動(dòng)中提高技能,鍛煉學(xué)生服務(wù)能力,讓學(xué)生深度融入社會(huì)校、系部會(huì)議再多,也與社會(huì)企事業(yè)單位的會(huì)議活動(dòng)和服務(wù)有著較大的差別。為了讓學(xué)生走進(jìn)現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活,在社會(huì)的真實(shí)情境中學(xué)會(huì)與各種人或事打交道,在實(shí)際鍛煉中積累經(jīng)驗(yàn)提高技能,筆者帶領(lǐng)學(xué)生先后參加了北京朝陽區(qū)國際商務(wù)節(jié)、北京汽車產(chǎn)業(yè)研發(fā)基地奠基儀式、中國人文財(cái)富論壇主辦的國學(xué)與和諧企業(yè)文化HRM創(chuàng)新戰(zhàn)略高層研討會(huì)、2009全國大學(xué)生網(wǎng)絡(luò)商務(wù)創(chuàng)新應(yīng)用大賽啟動(dòng)儀式等活動(dòng),讓他們?cè)谡鎸?shí)具體的社會(huì)實(shí)踐中培養(yǎng)職業(yè)意識(shí),提高服務(wù)能力,鍛煉學(xué)生融入社會(huì)的能力,為將來走上工作崗位打下基礎(chǔ)。三、增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣通過一系列由課堂到課下、由校內(nèi)到校外的組會(huì)參會(huì)活動(dòng),學(xué)生不僅熟悉了會(huì)議流程,掌握了會(huì)議服務(wù)的方法和技巧,豐富了寫作內(nèi)容與方法,領(lǐng)悟到與人溝通交往的方法和技巧,增強(qiáng)了職業(yè)意識(shí),提高了職業(yè)素質(zhì),還有了其他方面的收獲。一是認(rèn)清了自身的不足,提高了學(xué)習(xí)興趣。以辦會(huì)為主的“真題真做”的實(shí)踐訓(xùn)練方法,使學(xué)生意識(shí)到組會(huì)辦會(huì)并不是一件簡(jiǎn)單的事,需要掌握很多技能,注意很多問題。學(xué)生意識(shí)到自身的不足,因而激發(fā)了他們的學(xué)習(xí)興趣,由“要我學(xué)”變?yōu)椤拔乙獙W(xué)”。二是團(tuán)隊(duì)、合作意識(shí)得到增強(qiáng)。由于學(xué)生在各種校內(nèi)外活動(dòng)中均以組為單位組織或參加,集體榮譽(yù)感增強(qiáng),在各項(xiàng)事務(wù)中均能很好地進(jìn)行合作,團(tuán)隊(duì)意識(shí)、合作意識(shí)明顯提高。在完成訓(xùn)練項(xiàng)目過程中,學(xué)生也能發(fā)現(xiàn)實(shí)際中存在的問題,并較好地分析和解決。此外,親身實(shí)踐活動(dòng)也提高了學(xué)生的組織能力、溝通技巧和展示技巧,讓他們有意識(shí)、有針對(duì)性地將理論與實(shí)踐進(jìn)行結(jié)合。由于“真題真做”的實(shí)踐訓(xùn)練方法需要教師通盤考慮、設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目,聯(lián)