檔案服務外包在企業(yè)管理創(chuàng)新中的應用

企業(yè)檔案作為企業(yè)生存和發(fā)展的真實記錄，對企業(yè)的歷史和未來的競爭有重要的憑證作用和參考作用。隨著企業(yè)業(yè)務的迅速發(fā)展，檔案業(yè)務量也越來越大，給企業(yè)檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。為更好、更專業(yè)地解決企業(yè)檔案管理，越來越多的企業(yè)選擇檔案服務外包，在企業(yè)管理中形成創(chuàng)新管理模式。一、企業(yè)檔案服務外包的必要性和可行性在當前的信息技術環(huán)境下，企業(yè)面臨同時管理紙質檔案和電子檔案的雙重困難。由于企業(yè)前期的信息系統(tǒng)建設沒有在檔案管理上投入太多資源，給電子檔案的管理和利用帶來巨大的影響和挑戰(zhàn)。從20世紀90年代初期產生至今，檔案服務外包行業(yè)在我國已有30多年歷史，隨著近年經(jīng)濟的高速發(fā)展，檔案服務外包行業(yè)也經(jīng)歷了從慢到快，甚至迅猛發(fā)展的過程，成為檔案服務行業(yè)的新興力量。國家檔案局發(fā)布的《檔案服務外包工作規(guī)范》指出，檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數(shù)字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發(fā)利用服務、檔案銷毀服務6種業(yè)務類型[1]。由此看出，檔案服務外包的業(yè)務范圍基本囊括了檔案的全過程管理。檔案服務外包公司在人員、管理方法和管理技術上規(guī)避了企業(yè)檔案管理的不足，其專業(yè)性和效率也得到了越來越多單位的認可，檔案服務外包成為企業(yè)利用外在資源進行檔案管理的一個重要、有效的途徑。（一）短期內輸出檔案整理成果一方面，隨著企業(yè)業(yè)務的迅速增長，業(yè)務資料、憑證、單據(jù)等也呈幾何級數(shù)增加，與企業(yè)原本有限的檔案管理資源形成鮮明的對比，因而企業(yè)對檔案服務外包的需求也日益增長。另一方面，企業(yè)由于各種各樣原因，包括以往對檔案重視程度不足、人手不足、庫房空間不足等，造成檔案資料的積壓。要在短期內專業(yè)、高效地處理歷史積壓檔案，聘請檔案服務外包公司便成為首選。檔案服務外包公司在人員配置、設備配置、時間安排方面有著豐富的經(jīng)驗，企業(yè)把積壓的檔案資料交由專業(yè)的外包公司集中處理，可實現(xiàn)在短期內輸出檔案整理成果的目標。同時，對于專業(yè)性較強的檔案資料，如人事檔案和財務檔案，考慮到專門檔案的保密性，在時間充足的情況下，企業(yè)可單獨聘請外包公司一兩位員工進行專門整理，減少檔案資料接觸的范圍。這樣一來，既保證了檔案資料的安全性和保密性，又保證了檔案整理的及時性。（二）等級評定企業(yè)在申請檔案工作等級評定時，往往需要聘請專業(yè)的檔案服務外包公司協(xié)助完成。檔案管理咨詢服務可以彌補檔案行政管理部門業(yè)務指導力量不足的情況，輔助企業(yè)的管理決策。企業(yè)在檔案服務外包企業(yè)的指導下，按照等級評定的內容，如組織管理、設施設備、業(yè)務建設、開發(fā)利用等，按時按需推進，才能基本達到驗收的標準。同時由于檔案服務外包公司長期為機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織提供服務，與專職檔案人員有較多交流與合作，更善于處理現(xiàn)實工作中產生的問題，能從標準性、規(guī)范性上保證企業(yè)的檔案工作符合相關標準要求。（三）彌補企業(yè)檔案資源的不足企業(yè)使用檔案服務外包，可彌補企業(yè)檔案資源存在的不足，包括自身管理經(jīng)驗的不足、信息資源的不足和庫房空間的不足。對于新設企業(yè)或者沒有專職檔案人員的企業(yè)而言，對如何開展檔案管理工作、如何建立規(guī)范的檔案秩序沒有相應的管理經(jīng)驗。在這種情況下，企業(yè)可以通過甄選合適的檔案服務外包公司，針對企業(yè)的實際情況制定相應的解決方案。企業(yè)通過利用檔案服務外包公司的檔案專業(yè)技術和特定的設備資源，跟進檔案管理技術的發(fā)展趨勢，可以在一定程度上解決企業(yè)對檔案管理專業(yè)人才的需求。同時，企業(yè)也能把主要精力放在核心業(yè)務上，達到節(jié)省人力、降低成本和提高工作效率的目的。在企業(yè)信息資源和庫房空間方面，如果企業(yè)在短期內難以跟上檔案資料的產生速度，企業(yè)可應用外包公司現(xiàn)成的電子檔案管理平臺以及相對低廉的庫房場地，借助檔案服務外包的力量彌補企業(yè)本身資源不足的局限，降低管理成本，促進檔案的規(guī)范保管。二、借鑒學習檔案服務外包管理的創(chuàng)新舉措檔案服務外包公司對檔案的管理方式進行了很多創(chuàng)新，有很多新的檔案整理方法和技巧、管理經(jīng)驗可供企業(yè)借鑒學習。（一）檔案整理方法檔案服務外包的許多整理方法值得企業(yè)參考。比如簡化文件著錄結構和方式，還有應用一些文件掃描、文件裝訂的技巧等，提高了工作效率。企業(yè)在檔案服務外包中應積極向檔案服務外包團隊學習，吸收新的工作方法和工作技巧，提升自身檔案整理技能水平。（二）庫房陳列與庫房管理方法檔案服務外包公司在轉移檔案時，采用類似物流企業(yè)的工作方式，配備相關的條碼設備，轉運前統(tǒng)一提供紙箱和條碼。單位把需要外包的資料打包、貼條碼后，外包公司上門收取，在收取檔案資料時用集成設備直接采集數(shù)據(jù)，裝車轉運。外包公司在庫房陳列和庫房管理方面也做得很清晰，在庫房定位方面用計算機輔助管理。業(yè)務單位需要調閱資料時，由專門的客服人員根據(jù)查找的檔案箱條碼和文件編號信息完成相應的查找，提供給業(yè)務單位利用。（三）檔案全過程管理傳統(tǒng)檔案服務外包的做法一般需要檔案服務外包人員入駐單位，在單位內部完成檔案資料的整理。在新的檔案全流程管理模式中，檔案服務外包人員不用入駐業(yè)務單位，而是由業(yè)務單位各地辦公點工作人員把新增檔案直接寄到外包服務公司，在外包服務公司完成驗收、整理、著錄、掃描、入庫等一系列操作。這樣，檔案工作安排在人手、時間、空間等方面更加靈活，大大提高了檔案全過程管理的工作效率。三、檔案服務外包的風險點與企業(yè)管理創(chuàng)新應用檔案服務外包作為近些年的新生事物，與企業(yè)內部傳統(tǒng)的檔案管理還是有很大的區(qū)別。企業(yè)需及時識別檔案服務外包的風險點，實現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新應用。（一）對檔案服務外包公司的甄選和評估由于檔案資料關系到企業(yè)業(yè)務的保密性和安全性，而且檔案資料一旦泄露或破壞，將給企業(yè)帶來不可挽回的損失，企業(yè)應對外包過程中可能產生的風險和風險的防范措施充分考慮，做好前期甄選和評估工作。在選取檔案服務外包公司的過程中，要充分做好檔案服務外包公司的背景調查和評估。企業(yè)可通過召開洽談會、上門走訪、實地查看等方式，考查檔案服務外包機構的服務內容、服務質量、服務標準和服務價格等，詳細了解檔案服務外包公司的業(yè)務范圍和經(jīng)營狀況。企業(yè)在外包工作中，應按《檔案服務外包工作規(guī)范》的要求，遵循規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進五個環(huán)節(jié)，避免外包工作的風險，保證檔案服務外包工作安全。企業(yè)在與檔案服務外包機構簽訂合同時，要同時簽署保密協(xié)議。在協(xié)議條款中，要嚴格規(guī)定檔案業(yè)務操作人員不得損壞檔案原件，不得破壞載體的完整性，不得泄露檔案信息的內容等，并制定相應的風險管控措施，規(guī)定相關的負責人和職責，對外包方案進行詳細的研究分析，保證檔案的保密性和安全性[2]。（二）對檔案服務外包服務內容、服務方式、費用的約定在與檔案服務外包供應商的服務約定中，企業(yè)應注意對檔案服務外包的服務內容、服務方式、費用進行詳盡的約定，避免日后產生糾紛。1.服務內容與服務方式在服務范圍上，企業(yè)需要根據(jù)自身的檔案存量情況和檢索利用情況來甄選不同的方案，例如，從保密性和資料利用頻次的角度來判斷檔案服務外包的適用性。在服務方式上，對于檔案已數(shù)字化和未數(shù)字化的不同情況，區(qū)分不同服務方式的收費。對于需要外包公司進行數(shù)字化的歷史資料和新增資料，企業(yè)內部要做好檔案電子數(shù)據(jù)的留存，減少后續(xù)調用資料的服務費，并明確委托企業(yè)對檔案情況的知悉權和所有權，切實維護企業(yè)的實際利益。2.通用服務與特色服務在提供檔案利用方面，如果客戶單位不提出特殊要求，外包公司給客戶提供的服務為通用服務，服務方式通常有電話和郵件兩種方式，由檔案服務外包公司安排客服人員與客戶對接。這種服務方式的弊端是有時會出現(xiàn)同一個服務需求由多位客服人員跟進的情況。因此在前期談判中，企業(yè)可與外包供應商溝通，要求外包公司提供一對一的特色服務，保證服務響應的專業(yè)性和及時性。企業(yè)還應針對檔案服務外包過程中容易出現(xiàn)的問題，如偷工減料、整理不規(guī)范、編目不科學、查找不方便、保管措施不力等，或者響應時間過久、服務效率低等進行特別的約定，并要求外包機構安排檔案專家解決合作中出現(xiàn)的質量問題，提供區(qū)別于一般客服的特色服務，保證外包服務質量。3.服務費用外包公司的費用通常分為兩種情形，一種為相對固定的費用，包括單次資料轉移的費用和每月保管租金，另一種為變動的費用，包括檔案查詢、檔案調回等檔案利用的費用，具體又分為檔案下架的費用、運輸?shù)馁M用、人工服務費等，其中變動費用的收費水平較高。企業(yè)在前期談判中需要根據(jù)本單位的實際情況，充分考慮企業(yè)現(xiàn)有資料和新增資料的存量情況、每月查找利用的頻次，溝通確定最合理的費用標準。（三）強化檔案服務外包監(jiān)督在檔案服務外包過程中還要強化監(jiān)督。在制定外包管理方案時，要按照安全第一、預防為主的原則，建立檔案服務外包管理崗位責任制。要安排檔案部門、辦公室和信息中心聯(lián)合行動，做到人防、物防、技防，采取科學有效的安全管理措施，應用安全可靠的技術手段，對檔案服務外包服務進行監(jiān)督，確保檔案實體和信息的絕對安全。近年來，我國檔案部門進一步加強對檔案服務外包公司的溝通和指導，專門印發(fā)一系列加強檔案服務外包管理的規(guī)范和規(guī)章，開展檔案服務外包項目備案工作，為規(guī)范和約束檔案服務外包的發(fā)展提供了有力的保障。但外在環(huán)境的約束不意味著企業(yè)可以對外包管理工作不管不問，任由外包機構自我約束。企業(yè)只有通過事前制定有效的措施，科學防范，才能有效消除外包風險，才能充分利用檔案服務外包來輔助企業(yè)檔案管理。企業(yè)在外包工作中應堅持合法原則、安全原則和可控原則，制定和落實安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受到損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。企業(yè)應對檔案服務外包工作全過程進行監(jiān)控，對承包方的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風險降低到可控范圍。定期檢查外包企業(yè)工作流程是否符合要求，如是否定期記錄溫濕度、定期巡檢，是否制定相關安全措施來保證檔案的安全性和保密性[3]。對出現(xiàn)較大管理問題的外包公司要停止使用，避免給企業(yè)造成更大的損失。四、檔案服務外包完成后應堅持的管理舉措（一）預防檔案積壓現(xiàn)象的反彈檔案積壓給檔案的查找和利用帶來很大的困難，特別是積壓的紙質檔案沒有數(shù)字化，不能實現(xiàn)計算機檢索，使檔案難以發(fā)揮它的價值。檔案積壓一段時間后，企業(yè)往往需要花費更多的人力和時間重新進行梳理。解決檔案積壓問題，首先要認識到檔案積壓的原因。其包括檔案空間不足、人員流動、管理制度不完善等。具體來說，包括以下情況：部分企業(yè)沒有獨立的檔案室，或者檔案庫房空間不足，不能滿足檔案資料分類有序擺放的要求，從而造成檔案混亂；部分企業(yè)檔案人員為兼職檔案員，在工作內容上更換頻繁，導致檔案人員流動性增大；部分企業(yè)沒有做到從制度上和流程上去控制資料的收集整理，檔案經(jīng)辦人離崗時沒有做好資料的交接工作，導致資料在收集環(huán)節(jié)已經(jīng)流失。企業(yè)在檔案服務外包工作結束后，如果不注意做好檔案工作的規(guī)范控制，將造成檔案積壓現(xiàn)象的反彈，形成新的混亂局面，后期將需要投入更多的人力物力來完成梳理，或需要再次使用外包整理服務。因此檔案服務外包工作結束后，企業(yè)要積極總結檔案服務外包經(jīng)驗，實行有力的舉措，防止檔案積壓現(xiàn)象的反彈。（二）建立檔案工作規(guī)范和標準檔案服務外包整理工作完成后，企業(yè)檔案工作局面也煥然一新，要長期保持這種局面，就需要建立企業(yè)檔案工作規(guī)范，包括相關的檔案制度、管理細則、流程標準，形成檔案資料有序移交、規(guī)范整理、標準入庫的良好局面。（三）檔案專職人員的保證與銜接在現(xiàn)實工作中，企業(yè)往往會出現(xiàn)對檔案工作認識不足的情況，認為檔案崗位屬于“養(yǎng)老”崗位，只有在企業(yè)面臨外審或法律糾紛等情況下，才會意識到原始檔案的重要性。另外，由于我國每年培訓的檔案專業(yè)人員數(shù)量較少，加上檔案工作相對單調枯燥，難以留住專業(yè)人才，造成既懂檔案管理知識，又懂業(yè)務和信息技術的復合型人才少之又少。因此，企業(yè)需要提高對檔案工作重要性的認識，特別是企業(yè)領導需要高度重視檔案