如何制定檔案管理制度

如何制定檔案管理制度課程描述：企業(yè)的各種規(guī)章制度、文件、影像資料等檔案作為企業(yè)發(fā)展過程中重要的紀(jì)念和工作參考依據(jù)，有著極其重要的價(jià)值。因此，作為行政部門，維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的規(guī)范管理工作，就要從檔案管理的不同階段制定明確的制度。通過本課程的學(xué)習(xí)，您會(huì)清晰地了解到做好公司檔案管理的重要性。同時(shí)，我們將通過案例，為您提供做好公司檔案管理的實(shí)用技巧與方法。解決方案：他山之石，可以攻玉。雖然各行各業(yè)在制定檔案管理制度時(shí)，都有自己的方法與技巧，但萬變不離其宗！下面我們從實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達(dá)成功。制定檔案管理制度時(shí)，我們一般要做好四個(gè)方面的工作。一是要做好檔案收集；二是要明確檔案立卷的規(guī)定；三是要做好檔案借閱的規(guī)定；四是要做好檔案保管的規(guī)定。在制定檔案管理制度前。我們先要做好檔案收集工作，收集類別有文件，如通知、發(fā)文、請示件；資料，如培訓(xùn)資料、會(huì)議資料及其他資料；音像，即攝像材料、錄音及照片等。我們要做好對收集方式的規(guī)定，收集人一般為行政部門與各部門溝通配合；收集形式則為：部門定期送交資料，行政部及時(shí)聯(lián)系催要內(nèi)容。收集材料也有所要求，即要求原始材料，要求材料完整清晰，要求材料真實(shí)有效。隨后，我們要做檔案立卷的規(guī)定。立卷要求和標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。立卷時(shí)我們要注意，字跡要清晰，要登記存檔目錄，重要檔案要進(jìn)行備份。當(dāng)然，我們也要明確檔案借閱的規(guī)定。檔案管理制度自然少不了檔案保管制度。我們要做好存放的規(guī)定，存放環(huán)境要規(guī)定好硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，存放要求則為：嚴(yán)格上鎖、防火防盜、檔案室保持清潔。我們也要做好清查的規(guī)定，規(guī)定清查周期，一般為季度清查和年底清查；規(guī)定清查人員，一般是行政專員、檔案保管員及行政部負(fù)責(zé)人；規(guī)定清查內(nèi)容，一般我們要看檔案內(nèi)容是否完整、借閱檔案是否按期歸還、檔案是否有損壞、是否有丟失等。如果清查發(fā)現(xiàn)問題，我們要查清責(zé)任人并處罰責(zé)任人。關(guān)于檔案銷毀的管理。當(dāng)然，我們還要做好交接的管理規(guī)定。一般的交接情形有：原保管人調(diào)崗、原保管人辭職、原保管人請假；那么，交接手續(xù)則包括填寫交接清單及檔案盤點(diǎn)工作。最后，我們把這幾個(gè)方面結(jié)合起來，就形成了“制定檔案管理制度”的整套方法流程。或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導(dǎo)圖，能讓你更加形象的理解和明白該如何制定檔案管理制度。相關(guān)課程：如何做好公文文種規(guī)范如何做好慈善項(xiàng)目管理如何管理公司固