天津合同管理制度

品華（天津）分公司合同管理制度一、合同管理總則1、目的和依據

為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》和有關政府部門規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于采購合同、裝修合同、租賃合同、制作合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同、保險合同等。3、合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監(jiān)督，及時調處，維護企業(yè)合法權益的原則。

起草、定稿、簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關政策。4、保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業(yè)秘密。二、合同管理職責1、企業(yè)合同管理部門—行政部的主要合同管理職責1）、認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關條例，依法保護本企業(yè)的合法權益。2）、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。3）、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現。4）、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。5）、做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。6）、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。7）、宣傳合同法和有關法規(guī)，培訓合同管理人員和業(yè)務人員、采購人員。8）、依法處理本公司的合同糾紛。9）、制止公司或個人利用合同進行違法活動。10）、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領導匯報。2、財務部門的主要職責1）、加強與行政、采購等有關部門的聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況。2）、做好與合同有關的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。3）、配合行政做好合同管理工作。三、合同審簽管理1、公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。2、除計時清結者外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用行政部公認的合同示范文本，必要時請求法務支援。3、所有合同都應按順序由行政部統(tǒng)一編號。4、合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。5、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。6、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。7、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。四、合同審簽程序1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。◆自然人提供身份證明；企業(yè)提供有效期內營運證明。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格?！魝€人身份證、有效期限內被代理人簽發(fā)的授權委托書；3、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。4、簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查?！裘?；廠家介紹、產品介紹等資料；各類廣告、宣傳資料；各類電話通訊工具號碼；對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。6、合同承辦人應將合同的原件及時送交本單位行政部備案，由行政部提交副本一份至財務部門，作為財務結算應收付款的依據。五、合同履行、變更和解除1、合同履約管理1）、分公司總經理全面負責整體合同的履行。合同承辦部門和人員具體負責其訂立合同的履行。2）、在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現問題，合同承辦人要及時處理。3）、接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。4）、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內依合同約定結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。5）、凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當妥善歸檔保存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，需保存郵寄收據、回執(zhí)備案。2、合同的變更和解除1）、對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。2）、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。3）、發(fā)現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向行政部報告，必要時可求助法務支持。4）、我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。六、合同糾紛處理1）、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領導和行政部、公司領導，行政部、財務部等相關部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。2）、在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應當及時向法院申請財產保全。3）、合同糾紛發(fā)生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。4）、向法院提供原始證據時，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據收執(zhí)。七、合同資料管理1、管理部門及人員：人事行政部——行政前臺負責日常管理；2、歸案資料內容：◆對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件；◆對方當事人履約能力證明資料復印件；◆對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件；◆我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件；◆對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件；◆雙方簽訂或履行合同的往來記錄、郵件、電話記錄等書面材料和視聽材料（視情況收集）；◆登記、見證、鑒證、公證等文書資料；◆合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；◆標的驗收記錄；◆交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。:3、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理要求：1）、公司所有合同統(tǒng)一由行政部妥善保管，行政前臺負責日常管理并編制、更新《合同歸檔統(tǒng)計表》（見附件一），。2）、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行或解除合同的各項手續(xù)后十日內，應將合同檔案資料移交行政部，由行政部前臺歸檔錄入保存（如其他部門需借出合同原件必須提供由總經理簽署《合同借用申請單》附件二，并登記《交接表》附件三）。3）、行政部歸檔后及時將合同副本一份移交至財務部。4）、財務部在結算期內溝通合同當事人確認是否可以履行應收應付工作，并在完成結算工作后將相關證明復印件提供至行政部存檔。5）、行政部接收財務結算證明后將同期合同及相關合同檔案封存更新《統(tǒng)計表》，以備后期復核。八、附則1、凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究相關負責人和責任人的經濟和行政責任。2、行政部應定期將因變故不再履行的合同及有關資料按合同編號整理、歸檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。3、本制度自

2015年07月

07日起生效實施。品華（天津）文化發(fā)展有限公司人事行政部2015年7月7日附件一合同歸檔統(tǒng)計表序號合同編號存檔位置合同項目是否移交財務部項目負責人履行進度備注：1.項目負責人為合同落實確認人，負責這個合同的洽談、簽訂、履行、結算提醒；合同歸檔后需提供副本至財務部以便于結算期落實應交應付；履行進度需周