水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定文檔

水利部修訂印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定2005年11月1日，水利部印發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)。新《規(guī)定》是根據(jù)國家最新標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合水利工程檔案工作的實(shí)際，對原《水利基本建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)進(jìn)行的修訂。其主要包括總責(zé)和承擔(dān)義務(wù)的精神，對工程檔案工作提出了更加明確的具體要求。新《規(guī)定》在"總則"中，明確了制訂這一規(guī)定的目的、依據(jù)和適用范圍，并對"水利工程檔案"和"水利工程檔案工作"重新進(jìn)行了定義；在"檔案管理"一章中，主要強(qiáng)調(diào)了檔案管理要同工程建設(shè)與管理工作同步進(jìn)行，并進(jìn)一步明確了各級建設(shè)與管理部門、檔案管理部門和項(xiàng)目法人及各參建單位與工程技術(shù)人案驗(yàn)收應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步及大中型水利工程要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的要求，并詳目(工程)檔資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)。《規(guī)定》在第三章的二十一條中，明確要求項(xiàng)目法人向相關(guān)流域機(jī)構(gòu)要移交一套有關(guān)的工程檔案資料，并已將需要移交的具體內(nèi)容，體現(xiàn)在《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸范圍與條對此也已增加了明確的說法，故在原"保管期限表"的保管期限中取消了主管單位、施工單位和設(shè)計單位的內(nèi)容。 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定水利部發(fā)布(水辦[2005]480號)第一條?為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡稱"水利工程")檔案管理工作，明確檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特第二條?水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條?水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)應(yīng)歸檔的文件材料。第十條?水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量進(jìn)行質(zhì)量等級評定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得第十一條?大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。第十二條?項(xiàng)目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。第十三條?項(xiàng)目法人應(yīng)按時向上級主管單位報送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。第十五條?《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。第十六條?水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。 (GB/)要求統(tǒng)一折疊。工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐 (二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄 (三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"(見附件4-2)。第十九條?水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。2002)執(zhí)行。第二十一條?項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求： (一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套)； (二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料； 保存復(fù)制件； (四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見附件3)。第二十二條?工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級，并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、第二十三條?工程檔案的歸檔時間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單整個項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個月第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔第二十七條?水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請。檔案自檢報告應(yīng)包括：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)第二十八條?檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評定，對具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時，可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。第二十九條?檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下： (一)聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告； (二)聽取監(jiān)理單位對項(xiàng)目檔案整理情況的審核報告； 還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見； (四)查看現(xiàn)場(了解工程建設(shè)實(shí)際情況)； (五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案 (六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評議； (七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，并向項(xiàng)目法人和所有會議代表反饋； (八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容： (一)工程概況。 (二)工程檔案管理情況： (三)存在問題及整改要求。 (四)驗(yàn)收結(jié)論。 (五)驗(yàn)收組成員簽字表。項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)，同時廢止。?水利基本建設(shè)檔案管理情況登記表項(xiàng)項(xiàng)目名稱項(xiàng)目法人位批準(zhǔn)概算總投資萬元計劃工期年月－年月項(xiàng)目檔案資料管理情況(項(xiàng)目法人)檔案柜架(套/隸屬部門負(fù)責(zé)人 檔案正本(卷/聯(lián)系電話 竣工圖(張/卷) (公章)年月日 資料(卷/冊)設(shè)備 (項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況動態(tài)表)萬元計劃工期年月－年月積現(xiàn)有檔案資料數(shù)量(正本)單位卷(冊) (蓋章)年月日水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表1工程建設(shè)前期工作文件材料批文件及審批文件、報批文件及審批文件件及審批文件批文件及審批文件、報批文件及審批文件資源評價等專項(xiàng)報告及批件2工程建設(shè)管理文件材料辦法會議的文件及相關(guān)材料各種合同、協(xié)議書事務(wù)往來文件計劃和調(diào)整計劃理文件材料及其審查文件材料、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件標(biāo)通知書啟用、移交的各種文件材料料*長期*永久館*永久*永久項(xiàng)目法人在工程建設(shè)管理方面與有關(guān)單位(含外商)的重要3施工文件材料紙會審紀(jì)要、安全措施等施工組織設(shè)計報批及審及試驗(yàn)報告設(shè)備材料、零部件的出廠證明(合格證)、材料代用核定審、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄等等施工定位(水準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)、基準(zhǔn)點(diǎn)、控制點(diǎn)等)測量、復(fù)材料地質(zhì)勘探和土(巖)試驗(yàn)報告程、地基驗(yàn)槽記錄驗(yàn)、探傷記錄態(tài)(測試、沉降、位移、變形等)的、報告交接記錄施工技術(shù)總結(jié)，施工預(yù)、決算關(guān)材料關(guān)文件材料相關(guān)材料竣工圖(含工程基礎(chǔ)地質(zhì)素描圖)中重要階段或事件的聲像材料記4監(jiān)理文件材料令、許可證等函監(jiān)理日志、監(jiān)理周(月、季、年)報、備忘錄*永久、工程質(zhì)量事故、施工安全事故等報告件審批、索賠處理文件單元工程檢查及開工(開倉)簽證，工程分部分項(xiàng)質(zhì)量認(rèn)報表記錄及試驗(yàn)、分包單報告聯(lián)系單索賠文件造結(jié)算審核文件5工藝、設(shè)備材料(含國外引進(jìn)設(shè)備材料)文件材料業(yè)發(fā)票等材料明書等隨機(jī)文件料件材料據(jù)、性能鑒定6科研項(xiàng)目文件材料究報告說明書7生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件材料制等規(guī)定錄行檢測記錄8財務(wù)、器材管理文件材料統(tǒng)計文件及標(biāo)底、合同價等說明材料用情況記錄資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊9竣工驗(yàn)收文件材料報告)工程質(zhì)量監(jiān)督工作報告(含工程質(zhì)量檢測報告)字表料及記載驗(yàn)收會議主要情況的及證書竣工圖章及竣工圖確認(rèn)章7070編制單位編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期審核人日期監(jiān)理單位監(jiān)監(jiān)理單位審核人審核日期20