合同管理規(guī)范管理制度

合同管理規(guī)范管理制度合同管理規(guī)范管理制度目錄一、綜述二、職責(zé)分工三、合同生命周期管理四、合同簽訂管理五、合同執(zhí)行管理六、合同變更管理七、合同履行管理八、合同歸檔管理九、風(fēng)險(xiǎn)提示和防范十、附件十一、法律名詞及注釋十二、遇到的艱難及解決辦法一、綜述本文旨在規(guī)范公司合同管理流程，保障公司合同權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保業(yè)務(wù)合同的順利執(zhí)行。二、職責(zé)分工1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司簽署的重要合同。2.營(yíng)銷部負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)談判與簽訂工作，合同的執(zhí)行監(jiān)督工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同付款及合同款項(xiàng)催收工作。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律管理及糾紛處理工作。5.合同管理員負(fù)責(zé)合同的鑒定、存檔、保密、變更管理等工作。三、合同生命周期管理1.維護(hù)管理合同數(shù)據(jù)庫(kù)，包括合同的類別、編號(hào)、簽訂時(shí)間、金額、開始時(shí)間及終止時(shí)間等信息。2.定期整理合同資料，維護(hù)合同檔案，保管好合同原件及附件，確保合同及相關(guān)資料完整。3.建立合同到期提醒制度，提前2個(gè)月提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人處理合同到期事宜。4.建立合同過期淘汰制度，清理過期合同，進(jìn)行合理處置。四、合同簽訂管理1.制定業(yè)務(wù)合同及服務(wù)協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)及服務(wù)范圍。2.會(huì)簽各部門對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核與審批，確保合同的合法性及風(fēng)險(xiǎn)可控性。3.確認(rèn)合同文本并完成簽署流程，簽署蓋章合同正本及副本，確保合同存檔完整。五、合同執(zhí)行管理1.建立合同執(zhí)行文件，包括合同執(zhí)行計(jì)劃、合同履行進(jìn)度表、合同履行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.建立合同履行跟蹤機(jī)制，跟進(jìn)合同履行進(jìn)度，對(duì)未按時(shí)履行合同義務(wù)的情況進(jìn)行催促和催收，并及時(shí)處理合同履行過程中的問題。3.在合同執(zhí)行過程中，注意風(fēng)險(xiǎn)防范，對(duì)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入探討并及時(shí)處理。六、合同變更管理1.建立合同變更記要制度，對(duì)合同變更進(jìn)行記錄并備案。2.嚴(yán)格控制合同變更范圍，避免亂改合同內(nèi)容。3.合同變更由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽及審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行和實(shí)施。七、合同履行管理1.按合同約定履行義務(wù)，確保合同履約。2.及時(shí)對(duì)合同履行過程中的問題進(jìn)行溝通解決，并記錄相關(guān)事宜。3.對(duì)于履行不正常合同，及時(shí)與其他相關(guān)部門溝通，采取必要的補(bǔ)救措施，確保合同權(quán)益不受傷害。八、合同歸檔管理1.對(duì)于完成的合同，及時(shí)編制并歸檔合格合同副本及相關(guān)附件。2.建立合同檔案庫(kù)，根據(jù)合同簽訂時(shí)間、類別及編號(hào)等進(jìn)行管理維護(hù)。3.定期審核合同檔案，確保合同資料存儲(chǔ)安全及完整。九、風(fēng)險(xiǎn)提示和防范1.注重合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，明確合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定防范措施。2.對(duì)于具有重大風(fēng)險(xiǎn)的合同，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，征得批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.對(duì)于可能引起糾紛的合同，必須合理設(shè)置條款，避免合同糾紛發(fā)生。十、附件1.合同管理流程圖2.合同分類及編號(hào)規(guī)則3.合同文件格式和編號(hào)4.合同履行跟蹤表格5.合同履行驗(yàn)收?qǐng)?bào)告十一、法律名詞及注釋1.《合同法》：中華人民共和國(guó)合同法。2.《公司法》：中華人民共和國(guó)公司法。3.《招投標(biāo)法》：中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法。4.《合同糾紛法》：中華人民共和國(guó)合同糾紛法。十二、遇到的艱難及解決辦法1.艱難：業(yè)務(wù)部門時(shí)常暫時(shí)修改合同內(nèi)容，導(dǎo)致合同管理艱難。解決辦法：強(qiáng)制要求合同修改經(jīng)過嚴(yán)格的會(huì)簽、審批程序，減少暫時(shí)修改合同的情況。2.艱難：合同數(shù)量龐大，檔案存儲(chǔ)不足。解決辦法：優(yōu)先將過期合同淘汰，并加強(qiáng)合同歸檔管理，建立合同檔案庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)管理。