檔案檢索與提供利用-檔案提供利用（文書(shū)檔案管理課件）

文書(shū)與檔案管理任務(wù)二檔案提供利用（概述及利用方法）海天集團(tuán)公司檔案工作在張珊的辛苦付出下目前已處于井然有序狀態(tài)，文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案門(mén)類(lèi)齊全。在工作中經(jīng)常遇到部門(mén)人員來(lái)要求借閱以往年份的檔案原件，其中出現(xiàn)過(guò)部門(mén)借閱原件長(zhǎng)時(shí)間不歸還的情況，為此在檔案原件借閱工作開(kāi)展上態(tài)度不太積極，有時(shí)推脫不愿外借，導(dǎo)致有的部門(mén)借閱不到檔案原件，部門(mén)存在意見(jiàn)。案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，張珊如何開(kāi)展檔案原件外借工作？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見(jiàn)。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1檔案利用工作概述2檔案提供利用工作方式3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTSCONTENTS（1）檔案利用工作的基本內(nèi)容檔案利用工作是檔案部門(mén)開(kāi)發(fā)所藏檔案信息，通過(guò)一定的方式和方法，直接為社會(huì)、為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。1檔案利用工作概述具體內(nèi)容：◆了解和熟悉所藏檔案的內(nèi)容和成分，各種檢索工具的使用方法；

◆分析和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；◆發(fā)掘檔案中有利用價(jià)值的信息資源，集中系統(tǒng)地向用戶(hù)介紹和報(bào)道所藏檔案信息；◆向檔案用戶(hù)提供所需要的檔案信息，滿足檔案用戶(hù)的利用要求。（2）檔案利用工作形式

從利用者對(duì)檔案信息的利用方式來(lái)分：直接利用工作和間接利用工作1檔案利用工作概述◆直接利用工作，就是檔案工作人員通過(guò)閱覽、外借、復(fù)制、咨詢(xún)、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作?！糸g接利用工作就是檔案工作人員通過(guò)整理、匯集、編寫(xiě)等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案館（室）檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編輯成各種專(zhuān)門(mén)參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作（3）檔案提供利用工作的要求從利用者對(duì)檔案信息的利用方式來(lái)分：直接利用工作和間接利用工作1檔案利用工作概述◆必須加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作建設(shè)◆樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)思想◆研究檔案用戶(hù)了解利用需求和效果◆不斷完善檔案利用的服務(wù)方式◆擴(kuò)大利用范圍服務(wù)社會(huì)服務(wù)公民（1）閱覽服務(wù)服務(wù)優(yōu)點(diǎn)：

◆能及時(shí)收回，有利于提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用；

◆減少檔案原件在利用中的損耗，有利于維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全；

◆能為利用者查閱檔案提供便利。2檔案提供利用工作方式服務(wù)要求：◆檔案部門(mén)為利用者提供一個(gè)明亮、寬敞、舒適、安靜的場(chǎng)所;◆

必須配備必要的檢索工具、參考資料、設(shè)施設(shè)備;◆必須建立完善的閱覽制度，如利用者利用檔案須知，閱覽室的開(kāi)放時(shí)間等，對(duì)接待對(duì)象，閱覽范圍，手續(xù)要求作出明確規(guī)定;◆要求檔案工作人員提供“熱情、周到、耐心、有效“的服務(wù).（2）外借服務(wù)檔案外借有兩種情況：

◆內(nèi)部借閱，即在本單位內(nèi)部借閱；

◆外部借閱，即把檔案借出本單位使用。2檔案提供利用工作方式服務(wù)要求：◆內(nèi)部借閱：借閱登記制度；借閱審批制度；代卷卡制度；催還和續(xù)借制度?！敉獠拷栝啠簷n案館的檔案一般是不借出館外利用的，只有當(dāng)檔案用戶(hù)，特別是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)的特殊情況下，才可將檔案原件借出檔案館外使用，外借的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，控制外借數(shù)量，填制代卷卡，歸還時(shí)認(rèn)真清點(diǎn)、仔細(xì)核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)檔案被污損、撕破、抽換等，則應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)匯報(bào)，以求妥善處理。（3）制發(fā)檔案證明服務(wù)檔案證明是指檔案館（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶(hù)的詢(xún)問(wèn)和申請(qǐng)，為核實(shí)某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況而摘抄編寫(xiě)的一種書(shū)面證明材料，如：提供有關(guān)學(xué)歷證明、參加工作時(shí)間證明、工資級(jí)別證明、職稱(chēng)證明、財(cái)產(chǎn)證明等材料。2檔案提供利用工作方式服務(wù)程序：◆

根據(jù)用戶(hù)的合理申請(qǐng)或詢(xún)問(wèn)來(lái)編寫(xiě)檔案證明；◆查找可靠地檔案原件或副本、抄本來(lái)編寫(xiě)；◆在檔案證明上注明有關(guān)材料的出處及編寫(xiě)方法；◆檔案證明的內(nèi)容范圍必須確定，不應(yīng)該超出經(jīng)過(guò)審核的證明范圍而列入其他材料；◆檔案證明，必須進(jìn)行認(rèn)真的校核，并在確認(rèn)無(wú)誤后，加蓋公章發(fā)出使用。

海天集團(tuán)公司老員工老羅到退休年齡，公司在計(jì)算工年長(zhǎng)短上與老羅產(chǎn)生分歧，要求出具相關(guān)證明材料。老羅來(lái)到公司辦公室找張珊，要求查找檔案原件，并出具證明材料。依據(jù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)分析，你告訴張珊如何制發(fā)檔案證明？任務(wù)驅(qū)動(dòng)3任務(wù)實(shí)訓(xùn)文書(shū)與檔案管理任務(wù)二檔案提供利用（開(kāi)放檔案）海天集團(tuán)公司檔案工作在張珊的辛苦付出下目前已處于井然有序狀態(tài)，文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案門(mén)類(lèi)齊全。面對(duì)庫(kù)房中完整的檔案資源，張珊知道提供利用才是保管檔案的目的，在提供利用過(guò)程中張珊發(fā)現(xiàn)，有的檔案中有密級(jí)限制的文件。案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，張珊如何開(kāi)展密級(jí)文件借閱工作？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見(jiàn)。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1開(kāi)放檔案概述2開(kāi)放檔案要求與措施3開(kāi)放檔案步驟CONTENTSCONTENTS4任務(wù)實(shí)訓(xùn)（1）開(kāi)放檔案概念

開(kāi)放檔案是將一般可以公開(kāi)的和保密期滿的檔案解除“封閉”，向社會(huì)開(kāi)放，只要履行一定的手續(xù)即可通過(guò)一定方式進(jìn)行利用。1開(kāi)放檔案概述《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年。涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于三十年。”（2）開(kāi)放檔案意義1開(kāi)放檔案概述◆開(kāi)放檔案有利于“開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)”，是加快我國(guó)政治民主化進(jìn)程的一個(gè)重要步驟◆開(kāi)放檔案是實(shí)現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開(kāi)放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重大措施◆開(kāi)放檔案對(duì)檔案館工作的發(fā)展將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響◆開(kāi)放檔案對(duì)促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌將發(fā)揮重大作用2開(kāi)放檔案要求與措施◆要繼續(xù)解放思想，正確認(rèn)識(shí)和處理開(kāi)放與保密的關(guān)系◆建立、健全必要的開(kāi)放檔案的規(guī)章制度◆要積極扎實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，為開(kāi)放檔案創(chuàng)造條件◆加強(qiáng)檔案的編研工作，方便廣大利用者（1）明確開(kāi)放檔案條件3開(kāi)放檔案步驟◆具備開(kāi)放檔案的物質(zhì)條件◆準(zhǔn)備開(kāi)放檔案的檢索條件◆建立開(kāi)放檔案的制度條件◆營(yíng)造開(kāi)放檔案社會(huì)意識(shí)條件（2）組織開(kāi)放檔案鑒別◆成立開(kāi)放檔案鑒別工作組織領(lǐng)導(dǎo)◆組織開(kāi)放檔案的解密、降密工作◆確定開(kāi)放期限（3）開(kāi)放檔案公布3開(kāi)放檔案步驟《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，公布檔案的主要方式有：◆通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)等出版物發(fā)表檔案的全部或部分原文；◆通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放檔案的全部或部分原文；◆陳列、展覽檔案或其復(fù)制件；◆出版發(fā)行檔案史料（全文或摘錄）、匯編以及公開(kāi)出售檔案復(fù)制件；◆散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；◆在公開(kāi)場(chǎng)合宣讀、播放檔案原文等。張珊在組織開(kāi)展海天檔案開(kāi)放工作中，考慮到開(kāi)放期限的問(wèn)題，一般按照30年標(biāo)準(zhǔn)，在開(kāi)展檔案的公布方式上使用較少，導(dǎo)致在檔案開(kāi)放中知曉率不高，利用人員較少，張珊感到有點(diǎn)無(wú)奈。依據(jù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)分析，張珊如何公布開(kāi)放檔案？任務(wù)驅(qū)動(dòng)3任務(wù)實(shí)訓(xùn)文書(shū)與檔案管理任務(wù)二檔案提供利用（檔案編研）檔案編研工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精練化的加工過(guò)程，它是把龐雜的、零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和必要的加工評(píng)價(jià)，使其準(zhǔn)確系統(tǒng)集中。它是系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)有效的服務(wù)各項(xiàng)工作的重要手段。張珊著手編輯公司大事記，不知如何開(kāi)始。案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，張珊應(yīng)如何編輯公司大事記？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見(jiàn)。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1檔案編研工作內(nèi)容2大事記3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTSCONTENTS1檔案編研工作內(nèi)容◆檔案史料和現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件匯編◆編輯檔案文摘匯編◆編寫(xiě)檔案參考資料◆修史編志和歷史研究（1）大事記概述◆大事記：是按時(shí)間順序簡(jiǎn)明地記載和反映一定范圍內(nèi)重大事件和重要活動(dòng)的一種參考資料2大事記◆大事記的種類(lèi)：根據(jù)記載的對(duì)象和內(nèi)容可以大致分為機(jī)關(guān)大事記、國(guó)家（地區(qū)）大事記、專(zhuān)題大事記、個(gè)人生平大事記?！舸笫掠浀拿Q(chēng)：除了稱(chēng)“大事記”外，還有的稱(chēng)“大事年表”、“大事記述”、“大事編年”、“大事紀(jì)要”等，個(gè)人生平大事記通常也稱(chēng)“年譜”?！舸笫掠浀捏w例：編年記事體、分類(lèi)編年體和本末記事體三種◆大事記的結(jié)構(gòu)：按照時(shí)間順序記述大事和按照事件性質(zhì)分類(lèi)后按時(shí)間順

序記述大事◆敘述式大事記結(jié)構(gòu)要素：

■題名、編輯說(shuō)明、序言、目錄、正文、按語(yǔ)和注釋、附錄5個(gè)部分組成?！稣氖谴笫掠浀闹黧w部分，主要由大事條目（也稱(chēng)大事記述）和大事時(shí)間組成。（2）大事記結(jié)構(gòu)要素2大事記◆題名：對(duì)象+時(shí)間+內(nèi)容+名稱(chēng)◆編輯說(shuō)明：目的、讀者對(duì)象、指導(dǎo)思想、原則，大事時(shí)段、選材標(biāo)準(zhǔn)、材料來(lái)源、編排體例、結(jié)構(gòu)及其他需要說(shuō)明的情況，編者情況?！粜蜓裕捍笫聦?duì)象的概述（也可以放在“編輯說(shuō)明”中）◆目錄：幫助讀者查找大事條目的線索。依據(jù)編排體例編寫(xiě)◆正文■“正文”是大事記的主體部分，主要由：“大事條目（也稱(chēng)大事記述）”和“大事時(shí)間”組成■大事記述：它是大事記的核心部分。大事記述有敘述式和表格式兩種表述形式，敘述式記載大事比較詳細(xì)；表格式記述大事比較簡(jiǎn)練?！龃笫聲r(shí)間：它是大事記的主要組成部分之一。大事時(shí)間，一般要求記載準(zhǔn)確的日期，要寫(xiě)明年、月、日，不用或少用“最近”、“近日”、“月初”、“上旬”等不確定的日期來(lái)記述?！舭凑Z(yǔ)和注釋?zhuān)汉?jiǎn)介大事的歷史背景和大事要點(diǎn)，起到總括下文，引導(dǎo)閱讀作用◆附錄：大事記的輔助材料，放在正文后，便于讀者查閱（3）大事的選擇3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)+6個(gè)范圍+6個(gè)途徑+核準(zhǔn)2大事記◆大事選擇的3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：影響方面、特色方面、背景方面。◆大事選擇的6個(gè)范圍：

■有關(guān)路線、方針、政策、法律法律、法令、規(guī)章制度的制訂、貫徹和實(shí)施

■有關(guān)重要會(huì)議和重大政治活動(dòng)

■有關(guān)地區(qū)或機(jī)構(gòu)的組織沿革

■有關(guān)各條戰(zhàn)線的重大變革與成就

■有關(guān)外事與外貿(mào)

■事故、特殊事件◆大事選擇的6個(gè)途徑：

■黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、月報(bào)、要聞?wù)獔?bào)、動(dòng)態(tài)等

■地方史志、年鑒等紀(jì)實(shí)性資料

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報(bào)刊、電臺(tái)、電視等新聞媒介的報(bào)道

■有影響的大事

■大事記錄

■口碑傳聞（3）大事的選擇3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)+6個(gè)范圍+6個(gè)途徑+核準(zhǔn)2大事記◆大事的核準(zhǔn)：

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核準(zhǔn)內(nèi)容--不同來(lái)源的大事材料準(zhǔn)確度不同，核準(zhǔn)要求不用

■核準(zhǔn)方法--可將多種記載對(duì)照核準(zhǔn)

--可向事件發(fā)生機(jī)關(guān)或當(dāng)事人查詢(xún)核實(shí)

■核準(zhǔn)步驟--大事編寫(xiě)人員認(rèn)真考訂后，編寫(xiě)--大事編寫(xiě)完結(jié)后，印發(fā)下屬機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部廣泛征求意見(jiàn)--