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高校基建工程檔案管理辦法北京交通大學(xué)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（2019年修訂）第一章總則第一條

為了提高我?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮檔案在基本建設(shè)和管理工作中的作用，依據(jù)國家、教育部有關(guān)規(guī)定和《北京交通大學(xué)檔案管理辦法》，特制定本辦法。第二條

學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱基建檔案）是指在基本建設(shè)項(xiàng)目從提出、論證、決策、報(bào)批、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工到運(yùn)行維修的全過程中形成的，具有保存價(jià)值、參考價(jià)值和憑證作用的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。第三條

基建檔案是學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄和歷史憑證，是擴(kuò)建、改建、使用、維修、抗震加固等工作的重要依據(jù)，是學(xué)校檔案的重要組成部分?；n案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第四條

基建檔案的形成、積累和歸檔是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)作為參與基本建設(shè)項(xiàng)目全過程管理人員的職責(zé)內(nèi)容?；n案管理的參與人員應(yīng)及時做好有關(guān)資料的收集整理工作，確保與項(xiàng)目進(jìn)程同步，保證基建檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。第二章歸檔范圍和內(nèi)容第五條

基建檔案的歸檔資料主要包括基建項(xiàng)目全過程中各參與方形成的批準(zhǔn)文件、可行性研究報(bào)告、報(bào)批和規(guī)劃批復(fù)文件、勘探文件、設(shè)計(jì)文件、跟蹤審計(jì)文件、工程管理文件、各類招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工文件等。第六條

基建管理部門管理過程中形成的歸檔資料主要包括：（一）立項(xiàng)批復(fù)及相關(guān)文件：1.校內(nèi)立項(xiàng)申請及各種論證會議研究紀(jì)要；2.項(xiàng)目建議書（立項(xiàng)請示）及批準(zhǔn)文件；3.建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件；4.環(huán)境影響評價(jià)（環(huán)境預(yù)測）等調(diào)查論證報(bào)告及批準(zhǔn)文件；5.其他各項(xiàng)批準(zhǔn)文件；6.校園總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖；水、電、氣管道分布圖、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施分布圖；7.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，包括設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、重要土巖樣說明；地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物和重要設(shè)備及安裝的測量定位、觀測記錄；水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料及野外作業(yè)數(shù)據(jù)，水務(wù)、氣象、節(jié)能、規(guī)劃選址等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；8.征用土地批準(zhǔn)文件，房屋征收、補(bǔ)償協(xié)議書，租賃文件，環(huán)保、消防、衛(wèi)生等資料，水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書；9.初步設(shè)計(jì)文件及審批文件；10.施工圖設(shè)計(jì)文件及審批文件；11.設(shè)計(jì)變更文件及批準(zhǔn)文件；12.設(shè)計(jì)中重大技術(shù)問題來往文件、會議紀(jì)要；13.上級有關(guān)指示。（二）資格預(yù)審及招標(biāo)文件（含工程量清單、控制價(jià)或標(biāo)底）、評標(biāo)報(bào)告及其過程資料。（三）資審及投標(biāo)文件。（四）中標(biāo)通知書及合同，包括招標(biāo)代理合同、勘察及設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、施工總承包合同、建設(shè)單位的專業(yè)發(fā)包合同、材料設(shè)備采購合同以及相關(guān)過程資料。（五）工程變更聯(lián)系單和簽證資料。（六）建設(shè)單位辦理的前期手續(xù)資料，包括項(xiàng)目規(guī)劃條件、用地規(guī)劃許可證、人防審查意見、消防審查意見、園林審查意見、防雷審查意見、項(xiàng)目釘樁放線成果、專項(xiàng)咨詢意見、各種規(guī)費(fèi)繳納底單、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督注冊、施工圖審查意見書及合格書。（七）建設(shè)單位專業(yè)工程發(fā)包、材料設(shè)備采購等資格預(yù)審及招標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告及其過程資料、資審及投標(biāo)文件。（八）建設(shè)單位認(rèn)質(zhì)、認(rèn)價(jià)紀(jì)要及過程資料。（九）開、竣工報(bào)告及竣工驗(yàn)收證書，包括施工總承包單位及分包單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位的總結(jié)報(bào)告，建設(shè)單位竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督單位驗(yàn)收證明等。（十）人防專項(xiàng)驗(yàn)收合格書、消防專項(xiàng)驗(yàn)收合格書、電梯及空調(diào)等設(shè)備專項(xiàng)驗(yàn)收書、節(jié)能專項(xiàng)驗(yàn)收合格書、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施專項(xiàng)驗(yàn)收合格書、實(shí)體檢測合格書、室內(nèi)環(huán)境檢測合格書、環(huán)境評價(jià)驗(yàn)收合格書、規(guī)劃驗(yàn)收合格書、防雷檢測合格書、沉降觀測報(bào)告等；相關(guān)驗(yàn)收資料、整改意見、專項(xiàng)檢測報(bào)告；竣工圖；工程備案資料。（十一）工程審計(jì)資料及審計(jì)報(bào)告。（十二）學(xué)校往來文件。包括學(xué)校關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件、宣傳報(bào)道材料、安全工作文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要、大事記等。第七條

監(jiān)理單位在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的歸檔資料主要包括：（一）營業(yè)執(zhí)照、監(jiān)理單位資質(zhì)（復(fù)印件）及監(jiān)理工程師名單。（二）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)。（三）工地例會會議記錄。（四）監(jiān)理來往文件、會議記錄、紀(jì)要等。（五）工程質(zhì)量控制文件，含質(zhì)量控制措施、規(guī)定及往來文件；材料試驗(yàn)、檢測資料等。（六）質(zhì)量評估報(bào)告。（七）主持基礎(chǔ)、主體、裝飾、初步驗(yàn)收過程資料及驗(yàn)收報(bào)告（含紙質(zhì)、圖片、電子材料）。（八）其他工程實(shí)施過程中形成的一系列文件資料。第八條

施工單位在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的歸檔資料主要包括：（一）營業(yè)執(zhí)照、單位資質(zhì)(復(fù)印件)，參與施工管理人員名單及特殊崗位上崗證書。（二）材料、設(shè)備進(jìn)場使用報(bào)驗(yàn)手續(xù)，材料、設(shè)備檢驗(yàn)檢測報(bào)告。（三）分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄及隱蔽工程驗(yàn)收記錄等質(zhì)量控制資料。（四）總進(jìn)度計(jì)劃表、月進(jìn)度計(jì)劃表。（五）安全和功能檢測資料。（六）質(zhì)量控制文件、質(zhì)量驗(yàn)收記錄。（七）竣工報(bào)告。包括工程竣工申請報(bào)告、竣工整改意見、四方驗(yàn)收單等。（八）質(zhì)量評審資料、質(zhì)量監(jiān)督部門關(guān)于工程質(zhì)量鑒定書、質(zhì)量監(jiān)督部門對工程質(zhì)量的檢查材料、工程質(zhì)量評分表等。（九）全部竣工圖紙。（十）工程獲獎材料、城市檔案館竣工材料移交合格書。（十一）室外附屬工程的相關(guān)質(zhì)保材料及竣工驗(yàn)收、竣工圖、結(jié)算等材料。第三章歸檔要求及程序第九條

基建檔案的歸檔資料應(yīng)確保覆蓋基本建設(shè)項(xiàng)目的全過程、全參與方，確保圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、手續(xù)完備。第十條

基建檔案歸檔資料的集中收集整理主要分為四個節(jié)點(diǎn)：項(xiàng)目啟動至取得施工許可證；項(xiàng)目開工至竣工驗(yàn)收合格；工程量核實(shí)、結(jié)算、審計(jì)工作完成；保修期。歸檔資料的移交、接收應(yīng)做好清點(diǎn)、簽字等書面交接手續(xù)，并做好檔案目錄清單。第十一條

歸檔資料提交前，各參建單位應(yīng)認(rèn)真檢查文件材料的編號是否統(tǒng)一，與所反應(yīng)的對象是否一致，能否揭示其性質(zhì)與特征；提交的文件材料要求字跡工整、圖像清晰，簽字完備。第十二條

竣工圖編制要符合規(guī)范，歸檔要求主要包括：（一）竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，能全面、準(zhǔn)確反映竣工的全部施工實(shí)際造型和特征，原則上應(yīng)包含項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。（二）施工圖沒有變動的，由施工單位在施工圖上加蓋竣工圖章并完備簽字作為竣工圖。設(shè)計(jì)變更及洽商變化較大的、不宜在原施工圖上直接修改和補(bǔ)充的，應(yīng)另繪修改圖，加蓋竣工圖章。（三）竣工圖應(yīng)由施工單位逐張加蓋竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容要填寫齊全、清楚，不得代簽。（四）竣工圖按地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給排水及采暖、建筑電氣、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、電梯專業(yè)分別組卷。（五）竣工圖的電子文件要同時歸檔。第十三條

歸檔資料原則上應(yīng)是原件，沒有原件的需加蓋公章并注明原件存放單位或地點(diǎn)。如果報(bào)告、請示后無批復(fù)，經(jīng)辦人應(yīng)注明辦理情況，以備日后考查。第十四條

基本建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或甲方代表為基建檔案歸檔的主要責(zé)任人，應(yīng)根據(jù)歸檔范圍要求，及時收集和整理歸檔資料，系統(tǒng)組卷，編寫歸檔情況說明，待項(xiàng)目驗(yàn)收通過后，按歸檔要求向檔案館移交，并辦理好移交手續(xù)。第四章歸檔組卷方法第十五條

基建檔案應(yīng)系統(tǒng)組卷，卷內(nèi)文件排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、網(wǎng)絡(luò)圖、更改圖、其他）。第十六條

基建檔案材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍(lán)圖大于卷盒的，以手風(fēng)琴式折疊成四號圖紙的規(guī)格，不裝訂。第十七條

卷內(nèi)文件材料，無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號，每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。在每件文件材料的右上方加蓋有單位名稱，檔號、件號的戳記章，并逐一填寫。第十八條

歸檔應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄、備考表，注明保管期限。應(yīng)草擬案卷封面各欄目，經(jīng)檔案部門審查后填寫案卷封面。應(yīng)填寫歸檔說明，交基建與規(guī)劃處分管副處長審查后，放至卷內(nèi)目錄后。第五章基建檔案的管理和利用第十九條

基建檔案由學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理，分類編號、編目、排架、保管維護(hù)。第二十條

基建檔案保管期限分為永久、長期、短期，由基建管理部門確定。第二十一條

基建與規(guī)劃處和檔案館應(yīng)定期對基建檔案進(jìn)行檢查、鑒定，以重新確定檔案的保管期限、調(diào)整密級以及銷毀等事項(xiàng)。第二十二條

基本建設(shè)項(xiàng)目在后期使用中發(fā)生改建、擴(kuò)建、維修、抗震加固等變更情況時，經(jīng)基建與規(guī)劃處同意，工程實(shí)施單位應(yīng)在實(shí)施后及時將變更資料歸入原項(xiàng)目基建檔案中。第二十三條

基建檔案主要供本校利用，如外單位需查閱，須經(jīng)檔案館和分管基建的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十四條

檔案館應(yīng)建立多種檢索工具和參考資料，編制并公布基建檔案目錄，積極開發(fā)基建檔案信息資料，為基建工作服務(wù)，為保護(hù)我校產(chǎn)權(quán)和處理基建工作中的各種權(quán)益問題提供憑證。第二十五條

基建檔案只有一套的，一般不借出。如確需借出，必須嚴(yán)格登記手續(xù)，并按規(guī)定時間歸還。造成基建檔案丟失的，將由當(dāng)事人承擔(dān)該卷檔案材料重新制作的全部費(fèi)用。第六章附則第二十六條

本辦法由基建與規(guī)劃處負(fù)責(zé)解釋。第二十七條

本辦法自學(xué)校印發(fā)之日起施行。原學(xué)?！蛾P(guān)于印發(fā)<北京交通大學(xué)檔案管理辦法>的通知》（校發(fā)〔2009〕37號）中附件4《北京交通大學(xué)基建檔案管理實(shí)施細(xì)則》同時廢止。廈門大學(xué)基建處建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理，提高工程檔案的利用率，更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局、國家計(jì)委聯(lián)合頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，國家教委發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合廈門市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定和基建處工作實(shí)際，制定本辦法。第二條基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料，是工程項(xiàng)目建設(shè)情況的歷史憑證，是工程項(xiàng)目建成投入使用后，管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。第三條移交廈門市城建檔案館、學(xué)校檔案館和物業(yè)管理部門的工程檔案根據(jù)廈門市城建檔案館、學(xué)校檔案館和物業(yè)管理部門的要求進(jìn)行整理并辦理移交手續(xù)，基建處內(nèi)部的工程檔案管理適用本辦法。第二章管理體制第四條基建工程檔案工作接受廈門市城建檔案館和學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制，由工程檔案資料管理員專門負(fù)責(zé)管理工程檔案資料。第五條基建工程檔案工作是基建管理工作的重要組成部分，納入基建管理工作計(jì)劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。基建處指定1名副處長分管檔案工作，協(xié)調(diào)各職能科室（綜合計(jì)劃科、施工管理科、造價(jià)組）負(fù)責(zé)人按本辦法的規(guī)定和分工做好所在科室歸檔材料的收集、整理等有關(guān)工作。綜合計(jì)劃科設(shè)專人作為工程檔案資料管理員。第六條工程檔案資料管理員的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法，努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識，忠于職守，認(rèn)真做好工程檔案管理工作。（二）嚴(yán)格按本辦法規(guī)定，認(rèn)真落實(shí)工程檔案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。（三）負(fù)責(zé)或協(xié)助有關(guān)單位向城建檔案館、學(xué)校檔案館移交工程檔案資料，并做好基建處檔案資料的歸檔工作。（四）負(fù)責(zé)基建處檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。（五）定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況，防止蟲蛀、鼠咬和霉變情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（六）參加與檔案管理相關(guān)的各種檢查、評比和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。第七條工程檔案管理按項(xiàng)目分階段進(jìn)行，各項(xiàng)目工程應(yīng)在竣工驗(yàn)收之日起3個月內(nèi)向廈門市城建檔案館、學(xué)校檔案館和物業(yè)管理部門移交檔案資料，同時應(yīng)做好基建處的工程檔案資料歸檔工作，歸檔之前由各職能科室負(fù)責(zé)收集、管理，歸檔后由工程檔案資料管理員負(fù)責(zé)整理、管理。第三章檔案分類及內(nèi)容第八條根據(jù)基建處的科室設(shè)置和工作安排，將基建工程檔案分為基建手續(xù)、招標(biāo)管理、合同管理、竣工資料、竣工圖紙、結(jié)算資料、圖紙電子文件等七部分?；ㄊ掷m(xù)是指從基建項(xiàng)目提出到竣工財(cái)務(wù)結(jié)算并作固定資產(chǎn)移交過程中需要向教育主管部門、地方政府相關(guān)職能部門辦理的各種手續(xù)。具體包含的材料詳見附件一《廈門大學(xué)基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料匯總（基建手續(xù)篇）》。招標(biāo)管理的檔案資料包含從招標(biāo)項(xiàng)目提出到招標(biāo)結(jié)束發(fā)放中標(biāo)通知書過程中根據(jù)學(xué)校招標(biāo)、采購管理規(guī)定形成的各種批文、文件等資料。招標(biāo)項(xiàng)目包含咨詢服務(wù)、勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程施工、設(shè)備及材料采購等。各招標(biāo)項(xiàng)目的檔案資料內(nèi)容詳見附件二《廈門大學(xué)基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料匯總（招標(biāo)管理篇）》。合同管理的檔案包含從基建項(xiàng)目提出到竣工財(cái)務(wù)結(jié)算并作固定資產(chǎn)移交過程中形成的合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等資料。各合同的檔案資料必須包含合同或協(xié)議審批文件、合同或協(xié)議、審計(jì)結(jié)果等?？⒐べY料是指項(xiàng)目下各合同用于結(jié)算的相關(guān)材料，具體包含開工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、圖紙會審紀(jì)要、材料設(shè)備簽認(rèn)單、現(xiàn)場簽證單、工程聯(lián)系單、工程洽商單和其他按規(guī)定需要?dú)w檔的其他資料?？⒐D紙是工程竣工后項(xiàng)目實(shí)際施工情況的真實(shí)反映，包含建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通、消防、人防等各專業(yè)圖紙，設(shè)計(jì)變更部分必須在竣工圖上以工程繪圖和文字說明的形式標(biāo)注，附設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單的編號。結(jié)算資料是指除竣工資料、竣工圖紙以外的其他用于結(jié)算的資料。圖紙電子文件是指項(xiàng)目設(shè)計(jì)的CAD電子版設(shè)計(jì)文件，包含總圖、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)的設(shè)計(jì)文件。第四章檔案收集和移交第九條工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須按本辦法第八條規(guī)定的分類辦法及要求的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真收集。第十條工程檔案的收集是基建處各職能科室和全體干部職工共同的責(zé)任，必須提高檔案意識，認(rèn)識到工程檔案的重要性，齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。第十一條基建手續(xù)檔案資料的收集由綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)手續(xù)辦理的有關(guān)人員負(fù)責(zé)。分管處領(lǐng)導(dǎo)、綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十二條招標(biāo)管理檔案資料的收集由綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)招標(biāo)的有關(guān)人員負(fù)責(zé)。分管處領(lǐng)導(dǎo)、綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十三條合同管理檔案資料的收集由綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)合同管理的有關(guān)人員負(fù)責(zé)。分管處領(lǐng)導(dǎo)、綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十四條竣工資料檔案的收集由施工管理科項(xiàng)目管理組負(fù)責(zé)，分管處領(lǐng)導(dǎo)、施工管理科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十五條竣工圖紙的收集由施工管理科項(xiàng)目管理組負(fù)責(zé)，分管處領(lǐng)導(dǎo)、施工管理科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十六條結(jié)算資料的收集由造價(jià)組負(fù)責(zé)，分管處領(lǐng)導(dǎo)、造價(jià)組負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十七條圖紙電子文件的收集由綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)管理的有關(guān)人員負(fù)責(zé)。分管處領(lǐng)導(dǎo)、綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查、落實(shí)。第十八條負(fù)責(zé)各類檔案資料收集管理的有關(guān)人員、科室應(yīng)按本辦法第七條規(guī)定的時間主動向工程檔案資料管理員移交相關(guān)檔案資料，同時工程檔案資料管理員也必須及時了解工程項(xiàng)目進(jìn)展情況，督促有關(guān)人員或科室及時移交歸檔材料。工程檔案資料管理員應(yīng)根據(jù)本辦法對移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真檢查驗(yàn)收，對不符合要求的要提出明確的整改意見，問題突出的應(yīng)及時向綜合計(jì)劃科負(fù)責(zé)人、分管副處長報(bào)告，及時協(xié)調(diào)解決。第十九條工程檔案資料管理員在接收歸檔材料時，必須認(rèn)真辦理移交手續(xù)。第五章整理與立卷第二十條工程檔案的整理是工程檔案管理的研究性工作，必須嚴(yán)格按本辦法及附件的規(guī)定，認(rèn)真篩選，注意保持工程項(xiàng)目建設(shè)的自然規(guī)律和完整性，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保持材料的系統(tǒng)性和不同特點(diǎn)。第二十一條工程檔案資料的整理分為初步整理和歸檔整理，初步整理由分類檔案收集人負(fù)責(zé)，即基建手續(xù)資料按附件一進(jìn)行整理，招標(biāo)管理資料分招標(biāo)項(xiàng)目按附件二進(jìn)行整理，合同管理資料按附件三進(jìn)行整理，竣工資料和竣工圖按廈門市城建檔案館、學(xué)校檔案館的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，結(jié)算資料由造價(jià)組根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行整理。歸檔整理由工程檔案資料管理員負(fù)責(zé)對各收集人提交的資料進(jìn)行系統(tǒng)性、完整性整理。第二十二條檔案材料經(jīng)過歸檔整理后應(yīng)進(jìn)行立卷，立卷資料分為基建手續(xù)篇、招標(biāo)管理篇、合同管理篇、竣工資料篇、竣工圖紙、結(jié)算資料、圖紙電子文件等七部分，并進(jìn)行裝訂或使用專用的裝具裝好，注明工程項(xiàng)目名稱，存放在專用的柜子里，建立歸檔材料檢索，取放方便。第六章保管與利用第二十三條工程檔案的保管以防潮、防蛀、延長使用壽命和便于利用為原則，應(yīng)滿足以下保管條件：（一）配置專用的檔案室和符合檔案保管要求的裝具；（二）配置除濕、防蟲、消防、防盜設(shè)備；（三）所需經(jīng)費(fèi)列入事業(yè)開支，統(tǒng)一管理。第二十四條工程檔案的管理要規(guī)范化，用計(jì)算機(jī)管理檔案信息，建立卡片檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種檢索工具，保全檔案信息，提高工作效率。第二十五條保管工程檔案的目的是為了利用，在遵守工程檔案利用規(guī)定的前提下，應(yīng)提倡和鼓勵利用。第二十六條基建處內(nèi)工作人員查閱或復(fù)印工程檔案，須經(jīng)綜合計(jì)劃科批準(zhǔn)，認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后，在工程檔案室內(nèi)進(jìn)行，查閱人必須遵守保密制度，不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷，嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。第二十七條校內(nèi)或校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證并經(jīng)處分管副處長批準(zhǔn)，按第二十五條規(guī)定辦理。第二十八條工程檔案的原件一般不外借，確因工作需要借出的，要寫出書面借條，經(jīng)過處分管副處長批準(zhǔn)后方可借出。借出時間一般不超過3天，確需延長的，須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時間最長不超過15天。第二十九條工程檔案管理員要堅(jiān)持每月清理檔案借閱情況，到期未還的，及時催還；問題突出的，及時報(bào)告分管副處長，協(xié)調(diào)解決。第七章罰則與附則第三十條發(fā)生下列情況之一者，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的處罰條款給予處罰：（一）不按時移交歸檔材料；（二）不按時歸還從工程檔案室借出的案卷或歸檔材料；（三）損壞、涂改案卷或歸檔材料；（四）丟失案卷或歸檔材料。第三十一條本辦法和附件一、附件二、附件三配套使用。第三十二條本辦法由基建處負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起執(zhí)行?；ㄌ幎栆灰荒晔辉露丈虾＝煌ù髮W(xué)基建處建設(shè)工程項(xiàng)目施工圖紙管理辦法滬交基管[2014]15號為搞好閔行校區(qū)工程建設(shè)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目施工圖紙管理，特制訂本辦法。第一條新建項(xiàng)目圖紙管理單體工程建設(shè)管理共需21套圖紙，其中4套加蓋審圖紅章的圖紙，13套日常運(yùn)轉(zhuǎn)施工圖，4套工程竣工后由施工單位做竣工圖；施工圖完成后交基建檔案室分發(fā)、存檔。圖紙分配如下：設(shè)計(jì)單位：1套紅章圖；施工單位：４套施工圖＋１套紅章圖；監(jiān)理單位：１套施工圖＋１套紅章圖；工程管理科：1套施工圖；計(jì)劃投資科：１套施工圖+1套（跟蹤審計(jì)）+1套（投資監(jiān)理）；總師室：１套施工圖；基建檔案室：１套施工圖＋１套紅章圖；使用單位：1套施工圖；招投標(biāo)辦：1套施工圖。第二條修繕項(xiàng)目圖紙管理1、需審圖修繕項(xiàng)目圖紙管理方法參照“新建項(xiàng)目圖紙管理”。2、無需審圖修繕項(xiàng)目圖紙管理專項(xiàng)修繕工程建設(shè)管理共需16套圖紙，12套施工圖日常使用，另外3套為竣工圖，工程竣工后交由基建檔案室歸檔；施工圖完成后交基建檔案室分發(fā)、存檔。圖紙分配如下：施工單位：4套施工圖；監(jiān)理單位：１套施工圖；工程管理科：1套施工圖；計(jì)劃投資科：１套施工圖+1套（跟蹤審計(jì)）+1套（投資監(jiān)理）；總師室：１套施工圖；基建檔案室：1套竣工圖；使用單位：1套施工圖；招投標(biāo)辦：1套施工圖。施工過程中設(shè)計(jì)變更圖紙分配按修繕項(xiàng)目圖紙管理。第三條幾點(diǎn)說明：1、工程前期報(bào)批手續(xù)等需加曬圖紙，由工程管理科項(xiàng)目工程師申請，報(bào)基建檔案室批準(zhǔn)備案。2、施工單位、監(jiān)理單位所需圖紙必須由工程管理科統(tǒng)一領(lǐng)取發(fā)放。3、四套竣工圖在工程項(xiàng)目基本完工后，由工程管理科與基建檔案室溝通認(rèn)同后才能曬圖制作。上海交通大學(xué)基建處2014年10月基建檔案資料管理辦法第一條

為加強(qiáng)對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本校特點(diǎn)，特制定本辦法。第二條

歸檔資料的內(nèi)容(一)前期文件1、動拆遷文件。2、立項(xiàng)依據(jù)性文件。3、項(xiàng)目建議書(含報(bào)請審批的報(bào)告與文本)、附件及批復(fù)。4、可行性研究報(bào)告(含報(bào)請審批的報(bào)告與文本)、附件、環(huán)境影響評估報(bào)告及批復(fù)。5、設(shè)計(jì)任務(wù)書及批復(fù)。6、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的地形圖。7、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的建設(shè)工程位置地形圖及總平面圖。8、規(guī)劃、環(huán)保、衛(wèi)生、消防、人防、交警、綠化等審批文件。9、工程水文、地質(zhì)勘探報(bào)告。10、方案設(shè)計(jì)及投資估算。11、初步設(shè)計(jì)及工程概算。12、施工圖設(shè)計(jì)及工程預(yù)算。13、工程結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)計(jì)算書及說明書。(二)綜合性文件1、施工招標(biāo)、投標(biāo)文件。2、施工合同。3、施工預(yù)算。4、施工組織設(shè)計(jì)。5、開、竣工報(bào)告。6、工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。(三)施工過程文件1、分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收。2、隱藏工程驗(yàn)收記錄。3、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表。4、建筑材料質(zhì)量證明單，試驗(yàn)報(bào)告。(四)監(jiān)理文件1、監(jiān)理合同及招投標(biāo)文件。2、各施工階段的質(zhì)量評估報(bào)告。3、單位工程質(zhì)量評估報(bào)告。(五)竣工驗(yàn)收文件1、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表。2、監(jiān)理單位工程質(zhì)量評估報(bào)告。3、施工勘探，設(shè)計(jì)單位驗(yàn)收報(bào)告。第三條

資料的收集與整理(一)新建項(xiàng)目由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集與整理，工程竣工后二個月內(nèi)將資料移送檔案館。(二)大修項(xiàng)目的資料由工程科落實(shí)到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，工程竣工后一個月內(nèi)，資料整理后送資料員移送校檔案館。第四條

對損毀，丟失檔案資料的要追案當(dāng)事人的責(zé)任，根據(jù)情節(jié)批評教育重者給予行政處分。成都大學(xué)基本建設(shè)檔案管理細(xì)則第一章總則第一條為了加強(qiáng)學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證學(xué)?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則所述基建檔案，是指基建處作為建設(shè)單位應(yīng)收集、整理、歸檔的資料，基建檔案按項(xiàng)目管理歸檔，包括：（1）前期報(bào)建資料；（2）工程招投標(biāo)文件及相關(guān)資料；（3）工程合同、補(bǔ)充協(xié)議；（4）開工、竣工資料；（5）設(shè)備、材料供貨合同和相關(guān)資料；（6）設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定及簽證資料；（7）工程概算、預(yù)算、結(jié)算、財(cái)務(wù)決算審計(jì)資料；（8）各類會議紀(jì)要；（9）有價(jià)值的照片、圖表等資料；（10）監(jiān)理文件；（11）施工文件；（12）竣工圖；（13）其它與工程相關(guān)的資料。第三條基建處工程建設(shè)科應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)范圍，科長、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為資料管理的第一負(fù)責(zé)人。第二章工作規(guī)則第四條基建處工程建設(shè)科各項(xiàng)目組應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理工程資料并按規(guī)定移交，移交的資料原則上應(yīng)為工程原件。第五條基建檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。對工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰。第六條歸檔文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。工程資料在相關(guān)移交過程中應(yīng)辦理相互簽收手續(xù)，保證資料安全。第七條工程資料存檔原則上必須是正本、原件（蓋鮮章）；如果原件另有它用，則在復(fù)印件上應(yīng)注明原件存檔處。工程檔案一般不少于四套，一套由建設(shè)單位保管；一套（原件）移交學(xué)校檔案館；一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館；一套由施工單位留存。移交清單一式兩份，填寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、案卷數(shù)量、移交時間。移交雙方簽字蓋章，各持一份存查。第八條按建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，即可分前期報(bào)批手續(xù)完成，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目結(jié)算、決算完成等三個階段和時期分別完成。第九條基建檔案的保管期限分永久、長期（30年）兩種。第十條對基建檔案資料信息的開發(fā)利用由基建處分管處領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織和審查，重要、珍貴的檔案一般不提供原件，如有特殊需要，需經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)審批同意。第三章職責(zé)劃分第十一條基建處計(jì)劃預(yù)算科負(fù)責(zé)前期報(bào)批資料的收集、整理，并在項(xiàng)目前期報(bào)批手續(xù)整體審批完成后，移交基建處綜合科檔案管理人員（歸檔資料目錄見附件）。第十二條基建處計(jì)劃預(yù)算科負(fù)責(zé)基建投資計(jì)劃、項(xiàng)目投資估算、施工預(yù)算、結(jié)算、決算、各類工程合同等資料的收集、整理工作，并移交基建處綜合科檔案管理人員（歸檔資料目錄見附件）。第十三條基建處工程建設(shè)科負(fù)責(zé)工程施工過程資料的收集、整理工作，并移交基建處綜合科檔案管理人員。（歸檔資料目錄見附件）第十四條基建處綜合科檔案管理員負(fù)責(zé)規(guī)范基建檔案材料的形成、積累、保管和整理立卷、歸檔，并及時移交學(xué)校檔案館。第四章附則第十五條未盡事宜，按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中“學(xué)?；窘ㄔO(shè)類檔案工作規(guī)范”執(zhí)行。第十六條本細(xì)則由基建處負(fù)責(zé)解釋、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。第十七條本細(xì)則自2014年7月1日起執(zhí)行。附件：基建處檔案材料歸檔范圍及保管期限注：1.與以上各項(xiàng)內(nèi)容對應(yīng)的電子檔案材料一并同步歸檔。2.涉及密級的檔案請作注明，絕密檔案須密封蓋騎縫章交檔案館。3.錄音、錄像須錄制成DVD光盤。4.照片須附有時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容概要等說明?；üこ炭⒐n案收集、歸檔程序表步驟責(zé)任崗位或部門工作內(nèi)容工作要求1工程文件的收集、整理施工單位項(xiàng)目組將屬于歸檔范圍內(nèi)的、在工程建設(shè)過程中形成的文件整理立卷。并按要求做好分類、編檔號、組卷、排列、編目等。工程文件按建設(shè)程序劃分為：（1）工程準(zhǔn)備階段文件；（2）監(jiān)理文件；（3）施工文件；（4）竣工圖；（5）竣工驗(yàn)收文件；（6）聲像檔案。（1）將與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷。立卷應(yīng)遵循工程文件形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）立卷文件不得重份，不同載體的文件應(yīng)分別組卷；（3）確認(rèn)所有立卷文件均為原件。（4）確認(rèn)所有竣工圖紙均加蓋竣工圖章2工程文件的歸檔施工單位項(xiàng)目組經(jīng)過分類整理立卷后的歸檔文件，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。（1）歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程；（2）根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可分階段進(jìn)行，也可在單體或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。3工程檔案的驗(yàn)收施工單位綜合計(jì)劃科在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。在取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗(yàn)收。在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：（1）工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整；（2）工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際情況；（3）工程檔案已整理立卷，立卷符合規(guī)范要求；（4）竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔并蓋有竣工章；（5）文件的形成、來源符合實(shí)際，需要單位和個人答章的文件，其簽章手續(xù)完備；（6）文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖等符合要求。4工程檔案移交施工單位綜合計(jì)劃科工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)，向城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。向城建檔案館移交工程檔案時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字，蓋章后交接。復(fù)旦大學(xué)基建處建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)定第一章總則第一條

為了加強(qiáng)和規(guī)范建設(shè)工程檔案管理，提高建設(shè)工程項(xiàng)目管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局、國家計(jì)委聯(lián)合頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《復(fù)旦大學(xué)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》等，特制定本規(guī)定。第二條

建設(shè)工程檔案資料是按照工程建設(shè)程序形成的反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資和安全目標(biāo)的重要保證，規(guī)范檔案資料的管理是做好工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)營維護(hù)管理的基本要求。第三條

本規(guī)定所指的建設(shè)工程是指基建處負(fù)責(zé)的新建、改建、擴(kuò)建和修繕的工程項(xiàng)目。第二章工程資料的歸檔內(nèi)容第四條

新建、改擴(kuò)建項(xiàng)目一、前期文件（一）綜合性文件1、重要會議記錄、紀(jì)要、考察、調(diào)查報(bào)告，專家建議文件2、有關(guān)請示、批復(fù)、批準(zhǔn)等文件3、有關(guān)合同、協(xié)議等文件4、動拆遷文件（二）立項(xiàng)依據(jù)性文件1、項(xiàng)目建議書（含報(bào)請審批的報(bào)告與文本）、附件及批復(fù)2、可行性研究報(bào)告（含報(bào)請審批的報(bào)告與文本）、附件、環(huán)境影響評估報(bào)告及批復(fù)3、設(shè)計(jì)任務(wù)書及批復(fù)4、建設(shè)用地選址意見書及批復(fù)5、國家土地使用證及地形圖6、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的地形圖7、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及核準(zhǔn)的建設(shè)工程位置地形圖及總平面圖8、環(huán)保、衛(wèi)生、消防（審圖證）、人防、交警、綠化等審核文件二、設(shè)計(jì)技術(shù)文件1、勘察、設(shè)計(jì)合同及招標(biāo)、投標(biāo)文件2、工程水文、地質(zhì)勘探報(bào)告及地質(zhì)圖3、方案設(shè)計(jì)及工程估算4、初步設(shè)計(jì)及工程概算5、施工圖設(shè)計(jì)及工程預(yù)算6、工程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)計(jì)算書及說明書三、施工技術(shù)文件（一）綜合文件1、施工合同及招標(biāo)、投標(biāo)文件2、施工預(yù)算3、施工組織設(shè)計(jì)等質(zhì)量計(jì)劃文件4、開、竣工報(bào)告5、工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄6、重大工程事故責(zé)任人登記文件（二）測量類文件及沉降觀察1、施工定位測量2、工程沉降，位移觀測記錄3、工程測量成果資料（邊界、標(biāo)高、測設(shè)、導(dǎo)線、水準(zhǔn)點(diǎn)等）（三）樁基類文件1、樁施工記錄2、樁標(biāo)高的偏差和位移實(shí)測記錄3、樁加固處理記錄4、樁檢測報(bào)告5、維護(hù)結(jié)構(gòu)及設(shè)計(jì)說明6、其他地基、基礎(chǔ)處理記錄7、樁基竣工報(bào)告（四）質(zhì)評類文件1、單位工程外觀、實(shí)測、內(nèi)業(yè)資料綜合評分表2、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收證明書（樁基、基礎(chǔ)、主體）3、電梯分部工程質(zhì)量驗(yàn)收證明書4、煙（風(fēng)）道，垃圾道檢查記錄表5、地基驗(yàn)槽記錄6、隱蔽工程驗(yàn)收記錄7、單位工程感觀質(zhì)量評定表（五）施工材料質(zhì)量保證文件1、原材料匯總及質(zhì)量證明單、試驗(yàn)報(bào)告（1）水泥、砂、石、鋼筋、焊條（2）防水、防腐、隔熱保溫材料2、施工試驗(yàn)匯總表及試驗(yàn)報(bào)告（1）砂漿級配通知單，試塊抗壓試驗(yàn)（2）混凝土級配通知單（或出廠通知單）及抗?jié)B、抗壓試驗(yàn)（3）鋼筋焊接試驗(yàn)（4）砂墊層環(huán)刀測定（5）防水工程試水試驗(yàn)（6）回填土密實(shí)度測定3、預(yù)制構(gòu)件明細(xì)表及合格證、試驗(yàn)報(bào)告（1）鋼筋混凝土構(gòu)件、鋼構(gòu)件（2）鋼門窗、木制門窗（六）設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件1、設(shè)計(jì)變更的依據(jù)性文件匯總表2、設(shè)計(jì)變更通知書3、業(yè)務(wù)聯(lián)系單4、技術(shù)核定單5、工程師指令6、工程會議紀(jì)要（七）、監(jiān)理文件1、監(jiān)理合同及招標(biāo)、投標(biāo)文件2、各施工階段的質(zhì)量評估報(bào)告3、工程質(zhì)量評估報(bào)告四、竣工驗(yàn)收文件（一）工程竣工驗(yàn)收備案文件1、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表2、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告3、勘察單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）4、設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）5、施工單位工程質(zhì)量竣工報(bào)告（合格證明書）6、監(jiān)理單位工程質(zhì)量評估報(bào)告（合格證明書）7、上海市建設(shè)工程檔案審核意見書及匯總8、上海市建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案質(zhì)量終身責(zé)任人登記文件（二）工程決算及審價(jià)報(bào)告（三）上海市建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收合格證（四）上海市建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗(yàn)收合格證明（含竣工規(guī)劃驗(yàn)收測量成果）（五）上海市房地產(chǎn)權(quán)證（含房屋土地測繪技術(shù)報(bào)告書）（六）其他專業(yè)竣工驗(yàn)收鑒定證書（包括消防、環(huán)保、衛(wèi)生防疫、環(huán)衛(wèi)、電梯、勞動保護(hù)等專業(yè)）（七）其他項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件（八）現(xiàn)場聲像資料1、工程現(xiàn)場原地物、地貌和建成后建筑物的照片、錄像2、重大工程建設(shè)全過程的照片和錄像五、竣工圖1、總平面布置圖2、建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖3、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖4、電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控、電梯等專業(yè)竣工圖5、建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)圖（含管線接口位置）六、上各條未列出的其他檔案資料，如工程承包、材料設(shè)備采購補(bǔ)充協(xié)議等。第六條修繕項(xiàng)目一、合同價(jià)款在20萬元以下的項(xiàng)目修繕申請報(bào)告（非計(jì)劃項(xiàng)目）、立項(xiàng)報(bào)告（10萬元以上非計(jì)劃項(xiàng)目）、設(shè)計(jì)合同（若有）、監(jiān)理合同（若有）、施工合同、預(yù)（決）算書、竣工圖（若有）、審計(jì)報(bào)告及其它相關(guān)資料。二、合同價(jià)款在20萬元以上（含20萬元）的項(xiàng)目修繕申請報(bào)告（非計(jì)劃項(xiàng)目）、立項(xiàng)報(bào)告（非計(jì)劃項(xiàng)目）、設(shè)計(jì)合同（若有）、監(jiān)理合同（若有）、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（正本）、評標(biāo)記錄、施工合同、預(yù)（決）算書、竣工圖（若有）、審計(jì)報(bào)告及其它相關(guān)資料。三、向政府部門報(bào)建的項(xiàng)目學(xué)校立項(xiàng)批文、資金證明、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收備案文件、工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工技術(shù)資料、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（正本）、評標(biāo)記錄、施工合同、預(yù)（決）算書、竣工圖、審計(jì)報(bào)告及其它相關(guān)資料。第三章工程資料的收集與保管第七條

建設(shè)管理部和技術(shù)與前期管理部主要負(fù)責(zé)建設(shè)工程資料收集和過程管理。綜合辦主要負(fù)責(zé)建設(shè)工程資料的匯總和歸檔。第八條

第二章第四條前期文件、設(shè)計(jì)技術(shù)文件所涵蓋的工程資料及施工技術(shù)文件內(nèi)的施工合同及補(bǔ)充協(xié)議、招標(biāo)、投標(biāo)文件、施工預(yù)算由負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員收集，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時將資料（原件）送綜合辦存檔。第九條

第二章第四條施工技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收文件與竣工圖所涵蓋的工程資料由該工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人收集，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中保管資料原件。第十條

修繕工程資料歸檔時間：（一）合同價(jià)款在20萬元以下的項(xiàng)目：一般要求項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目審計(jì)完成后自行整理，于次年元月上旬完成整理工作，連同移交目錄一起向資料管理人員移交歸檔，并做移交登記。未審計(jì)完畢的資料暫不移交。（二）合同價(jià)款在20萬元以上（含20萬元）的項(xiàng)目：應(yīng)在每個項(xiàng)目完成后，工程決算送審前，由項(xiàng)目管理人員連同移交目錄一起向檔案管理人員移交歸檔，并做移交登記。未辦理檔案移交的項(xiàng)目工程決算不予送審。待項(xiàng)目審計(jì)完成后，審計(jì)報(bào)告也應(yīng)及時歸檔并做移交登記。（三）向政府部門報(bào)建的項(xiàng)目：應(yīng)在每個項(xiàng)目完成后，工程決算送審前，由項(xiàng)目管理人員連同移交目錄一起向資料管理人員移交歸檔，并做移交登記。未辦理檔案移交的項(xiàng)目工程決算不予送審。待項(xiàng)目審計(jì)完成并向政府部門備案后，審計(jì)報(bào)告連同工程竣工驗(yàn)收備案文件也應(yīng)及時歸檔并做移交登記。第十一條

資料管理人員應(yīng)按照文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成的情況及時收集、分類整理、編目造冊，便于查閱和歸檔。第四章工程資料的查閱與留存第十二條

因工作需要查閱已歸檔的工程資料，應(yīng)前往校檔案館依照有關(guān)規(guī)定查閱。第十三條

因工作需要查閱處內(nèi)自存的工程資料，應(yīng)向保管人員辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還。第十四條

因工作需要留存檔案資料，應(yīng)事先向保管人員說明情況并辦理登記手續(xù)。第五章城市建設(shè)檔案的編制驗(yàn)收與報(bào)送第十五條

在工程竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)按照“上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報(bào)送規(guī)定”編制并報(bào)送城市建設(shè)檔案。第十六條

城市建設(shè)檔案編制報(bào)送工作由綜合管理辦負(fù)責(zé)。各建設(shè)管理部有關(guān)人員應(yīng)按照編制與報(bào)送要求分類整理所需工程資料，及時移交給綜合管理辦，協(xié)助辦理檔案報(bào)送工作。第六章建設(shè)工程竣工備案文件的編制第十七條

在工程竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)按照“上海市建設(shè)工程竣工備案實(shí)施細(xì)則”等文件要求，做好竣工驗(yàn)收工作。第十八條

工程竣工備案文件的編集、整理與報(bào)送由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。綜合管理辦公室協(xié)助辦理。第七章學(xué)校檔案館工程資料的歸檔第十九條

工程項(xiàng)目竣工后，應(yīng)按照學(xué)校檔案館的有關(guān)要求對工程資料進(jìn)行歸檔。第二十條

學(xué)校檔案館工程資料的編制與報(bào)送由綜合管理辦負(fù)責(zé)，按照復(fù)旦大學(xué)基建檔案歸檔要求執(zhí)行。第二十一條

工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人按照校檔案館歸檔要求將工程資料分類整理后移交給綜合管理辦，并協(xié)助資料管理人員做好歸檔與報(bào)送工作。第八章工程資料管理人員工作職責(zé)和保密職責(zé)第二十二條

工程資料管理人員工作職責(zé)：（一）接收：接收資料時，須按歸檔要求認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接登記手續(xù)。（二）分類、整理：及時對接收的資料一定的分類原則、使用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；用排列序號、加蓋檔號章、裝訂的方法進(jìn)行整理。（三）錄入：對已經(jīng)分類、整理后的資料及時錄入，隨手裝盒、存架保管。（四）存放：存放時應(yīng)按從上至下，從左到右順序存放，以便于管理、利用。（五）移交檔案：根據(jù)校檔案館相關(guān)要求，一個完整的工程項(xiàng)目竣工后，應(yīng)及時搜集、校核、整理竣工資料，按要求組卷、編目、裝訂成冊，及時移交校檔案館。（六）定期核查：定期對處內(nèi)自存的工程資料進(jìn)行檢查，核對，對應(yīng)交而未交的資料（特別是后期的竣工報(bào)告等資料）及時追回；對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。第二十三條

保密措施：嚴(yán)格遵守保密制度及借閱規(guī)定，確保處內(nèi)留存的工程資料安全，不擅自擴(kuò)大利用范圍，防止造成泄密。第二十四條

為確保工程資料安全，存放庫房實(shí)施封閉制度，鑰匙由綜合管理辦保管。第九章附則第二十五條

本規(guī)定由基建處負(fù)責(zé)解釋。第二十六條

本規(guī)定經(jīng)基建處2012年12月23日修訂，自通過之日起實(shí)施。哈工大基建處建設(shè)工程技術(shù)檔案管理辦法為加強(qiáng)基建檔案資料的管理，全面、完整地收集基建檔案資料，保證基建檔案的真實(shí)、安全性，結(jié)合我處特點(diǎn)，制定本辦法。一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》以及國家關(guān)于檔案工作的方針、政策，努力做好基建檔案歸檔工作。二、檔案資料的收集范圍，凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋，從設(shè)計(jì)資料，上級部門對項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù)，地質(zhì)勘察資料，小區(qū)規(guī)劃、土方平衡，室外標(biāo)高、外水、外電、下水，道路駁岸，初步設(shè)計(jì)，擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)，施工預(yù)算，開工報(bào)告，測量定位記錄，施工合同，工程協(xié)議書，圖紙會審記錄，修改設(shè)計(jì)資料，設(shè)計(jì)修改圖，竣工圖，隱蔽工程圖，室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙，竣工結(jié)算，招投標(biāo)工作文件等所有資料。三、檔案資料統(tǒng)一由資料檔案管理員收集整理、歸檔，各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料，不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時，均必須辦理手續(xù)，隨查隨還，不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時，由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期交還。四、為便于及時使各種應(yīng)存檔的資料歸檔，凡屬設(shè)計(jì)好的圖紙由檔案資料管理員發(fā)放，各項(xiàng)資料整理裝訂成冊由經(jīng)辦人發(fā)放。兩天內(nèi)送達(dá)到各科室，三天內(nèi)送達(dá)到施工單位。五、凡屬訂購、采購各類書籍資料，由辦公室統(tǒng)一辦理，由檔案室負(fù)責(zé)驗(yàn)收登記發(fā)放，所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用，或因工作需要長期使用者，統(tǒng)一由資料室編目登記，使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞，視其情節(jié)處以賠償。六、對已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料，工程科牽頭，總師辦、前期科配合，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)，各種資料三個月之內(nèi)及時歸檔。七、妥善保存好圖片資料，建筑模型。八、檔案室管理人員，要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集，整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。哈工大基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定一、總則1、為了做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)（使用）管理、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合我?；窘ㄔO(shè)工作的具體情況，制定本辦法。2、本規(guī)定的編制依據(jù)：（1）《中華人民共和國檔案法》（2）《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》（3）《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（4）《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（5）國家檔案局、國家計(jì)委《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（6）建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收暫行規(guī)定》（7）建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》（8）財(cái)政部《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理若干規(guī)定》（9）審計(jì)署《審計(jì)機(jī)關(guān)對國家建設(shè)項(xiàng)目竣工結(jié)算審計(jì)實(shí)施辦法》（10）國防科工委《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目竣工驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》3、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在各建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決定到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理，調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）、竣工結(jié)算審計(jì)、固定資產(chǎn)移交等工作活動中形成的文字材料。學(xué)校檔案館對建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集要以項(xiàng)目為中心。發(fā)展規(guī)劃處負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)階段，包括項(xiàng)目提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃等方面資料的收集、整理；負(fù)責(zé)國防科工委審批項(xiàng)目資料歸檔的組織協(xié)調(diào)工作；基建處負(fù)責(zé)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段及竣工驗(yàn)收階段資料的收集、整理；財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)項(xiàng)目財(cái)務(wù)資料及固定資產(chǎn)形成和移交方面資料的收集、整理；審計(jì)處負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程審計(jì)、結(jié)算審計(jì)和竣工財(cái)務(wù)決算審計(jì)資料的收集、整理；各有關(guān)單位要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。二、檔案資料的管理1、學(xué)校基建處、檔案館要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本?；ú块T建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料工作。檔案管理部門應(yīng)參加重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收。2、項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。3、項(xiàng)目建設(shè)過程中，發(fā)展規(guī)劃處、基建處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位形成的屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料應(yīng)按時整理、移交基建處?；ㄌ幰幢疽?guī)定的具體實(shí)施辦法，編制、收集、整理好建筑工程資料檔案，按時移交檔案館。發(fā)展規(guī)劃處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處形成的屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料應(yīng)按時整理、移交檔案館。4、檔案資料的匯總整理：（1）建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總包單位匯總、整理?？⒐r由總包單位向基建處提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。（2）實(shí)行工程建設(shè)現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)管理的建設(shè)項(xiàng)目，竣工時由現(xiàn)場指揮機(jī)構(gòu)向基建處提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案資料。（3）建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，各承包單位應(yīng)收集、整理所承包工程的檔案資料，交基建處匯總、整理，或由基建處委托一個承包單位匯總、整理，統(tǒng)一交給基建處。5、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。施工過程中要有能保證資料安全的庫房和設(shè)備。6、凡有引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的建設(shè)項(xiàng)目，要做好引進(jìn)技術(shù)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、文件的收集、整理工作，無論通過何種渠道得到的與引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備有關(guān)的檔案資料，均應(yīng)交檔案部門統(tǒng)一管理。檔案部門要加強(qiáng)提供利用手段和措施，保證使用。7、歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。8、對超過保管期限的基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案材料必須進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案材料，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，登記造冊后方可處理，保密的檔案材料應(yīng)按保密規(guī)定進(jìn)行管理。9、設(shè)計(jì)建設(shè)大中型建設(shè)項(xiàng)目時，應(yīng)設(shè)計(jì)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合要求的檔案資料庫房，并為檔案資料保管和提供利用配置必要的設(shè)備，其費(fèi)用列入工程總概算。三、基建處資料管理的要求1、基建處管理的資料檔案分為兩類，一類是建筑工程技術(shù)資料，另一類是學(xué)校及校內(nèi)有關(guān)部門的管理文件、基建處形成的非工程技術(shù)類資料。本辦法只涉及基建處管理的第一類資料。2、項(xiàng)目參建各方要充分重視工程建設(shè)的資料檔案工作。項(xiàng)目施工階段的施工、監(jiān)理單位都要建立相應(yīng)的檔案形成、積累、歸檔機(jī)制，將工程文件的形成、積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。工程預(yù)驗(yàn)收階段，基建處按照國家有關(guān)規(guī)定及本管理辦法，組織對工程資料的全面檢查；凡資料檢查不滿足本規(guī)定的工程，不得進(jìn)入正式竣工驗(yàn)收階段。3、用戶單位或?qū)W校其他有關(guān)部門、人員提出意見和建議，使建筑工程的功能或投資發(fā)生較大變化的，必須取得用戶單位主管部門、發(fā)展規(guī)劃處簽署的確認(rèn)文件，基建處方可同意對其發(fā)生變更，基建處和施工方應(yīng)將確認(rèn)文件作為用戶變更的依據(jù)資料存檔。由于上述變更使工程投資超出概算的，發(fā)展規(guī)劃處負(fù)責(zé)調(diào)整計(jì)劃，基建處須將調(diào)整后的計(jì)劃歸檔管理。4、工程竣工驗(yàn)收合格后三個月內(nèi)，基建處必須向?qū)W校檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，檔案館接收的工程檔案必須是原件，其它單位可以保存復(fù)制件或復(fù)印件。有關(guān)單位歸檔的復(fù)制、復(fù)印件應(yīng)由檔案館與原件校對、簽章，并加蓋證明專用章，效力與原件等同。5、全面、完整是建筑工程資料收集的基本原則。資料收集的范圍不能局限于建筑工程主體本身，相關(guān)配套工程、室外工程及工程建設(shè)前期發(fā)生的項(xiàng)目都必須形成翔實(shí)完整的記錄資料。從投資角度來看，凡在本工程列支的項(xiàng)目都必須形成相應(yīng)的檔案記錄資料。我校將建筑工程資料按九個方面進(jìn)行分類：（1）立項(xiàng)、可研、初設(shè)及其批復(fù)、建設(shè)計(jì)劃；（2）前期資料；（3）合同文件；（4）施工單位內(nèi)業(yè)資料（含竣工圖）；（5）監(jiān)理資料；（6）竣工結(jié)算用技術(shù)資料匯總；（7）竣工驗(yàn)收文件；（8）工程投資控制資料匯總及統(tǒng)計(jì)分析資料；（9）竣工檔案6、資料收集整理的具體要求（1）立項(xiàng)、可研、初設(shè)及其批復(fù)、建設(shè)計(jì)劃此屬項(xiàng)目立項(xiàng)階段的資料收集內(nèi)容，主要包括：項(xiàng)目建議書、立項(xiàng)批文、可研報(bào)告及審批意見；可能的初步設(shè)計(jì)及其審批意見；建設(shè)計(jì)劃。項(xiàng)目建議書和立項(xiàng)批文由發(fā)展規(guī)劃處完成。本條由基建處配合發(fā)展規(guī)劃處完成，其編制按照國防科工委規(guī)定的格式，正副本各4份；發(fā)展規(guī)劃處保留2份正本，其余基建處保存。申報(bào)、批復(fù)及建設(shè)計(jì)劃的取得由發(fā)展規(guī)劃處完成。（2）前期資料包括：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、有關(guān)行政主管部門（消防、環(huán)保、人防、交通、園林、市政、文物、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件、勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量監(jiān)督合格單、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等。經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后取得的工程前期文件材料，其原件應(yīng)立即交給工程科資料員存檔。如果辦理其它工程前期手續(xù)需要使用，或者工程科在編制竣工文件時需要使用前期資料等情況，可到資料員處借用、復(fù)印。（3）合同文件基建處管理的合同分類為：①勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理四大合同；②各類分包合同；③甲供材料、設(shè)備合同。經(jīng)濟(jì)科簽訂合同后，交辦公室管理；其中辦公室將合同復(fù)印兩份，基建處甲方代表和現(xiàn)場監(jiān)理各一份，以便監(jiān)督合同執(zhí)行。（4）施工單位內(nèi)業(yè)資料（含竣工圖）施工單位不僅僅指大包單位。在大包施工合同外的其他施工隊(duì)伍，包括可能發(fā)生分包的基礎(chǔ)、消防、裝飾等隊(duì)伍，還有室外工程所涉及的施工隊(duì)伍等等，都在本條所指的施工單位范疇；內(nèi)業(yè)資料分專業(yè)由監(jiān)理進(jìn)行一審，甲方代表二審，需要建設(shè)單位技術(shù)負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審核的，報(bào)建設(shè)單位審核，審核后由施工單位交基建處資料員保管。竣工圖是工程的重要檔案。工程承發(fā)包合同或施工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審批、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。工程竣工圖應(yīng)逐張加蓋“竣工圖”章?！翱⒐D”章的內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)包人、承包人、監(jiān)理人等單位名稱、圖紙編號、編制人、審核人、負(fù)責(zé)人、編制時間等。管理竣工圖時，應(yīng)該考慮以下情況：①沒有變更的施工圖，由承包人在原“施工圖”上加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖；②在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由承包人在原施工圖上注明修改部分，附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說明，加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖；③結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變以及其他重大改變，不宜在原施工圖上修改、補(bǔ)充的，責(zé)任單位應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖，承包人負(fù)責(zé)在新圖上加蓋“竣工圖”章標(biāo)志作為竣工圖。④竣工圖最多形成兩套，一套送檔案館，一套竣工結(jié)算使用。（5）監(jiān)理資料監(jiān)理單位按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行收集、整理、編制。監(jiān)理資料在交付建設(shè)單位前，由甲方代表一審，工程科長二審，最后由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師交基建處檔案員歸檔。（6）竣工結(jié)算用技術(shù)資料匯總建設(shè)項(xiàng)目由于建設(shè)周期長，施工圖之外的各種費(fèi)用發(fā)生情況很多。盡管發(fā)生原因各式各樣，各種資料手續(xù)齊全，但從投資客觀控制的角度考慮，有必要進(jìn)行此類技術(shù)資料的匯總。竣工結(jié)算用技術(shù)資料的匯總，主要解決以下幾個方面的問題：①客觀了解圖紙外費(fèi)用的發(fā)生情況，避免承包商重復(fù)要求進(jìn)行經(jīng)濟(jì)簽證；②復(fù)審現(xiàn)場甲方代表、監(jiān)理機(jī)構(gòu)現(xiàn)場做出的決定，減少失誤；③方便工程竣工結(jié)算工作的進(jìn)行?？⒐そY(jié)算用資料主要是指圖紙不能包括而又實(shí)際發(fā)生的、涉及工程投資的資料文件。通常施工單位技術(shù)內(nèi)業(yè)已包含其內(nèi)容，但其資料為原件，往往只有一份；故用于本類匯總的只能是復(fù)印件?？⒐そY(jié)算用資料包括以下幾個方面的主要內(nèi)容：①工程前期：拆遷、場地平整及管線挪移、樹木等發(fā)生費(fèi)用的相關(guān)資料等；②基礎(chǔ)施工：障礙處理、淺基礎(chǔ)處理，深基礎(chǔ)處理等。③主體工程：圖紙會審；設(shè)計(jì)變更（甲方要求、用戶要求、設(shè)計(jì)院要求）；現(xiàn)場簽證；技術(shù)通知單；技術(shù)聯(lián)系單；監(jiān)理通知；甲方通知等。④裝飾工程：施工方案、施工圖紙、渲染圖、照片資料等；⑤室外工程：室外地溝系統(tǒng)、外給排水系統(tǒng)、外電源系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)、室外環(huán)境工程量的現(xiàn)場確認(rèn)、外環(huán)境施工的現(xiàn)場變更等。⑥配套工程：服務(wù)于項(xiàng)目的室外變電所、換熱站等，其費(fèi)用從既定工程列支者；內(nèi)容須包括圖形說明、文字說明等。⑦專項(xiàng)工程：主體工程之外、學(xué)校決定后增加的類似超凈恒溫、電磁屏蔽等工程，及其引起的其他工種的再次變更等。承包商按專業(yè)將上述資料裝訂成冊，統(tǒng)一編號，一式四份，做好封面；交甲方代表一審，工程科長或主管領(lǐng)導(dǎo)二審；審核后的竣工結(jié)算用資料和施工單位內(nèi)業(yè)資料一起交基建處資料員。（7）竣工驗(yàn)收文件按照建設(shè)部《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收暫行規(guī)定》和《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》要求所形成的文件，《哈爾濱工業(yè)大學(xué)基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理辦法》對竣工驗(yàn)收文件的形成進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化和要求。竣工驗(yàn)收文件的形成涉及：建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計(jì)單位，涉及包括專項(xiàng)資質(zhì)在內(nèi)的各分包單位。各單位應(yīng)按照檔案資料的匯總管理原則進(jìn)行匯總，將屬于建設(shè)單位歸檔管理的資料按時移交基建處資料員。（8）工程投資控制資料匯總及統(tǒng)計(jì)分析資料本條是指，基建處管理的工程，在工程竣工資料中，應(yīng)該包含基建處如何進(jìn)行投資控制的相關(guān)內(nèi)容，以及以投資為核心，對項(xiàng)目各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行的綜合分析所形成的有關(guān)資料的匯總。主要內(nèi)容包括：①總概算執(zhí)行情況；②結(jié)算工作的管理；③節(jié)約或超支情況及原因分析；④結(jié)算審計(jì)情況；⑤綜合經(jīng)濟(jì)分析：以投資為核心，對項(xiàng)目的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行綜合分析；⑥存在的主要問題及處理意見；⑦項(xiàng)目建設(shè)的主要經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；本條與財(cái)務(wù)處根據(jù)《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理若干規(guī)定》規(guī)定的《竣工財(cái)務(wù)決算》工作內(nèi)容有區(qū)別。本條著重強(qiáng)調(diào)基建處作為建設(shè)單位是如何對投資進(jìn)行控制，由此而形成的相關(guān)材料；財(cái)務(wù)處竣工財(cái)務(wù)決算的重點(diǎn)是固定資產(chǎn)的形成和移交，審計(jì)后的竣工財(cái)務(wù)決算是固定資產(chǎn)移交的主要內(nèi)容，是移交的依據(jù)。二者都要接受審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)處對基建處進(jìn)行的投資控制，進(jìn)行過程審計(jì)和對工程結(jié)算進(jìn)行審價(jià)審計(jì)；審計(jì)處對財(cái)務(wù)處的竣工財(cái)務(wù)決算，要按照《審計(jì)機(jī)關(guān)對國家建設(shè)項(xiàng)目竣工結(jié)算審計(jì)實(shí)施辦法》的規(guī)定進(jìn)行審計(jì)。基建處經(jīng)濟(jì)科完成本項(xiàng)工作。相關(guān)資料應(yīng)裝訂成冊，作為歸檔工程資料的一個組成部分。四、歸檔范圍和保管期限1、基建處、學(xué)校檔案館及相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)工程規(guī)模和工程全過程中應(yīng)產(chǎn)生的文件材料，規(guī)定詳細(xì)的規(guī)定范圍和內(nèi)容，以確保歸檔文件材料的完整性。2、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際壽命。上海交通大學(xué)基建處工程檔案管理辦法滬交基管[2014]14號建立上海交通大學(xué)基建檔案，是上海交通大學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)工程的重要組成部分，是我校進(jìn)行校區(qū)建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施、管理工作的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)百年大計(jì)的工作。根據(jù)《城市建設(shè)檔案規(guī)定》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗(yàn)收及報(bào)送規(guī)定》，參照校檔案館對基建檔案管理的要求，結(jié)合上海交通大學(xué)建設(shè)的實(shí)際情況，特制定本管理辦法。第一條基本原則（一）基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工到交付使用全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片、錄像、財(cái)會賬冊、憑證及報(bào)表決算等各種載體的文件材料。（二）基建檔案是我校基建工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，是擴(kuò)建、改建、使用、維修、抗震加固的重要依據(jù)。（三）在整個基建過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式載體的材料都屬于國家所有，任何單位和個人不得據(jù)為已有，不得無故拒絕歸檔，不得私自將其轉(zhuǎn)借、買賣或銷毀。保護(hù)基建文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全是每個基建管理人員和工程人員的責(zé)任。（四）工程項(xiàng)目建設(shè)過程要與基建文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收要與基建檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行，否則基建項(xiàng)目不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收?；ú牧蠚w檔以后，檔案部門出具歸檔合格證明，財(cái)務(wù)部門方可作財(cái)務(wù)結(jié)算。（五）修繕工程基建檔案由于有其特殊性，參照“上海交通大學(xué)基建檔案管理辦法”收集歸檔，詳見附件一。第二條基建材料的歸檔要求（一）基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔是計(jì)劃、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、投資、施工、行政等各個分管部門的重要任務(wù)，這些部門應(yīng)有一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并由專職人員對相關(guān)材料進(jìn)行收集歸檔工作。（二）歸檔的基建文件材料必須反映項(xiàng)目管理和建設(shè)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個階段形成的不同載體形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。（三）凡歸檔的文件材料均應(yīng)是原件，做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、格式統(tǒng)一、字跡清楚，圖面清晰、整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫。（四）具有法律依據(jù)和憑證的文件材料、簽字和印鑒必須齊全，請示與批復(fù)要同時歸檔，缺一不可。如果報(bào)告、請示后無批復(fù)，經(jīng)辦人應(yīng)注明辦理情況，以備日后考查。（五）竣工圖歸檔需4套，文字材料、底圖、底片和聲像材料各歸檔2套。４套竣工圖分別交由區(qū)城建檔案館、校檔案館、基建檔案室、資產(chǎn)處歸檔。（六）凡具有法律效果的重要文件材料(審批文件、產(chǎn)權(quán)證明、使用證明、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等)在辦理、處理完畢后應(yīng)及時歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗(yàn)收后二個半月內(nèi)完成歸檔，以配合檔案編制工作，及時完成項(xiàng)目完整性歸檔。管理性文件材料在每年六月底前歸檔。（七）專職檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入了解有關(guān)部門基建文件材料積累情況，并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)?；?xiàng)目竣工驗(yàn)收時必須有校檔案館人員參加。（八）修繕工程竣工資料歸檔要求（見附件）第三條基建材料的歸檔范圍基建材料的歸檔范圍，主要包括綜合管理、立項(xiàng)論據(jù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、施工管理、竣工資料、概算決算等等，具體歸檔范圍見下列各表：（一）行政管理類序號文件名稱要求責(zé)任部門1領(lǐng)導(dǎo)講話、重要會議記錄、紀(jì)要、專家咨詢意見等原件計(jì)劃投資科2有關(guān)請示報(bào)告、批復(fù)、批準(zhǔn)等原件計(jì)劃投資科3建設(shè)工程涉外文件原件綜合管理科4土地動遷協(xié)議原件綜合管理科5建設(shè)用地規(guī)劃許可證、申請表及有關(guān)文件、圖紙、資料原件工程管理科6建設(shè)用地許可證、審核批準(zhǔn)地形圖原件工程管理科（二）前期計(jì)劃、招投標(biāo)類序號文件名稱要求責(zé)任部門1項(xiàng)目建議書報(bào)告及批復(fù)原件計(jì)劃投資科2可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)原件計(jì)劃投資科工程管理科3建設(shè)用地選址意見及批復(fù)原件綜合管理科4設(shè)計(jì)任務(wù)書及批復(fù)原件工程管理科5重要問題的請示報(bào)告以及附件原件經(jīng)辦科室6