公司文件管理制度

公司文件管理制度文件管理制度為規(guī)范公司的文件管理工作，保證文件的完整性和保密性，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。文件管理機構(gòu)及職責(zé)公司文件工作實行二級管理，一級管理是指公司行政部的統(tǒng)籌管理，二級管理是指各部門的文件資料管理工作。行政部文員為公司的文件總負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)公司所有文件資料的統(tǒng)一管理及監(jiān)督。各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理，并統(tǒng)一存檔到指定位置。文件負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司文件管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好文件保管以及利用工作，充分發(fā)揮文件資料的作用。文件制度涉及到公司重要文件的資料均屬歸檔范圍。歸檔范圍的文件資料由公司集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一指定位置歸檔，任何個人不得徑自留存。歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門必須保留的，可歸檔復(fù)印件。公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔。以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。工程項目從開始承辦、設(shè)計到簽約完成，所有的資料由業(yè)務(wù)部統(tǒng)一整理，做好資料清單后歸檔，并填寫資料歸檔表。部門需要使用可采取復(fù)印的方式，歸檔范圍外的由各部門自行保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留兩份原件，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)部保存原件。文件保管制度文件總負(fù)責(zé)人員為行政部文員，歸檔資料要按照制度進行登記，編制歸檔目錄。歸檔資料登記編號后放于指定文件柜，并以電子檔形式保存于公司服務(wù)器一份（填寫資料前掃描成電子檔）。文件要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。文件負(fù)責(zé)人員要熟悉所管理的文件資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定文件保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。經(jīng)確定需銷毀的文件，由文件負(fù)責(zé)人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的文件清單由文件員永久保存。嚴(yán)格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防護工作。公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。文件借閱制度文件屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。2、在借閱文件資料前，必須得到文件保管負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并且只能在指定的辦公室內(nèi)進行閱讀，不得攜帶外出。如果需要借出文件，也必須得到文件保管負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3、借閱文件時，必須按照規(guī)定進行登記和簽收手續(xù)。4、借出文件材料的時間不能超過一周，如果需要延長借閱時間，必須得到批準(zhǔn)。如果借閱時間已經(jīng)過期，文件負(fù)責(zé)人員會催促歸還。如果需要長期借出文件，必須得到總經(jīng)理的批準(zhǔn)。5、在借出文件時，必須填寫借閱登記表，以便于查閱和催還。6、借閱文件資料者必須妥善保管文件資料，不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或者拆封、損壞文件。在歸還文件時，必須確保文件材料完整無損。否則，將會追究當(dāng)事人的責(zé)任。7、如果在借出文件材料后，因保管不慎丟失，必須及時追查，并且向主管部門報告，及時處