電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)范文（二篇）

第8頁(yè)共8頁(yè)電子檔案?管理工作?經(jīng)驗(yàn)總結(jié)?范文隨?著信息技?術(shù)迅猛發(fā)?展，計(jì)算?機(jī)被廣泛?應(yīng)用到各?個(gè)領(lǐng)域，?包括工程?設(shè)計(jì)領(lǐng)域?。這樣以?來(lái)，工程?設(shè)計(jì)過程?中形成的?大量電子?文件也就?成為電子?檔案管理?的重要對(duì)?象。電子?文件的歸?檔、保存?、管理、?輸出等工?作已經(jīng)成?為工程設(shè)?計(jì)單位正?常運(yùn)營(yíng)的?重要環(huán)節(jié)?。所以，?全方位做?好工程設(shè)?計(jì)中的電?子檔案管?理工作對(duì)?相關(guān)單位?維持正常?是極為重?要的。鑒?于此，本?文主要就?如何做好?電子檔案?管理工作?進(jìn)行了認(rèn)?真探討。?一、電?子文件歸?檔前的準(zhǔn)?備工作分?析由于?一個(gè)工程?可能形成?成千上萬(wàn)?個(gè)電子文?件，倘若?規(guī)章制度?存在漏洞?，執(zhí)行不?嚴(yán)，勢(shì)必?會(huì)造成反?復(fù)歸檔，?浪費(fèi)人力?財(cái)力的現(xiàn)?象，甚至?會(huì)導(dǎo)致文?件歸檔混?亂，輸出?的產(chǎn)品為?次品，造?成工程質(zhì)?量事故和?嚴(yán)重的經(jīng)?濟(jì)損失。?因此，做?好電子文?件歸檔前?的準(zhǔn)備工?作，尤其?是規(guī)章制?度的建設(shè)?、宣傳以?及推廣應(yīng)?用，為后?續(xù)的電子?文件歸檔?工作奠定?良好基礎(chǔ)?。二、?電子文件?歸檔過程?中應(yīng)注意?的問題分?析在電?子檔案管?理的電子?歸檔過程?中，歸檔?人要注意?將不同種?類、不同?格式的電?子文件梳?理整齊。?眾所周知?，在工程?設(shè)計(jì)中，?從工程投?標(biāo)書、招?標(biāo)書、可?行性研究?報(bào)告、初?步設(shè)計(jì)、?委托書、?計(jì)算書到?技術(shù)說明?書等形成?了不同種?類不同格?式的電子?文件，有?ecel?表格、w?orld?文件、掃?描形成的?tif文?件等等。?并且，這?些文件大?都在工程?設(shè)計(jì)正式?開始之前?形成，不?僅涉及面?廣，而且?內(nèi)容繁雜?，給電子?歸檔帶來(lái)?一定的困?難。為了?使這些電?子文件有?條理地歸?檔，文件?蓋章生效?要以電子?文件歸檔?通知單為?依據(jù)，從?而提高這?些電子文?件的歸檔?率。對(duì)?于cad?電子文件?的歸檔可?以采用d?wg格式?，因?yàn)檫@?種格式可?以在ca?d中直接?打開，接?受直觀檢?查，尤其?是對(duì)檔案?標(biāo)識(shí)的檢?查，而且?對(duì)歸檔后?期的整理?、編輯、?利用、輸?出及圖紙?保管工作?都非常重?要。同時(shí)?，對(duì)于制?作過程中?的錯(cuò)誤如?文字線形?、擴(kuò)大紙?形等問題?也可以做?到及時(shí)的?糾正，極?大提高c?ad出圖?合格率。?但它也存?在著一定?的問題，?如勞動(dòng)強(qiáng)?度大、費(fèi)?時(shí)費(fèi)工等?。對(duì)于?plt格?式的文件?，恰巧與?dwg格?式的文件?優(yōu)缺點(diǎn)相?反。pl?t格式的?文件在歸?檔時(shí)圖像?不能直觀?顯示，但?是文件內(nèi)?容保持不?變，不隨?閱讀、輸?出平臺(tái)的?改變而改?變。對(duì)?于pdf?格式的文?件，其一?般為只讀?模式，不?能實(shí)現(xiàn)對(duì)?設(shè)計(jì)的任?何修改。?實(shí)質(zhì)上就?是在計(jì)算?機(jī)上閱讀?紙質(zhì)文件?的電子版?，有一定?的保護(hù)知?識(shí)產(chǎn)權(quán)的?作用。?三、電子?文件歸檔?后的檢查?驗(yàn)收工作?分析電?子文件是?形成紙質(zhì)?文件的源?頭，而對(duì)?歸檔電子?文件的檢?驗(yàn)是產(chǎn)品?設(shè)計(jì)的最?后一個(gè)重?要的環(huán)節(jié)?。檢查力?求全面，?兼顧電子?圖中的檔?案標(biāo)識(shí)和?電子圖信?息處理過?程中的物?理結(jié)構(gòu)、?邏輯結(jié)構(gòu)?的變化問?題。主要?工作包括?：一是檢?查圖紙目?錄及其格?式、目錄?列表、會(huì)?簽欄、案?卷名稱、?標(biāo)識(shí)名稱?、圖號(hào)、?日期、施?工階段、?序號(hào)、復(fù)?用圖的排?列、圖框?的格式等?；二是檢?查本卷的?其他電子?圖，包括?文件是否?存在垃圾?、字符大?小、文本?位置、符?號(hào)標(biāo)識(shí)、?對(duì)角號(hào)、?圖號(hào)、名?稱以及圖?框的格式?等。但是?，需要注?意的一點(diǎn)?是，電子?文件對(duì)設(shè)?備及其標(biāo)?準(zhǔn)有較強(qiáng)?的依賴性?，加之?dāng)?shù)?據(jù)類型、?文件格式?的多樣化?，文件很?可能在經(jīng)?過制作、?保存、載?體轉(zhuǎn)換等?信息處理?之后，在?歸檔檢查?時(shí)出現(xiàn)問?題，例如?使用的字?形存在差?異；同種?字形但是?版本有所?區(qū)別；電?子圖正常?，但是歸?檔后部分?文字發(fā)生?串位、變?形，甚至?出現(xiàn)亂碼?。以鋼?結(jié)構(gòu)的電?子圖為例?，如果使?用日本的?制圖軟件?，而不加?專有字形?，那么二?級(jí)鋼筋符?號(hào)就會(huì)全?部丟失。?此外，許?多軟件經(jīng)?過研發(fā)出?現(xiàn)了由低?級(jí)到高級(jí)?的很多版?本，這樣?也會(huì)為電?子檔案管?理工作帶?來(lái)一些問?題。例如?，由ca?d14到?cad，?各種版本?的軟件都?在使用。?但是，如?果利用低?版本的電?子圖在高?版本中作?圖，則會(huì)?導(dǎo)致電子?圖保存后?會(huì)出現(xiàn)實(shí)?線、點(diǎn)畫?線、標(biāo)注?線以及線?寬的差異?。尤其是?在機(jī)械制?圖中，如?果部件實(shí)?體的外圍?輪廓線粗?細(xì)不均，?混同于標(biāo)?注線，那?么設(shè)備制?造的現(xiàn)場(chǎng)?審圖的難?度將極大?增加。因?此，采用?不同軟件?、同一軟?件的不同?版本都會(huì)?導(dǎo)致文件?在格式、?編碼、讀?取方式和?編輯方式?的眾多區(qū)?別，進(jìn)而?直接影響?到文件跨?平臺(tái)的閱?讀和輸出?工作。?總之，實(shí)?現(xiàn)一個(gè)單?位內(nèi)部操?作系統(tǒng)、?應(yīng)用軟件?及版本的?規(guī)范統(tǒng)一?，成為電?子文件歸?檔最后關(guān)?口的重要?任務(wù)。?四、電子?文件修改?后的歸檔?工作分析?在工程?設(shè)計(jì)單位?內(nèi)部，各?個(gè)專業(yè)部?門之間必?定會(huì)進(jìn)行?大量的信?息交換和?圖紙會(huì)審?工作，以?適應(yīng)各種?變化，例?如施工現(xiàn)?場(chǎng)出現(xiàn)的?新情況、?客戶方提?出的新要?求等。這?其中必然?會(huì)涉及到?電子文件?的不斷修?改和完善?。當(dāng)前，?大多數(shù)單?位采用的?是保留最?終版本的?方式，即?以第二次?修改的版?本覆蓋起?初版本，?以第三次?修改的版?本覆蓋第?二次的版?本，這樣?的方式極?易產(chǎn)生最?終版本電?子圖與實(shí)?際變更過?程記載的?丟失。國(guó)?外的一些?工程，如?土耳其工?程中，每?次電子圖?的修改版?本都加以?歸檔保存?，編號(hào)為?abc等?，借此對(duì)?工程修改?的全過程?有一個(gè)完?整的記錄?。但是，?由于兩次?修改之間?的時(shí)間間?隔難以確?定，之前?修改的圖?紙已達(dá)到?施工現(xiàn)場(chǎng)?，紙質(zhì)文?件與變更?通知單一?旦收集不?完整，就?會(huì)導(dǎo)致電?子文件和?紙質(zhì)文件?的不一致?。由此可?見，如果?直接采用?覆蓋的最?終版本歸?檔形式反?映不出整?個(gè)的變更?過程，可?能會(huì)為將?來(lái)電子文?件、紙質(zhì)?文件的利?用帶來(lái)了?極大地不?便。綜?上所述，?電子文件?歸檔管理?工作已經(jīng)?成為工程?設(shè)計(jì)單位?不可或缺?的重要組?成部分。?電子檔?案管理工?作經(jīng)驗(yàn)總?結(jié)范文（?二）隨?著信息技?術(shù)迅猛發(fā)?展，計(jì)算?機(jī)被廣泛?應(yīng)用到各?個(gè)領(lǐng)域，?包括工程?設(shè)計(jì)領(lǐng)域?。這樣以?來(lái)，工程?設(shè)計(jì)過程?中形成的?大量電子?文件也就?成為電子?檔案管理?的重要對(duì)?象。電子?文件的歸?檔、保存?、管理、?輸出等工?作已經(jīng)成?為工程設(shè)?計(jì)單位正?常運(yùn)營(yíng)的?重要環(huán)節(jié)?。所以，?全方位做?好工程設(shè)?計(jì)中的電?子檔案管?理工作對(duì)?相關(guān)單位?維持正常?是極為重?要的。鑒?于此，本?文主要就?如何做好?電子檔案?管理工作?進(jìn)行了認(rèn)?真探討。?一、電?子文件歸?檔前的準(zhǔn)?備工作分?析由于?一個(gè)工程?可能形成?成千上萬(wàn)?個(gè)電子文?件，倘若?規(guī)章制度?存在漏洞?，執(zhí)行不?嚴(yán)，勢(shì)必?會(huì)造成反?復(fù)歸檔，?浪費(fèi)人力?財(cái)力的現(xiàn)?象，甚至?會(huì)導(dǎo)致文?件歸檔混?亂，輸出?的產(chǎn)品為?次品，造?成工程質(zhì)?量事故和?嚴(yán)重的經(jīng)?濟(jì)損失。?因此，做?好電子文?件歸檔前?的準(zhǔn)備工?作，尤其?是規(guī)章制?度的建設(shè)?、宣傳以?及推廣應(yīng)?用，為后?續(xù)的電子?文件歸檔?工作奠定?良好基礎(chǔ)?。二、?電子文件?歸檔過程?中應(yīng)注意?的問題分?析在電?子檔案管?理的電子?歸檔過程?中，歸檔?人要注意?將不同種?類、不同?格式的電?子文件梳?理整齊。?眾所周知?，在工程?設(shè)計(jì)中，?從工程投?標(biāo)書、招?標(biāo)書、可?行性研究?報(bào)告、初?步設(shè)計(jì)、?委托書、?計(jì)算書到?技術(shù)說明?書等形成?了不同種?類不同格?式的電子?文件，有?ecel?表格、w?orld?文件、掃?描形成的?tif文?件等等。?并且，這?些文件大?都在工程?設(shè)計(jì)正式?開始之前?形成，不?僅涉及面?廣，而且?內(nèi)容繁雜?，給電子?歸檔帶來(lái)?一定的困?難。為了?使這些電?子文件有?條理地歸?檔，文件?蓋章生效?要以電子?文件歸檔?通知單為?依據(jù)，從?而提高這?些電子文?件的歸檔?率。對(duì)?于cad?電子文件?的歸檔可?以采用d?wg格式?，因?yàn)檫@?種格式可?以在ca?d中直接?打開，接?受直觀檢?查，尤其?是對(duì)檔案?標(biāo)識(shí)的檢?查，而且?對(duì)歸檔后?期的整理?、編輯、?利用、輸?出及圖紙?保管工作?都非常重?要。同時(shí)?，對(duì)于制?作過程中?的錯(cuò)誤如?文字線形?、擴(kuò)大紙?形等問題?也可以做?到及時(shí)的?糾正，極?大提高c?ad出圖?合格率。?但它也存?在著一定?的問題，?如勞動(dòng)強(qiáng)?度大、費(fèi)?時(shí)費(fèi)工等?。對(duì)于?plt格?式的文件?，恰巧與?dwg格?式的文件?優(yōu)缺點(diǎn)相?反。pl?t格式的?文件在歸?檔時(shí)圖像?不能直觀?顯示，但?是文件內(nèi)?容保持不?變，不隨?閱讀、輸?出平臺(tái)的?改變而改?變。對(duì)?于pdf?格式的文?件，其一?般為只讀?模式，不?能實(shí)現(xiàn)對(duì)?設(shè)計(jì)的任?何修改。?實(shí)質(zhì)上就?是在計(jì)算?機(jī)上閱讀?紙質(zhì)文件?的電子版?，有一定?的保護(hù)知?識(shí)產(chǎn)權(quán)的?作用。?三、電子?文件歸檔?后的檢查?驗(yàn)收工作?分析電?子文件是?形成紙質(zhì)?文件的源?頭，而對(duì)?歸檔電子?文件的檢?驗(yàn)是產(chǎn)品?設(shè)計(jì)的最?后一個(gè)重?要的環(huán)節(jié)?。檢查力?求全面，?兼顧電子?圖中的檔?案標(biāo)識(shí)和?電子圖信?息處理過?程中的物?理結(jié)構(gòu)、?邏輯結(jié)構(gòu)?的變化問?題。主要?工作包括?：一是檢?查圖紙目?錄及其格?式、目錄?列表、會(huì)?簽欄、案?卷名稱、?標(biāo)識(shí)名稱?、圖號(hào)、?日期、施?工階段、?序號(hào)、復(fù)?用圖的排?列、圖框?的格式等?；二是檢?查本卷的?其他電子?圖，包括?文件是否?存在垃圾?、字符大?小、文本?位置、符?號(hào)標(biāo)識(shí)、?對(duì)角號(hào)、?圖號(hào)、名?稱以及圖?框的格式?等。但是?，需要注?意的一點(diǎn)?是，電子?文件對(duì)設(shè)?備及其標(biāo)?準(zhǔn)有較強(qiáng)?的依賴性?，加之?dāng)?shù)?據(jù)類型、?文件格式?的多樣化?，文件很?可能在經(jīng)?過制作、?保存、載?體轉(zhuǎn)換等?信息處理?之后，在?歸檔檢查?時(shí)出現(xiàn)問?題，例如?使用的字?形存在差?異；同種?字形但是?版本有所?區(qū)別；電?子圖正常?，但是歸?檔后部分?文字發(fā)生?串位、變?形，甚至?出現(xiàn)亂碼?。以鋼?結(jié)構(gòu)的電?子圖為例?，如果使?用日本的?制圖軟件?，而不加?專有字形?，那么二?級(jí)鋼筋符?號(hào)就會(huì)全?部丟失。?此外，許?多軟件經(jīng)?過研發(fā)出?現(xiàn)了由低?級(jí)到高級(jí)?的很多版?本，這樣?也會(huì)為電?子檔案管?理工作帶?來(lái)一些問?題。例如?，由ca?d14到?cad，?各種版本?的軟件都?在使用。?但是，如?果利用低?版本的電?子圖在高?版本中作?圖，則會(huì)?導(dǎo)致電子?圖保存后?會(huì)出現(xiàn)實(shí)?線、點(diǎn)畫?線、標(biāo)注?線以及線?寬的差異?。尤其是?在機(jī)械制?圖中，如?果部件實(shí)?體的外圍?輪廓線粗?細(xì)不均，?混同于標(biāo)?注線，那?么設(shè)備制?造的現(xiàn)場(chǎng)?審圖的難?度將極大?增加。因?此，采用?不同軟件?、同一軟?件的不同?版本都會(huì)?導(dǎo)致文件?在格式、?編碼、讀?取方式和?編輯方式?的眾多區(qū)?別，進(jìn)而?直接影響?到文件跨?平臺(tái)的閱?讀和輸出?工作。總?之電子檔?案管理工?作經(jīng)驗(yàn)總?結(jié)第2頁(yè)?實(shí)現(xiàn)一?個(gè)單位內(nèi)?部操作系?統(tǒng)、應(yīng)用?軟件及版?本的規(guī)范?統(tǒng)一，成?為電子文?件歸檔最?后關(guān)口的?重要任務(wù)?。四、?電子文件?修改后的?歸檔工作?分析在?工程設(shè)計(jì)?單位內(nèi)部?，各個(gè)專?業(yè)部門之?間必定會(huì)?進(jìn)行大量?的信息交?換和圖紙?會(huì)審工作?，以適應(yīng)?各種變化?，例如施?工現(xiàn)場(chǎng)出?現(xiàn)的新情?況、客戶?方提出的?新要求等?。這其中?必然會(huì)涉?及到電子?文件的不?斷修改和?完善。當(dāng)?前，大多?數(shù)單位采?用的是保?留最終版?本的方式?，即以第?二次修改?的版本覆?蓋起初版?本，以第?三次修改?的版本覆?蓋第二次?的版本，?這樣的方?式極易產(chǎn)?生最終版?本電子圖?與實(shí)際變?更過程記?載的丟失?。國(guó)外的?一些工程?，如土耳?其工程中?，每次電?子圖的修?改版本