商務(wù)禮儀-理論實(shí)務(wù)案例實(shí)訓(xùn)商務(wù)禮儀第9章

第9章

商務(wù)會議禮儀9.1會議禮儀9.2新聞發(fā)布會禮儀9.3展覽會禮儀學(xué)習(xí)目標(biāo)理論目標(biāo)：掌握會議、新聞發(fā)布會和展覽會的概念。把握其準(zhǔn)備工作、工作程序與本卷須知等相關(guān)知識。實(shí)務(wù)目標(biāo)：掌握會議、新聞發(fā)布會、展覽會中的各種禮儀標(biāo)準(zhǔn)和根本議程。案例目標(biāo)：運(yùn)用所學(xué)的會議、新聞發(fā)布會、展覽會的根本議程和禮儀標(biāo)準(zhǔn)等知識，研究相關(guān)案例，培養(yǎng)和提高學(xué)生舉辦各種會議的問題分析與方案決策能力。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)：引導(dǎo)學(xué)生參加針對會議、新聞發(fā)布會、展覽會的實(shí)踐活動(dòng)，在了解各種會議的準(zhǔn)備工作、根本議程的相關(guān)資料、法律和職業(yè)道德要求的根底上，在切實(shí)體驗(yàn)商務(wù)會議等有效率的活動(dòng)中，培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力和職業(yè)核心能力，通過踐行職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)學(xué)生健全人格的塑造。引例：特色展覽會美國加州杏仁商會為了在中國推廣和銷售杏仁，準(zhǔn)備利用展銷會的形式宣傳推廣產(chǎn)品。經(jīng)過調(diào)查分析，他們籌劃了系列“健康人生巡回展〞，希望在消費(fèi)者心目中樹立杏仁有利于健康的形象。他們選擇具有影響力的大型商場進(jìn)行展覽活動(dòng)。并利用各種形式最大限度地加強(qiáng)了加州杏仁的宣傳推廣。為了加大宣傳加州杏仁的力度，加深人們的印象，組織者要求表演者穿著統(tǒng)一印有加州杏仁商會標(biāo)記的服裝。舞臺背景幕墻及舞臺覆蓋物均設(shè)計(jì)成綠色的杏仁生長的田野圖案?，F(xiàn)場免費(fèi)為小朋友發(fā)放印有加州杏仁商會宣傳語“送給幸福的人〞的彩色氣球。主持人不斷地忙著在舞臺上帶著小朋友做游戲，并指導(dǎo)現(xiàn)場的觀眾參加健美活動(dòng)。另外，加州杏仁商會的桔祥物也出現(xiàn)在此次活動(dòng)之中，頗受現(xiàn)場觀眾喜愛，引得媒體記者爭相拍照留念?；顒?dòng)吸引了數(shù)十萬觀眾參加，給消費(fèi)者留下了深刻的印象，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品信息的傳遞。同時(shí)通過眾多媒體的關(guān)注和報(bào)道，成功拓展了中國市場，到達(dá)了預(yù)期目的。9.1會議禮儀

會議會議是有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的一種活動(dòng)。會議具有以下四個(gè)特點(diǎn)：首先，會議是有議題的其次，會議是有組織的再次，會議是有步驟的最后，會議是有領(lǐng)導(dǎo)的9.1.2會議的準(zhǔn)備任何會議都必須有辦會者、主持者、發(fā)言者和聆聽者四種人。不同的人在參加會議前都要有所準(zhǔn)備。1〕辦會者的準(zhǔn)備工作〔1〕建立組織〔2〕明確任務(wù)〔3〕安排議程和議題〔4〕確定與會人員〔5〕發(fā)出通知〔6〕會議簽到〔8〕預(yù)算〔7〕餐飲安排2〕會議主持者〔1〕宣布開會；〔2〕全體起立，奏國歌；〔3〕領(lǐng)導(dǎo)講話〔或做主題報(bào)告〕；〔4〕分組進(jìn)行討論，或進(jìn)行大會發(fā)言；〔5〕總結(jié)發(fā)言；〔6〕宣布散會。3〕發(fā)言者〔1〕儀表整潔〔2〕發(fā)言內(nèi)容要周全4〕聆聽者〔1〕接到會議通知后，做好參會準(zhǔn)備，安排好自己的工作、時(shí)間等?！?〕要預(yù)備好必要的輔助工具，如紙、筆、錄音機(jī)、電腦等。〔3〕要仔細(xì)閱讀會議下發(fā)的材料，了解會議情況、掌握會議宗旨?！韭殬I(yè)道德與營銷倫理9-1】

殘疾人的需要某公司會議本卷須知有如下規(guī)定，如果會議的參加者有殘疾人，那就給他們特殊照顧，事先了解他們的需要是否安排妥當(dāng)。比方把要用電氣設(shè)備的殘疾人，安排在離電源較近的位置上，對于聾啞人員或有嚴(yán)重聽力障礙者，應(yīng)安排在能看見發(fā)言者的地方，或者安排手語解說員。如果是坐輪椅的參加者，應(yīng)考慮方便其入場，有必要時(shí)幫助其入座，并保證方便出入。如果有盲人參加會議或者視力有障礙，應(yīng)準(zhǔn)備盲文材料，或者坐在他旁邊的人盡量幫他做一些描述，不要讓他們受冷落。問題：該公司會議本卷須知的這些規(guī)定符合企業(yè)倫理要求嗎？請說明理由。分析提示：公司這樣的決定考慮到殘疾人的特殊要求?？紤]的是比較細(xì)致，也比較全面，在舉國上下構(gòu)建和諧社會的形勢下，每個(gè)人、每個(gè)企業(yè)及其他社會組織，都應(yīng)關(guān)心殘疾人的需求，讓他們和我們健全人一樣沉著參加社會的各種活動(dòng)。這既符合企業(yè)營銷倫理要求，也符合社會公德要求。9.1.3會議中應(yīng)恪守的禮儀標(biāo)準(zhǔn)1〕辦會者〔1〕做好接待〔2〕現(xiàn)場效勞〔3〕會議記錄〔4〕編寫簡報(bào)〔6〕協(xié)助返程〔5〕處理材料【同步案例9-1】

小何的懊悔公司年度銷售工作總結(jié)大會召開在即，前一天小何和業(yè)務(wù)部門的同事一起布置會場，最后擺放座簽時(shí)，部長特意囑咐小何，“左大右小〞，小何自以為明白了，先將董事長的名簽放在主席臺的中間位置，然后依次是總經(jīng)理、副總經(jīng)理分別列其左右，不過小何擺放時(shí)，是面對著主席臺擺放的，這樣一來左右正好顛倒過來了。第二天會議按時(shí)召開，就坐時(shí)，總經(jīng)理也沒看主席臺上的標(biāo)簽，習(xí)慣性的坐到了董事長的左側(cè)，坐下后他發(fā)現(xiàn)面前的標(biāo)簽上寫的不是自己的名字，總經(jīng)理自我解嘲地笑著起身和副總經(jīng)理換位置，似乎并沒在意。但坐在臺下的小何卻渾身不自在，特別是看到部長投來的埋怨眼神，他心里真是懊悔不已。問題：你認(rèn)為小何懊悔什么？你從中應(yīng)汲取什么教訓(xùn)?分析提示：擺個(gè)座簽這是很小的一件事，但小何由于辦事不認(rèn)真，不嚴(yán)謹(jǐn)，小事釀出了大難堪。工作中無小事，事事要關(guān)注。2〕主持者〔1〕主持者要按事先協(xié)商好的議程組織會議，努力確保會議按照既定議程進(jìn)行?！?〕主持者要認(rèn)真掌控會議時(shí)間〔3〕主持者要善于掌控會場氣氛3〕發(fā)言者〔1〕要求發(fā)言的內(nèi)容適合聽眾〔2〕要情感真實(shí)〔3〕在現(xiàn)場發(fā)言時(shí)要自謙自重〔4〕寬待其他發(fā)言人4〕聆聽者〔1〕保持安靜?！?〕不要逃會?！?〕聚精會神?！?〕筆錄要點(diǎn)。9.1.4會議應(yīng)注意的禮儀事項(xiàng)1〕辦會者應(yīng)注意的事項(xiàng)〔1〕切忌為開會而開會?！?〕切忌對會議期望過大?！?〕切忌辦會人員在會場中高聲講話，致使發(fā)言人的思緒受到擾亂?！?〕切忌會議形式貪大求洋。能〔5〕切忌會議內(nèi)容冗長繁雜?！?〕切忌工作人員失職〔7〕會議結(jié)束后，辦會者要將會場收拾干凈，物歸原位2〕主持者應(yīng)注意的事項(xiàng)〔1〕未經(jīng)會議主席團(tuán)授權(quán)，主持人無權(quán)對會議的議程進(jìn)行調(diào)整〔2〕不要拖延會議時(shí)間3〕發(fā)言者應(yīng)注意的事項(xiàng)〔1〕男性發(fā)言者在會議上出場亮相時(shí)忌不修邊幅、蓬頭垢面、異味撲鼻。也忌發(fā)言時(shí)戴帽子、手套、墨鏡，或是穿風(fēng)衣、披外衣。女性發(fā)言人在裝飾上切勿過分搶眼、招搖，佩戴首飾時(shí)，不要給人以浮華、輕佻之感?！?〕發(fā)言者的內(nèi)容不要閉門造車，無的放矢，選擇材料時(shí)不生編濫造?！?〕發(fā)言者在發(fā)言時(shí)不使用任何對聽眾不尊重的語言，動(dòng)作和表情。〔4〕發(fā)言時(shí)不要拖時(shí)間。4．聆聽者應(yīng)注意的事項(xiàng)〔1〕參加任何會議，都不應(yīng)當(dāng)遲到或者缺席不到。〔2〕在發(fā)言人或主持人講話時(shí)，不允許有意起哄或是直接制造有礙的噪聲?！?〕當(dāng)與發(fā)言者意見相左時(shí)，不應(yīng)當(dāng)隨意打斷發(fā)言人的發(fā)言，或是大聲予以斥責(zé)、討論、吹口哨、拍打桌椅、跺腳亂踢等，也不允許對發(fā)言者鼓倒掌，更不能馬上退場、不辭而別?！?〕不允許在會議期間心神不定、“魂游〞會場之外，不允許開會時(shí)神不守舍、用心不專，或眼望窗外；不允許會議期間疲勞困乏打瞌睡，伸懶腰、揉眼睛、撓頭發(fā)等。9.2新聞發(fā)布會禮儀

9.2.1新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會又稱記者招待會，它是以企業(yè)的名義邀請新聞機(jī)構(gòu)的有關(guān)記者參加，由企業(yè)的專門人員以會議的形式向新聞媒體的記者發(fā)布重要信息或介紹情況，并接受記者采訪，答復(fù)記者提問的一種特殊會議。新聞發(fā)布會具有以下特點(diǎn)：1〕正規(guī)隆重2〕雙向互動(dòng)3〕傳播廣泛9.2.2新聞發(fā)布會的準(zhǔn)備1〕明確新聞發(fā)布會的主題企業(yè)新聞發(fā)布會的主題大致有三種〔1〕發(fā)布某一消息，如企業(yè)推出新產(chǎn)品、新效勞。〔2〕說明某一活動(dòng)，如企業(yè)舉行的大型促銷活動(dòng)、展覽會等?！?〕解釋某一事件，如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出了問題，企業(yè)營銷策略遭遇了市場競爭對手的挑戰(zhàn)，售后效勞有了重大疏漏，企業(yè)除了重大事故等。2〕選定新聞發(fā)布會舉行的時(shí)間〔1〕避開節(jié)日或假日；〔2〕避開本地的重大社會活動(dòng)；〔3〕避開其他單位的新聞發(fā)布會；〔4〕防止與新聞界的重點(diǎn)宣傳報(bào)道撞車3〕確定新聞發(fā)布會的地點(diǎn)4〕確定新聞發(fā)布會的主持人和發(fā)言人5〕確定邀請記者的范圍6〕制定新聞發(fā)布會的議程7〕準(zhǔn)備好新聞發(fā)布會所需資料8〕新聞發(fā)布會的席位擺放〔1〕課桌式?！?〕回字式?！?〕圓桌式。9〕做好預(yù)算課桌式回字式圓桌式【同步案例9-2】

“通知〞惹得麻煩某公司就自己新開發(fā)的一個(gè)新產(chǎn)品系列，想通過新聞發(fā)布會形式推向市場。時(shí)間安排在周一上午10點(diǎn)鐘，眼看時(shí)間就要到了，可是前來參加新聞發(fā)布會的媒體代表只有三四個(gè)人，總經(jīng)理非常焦急，詢問負(fù)責(zé)發(fā)放通知的辦公室主任小王，小王說：“我都通知到了呀〞?？偨?jīng)理想了一下又問：“你是怎么通知的？〞小王說：“我給各媒體單位一一打了，他們也應(yīng)承要來參加，可誰想到他們都沒來〞?？偨?jīng)理聽后氣不打一處來，但只是瞪了半天眼睛沒有發(fā)火。他拍著自己的腦袋說：這也怪我沒交代清楚。問題：你認(rèn)為小王負(fù)責(zé)通知記者這件事上有什么過失？總經(jīng)理說自己沒有交代清楚，是說沒有交代清楚什么？分析提示：會議通知，事關(guān)與會人員到不到會，什么時(shí)間到會的問題，除了提前發(fā)出邀請函，會議前一天還應(yīng)再打提醒和確認(rèn)。特別是一些重要會議，一定要再次熱情邀請。9.2.3新聞發(fā)布會的議程及禮儀要求1〕簽到2〕會議開始3〕發(fā)言人演講4〕答復(fù)記者提問5〕宣布會議結(jié)束6〕安排其他活動(dòng)9.2.4新聞發(fā)布會應(yīng)注意的禮儀事項(xiàng)1〕新聞發(fā)布會主持人應(yīng)注意的禮儀事項(xiàng)〔1〕主持人不要隨意變更會議程序，也不要隨意變更主題，不可與記者發(fā)生沖突?！?〕主持人會前不要單獨(dú)會見記者或提供任何信息?！?〕主持人不允許越俎代庖，也不允許與發(fā)言人公開頂牛。2〕新聞發(fā)布會發(fā)言人應(yīng)注意的禮儀事項(xiàng)〔1〕發(fā)言人在發(fā)言和答復(fù)以下問題時(shí)，不能條理不清，沒有重點(diǎn)?！?〕發(fā)言人面對記者提出的一些鋒利而棘手的問題，或巧妙答復(fù)、或直言無可奉告，切不可向?qū)Ψ綈赫Z相加，甚至粗暴的打斷對方的提問?！?〕發(fā)言人與主持人要相互尊重、相互配合，當(dāng)主持人邀請某位記者提問后，發(fā)言人一般要給予對方適當(dāng)?shù)拇饛?fù)。3〕新聞發(fā)布會后應(yīng)注意的禮儀事項(xiàng)〔1〕整理會議資料。〔2〕收集各方面反映?！韭殬I(yè)道德與營銷倫理9-2】

尊重別人發(fā)言小徐平時(shí)好說好動(dòng)，即使在公司各種會議場合，別人在臺上發(fā)表對某個(gè)問題的看法，他在臺下也要一邊嘟囔，一邊做出古怪的表情；別人在臺上公布獲獎(jiǎng)名單他會在臺下與別人不停嘀咕；別人在臺上做分析報(bào)告，他在底下向前后左右講街頭新聞。有好心職工提醒他，但他毫不在意。問題：小徐這樣做，會給他本人帶來什么影響？分析提示：別人發(fā)言時(shí)小聲嘀咕，首先是對發(fā)言者不滿和抗議，其次容易影響會場秩序，再次影響個(gè)人在公眾中的形象。不該別人說話時(shí)你在那里嘀咕，也容易使人產(chǎn)生疑心和反感。9.3展覽會禮儀

9.3.1展覽會展覽會是指企業(yè)為了介紹本單位業(yè)績，展示本單位的成果，推銷本單位產(chǎn)品或效勞，以集中陳列實(shí)物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣傳性聚會活動(dòng)。9.3.2展覽會的準(zhǔn)備1〕明確展覽會的主題2〕確定時(shí)間、地點(diǎn)3〕展覽內(nèi)容的宣傳4〕展覽會的布展制作5〕平安保衛(wèi)事項(xiàng)6〕輔助效勞工程7〕經(jīng)費(fèi)的預(yù)算9.2.3展覽會中的禮儀要求1〕參展方人員的禮儀〔1〕企業(yè)的工作人員要注意自己的形象，穿著應(yīng)莊重。〔2〕企業(yè)的工作人員要善于運(yùn)用解說技巧，要以熱情、誠懇的原那么接待每一位參觀者。〔3〕企業(yè)的工作人員應(yīng)恪盡職守、各盡其責(zé)，認(rèn)真做好產(chǎn)品的宣傳推廣工作?！?〕企業(yè)的講解員要注意語言流暢，語句清晰、聲音洪亮，對于介紹的內(nèi)容要實(shí)事求是，并突出企業(yè)展品特色，必要時(shí)還可做一些現(xiàn)場示范。2〕主辦方人員禮儀〔1〕主辦方工作人員要注意形象，穿著要莊重、舉止要文雅?！?〕搞好與各參展單位的關(guān)系，做好各項(xiàng)效勞工作?！?〕主辦方人員應(yīng)自覺樹立防損、防盜、防火