公司客戶接待管理制度

公司客戶接待管理制度接待管理制度為了規(guī)范公司各項(xiàng)接待管理工作，特制訂本制度。本制度適用于公司各級(jí)接待費(fèi)用的申請(qǐng)、審批和核銷。接待參觀公司各類接待由公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，其他部門未經(jīng)許可一律不得私自安排接待（包含住宿、就餐、旅游、參觀等）。接待要求如下：-貴賓、團(tuán)體：包括社會(huì)名流以及國(guó)內(nèi)外大型企業(yè)的負(fù)責(zé)人、學(xué)?；蛏鐣?huì)團(tuán)體等?；境绦?yàn)椋汗拘姓拷拥絹?lái)訪、參觀通知→行政部請(qǐng)示公司相關(guān)負(fù)責(zé)人同意并簽署意見(jiàn)后迅速辦理→行政部擬定接待方案或接待指南報(bào)行政主管審核、行政總監(jiān)審批→行政部指定專人將方案或指南發(fā)放給相關(guān)責(zé)任人、部門和單位→行政部統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)做好接待準(zhǔn)備工作→相關(guān)人員按既定方案完成接待任務(wù)（安排講解、會(huì)務(wù)、進(jìn)餐、住宿、旅游等）→送客人離開(kāi)。-客商：包括商家代表、新客戶及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)人員?；境绦?yàn)椋汗拘姓拷拥絹?lái)訪參觀通知→行政部擬定接待方案報(bào)行政主管審核、總監(jiān)審批→行政部指定專人將方案發(fā)放給相關(guān)責(zé)任人、部門和單位→行政部統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)做好接待準(zhǔn)備工作→按既定方案完成接待任務(wù)（安排講解、會(huì)務(wù)、進(jìn)餐、住宿、旅游等）→送客人離開(kāi)。-遇到臨時(shí)性和緊急性接待任務(wù)，由公司行政部及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人、部門及單位做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按要求完成接待任務(wù)。接待用餐用餐地點(diǎn)和審批程序如下：-各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各類參觀考察團(tuán)等到公司考察、調(diào)研，接待用餐原則上必須安排在公司食堂。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要來(lái)賓如需在外進(jìn)餐，必須經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批。否則，由此產(chǎn)生的費(fèi)用一律由經(jīng)辦人承擔(dān)，且財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。-公務(wù)接待：由各相關(guān)部門填寫“接待申請(qǐng)單”，報(bào)行政部部長(zhǎng)審批同意后，安排用餐。若需在其他餐館安排進(jìn)餐，執(zhí)行以下流程：相關(guān)部門提出申請(qǐng)→行政部部長(zhǎng)審批→行政主管統(tǒng)籌安排用餐并做好用餐登記。-公司內(nèi)部所有接待用餐一律實(shí)行“接待申請(qǐng)單制”（審批程序必須符合本制度相關(guān)規(guī)定），標(biāo)準(zhǔn)原則上按元/人予以安排。元以下標(biāo)準(zhǔn)客餐（含元）部門負(fù)責(zé)人審批，元以上標(biāo)準(zhǔn)客餐（含元）須報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批，元以上標(biāo)準(zhǔn)客餐（含元）須報(bào)副總審批。如下：5.2.1、接待住宿需提前至少3天向行政主管提交“接待申請(qǐng)單”，并注明住宿時(shí)間、人數(shù)、房型等詳細(xì)信息。5.2.2、行政主管根據(jù)實(shí)際情況審核并簽字確認(rèn)后，報(bào)行政總監(jiān)核實(shí)、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、分管副總或總經(jīng)理審批后，方可安排住宿。5.2.3、住宿結(jié)束后，用房部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人須認(rèn)真核實(shí)房費(fèi)、雜費(fèi)消費(fèi)情況，并在住宿單上據(jù)實(shí)簽字（要求字跡工整、易識(shí)別，注明接待事由，簽姓名及手機(jī)號(hào)碼），行政主管審核確認(rèn)。5.2.4、簽約協(xié)議酒店對(duì)未按程序申請(qǐng)住宿的部門或個(gè)人給予掛帳處理的，其費(fèi)用一律由簽約協(xié)議酒店或其他賓館自行承擔(dān)，財(cái)務(wù)部不予結(jié)算相關(guān)費(fèi)用。5.3、費(fèi)用結(jié)算5.3.1、在公司的簽約協(xié)議酒店安排住宿，由簽約酒店財(cái)務(wù)部按月整理、匯總公司住宿消費(fèi)清單，并據(jù)實(shí)開(kāi)具消費(fèi)發(fā)票（“接待申請(qǐng)單”附后），經(jīng)公司行政主管簽字確認(rèn)，報(bào)行政總監(jiān)核實(shí)、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、分管副總或總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部方能結(jié)算費(fèi)用。5.3.2、由行政部行政主管負(fù)責(zé)安排客人在簽約酒店、賓館住宿的，根據(jù)實(shí)際消費(fèi)情況，每季度（或半年）由行政主管到各酒店核對(duì)消費(fèi)清單，并按合同協(xié)議條款審核確認(rèn)后據(jù)實(shí)開(kāi)具住宿發(fā)票，報(bào)行政總監(jiān)核實(shí)、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、分管副總或總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部方能結(jié)算費(fèi)用。5.3.3、各部門按照分管副總指示，在各簽約協(xié)議酒店、賓館安排住宿的，由經(jīng)辦人據(jù)實(shí)開(kāi)具住宿發(fā)票，經(jīng)分管副總簽字、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部方能結(jié)算費(fèi)用。5.2.1、對(duì)于公務(wù)接待，行政部的主管需要填寫“接待申請(qǐng)單”，并且需要經(jīng)過(guò)行政總監(jiān)的審批同意后，再進(jìn)行住宿的統(tǒng)籌安排。5.2.2、對(duì)于部門接待，部門工作人員需要向行政部的主管提出申請(qǐng)，填寫“接待申請(qǐng)單”，并經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人的審核（超過(guò)三天需要分管副總的審批同意），然后由行政部進(jìn)行住宿的統(tǒng)籌安排。5.3、相關(guān)要求5.3.1、公司內(nèi)部所有接待住宿都必須遵守“接待申請(qǐng)單制”（審批程序必須符合本制度相關(guān)規(guī)定）。如果遇到特殊情況無(wú)法提前到接待辦填寫“接待住宿單”，部門負(fù)責(zé)人需要口頭向行政部行政主管提出住宿申請(qǐng)。入住后，必須在一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。5.3.2、客人住宿安排標(biāo)準(zhǔn)為2人/間，安排普標(biāo)。如果有特殊情況需要提高標(biāo)準(zhǔn)，必須經(jīng)過(guò)公司分管副總或總經(jīng)理的批準(zhǔn)。5.3.3、如果來(lái)訪客人、住宿人數(shù)等發(fā)生變化或需要取消預(yù)訂住宿，預(yù)訂住宿部門負(fù)責(zé)人或該部門工作人員必須及時(shí)告知行政主管。行政主管會(huì)根據(jù)實(shí)際情況合理調(diào)整或及時(shí)與賓館溝通取消預(yù)訂住宿。如果因?yàn)闇贤ú患皶r(shí)導(dǎo)致接待安排不周或造成浪費(fèi)，預(yù)訂住宿部門負(fù)責(zé)人需要承擔(dān)一切責(zé)任和損失。如果因?yàn)榻y(tǒng)籌協(xié)調(diào)不到位造成接待工作失誤或人為浪費(fèi)，行政主管需要承擔(dān)一切責(zé)任和損失。5.3.4、住宿結(jié)束后，負(fù)責(zé)接待的部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人必須認(rèn)真核實(shí)房型、房號(hào)、住宿時(shí)間及房間物品消費(fèi)情況，并在住宿單上據(jù)實(shí)簽字（要求字跡工整、易識(shí)別，注明接待事由簽姓名及手機(jī)號(hào)碼），行政主管審核確認(rèn)。5.3.5、任何部門或個(gè)人不得以公司或部門名義私自在公司簽約酒店或其他賓館訂房間。否則所發(fā)生的費(fèi)用一律由經(jīng)辦人承擔(dān)，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。5.3.6、如果公司簽約酒店或其他賓館對(duì)未按程序申請(qǐng)住宿的部門或個(gè)人給予掛賬處理，其費(fèi)用一律由簽約酒店或其他賓館自行承擔(dān)，財(cái)務(wù)部不予結(jié)算相關(guān)費(fèi)用。5.3.7、如果客戶來(lái)公司辦理業(yè)務(wù)需要安排住宿，老客戶本人需要按元/天/間支付房費(fèi)（普標(biāo)）。首次來(lái)公司的新客戶由公司承擔(dān)住宿費(fèi)用。行政部按照本制度規(guī)定的接待流程進(jìn)行安排。5.4、費(fèi)用結(jié)算5.4.1、在公司簽約酒店或賓館用餐、住宿的，簽約酒店財(cái)務(wù)部需要按月整理、匯總公司用餐、住宿消費(fèi)清單，并據(jù)實(shí)開(kāi)具消費(fèi)發(fā)票（“接待申請(qǐng)單”附后）。經(jīng)過(guò)行政主管簽字確認(rèn)，報(bào)行政總監(jiān)核實(shí)、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、分管副總或總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部方能結(jié)算費(fèi)用。5.4.2各部門需按照分管副總的指示，在簽約酒店接待客人用餐和住宿時(shí)，經(jīng)辦人需要開(kāi)具住宿發(fā)票，然后由分管副總簽字，副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核，分管副總或總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部才能結(jié)算費(fèi)用。6接待旅游6.1旅游地點(diǎn)6.1.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、參觀考察團(tuán)、商家代表、新客戶以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的人員等，需要到公司考察、調(diào)研等，接待旅游景區(qū)原則上只能安排在本市景點(diǎn)。6.1.2如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或重要來(lái)賓需要在本市周邊其他景區(qū)或本市以外的景區(qū)參觀旅游，必須經(jīng)過(guò)公司總經(jīng)理的審批同意。否則，由經(jīng)辦人承擔(dān)由此產(chǎn)生的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。6.2審批程序旅游申請(qǐng)一般在“接待方案”或“接待申請(qǐng)單”中一同報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，由接待辦統(tǒng)籌安排執(zhí)行。6.3相關(guān)要求6.3.1公司內(nèi)部所有接待旅游一律實(shí)行“接待申請(qǐng)單制”（審批程序必須符合本制度相關(guān)規(guī)定）。如果遇到特殊情況無(wú)法提前到行政部填寫“接待申請(qǐng)單”，經(jīng)辦人需要口頭（或電話）向行政部行政主管說(shuō)明情況，旅游結(jié)束后需要在一日內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。6.3.2如果來(lái)訪客人、旅游人數(shù)等發(fā)生變化或需要取消預(yù)訂旅游，經(jīng)辦人或公司陪同人員需要及時(shí)告知行政部行政主管，由行政主管根據(jù)實(shí)際情況做出合理調(diào)整或及時(shí)與旅游公司溝通取消預(yù)訂旅游。如果由于溝通不及時(shí)，導(dǎo)致接待安排不周或造成人為浪費(fèi)，由經(jīng)辦人或公司陪同人員承擔(dān)一切責(zé)任和損失；如果由于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不到位，造成接待工作失誤或人為浪費(fèi)，由行政部行政主管承擔(dān)一切責(zé)任和損失。所有旅游行程必須有經(jīng)辦人或公司陪同人員參與服務(wù)和督導(dǎo)。6.3.3任何部門或個(gè)人不得以公司或部門名義私自預(yù)定旅游路線，否則由經(jīng)辦人承擔(dān)由此產(chǎn)生的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。6.3.4公司簽約旅游公司或其他旅游公司對(duì)未按程序申請(qǐng)的部門或個(gè)人給予掛帳處理的，其費(fèi)用一律由旅游公司自行承擔(dān)，財(cái)務(wù)部不予結(jié)算相關(guān)費(fèi)用。7接待用煙、酒水管理7.1管理部門公司各類會(huì)議、接待、大型活動(dòng)及外出辦事所需的禮品酒、飲料、煙等，全部歸口公司行政部統(tǒng)一管理、領(lǐng)用。7.2客情用酒水管理及審批程序7.2.1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及社會(huì)各界朋友來(lái)公司視察、參觀、調(diào)研等需要贈(zèng)送禮品酒時(shí)，由公司分管副總審核、副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)）審核、分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部負(fù)責(zé)辦理并做好出庫(kù)登記手續(xù)。7.2.2、公司各部門人員外出辦事時(shí)，若需要贈(zèng)送禮品酒和飲料，需經(jīng)行政總監(jiān)審核、分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部行政主管負(fù)責(zé)辦理并做好出庫(kù)登記手續(xù)。7.2.3、公司安排用餐時(shí)，只允許選用一般性酒水（公司副總經(jīng)理及以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)親自參與的接待除外）。貴賓來(lái)公司視察、參觀、調(diào)研、檢查指導(dǎo)工作以及特殊的會(huì)議、活動(dòng)，根據(jù)公司參與接待的領(lǐng)導(dǎo)和客人的需求安排酒水。7.2.4、客情用酒需由各相關(guān)部門提出申請(qǐng)，行政部行政主管核準(zhǔn)，總監(jiān)審批后負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)用手續(xù)。若因請(qǐng)假、出差等原因無(wú)法親自到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)，需經(jīng)分管副總同意后可委托他人辦理。7.2.5、未嚴(yán)格履行審批手續(xù)，私自行取酒、飲料等，財(cái)務(wù)部不予結(jié)賬，費(fèi)用由經(jīng)辦人全額承擔(dān)。7.3、請(qǐng)客用煙管理及審批程序7.3.1、公司組織召開(kāi)的各類會(huì)議及內(nèi)部接待座談會(huì)，不提供香煙。7.3.2、特殊性接待或會(huì)議用煙，由行政部行政主管統(tǒng)一安排人員購(gòu)買并指定專人做好用煙登記，建立用煙臺(tái)帳。審批程序：經(jīng)辦人申請(qǐng)→各分管副總審核。7.3.3、未嚴(yán)格履行審批手續(xù)，私自購(gòu)買接待用煙，財(cái)務(wù)部不予結(jié)賬，費(fèi)用由經(jīng)辦人全額承擔(dān)。7.4、相關(guān)要求7.4.1、行政部必須嚴(yán)格按照審批、發(fā)放、領(lǐng)用、出入庫(kù)登記程序管理煙及酒水。領(lǐng)用人必須親筆簽字，經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后方可發(fā)放。7.4.2、客情用品因保管不善造成損失的，由相關(guān)責(zé)任人全額賠償。7.4.3、任何部門、個(gè)人在參與接待時(shí)嚴(yán)禁私自在簽約酒店、賓館、酒店拿煙及酒水等物資。否則，所發(fā)生的費(fèi)用由賓館或經(jīng)辦人自行承擔(dān)，公司不予核銷相關(guān)費(fèi)用。8、每月行政部對(duì)各部門接待費(fèi)用進(jìn)行