文件管理制度

HR的春天里知識(shí)旗艦店第第頁(yè)文件管理制度一、目的、意義為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。

二、適用范圍本制度適用公司全體員工。三、主管部門(mén)辦公室四、具體條款4.1文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)主管單位函、電、來(lái)文，合作單位函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

4.2公文的簽收

1)公司所有文件（除領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由行政專(zhuān)員登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，行政專(zhuān)員需注意檢查封口，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2)對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

4.3公文的編號(hào)保管

1)行政專(zhuān)員拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“來(lái)文處理卡”，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

2)本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交行政專(zhuān)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

4.4公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1)凡正式文件均需由辦公室主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，行政專(zhuān)員分送領(lǐng)導(dǎo)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2)一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政專(zhuān)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。

4.5文件的傳閱與催辦

1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交行政專(zhuān)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4）各位閱辦人在文件閱完后，應(yīng)交行政專(zhuān)員，不要橫傳。

5）辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

4.6發(fā)文的規(guī)定

1)公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在辦公室，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2)各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可按公司規(guī)定發(fā)文。3)影響較大，涉及多個(gè)部門(mén)的文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。4.7發(fā)文的范圍

1)凡是以辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、通知、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2)辦公室下發(fā)文件主要用于：

A、公布公司規(guī)章制度；

B、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

C、公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)；

D、公布公司重大管理、活動(dòng)、生活福利等工作的決定；

E、發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

F、其他有關(guān)重大事項(xiàng)。

3)日常工作中，有關(guān)圖紙、方案、審批工作、安排部署、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

4)各部門(mén)會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》等形式保存或傳遞。4.8發(fā)文程序與要求

1)各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；

2)辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應(yīng)以工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3)因公司工作需要發(fā)文，由辦公室在領(lǐng)導(dǎo)授意下草擬文件初稿；4)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、用鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

5)文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附《文件簽發(fā)審批表》，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；

6)辦公室主管應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位或擬稿人重新擬稿；

7)經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送行政副總核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

8)對(duì)審核時(shí)修改較多、有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；

9)需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；

10)文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定送領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

11)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室行政專(zhuān)員統(tǒng)一編號(hào)打印；

12)文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

13)文件打印完畢后，再由行政專(zhuān)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。4.9文件的借閱和清退1)各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，按照《檔案管理規(guī)定》中的有關(guān)要求辦理手續(xù)后方可。

2)行政專(zhuān)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的文件限期清退，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.10文件的歸檔范圍

1)凡下列文件統(tǒng)一由行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)歸檔：

A、上級(jí)主管單位來(lái)文；

B、辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和公司的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

C、公司例會(huì)、高層例會(huì)以及公司其他重要會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要；

D、參加各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；

E、反映公司先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像、報(bào)刊等物品；

F、公司大事記。

2)各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4.11立卷要求

1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔；

2)立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；。

3)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；

4)上年度形成的文件材料，要求在下年度3月底以前整理完；5)每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后，銷(xiāo)售經(jīng)理負(fù)責(zé)在一周內(nèi)完成項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告，兩周內(nèi)將該項(xiàng)目全案資料整理移交辦公室。辦公室主管負(fù)責(zé)在一周內(nèi)立卷歸檔。4.12文件的銷(xiāo)毀1