行政事業(yè)單位檔案保管制度

局檔案保管制度為了維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，最大限度的延長(zhǎng)使用壽命，特制定如下保管制度：第一條檔案庫(kù)房專(zhuān)人管理，庫(kù)房管理人員對(duì)所管理檔案的安全負(fù)責(zé)。第二條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，未經(jīng)允許，非工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入。第三條檔案出入庫(kù)房實(shí)行登記，并檢查、校對(duì)，做到帳物相符。第四條檔案的接收、移出、外借必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)，借出的檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。定期全面檢查室藏檔案情況，檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)必須辦理檔案交接手續(xù)。第五條入庫(kù)檔案必須經(jīng)規(guī)范整理，外觀整齊統(tǒng)一，目錄規(guī)范。第六條檔案上架按照歸檔材料類(lèi)別、載體類(lèi)型分別按順序擺放在密集架內(nèi)依次自上而下，從左到右的順序豎立排放，合理規(guī)劃存放空間。庫(kù)房?jī)?nèi)掛有相關(guān)檔案資料管理制度和存放示意圖。第七條膠片、錄像帶、磁帶按編號(hào)順序排列，存放于專(zhuān)用的防磁柜內(nèi)。第八條檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。做好檔案防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫，防蟲(chóng)蛀、防鼠咬的措施。紙質(zhì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫度要控制在14～24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%之間，電子檔案各種磁性載體庫(kù)房的溫度應(yīng)在15℃～27℃，相對(duì)濕度應(yīng)為40%～60%；光盤(pán)檔案的保管溫度應(yīng)是14℃～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)為45%～60%。第九條電子檔案應(yīng)存放在防磁柜中，防止磁場(chǎng)、灰塵、光線、有害氣體和強(qiáng)烈機(jī)械震動(dòng)對(duì)載體的不良影響，單片載體應(yīng)該裝盒保管，豎立存放，并且要避免擠壓，以防止劃傷載體。第十條對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。第十一條電子檔案的保管以不上網(wǎng)服務(wù)器備份為主，光盤(pán)備份為輔。第十二條庫(kù)房監(jiān)控系統(tǒng)全天24小時(shí)開(kāi)啟，對(duì)庫(kù)房情況實(shí)時(shí)監(jiān)控。下班時(shí)，應(yīng)開(kāi)啟庫(kù)房安防系統(tǒng)設(shè)置在布防狀態(tài)，同時(shí)將庫(kù)房電源總閘拉下。第十三條每天下班和節(jié)假日值班人員應(yīng)作好安全檢查，切斷庫(kù)房?jī)?nèi)所有電源。節(jié)假日前后對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。第十四條檔案庫(kù)房應(yīng)干凈、整潔，每周地面及柜架表面清潔衛(wèi)生一次。每月或季度對(duì)檔案進(jìn)行一次除塵。在密集架和檔案柜內(nèi)放置驅(qū)蟲(chóng)防霉藥物，并定期更換。第十五條每月對(duì)密集架、防磁柜、底圖柜、聲像柜等檔案裝具進(jìn)行檢查，確保其正常開(kāi)啟。各種裝具僅在檔案存取時(shí)打開(kāi)，其他時(shí)間應(yīng)關(guān)閉。第十六條定期開(kāi)展紙質(zhì)實(shí)體檔案的三核對(duì)工作，對(duì)字跡褪變、損壞的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。磁性檔案載體每?jī)赡赀M(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；磁帶應(yīng)每隔四年轉(zhuǎn)存一次；光盤(pán)每四年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。第十七條庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃易爆危險(xiǎn)品以及對(duì)檔案保護(hù)不利的其它物品。嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無(wú)關(guān)的各類(lèi)雜物品，要保持整潔。第十八條不得竊取