商務(wù)文書寫作實務(wù)第2版課件

模塊四商務(wù)會議文書模塊四商務(wù)會議文書商務(wù)文書寫作實務(wù)(第2版）書名：商務(wù)文書寫作實務(wù)(第2版）書號：978-7-111-57171-1作者：周俊玲出版社：機械工業(yè)出版社商務(wù)文書寫作實務(wù)(第2版）書名：商務(wù)文書寫作實務(wù)(第2版）要點本模塊由寫作會議通知、會議議程、日程、會議記錄3個項目構(gòu)成。通過項目訓(xùn)練，旨在使學(xué)生了解會議通知、會議議程、日程、會議記錄的含義、特點與作用，掌握其寫作格式、結(jié)構(gòu)與要求，能夠結(jié)合實際工作擬寫規(guī)范的會務(wù)文書。培養(yǎng)學(xué)生逐步具備會議策劃和組織服務(wù)的自覺意識。要點本模塊由寫作會議通知、會議議程、日程、會議記錄3個項目構(gòu)重點會議通知的結(jié)構(gòu)和寫法。會議議程、日程的結(jié)構(gòu)和寫法。會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法。重點難點會議議程的安排。提高會議記錄的效率。本模塊中各文種的病文析改。難點

項目一

會議通知學(xué)習(xí)目標：1．了解市會議通知的含義、特點、分類和作用；

2．掌握會議通知的結(jié)構(gòu)和寫法；3．能根據(jù)任務(wù)要求，規(guī)范地擬寫和修改會議通知。項目一會議通知學(xué)習(xí)目標：情境任務(wù)：根據(jù)總公司關(guān)于國慶節(jié)前開展安全大檢查工作的要求，美味食品公司廣州分公司安全生產(chǎn)綜合治理辦公室于9月12日召開節(jié)前安全檢查工作會議，對有關(guān)安全檢查的方法、步驟和要求做出了布置。要求：請根據(jù)以上情境，以美味食品公司廣州分公司安全生產(chǎn)綜治辦的名義擬寫一份會議通知。情境任務(wù)：根據(jù)總公司關(guān)于國慶節(jié)前開展安全大檢查工作的要求，美任務(wù)分析：

會議組織方能否將參會信息清晰、準確、完整地傳達給參會者直接關(guān)系到會議召開是否成功。完成此任務(wù)，首先要明確召開此次會議的背景、目的、會議的議題、時間、地點、參會人員、要求這樣一些基本事項；其次，要清楚會議通知的結(jié)構(gòu)寫法與語言表述；最后，要將擬寫好的會議通知及時下達給有關(guān)部門和個人。只有這樣，才能保證會議的如期舉行。任務(wù)分析：會議組織方能否將參會信息清晰、準確學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議通知的概念通知是運用最為廣泛的下行文，作為其中重要的組成部分——會議通知也是企事業(yè)單位眾多的會務(wù)文書中最為常見的。會議通知是一種用于發(fā)布會議的基本要素，要求與會人員共同執(zhí)行、辦理或者周知的文書，是會議組織者和與會人員之間會前溝通的重要途徑。發(fā)布會議通知是會前工作的重要環(huán)節(jié)。學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議通知的概念二、會議通知的特點（一）告知性（二）指導(dǎo)性（三）時效性二、會議通知的特點三、會議通知的種類如按通知的形式可分為口頭通知和書面通知。按通知的性質(zhì)可分為預(yù)備性通知和正式會議通知.按會議通知的發(fā)布方式，常分為文件式、備忘錄式、請柬式和張貼式會議通知四種。三、會議通知的種類技能點一、會議通知的結(jié)構(gòu)和寫法（一）標題會議通知標題常見的寫法有三種形式：（1）只標明文種，即《通知》或《會議通知》，如果是請柬式會議通知，標題就是《請柬》或《邀請函》（2）會議名稱＋通知，如《關(guān)于召開××?xí)h的通知》（3）單位名稱＋會議名稱＋通知，如《廣州大學(xué)關(guān)于召開××?xí)h通知》技能點一、會議通知的結(jié)構(gòu)和寫法（二）通知對象通知對象就是會議通知的接收方，可以是具體的某個單位，如“××公司”，若是很多單位，則可用統(tǒng)稱，如“各分公司”或?qū)讉€單位并列列出。通知對象也可以是個人，通常直接寫參會者姓名和職務(wù)。（二）通知對象（三）正文正文是會議通知的主要組成部分，一般包括以下幾個內(nèi)容：1、會議的目的、召開本會議的背景、會議名稱和主題。會議通知在說明具體參會條款之前有的會有前言，可以寫出會議召開的背景即會議召開的依據(jù)、召開本次會議要達成的目的、會議組織方和會議的名稱，會議議題和討論的提綱，如果是學(xué)術(shù)報告會，則在開頭寫明報告者的姓名、身份和報告的內(nèi)容。如“在××（背景、形勢）下，為了××（目的），××（會議組織方單位名稱）特決定舉辦××?xí)h（會議名稱），具體事項通知如下”。（三）正文2、會議時間包括具體日期即會議開始和結(jié)束的時間，會期長的還要寫清楚報到的時間。需要注意的是會議召開的時間通常要具體到某時某分，而不是籠統(tǒng)的某一天或上午。3、會議的地點會議地點即會議召開的具體地方，應(yīng)寫清楚會場所在的城市、地名、路名、門牌號、單位名稱、樓號和房號等，如果參會者中有外地或外國的，最好附上乘車路線圖，標明地理位置及到達的主要交通方式以供參考。2、會議時間4、參會對象參會對象指的是具體的參會人員構(gòu)成，包括人數(shù)、姓名、職務(wù)或部門，有時根據(jù)需要還要明確參會者的身份特征，如是出席還是列席，有時會議組織方為了達到一定的會議規(guī)模，還會規(guī)定每個參會單位參加會議的人數(shù)。4、參會對象5、其他事項在會議通知中，有時還會補充一些其他需要注意的事項。如參會要求，讓參會者事先準備好相關(guān)資料及看法；參加會議的費用；報名方式及確認方式；入場憑證；籌備會議的負責(zé)人姓名和聯(lián)絡(luò)方式（如會議組織方的單位名稱、地點、郵編、電話、傳真、網(wǎng)址、銀行賬號等）；是否出席會議的答復(fù)期限等。5、其他事項（四）落款和日期在會議通知的結(jié)尾處寫明主辦單位名稱和成文時間并加蓋公章。有的會議通知還會附上回執(zhí)或報名表，一般包括參會者的單位、姓名、年齡、性別、職稱、預(yù)定回程票及食宿的需求等內(nèi)容，要求對象在相應(yīng)的期限內(nèi)填寫好后寄回，以便統(tǒng)計參會人數(shù)和安排會務(wù)接待。（四）落款和日期二、寫作要求（一）行文思路清晰，表述明確。（二）要素齊備。（三）語言簡潔。范例評析二、寫作要求任務(wù)實施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點，并完成寫作任務(wù)。任務(wù)實施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點，并完成寫作任務(wù)。拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一

病文修改參考答案1.標題不規(guī)范，事由概括不當。改為“關(guān)于召開布置開展增產(chǎn)節(jié)約勞動競賽活動會議的通知”或“關(guān)于布署增產(chǎn)節(jié)約勞動競賽的會議通知”。2.主送單位黨政未分不妥。總公司不能向各車間黨支部下發(fā)通知。3.通知緣由敘述不全?！啊顒?，為此召開活動布署工作會議。現(xiàn)將有關(guān)會議事項通知如下”。4.與會人員不明確，不應(yīng)加“等”字。5.要求有歧義。會議是布置開展活動的，若帶經(jīng)驗材料，也應(yīng)該是帶本單位“以往”開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽活動的經(jīng)驗材料。6.“10月4日前來報到”有歧義。應(yīng)改為“10月4日上午8：00到××公司招待所一樓總臺報到”。7.內(nèi)容不夠嚴密。如果與會人員單位離總公司很遠，則還應(yīng)補充說明會議食宿安排及費用。8.結(jié)束語改為“特此通知”9.落款加蓋印章。拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改項目二

會議議程、日程

學(xué)習(xí)目標1.了解會議議程的概念2.認識會議議程與會議議題的關(guān)系3.掌握會議議程、日程的寫作結(jié)構(gòu)4.能夠規(guī)范寫作會議議程、日程項目二會議議程、日程

學(xué)習(xí)目標情境任務(wù)按照集團全年銷售工作部署，為分析總結(jié)上半年銷售工作并對三季度銷售工作做出安排，味美食品有限公司廣州分公司定于2017年7月10日9：00——11：30在集團綜合辦公一樓多功能會議廳召開上半年銷售工作會議，會議由總經(jīng)理主持，各部門主管、各分區(qū)負責(zé)人參加，市場部主管、分區(qū)辦事處主管分別作上半年工作匯報，總經(jīng)理作會議總結(jié)并致辭。為了保障會議順利有序的進行，公司辦公室除了及時向各部門下發(fā)會議通知外，還需做好當天會議議程的安排。

請代公司辦公室秘書起草該會議議程。情境任務(wù)按照集團全年銷售工作部署，為分析總結(jié)上半年銷售工作并任務(wù)分析通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，及時獲得有效信息。會議議程是一個溝通的平臺，一個高效的會議管理工具。制定一份優(yōu)秀的會議議程，需要對整個會議有較好的把控。完成此任務(wù)，首先要掌握會議的相關(guān)情況，比如明確會議召開的背景、目的、名稱、時間、地點、參會人員、會議主題等一些基本事項；其次要掌握會議議程的結(jié)構(gòu)寫法。任務(wù)分析通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議議程的概念會議議程是對己確定的會議議題列出的先后順序。日程是對會議活動逐日做出的安排，是議程的具體化，也是會議有條不紊、有序進行的有效保證。二、會議議程與會議議題的關(guān)系議題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務(wù)，是每次會議要研究的主題。安排議題前，先要收集和篩選。議程是對會議議題進行的順序性安排，是會議議題的具體體現(xiàn)。兩者相輔相依，相互依存。學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議議程的概念三、會議議程的確定確定議程須注意：一是要把同類性質(zhì)的議題排在一起，不能把屬于不同體系、互不聯(lián)系的議題列在一起；二是按輕重緩急程度，重要的、緊急的問題先討論；三是把保密性較強的議題放在會議后面，以便讓無關(guān)的與會代表退席后再行商討；四是尊重本單位業(yè)已形成的習(xí)慣和傳統(tǒng)，外資企業(yè)中安排議程的習(xí)慣常常與內(nèi)地習(xí)慣不一樣。安排議題后，要送秘書部門負責(zé)同志審核，最后由單位領(lǐng)導(dǎo)同志審定。需更改或撤銷原定議題時，秘書應(yīng)無條件服從。三、會議議程的確定技能點一、會議議程的結(jié)構(gòu)和寫法一般包括兩部分:（一）標題：“會議內(nèi)容+文種”。如：“水利工作會議議程”。（二）正文：按一定先后順序，逐項列出各項議題條款。標注議程時一定要對議題內(nèi)容進行高度提煉和概括，語言要簡潔。技能點一、會議議程的結(jié)構(gòu)和寫法二、會議日程的結(jié)構(gòu)和寫法1．標題“會議內(nèi)容+文種”。如：“員工培訓(xùn)工作會議日程”。2．正文通常用表格或條款方式寫明以下內(nèi)容：會議日期、主持人、具體時間、活動內(nèi)容、召集人、地點、其他（包括會議期間各項活動的安排，就餐的時間、地點等等都應(yīng)該交代清楚）。二、會議日程的結(jié)構(gòu)和寫法三、寫作要求（一）語言簡潔，高度概括議題內(nèi)容。（二）日程安排中所有有關(guān)會議的事項都一定要具體翔實地交代清楚，并與相關(guān)部門落實到位。范例評析三、寫作要求任務(wù)實施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點，并完成寫作任務(wù)。任務(wù)實施各小組討論情境任務(wù)的寫作要點，并完成寫作任務(wù)。拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一

病文修改參考答案1、缺少標題，應(yīng)加上“懇談會會議日程”2、刪除“會議程序”改為“主持人：王XX”3、一至十點，每點前應(yīng)注明具體時間（參照例文2），而不是在括號中注明時間的長短，如第一點應(yīng)改為“一、8：00-8：03主持人公布會議開始”4、刪掉第一點和第十點主持人說的話語。拓展訓(xùn)練訓(xùn)練一病文修改項目三

會議記錄學(xué)習(xí)目標1.了解會議記錄的概念和特點2.了解會議記錄的構(gòu)成要素3.了解會議記錄的寫作結(jié)構(gòu)4.能夠規(guī)范寫作會議記錄項目三會議記錄學(xué)習(xí)目標情境任務(wù)為了貫徹“安全第一、預(yù)防為主”的方針，建立安全和諧的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境，減少事故的發(fā)生，降低安全風(fēng)險，增強企業(yè)形象和效益，億利食品有限公司于3月13日上午，隆重召開了以“安全生產(chǎn)，重于泰山”為主題的安全生產(chǎn)會議，公司主要領(lǐng)導(dǎo)、各車間主管參加了此次會議，辦公室秘書李文對此次會議進行了記錄。請根據(jù)會議發(fā)言情況，做好會議記錄。情境任務(wù)為了貫徹“安全第一、預(yù)防為主”的方針，建立安全和諧的任務(wù)分析完成此任務(wù)，首先要掌握會議組織的基本情況（如會議目的、名稱、時間、地點、參會人員等），這是做好會議記錄的基礎(chǔ)；其次要抓住會議的主題，這樣在做會議記錄時才能抓住重點；再次要清楚會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法；最后要做好會后整理工作。任務(wù)分析完成此任務(wù)，首先要掌握會議組織的基本情況（如會議目的學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議記錄的概念會議記錄是真實記載會議情況、會議報告、討論發(fā)言、會議決議等內(nèi)容的文字材料。學(xué)習(xí)指引：知識點一、會議記錄的概念二、會議記錄的特點（一）準確（二）迅速二、會議記錄的特點三、會議記錄的種類按會議性質(zhì)來分：（一）辦公會議記錄。記錄機關(guān)或企事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作開會進行討論、研究、議決的情況。（二）專題會議記錄。專門記述各類專題會議討論、研究的情況與成果。三、會議記錄的種類技能點一、會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法會議記錄的寫作有固定的格式，一般由三部分組成：（一）會議標題一般寫法：單位名稱+會議事由（含屆、次）+“記錄”如：“××公司第×次辦公會議記錄”技能點一、會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法（二）會議組織情況

主要包括：①會議日期。寫明年、月、日，必要時應(yīng)注明具體時間。②會議地點。寫明會議場所名稱，即“××?xí)h室”。③會議主持人。寫明主持人姓名及職務(wù)。④與會人員或參加人員。人數(shù)不多的重要會議，按順序?qū)懬迮c會人員的單位、姓名、職務(wù)；人數(shù)很多的會議，只寫與會人的范圍和總?cè)藬?shù)以及主要領(lǐng)導(dǎo)的姓名和職務(wù)，缺席人員應(yīng)注明缺席原因；另外寫上記錄人姓名，以示負責(zé)。（二）會議組織情況（三）會議進行情況

主要寫會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會議決議等。具體內(nèi)容：①會議議題和會議主持人的啟示性講話。②與會人討論發(fā)言。先寫發(fā)言人的姓名，然后記下他的發(fā)言。在記錄發(fā)言時，有的要詳記，有的可略記。不論是詳記還是略記，都要如實記錄，盡可能記下發(fā)言人原話，切不可憑印象隨意編寫或歪曲他人的原意。③會議決議和會議主持人總結(jié)及結(jié)論性意見。一般在會議的最后由會議主持人予以歸納，記錄人應(yīng)該逐字逐句記下。還要記下與會者對決議的態(tài)度，如果與會者一致同意，則要寫上“一致同意”或“一致通過”。如有異議，則須如實記下不同意見。如有表決，則記下表決票數(shù)。這部分是會議成果的綜合反映，是會議記錄的主體。這一部分是了解會議意圖的主要依據(jù)，是會議成果的綜合反映，是日后備查的重要部分，要著重記錄。（三）會議進行情況（四）尾部會議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫“散會”二字，如中途休會，要寫明“休會”