采購控制程序

1.目的：對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品、供方符合規(guī)定要求。2.范圍：適用于對工程施工所需的原材料、零配件采購、勞務(wù)供方、外協(xié)加工及供方提供服務(wù)的控制；對供方進行尋找、開發(fā)、選擇、評價和控制，供方采購產(chǎn)品的驗證。3.職責(zé)：3.1經(jīng)營部3.1.1負責(zé)按組織的要求組織對供方進行評價，編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案；3.1.2負責(zé)制定《采購計劃》，執(zhí)行采購作業(yè)。3.2經(jīng)營部負責(zé)編制采購物資技術(shù)標準及《采購物資分類明細表》。3.3生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢專員負責(zé)對采購物資的進貨驗證。3.4管理者代表批準《供方評定記錄表》及《合格供方名錄》。3.5總經(jīng)理批準《采購計劃》。4.名詞定義：（略）。5.作業(yè)程序：5.1準備工作5.1.1根據(jù)工程合同的要求，結(jié)合項目質(zhì)量策劃和施工組織設(shè)計，對采購物資和顧客提供物資進行區(qū)分識別，明確項目中的關(guān)鍵和特殊過程，了解掌握可追溯的物資品種范圍。5.1.2明確物資組織人員及主要職能，形成項目物資組織機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖和職能分配表，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，責(zé)任到人。5.1.3根據(jù)施工現(xiàn)場情況，規(guī)劃物資存放地點和區(qū)域，安排適用的庫房，以保證適宜的溫度和安全，創(chuàng)造適宜的物貯存和工作環(huán)境。5.2采購物資分類經(jīng)營部負責(zé)制定采購物資技術(shù)標準及《采購物資分類明細表》，根據(jù)其對隨后的實現(xiàn)過程及其輸出的影響，將采購物資分為三類：5.2.1重要物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響產(chǎn)品使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴重投訴的物資；5.2.2一般物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的批量物資，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資；5.2.3輔助物資：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般包裝材料等。5.3對供方的評價5.3.1經(jīng)營部根據(jù)采購物資技術(shù)標準和施工需要，通過對物資的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較，選擇合格的供方，填寫“供方評定記同類的重要物資和一般物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方。經(jīng)營部負責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)《采購物資分類明細表》規(guī)定的產(chǎn)品類別，明確對供方的控制方式和程度。5.3.2對體系運行前已有多年業(yè)務(wù)往來的物資的供方，如能在質(zhì)量、交貨期、配合度等方面長期保證者，可直接登錄為合格供方，并要求其盡可能提供以下資料，以證實其質(zhì)量保證能力：5.3.2.1質(zhì)量管理體系認證證書；5.3.2.2本組織對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；5.3.2.3本組織及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；5.3.2.4供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況；5.3.2.5供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等；5.3.2.6供方的產(chǎn)品檢測報告等。5.3.2對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經(jīng)樣品測試及小批量試用，測試合格才能供貨，并簽訂合同。5.3.3.1供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供樣品；5.3.3.2生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢員對樣品進行驗證，出具相應(yīng)的驗證報告，并填寫《供方評定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給經(jīng)營部；5.3.3.3樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；5.3.3.4樣品驗證合格后，經(jīng)營部通知供方小批量供貨；經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢員進貨驗證合格后，交生產(chǎn)部試用，并由生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢員出具相應(yīng)試用后的驗證報告，填寫《供方評定記錄表》中相關(guān)欄目，反饋給經(jīng)營部；5.3.3.5小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的經(jīng)管理者代表批準，可列入《合格供方名錄》。5.3.4對于一般物資供方，需要經(jīng)過樣品驗證和小批試用合格，各相關(guān)部門提供評價意見，管理者代表批準后，可列入《合格供方名錄》。5.3.5對于批量供應(yīng)的輔助物資，生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢員在進貨時對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由管理者代表批準后，即可》。對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。5.3.6對于可提供質(zhì)量管理體系認證證書的一般物資及輔助物資的供方，可直接列入《合格供方名錄》，但不能免除上述的對供方評價的過程及以后的復(fù)評。5.3.7供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，經(jīng)營部材料采購專員應(yīng)向供方發(fā)出《糾正和預(yù)防措施處理單》，如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供貨資格。5.3.8經(jīng)營部每年對合格供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫《供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)、配合度等）占20%。評定總分低于60分（或質(zhì)量單項評分低于48分），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，并執(zhí)行5.3.7條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格，不再列為合格供方。5.3.9對外協(xié)加工的供方控制，也應(yīng)執(zhí)行上述條款規(guī)定。5.3.10對服務(wù)供方的控制為組織提供服務(wù)的供方，如運輸公司、檢測、培訓(xùn)機構(gòu)等，也應(yīng)經(jīng)評價合格后方可向組織提供服務(wù)。對國家授權(quán)的計量試驗室，可不再做服務(wù)質(zhì)量評價。5.4對勞務(wù)分包方的控制：5.4.1需進行勞務(wù)分包的分部分項工程，生產(chǎn)技術(shù)部要認真考核，選擇勞務(wù)分包方。5.4.2勞務(wù)分包方，應(yīng)具有相應(yīng)的分部分項工程的施工資質(zhì)證書，其作業(yè)人員需兩證（身份證、職業(yè)資格證）齊全、身體健康、具備所從事勞務(wù)工作的能力；對從事特殊工種的作業(yè)人員，還須有持有特殊作業(yè)資格證。5.4.3生產(chǎn)技術(shù)部須與勞務(wù)分包方簽訂勞務(wù)合同，必要時須經(jīng)公證。勞務(wù)合同應(yīng)包括分部分項工程的工作內(nèi)容、作業(yè)條件、技術(shù)、質(zhì)量、安全及工期要求、勞務(wù)報酬與待遇、勞動紀律、獎懲辦法、雙方責(zé)任，違約處理等要求。5.4.4勞務(wù)分包方進場時，生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員對勞務(wù)分包方所有人員進行必要的技能考核及質(zhì)量、安全、文明施工教育培訓(xùn)，不合格的人員不得上崗作業(yè)或清退。5.4.5作業(yè)前，生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)對勞務(wù)人員進行技術(shù)交底，明確工作任務(wù)、技術(shù)操作要求、質(zhì)量標準和要求、安全要求等；作業(yè)期間，生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員、質(zhì)量員、安全員等對分包工程的技術(shù)、質(zhì)量、安全等進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；作業(yè)完成，經(jīng)營部應(yīng)及時派專業(yè)技術(shù)人員、質(zhì)量員對分包工程進行檢查驗收。5.4.6生產(chǎn)技術(shù)部需對勞務(wù)分包方施工進度、質(zhì)量、安全等進行評價，以便發(fā)布《合格供方名錄》，為公司內(nèi)部選用勞務(wù)分包方提供依據(jù)和方便。5.4.7施工過程、試機和交工驗收階段與顧客溝通，為顧客服務(wù)并征求和聽取用戶意見，不斷改進工作。5.5委托試驗分包方的控制5.5.1當(dāng)公司不具備能力完成物資某項特性復(fù)檢工作或?qū)嶒灩ぷ?，需要外委檢驗時，檢驗部門應(yīng)根據(jù)國家或地方法規(guī)規(guī)定，選擇有資質(zhì)的檢測單位進行委托檢驗。5.5.2選擇檢測單位時，應(yīng)考慮單位的合法資質(zhì)，有省技術(shù)監(jiān)督局計量認可證書，省建設(shè)廳認可的試驗資質(zhì)等級證書；能承擔(dān)本項目特殊內(nèi)容的檢測能力，或是在行業(yè)中享有權(quán)威信譽的；5.5.3所選擇的檢測單位應(yīng)經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位認可；所出具的檢驗報告符合規(guī)定要求。5.6采購5.6.1采購計劃經(jīng)營部材料采購專員根據(jù)工程材料用量計劃、施工進度計劃、庫存情況編制《采購計劃》，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后實施采購。對于臨時采購的物資，相關(guān)部門填寫《臨時采購申請單》，報物資項目部經(jīng)理批準，交經(jīng)營部材料采購專員實施采購?！恫少徲媱潯?、《臨時采購申請單》內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、材質(zhì)、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)條件、交貨時間和地點等，必要時應(yīng)標明產(chǎn)地、廠家、商標、價格等要求，采購廠家必須是評價合格的供方。5.6.2采購計劃的變更5.6.2.1對于市場因素所需物資難于實現(xiàn)采購要求時，經(jīng)營部材料采購專員和工程項目部協(xié)同根據(jù)市場情況提出物資更改供用，填寫《物資更改（代用）通知單》，經(jīng)設(shè)計單位（或顧客、監(jiān)理）簽證認可生效。物資部門按生效的通知單調(diào)整采購計劃并實施采購；5.6.2.2施工過程中工程用料或工藝要求需要變更和代用時，根據(jù)相關(guān)部門或人員提供的有效《設(shè)計變更單》（或顧客通知），及時調(diào)整采購計劃并實施采購。5.6.3采購的實施采購人員依據(jù)采購計劃，按采購物資技術(shù)標準進行采購。5.6.3.1經(jīng)營部材料采購專員根據(jù)批準的《采購計劃》、《臨時采購申請單》，向有關(guān)合格供方咨詢，按“三優(yōu)”原則（質(zhì)量從優(yōu)、價格從優(yōu)、貨期從優(yōu)）從《合格供方名錄》中確定合適的供方實施采購；5.6.3.2臨時、少量、急需采購的重要或一般物資，需在《合格供方名錄》范圍外購的，必須堅持先評審，后采購的原則實施采購，可采取貨比三家的方式，選購質(zhì)量合格、價格合理，并加強進貨檢驗。5.6.3.3對有特殊質(zhì)量要求和技術(shù)要求的物資采購，物資部門組織有關(guān)部門的專業(yè)人員共同采購，必要時請顧客參與。5.6.3.4第一次向合格供方采購重要和一般物資時，應(yīng)簽訂《購銷合同》，明確產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、交付要求、價格、違約責(zé)任及供貨期限等，以后采購時，可使用《購銷合同》或《采購單》，《購銷合同》采用工商局制訂的標準合同。5.6.3.5經(jīng)營部材料采購專員根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；5.6.3.6采購前采購員應(yīng)核實提供給供方的技術(shù)、質(zhì)量、性能要求等是否有效，將《購銷合同》交物經(jīng)營部科長確認后實施采購。5.6.4采購信息(采購文件)5.6.4.1應(yīng)包括擬采購產(chǎn)品的信息：1)對產(chǎn)品的質(zhì)量要求（可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；2)對產(chǎn)品的驗收要求；3)其他要求，如價格、數(shù)量、交付等。5.6.4.2適當(dāng)時還包括：1)對供方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準或資格鑒定的要求，如對供方產(chǎn)品的安全認證要求，對加工過程、設(shè)備及人員要求、委托檢測的服務(wù)要求等；2)適用的質(zhì)量管理體系要求。5.6.4.3本公司的采購文件包括《工程采購計劃》、《臨時采購申請單》、《物資分類明細表》、《采購單》、《購銷合同》及附件等，由經(jīng)營部保管。采購文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對其要求是否適當(dāng)進行審批。5.7采購產(chǎn)品的驗證5.7.1對采購的產(chǎn)品可以有如下幾種驗證方式：1)由生產(chǎn)技術(shù)部質(zhì)檢員進行進貨驗證；2)由顧客在本公司現(xiàn)場實施驗證；3)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；4)由顧客在供方現(xiàn)場實施驗證對后兩種情況，經(jīng)營部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排，產(chǎn)品放行的方法。5.7.2驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《物資分類明細表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。5.7.3顧客的驗證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客拒收的可能，如規(guī)定要求需向監(jiān)理報驗的物資，到貨驗證后，應(yīng)向監(jiān)理報驗，并經(jīng)監(jiān)理同意后方可入庫、發(fā)放使用、保存驗證記錄。5.7.4具體物資檢驗方式1)原材料、工程設(shè)備通常采用進場檢驗；2)特殊材料或大型成套設(shè)備可采用駐廠檢驗（應(yīng)在合同中明確）3)對公司不具備檢驗和試驗條件的材料采用委托檢驗；5.7.5驗證的項目1)驗證供方出廠檢驗記錄，合格證、質(zhì)保書等合格證明；2)驗證產(chǎn)品外觀、包裝；3)驗證產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、批量；4)驗證產(chǎn)品的裝箱單、配套件、保管期；5)驗證產(chǎn)品的商標、品牌。5.7.6顧客提供的物資的申報5.7.6.1根據(jù)經(jīng)營部材料采購專員的“采購計劃”編制《顧客物資申請計劃》，或按顧客（監(jiān)理）要求填寫適用的記錄，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準，按時提交給顧客。計劃內(nèi)應(yīng)包括：物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、材質(zhì)、質(zhì)量要求、技術(shù)條件、交貨期等。5.7.6.2經(jīng)營部材料采購專員依據(jù)申請計劃及工程進度需要，與顧客辦理調(diào)撥領(lǐng)用手續(xù)，顧客按合同規(guī)定要求提供所需物資。5.7.6.3對工程項目中出現(xiàn)的顧客指定的供方按5.3條款進行統(tǒng)一監(jiān)控管理。5.7.6特殊的工程設(shè)備和重要的物資進場檢驗還須按以下方法進行驗證；物資到貨進場后，材料人員依據(jù)采購計劃或申請計劃、訂貨合同、調(diào)撥單等憑證對其進行驗證。一般物資、輔助物資允許采用任意一種方法驗證。并按采購物資或顧客提供物資分別填寫，《進貨驗證記錄》、《設(shè)備驗收單》做好相應(yīng)的記錄和標識。5.7.7復(fù)檢1)根據(jù)材料技術(shù)標準和施工規(guī)范需復(fù)檢的物資，現(xiàn)場材料員依據(jù)進貨檢驗取樣批量規(guī)定，填寫《復(fù)檢取料通知單》及時通知檢驗部門；2)檢驗員按有關(guān)檢驗規(guī)范和規(guī)程，對到貨材料進行取樣、檢驗和試驗，并負責(zé)把檢驗的結(jié)果及時以書面形式反饋給物資部門和技術(shù)部門。3)對須復(fù)檢的物資但公司不具備條件檢驗的，由檢驗員填寫《委托檢驗單》，外委檢驗,檢驗單位須是合格供方；4)有使用期限要求的材料，逾期后須重新取樣復(fù)驗，復(fù)驗合格后方能使用；5)未經(jīng)驗證和驗證不合格物資要根據(jù)不同檢驗狀態(tài)分別堆放，做好標識，以防誤用。5.7.8物資的緊急放行1)如生產(chǎn)急需，來不及復(fù)檢而需要放行的物資，應(yīng)由使用單位填寫《產(chǎn)品緊急放行申請單》，經(jīng)技術(shù)負責(zé)人批準后，材料員見單方可放行，施工人員等對放行物資做好標識和記錄，留樣進行補充檢驗和試驗，保證一旦發(fā)現(xiàn)不合格時能立即追回更換；2)對一次性施工，不能追回或更換的物資，不準緊急放行。5.7.9對檢驗中發(fā)現(xiàn)的不合格，執(zhí)行《不合格品控制程序》的規(guī)定。6.參考文件：6.1《采購物資分類明細表》7.附件：7.1《供