《銀行運營檔案管理系統(tǒng)業(yè)務管理規(guī)定》制定說明

《銀行運營檔案管理系統(tǒng)業(yè)務管理規(guī)定》制定說明一、制定背景檔案管理是運營基礎工作的重要組成部分，也是營業(yè)機構日常業(yè)務管理的重要載體。實現(xiàn)運營檔案電子化管理，是優(yōu)化柜面作業(yè)流程、提升我行基礎管理水平的迫切要求。2009年會計檔案管理系統(tǒng)（一期）的成功投產(chǎn)，實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)報表、清單的電子化存儲、在線查詢和展現(xiàn)，向檔案電子化管理邁出了堅實的腳步。然而，隨著業(yè)務的發(fā)展，在系統(tǒng)應用過程中基層也反映了一些系統(tǒng)優(yōu)化的具體問題。為了確保系統(tǒng)的先進性，總行認真跟蹤、專題調(diào)研，于2009年下半年提出了系統(tǒng)優(yōu)化改造需求。此外，由于系統(tǒng)一期管理范圍主要集中在ABIS等業(yè)務系統(tǒng)生成的電子報表，對于臨柜業(yè)務產(chǎn)生的傳票等紙質(zhì)檔案，僅記錄了其生成日期、冊數(shù)、保管編號等基本信息，沒有保管傳票的影像信息，我行會計傳票的查詢、調(diào)閱仍保留著傳統(tǒng)的手工翻找方式；同時大量的實物檔案長期沒有專業(yè)存放場地、設施和有效的保管，也存在翻查困難、保管不善等問題。為全面規(guī)范運營檔案管理，實現(xiàn)檔案管理電子化，2010年初，總行啟動了運營檔案管理系統(tǒng)（二期）（以下簡稱ADMS）建設工作，將系統(tǒng)一期升級改造，影像資料的歸檔、在線查詢、展現(xiàn)以及實物檔案庫房的電子化管理作為系統(tǒng)二期建設的三個主要目標。2010年底，系統(tǒng)二期完成研發(fā)工作，2011年下半年成功投產(chǎn)。為做好配套制度建設，規(guī)范業(yè)務操作，總行結合系統(tǒng)二期功能，并依據(jù)《銀行運營檔案管理規(guī)定》，在對原《銀行會計檔案管理系統(tǒng)管理暫行辦法》（辦發(fā)﹝2008﹞1247號）修訂的基礎上，制定了《銀行運營檔案管理系統(tǒng)業(yè)務管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。二、主要內(nèi)容（一）新增內(nèi)容。1．新增電子檔案管理規(guī)定。為全面實現(xiàn)運營檔案電子化管理，ADMS（二期）在一期電子報表管理的基礎上，將影像資料納入系統(tǒng)管理。《規(guī)定》對電子檔案的保管、查詢、調(diào)閱、移交、銷毀等方面的系統(tǒng)操作要求進行了詳細規(guī)定。2．新增實物檔案庫管理內(nèi)容。實物檔案庫管理是ADMS(二期)新增的一項主要功能，主要實現(xiàn)了對實物檔案的保管、跟蹤定位、流轉(zhuǎn)等的電子化管理，為實現(xiàn)實物檔案的集中管理提供了有效系統(tǒng)支持。辦法中增設實物檔案庫管理一章，對庫區(qū)管理、檔案出入庫管理、庫房檔案盤點、調(diào)閱等庫房管理操作要求進行了規(guī)定。3、細分了各類用戶權限?？紤]到各類用戶的管理權限和使用要求不同，《規(guī)定》在ADMS（一期）的基礎上新增了6類用戶角色，分別為運營部檔案管理員、檔案負責人、檔案主管總經(jīng)理、檔案庫管理員、檔案庫操作員和查詢用戶，刪除了系統(tǒng)操作員角色，其權限與系統(tǒng)管理員合并。同一機構下的用戶通過用戶角色區(qū)分權限，滿足了各類用戶的不同管理需求。另外，《規(guī)定》對于原檔案管理員的角色定位也進行了調(diào)整，將原全轄檔案的管理權限轉(zhuǎn)交給運營部檔案管理員負責，檔案管理員用戶只負責對本機構檔案的管理，設置在總行及以下各級行除運營管理部外的其他機構、部門和營業(yè)網(wǎng)點。4．取消與檔案管理相關的清單、登記簿的手工登記。為減輕柜面操作壓力，提高前臺服務效率，ADMS（二期）將涉及檔案管理的各類清單、登記簿改由系統(tǒng)在業(yè)務處理完成后自動生成，無需再由檔案管理人員進行手工登記。（二）修改內(nèi)容。1．調(diào)整了機構管理模式。一是，為滿足IFAR報表納入ADMS的管理需求，ADMS（二期）對機構管理模式進行了調(diào)整，以IFAR機構表為基本模板，包括所有應用ABIS的機構以及未應用ABIS的境內(nèi)外機構。后督中心和實物檔案庫房則采用設置虛擬機構號的方式進行管理。二是，考慮到機構撤并后，還會偶爾發(fā)生賬務，若將機構刪除，會導致檔案丟失，因此《規(guī)定》規(guī)定機構撤并時，不再刪除該機構，而是通過機構修改功能，將撤并機構狀態(tài)調(diào)整為“撤并”，同時，對《運營檔案管理系統(tǒng)機構信息變更表》做了相應調(diào)整。2．變更了檔案銷毀方式。ADMS（二期）檔案銷毀流程與一期相比有較大變化，電子報表和影像資料的銷毀將通過“通知與公告欄”提前告知各應用機構，經(jīng)審批通過后，由技術人員定期從數(shù)據(jù)庫中清除，無需再通過人工發(fā)起銷毀申請。紙質(zhì)檔案的銷毀包括電子記錄的清除和實物銷毀兩部分，需從檔案庫房發(fā)起銷毀申請，經(jīng)審批通過后，組織實物檔案銷毀。實物銷毀需聯(lián)動庫房檔案出庫功能。據(jù)此，《規(guī)定》全面修訂了檔案銷毀部分的管理規(guī)定。（三）刪除內(nèi)容。取消原辦法中“檔案審核”內(nèi)容。為減輕柜面檔案審核壓力，《規(guī)定》取消了原辦法中“檔案管理員或操作員應每日審核本網(wǎng)點生成各類會計檔案資料的完整性和準確性”的規(guī)定。一級分行運營部檔案管理員可通過ADMS（二期