公司的文件資料與記錄控制要求全

公司的文件資料與記錄控制要求目的：對管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所使用文件的版本是最新且有效的。對記錄的管理，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的管理體系的有效運(yùn)行，為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。適用于與公司管理體系有關(guān)的文件（包括對內(nèi)和對外）的控制；包括所有書面及電子形式的文件與記錄。文件和記錄編制的職責(zé)分配文控中心負(fù)責(zé)所有受控文件的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存；記錄/表格的樣式及版本控制。各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件和記錄的編制和使用保管。文控中心負(fù)責(zé)所有受控文件的電子文檔的發(fā)放、回收、維護(hù)及備份。記錄的填寫人員，對所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)文字負(fù)責(zé)?！镂募刂埔蟆裥挛募木幪枺菏謨?、程序文件、三階指導(dǎo)文件，由文件編制者從文控員處取得文件的編號?！裎募木帉懀菏謨?、程序文件由體系工程師編寫，指導(dǎo)文件（三階）由相關(guān)需要的部門自己編寫。文件刊頭、刊尾、封面的編寫格式要統(tǒng)一，由文控中心負(fù)責(zé)提供樣式?！裎募膶徟菏謨杂晒芾碚叽韺徍耍偨?jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由主導(dǎo)部門的經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；指導(dǎo)文件由制定的部門主管或經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)?！裎募陌l(fā)放：受控文件原稿在提交給文控中心前，送交人應(yīng)對文件進(jìn)行以下確認(rèn)：a、是否進(jìn)行有效的審批；b、標(biāo)題、文件編號、版本、頁數(shù)、分發(fā)清單是否完整；c、如有不完整的情況時(shí)，退回編寫人進(jìn)行修改?！袼徒蝗藢嫖募碗娮訖n一同提交文控中心，文控員將收到的文件原稿作好編目登記歸檔?！癖竟疚募捎眉堎|(zhì)文件與電子文件并行的方式進(jìn)行文件發(fā)放。紙質(zhì)文件的發(fā)放根椐“書面文件分發(fā)一覽表”進(jìn)行發(fā)放，其它一般通過電子郵件發(fā)送至相關(guān)人員的電腦終端并在公司內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)布電子文件。電子文件只依網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器：受控文件電子檔的文件為準(zhǔn)，其他部門和個(gè)人計(jì)算機(jī)中復(fù)制的電子文件均為非受控版本，不得在體系運(yùn)行中使用，只能作為參考學(xué)習(xí)文件類型來參考使用?！裣嚓P(guān)部門、人員可根據(jù)工作需要紙質(zhì)書面文件，填寫《文件領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理審核、管理者代表確認(rèn)后，申請紙質(zhì)書面文件。文控員根據(jù)要求份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在復(fù)印文件上加蓋“受控文件”印章?！裎目貑T把紙質(zhì)書面文件分發(fā)給各部門文員，并要求文件領(lǐng)用人在《受控文件分發(fā)回收記錄》上簽收。各部門文員收到文件后，根據(jù)需要分發(fā)到使用人手中。●受控文件的書面原稿存放在文控中心指定位置保存，電子文件原檔保存在電腦硬盤中并定期備份?！癞?dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到書面文件時(shí)，不得借用其他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及文控中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文控中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。本公司任何人不得使用加蓋“受控文件”印章的復(fù)印件（“受控文件”字樣一般為黑色），一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控中心收回，并依規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。●當(dāng)文件使用人將書面文件丟失后，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請表》申請補(bǔ)發(fā)，且在《文件領(lǐng)用申請表》中對丟失原因及責(zé)任人確定（責(zé)任人依公司行政等相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)及文控中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，文控員在補(bǔ)發(fā)書面文件時(shí)應(yīng)予以新的文件分發(fā)編號，必要時(shí)將作廢文件的分發(fā)編號通知各部門，防止誤用。●文件的更改※手冊及程序文件的更改由相關(guān)部門或管理者代表認(rèn)為有需要時(shí)，體系工程師實(shí)施更改。指導(dǎo)文件及表單由負(fù)責(zé)制定的部門實(shí)施更改?！募臅r(shí)，應(yīng)在封面更改提示欄說明更改內(nèi)容，審核及批準(zhǔn)原權(quán)限執(zhí)行?！窀暮蟮募堎|(zhì)書面文件及電子文檔交文控中心，文控員按原程序執(zhí)行發(fā)行?！裎募膿Q版文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9，如A/0修訂為A/1，依此類推）或文件需要進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版（如A/0換版時(shí)為B/0，依此類推），原版次文件作廢?！裎募淖鲝U作廢的書面文件由文控員按《受控文件分發(fā)回收記錄》收回并記錄，電子受控文件由文控員將公司局域網(wǎng)上發(fā)布的舊版受控文件撤回。作廢書面文件原稿加蓋紅色“作廢文件”印章后保存于文控中心，不作銷毀。其他作廢書面文件由文控員蓋“作廢文件”章后統(tǒng)一銷毀或再生利用文件背面。作廢的電子受控文件由文控員在公司局域網(wǎng)上撤下，保存該份電子文件原稿，以備相關(guān)部門人員參考用。（注：保留之作廢文件的權(quán)限僅限于文控中心，相關(guān)人員查詢需至文控中心經(jīng)文控員同意方可查閱）●文件的管理※文控中心對于紙質(zhì)書面文件與電子受控文件的制定、發(fā)行、作廢同時(shí)進(jìn)行。確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中“受控文件電子檔”內(nèi)的文件為最新有效版本。文件應(yīng)有序的存放以便于存取和查閱，文控中心定期對電子文件原稿進(jìn)行備份，以防電腦網(wǎng)絡(luò)故障時(shí)能保留原始文件?！娔X管理人員建立計(jì)算機(jī)管理清單，并建立查詢制度，對公司計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)工作，計(jì)算機(jī)必須安裝殺毒軟件并定期進(jìn)行查毒和殺毒。網(wǎng)上用戶的設(shè)置由電腦管理人員統(tǒng)一配置安排，任何人不得擅自改動。服務(wù)器中的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時(shí)，由電腦管理人員進(jìn)行備份，并進(jìn)行分類保管。※不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好?！竟具\(yùn)作方式及相關(guān)的產(chǎn)品的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)文件?！裎募脑u審每年管理評審前或根據(jù)需要適時(shí)對使用中的文件進(jìn)行適宜地評審，評審時(shí)填寫《文件評審表》，必要時(shí)予以修訂?！镉涗浛刂埔蟆裼涗浀姆诸悺⒎秶补芾眢w系中的記錄、報(bào)告、檢驗(yàn)和驗(yàn)證數(shù)據(jù)等，均屬“記錄”的范圍。對需要控制的記錄，可分為下列兩種類型：1）與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，例如有：內(nèi)部審核、管理評審、訂單評審、合格供應(yīng)商評定、糾正和預(yù)防措施、培訓(xùn)及考核等記錄。2）與產(chǎn)品有關(guān)的記錄，例如有：檢驗(yàn)記錄、不合格處置等記錄?！涗浀男问娇梢允潜砀?、圖表、報(bào)告等，也可以以電子文件形式存在，但電子形式的記錄不得與“記錄總清單”上格式、編號相違背?！裼涗洏邮降木幹坪蛯徟焊鞑块T不可隨便編制記錄樣式，編制記錄樣式時(shí)，應(yīng)按《文件編號、代碼規(guī)定》的要求給記錄樣式唯一的編號?！裥戮幹频挠涗洏邮桨丛瓩?quán)限要求進(jìn)行審批?！裼涗洏邮降陌l(fā)放與更改※文控中心將所有記錄、表單編制在“記錄總清單”中。※記錄樣式的更改，需按原權(quán)限的要求進(jìn)行審批。記錄樣式更改時(shí)，應(yīng)給予新的版號。更改后的記錄樣式按要求發(fā)放，同時(shí)收回舊樣式?！裼涗浀墓芾怼顚懸螅河涗浀淖舟E清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫，且不應(yīng)隨便涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更正，并簽名，必要時(shí)注明日期。電子形式的記錄應(yīng)用常規(guī)字體記錄，修改時(shí)應(yīng)在原記錄上備注更改內(nèi)容、更改人及日期等信息，便于追溯?！占w檔1）管理活動的開展均伴隨有記錄的產(chǎn)生，每一項(xiàng)活動結(jié)束后，該項(xiàng)活動的負(fù)責(zé)人應(yīng)將該項(xiàng)記錄整理完整后交予相關(guān)部門審批。各部門由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集記錄。2）各部門根據(jù)各部門的實(shí)際情況在相應(yīng)記錄的相應(yīng)位置填寫此記錄的No.號，便于查尋、收集和歸檔即可。3）各部門負(fù)責(zé)記錄管理的人員，根據(jù)需要復(fù)制規(guī)定份數(shù)分發(fā)至有關(guān)部門。4）分發(fā)時(shí)應(yīng)要求收件人在原件背后簽字（必要時(shí)）。原件則進(jìn)行分類、裝訂后歸檔。電子記錄文檔則根據(jù)需要進(jìn)行分發(fā)，通過復(fù)印、電郵等方式，原文件可以打印后分類歸檔裝訂，或保存在電腦硬盤中，負(fù)責(zé)保管人則建立目錄并定期備份到公司服務(wù)器中，防止電子記錄損壞或遺失?！殚?、借閱1）已歸檔的記錄，借閱時(shí)應(yīng)填寫“文件借閱登記表”。2）經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，可查閱其記錄。3）所有記錄的原件一律不借給本公司以外的單位/人員（第三方或第二方有要求時(shí)，經(jīng)部門主管同意后提供）?！涗浀臉?biāo)識、貯存和保護(hù)1）記錄按類別裝訂成冊（至少一年裝訂一次），做好名稱、部門、時(shí)間標(biāo)識、保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜中使用查閱，并注意做好防蟲鼠、防潮等工作以防止記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。2）采用電子文件的記錄，保管人應(yīng)定期將記錄分類標(biāo)識，便于查詢，并定期備份到公司服務(wù)器中，由電腦部管