31秘書辦會的工作課件

第四章秘書辦會的工作1第一節(jié)會議會務工作第二節(jié)會談會見工作第三節(jié)宴會慶典工作2

大家談你參加過哪些會議？最喜歡的會議是？最不喜歡的會議是？

3一.會議概述二.會務工作的原則和內(nèi)容三.會務工作流程四.常用會議的組織程序會議會務工作4

會議是把人們組織起來討論和研究問題的一種社會活動形式。會議具有決策、溝通和協(xié)調(diào)功能。

（一）會議的要素形式要素：名稱、時間、地點、議題、與會人員、會議方式、會議結(jié)果。內(nèi)容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。財務要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務設(shè)施。

一、會議概述5〓會議的十大要素

(1)會議名稱(2)時間(3)地點(4)議題(5)與會者(6)主持人(7)會議方式方法(8)會議文書(9)會議結(jié)果(10)會議費6（二）會議的種類1.按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2.按性質(zhì)分：

決策性（立法、黨務、行政）非決策性（業(yè)務、動員、宣傳、表彰、紀念、娛樂）3.按會議內(nèi)容分：專題性、綜合性。4.按時間分：定期和不定期。75.按會議秘密程度公開、內(nèi)部、機密6.按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。

7.按會議級別：

根據(jù)黨政領(lǐng)導機構(gòu)從中央到地方劃分：中央級省市自治區(qū)縣級鄉(xiāng)鎮(zhèn)級行政村級居民小組8.按出席對象分：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會.8（三）常見會議類型1.辦公會2.代表會3.座談會4.專題會5.儀典會6.報告會7.學術(shù)會議8.記者招待會9.國際會議10.簽約儀式11.電視、電話會議9公司常見會議類型

經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

10二、會務工作的原則與內(nèi)容

會務工作又叫會議事務，是指有關(guān)會議的具體準備、組織和服務工作。

（一）會務工作的總原則★

準備充分、組織嚴密、服務周到、確保安全。11（二）會務工作的基本內(nèi)容1.組織工作2.文書工作3.生活管理工作4.安全保衛(wèi)工作12三、會務工作流程

1.會前準備階段2.會議進行階段3.會議結(jié)束階段13會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程31.p制發(fā)會議通知.#確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場ppt#19

準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件ppt18會場檢查.問題：明確會議組織機構(gòu)確定與會者名單14

安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動的總結(jié)。

3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。15某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點主持參加人備注3.9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結(jié)束1631（會前）相關(guān)知識發(fā)通知應注意的事項

一般的會議只發(fā)一次正式通知。有些會議需要發(fā)預備性通知，然后再發(fā)正式通知，這常用于與會人需做大量會前準備工作，如：準備發(fā)言材料或方案的會議。對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務人員安排接站和訂購車、機票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

1731（會前）制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。1831（會前）會場的類型及布局（p219）

①小型會議室：

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。19共青團上海政法學院第一屆委員會第一次全體會議

20共青團上海政法學院第一屆委員會第一次全體會議

21②中型會議室。

“而”字型、半圓型(弦月式)、教室型(課堂型)22教室型23教室型24③大型會議室。禮堂型(劇院式

)、眾星拱月型。25禮堂型26禮堂型27會場內(nèi)外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

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會標會徽2931（會前）問題：1.怎樣發(fā)放會議通知？2.怎樣確定會議議題？3.會議議程與日程的區(qū)別。4.選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?5.如何做好會場的布置工作？6.怎樣制定會議籌備方案？7.會前檢查工作包括哪些內(nèi)容？30會務工作流程圖（會中）3.做好會議記錄342.組織簽到6.做好會議值班保衛(wèi)工作1.報到及接待工作32.

8.做好后勤保障工作40

5.編寫會議簡報或快報7.做好會議保密工作

37

4.會議信息工作3531

1.報到及接待工作與會人員的接送;會議交通工具的安排;與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;會議文娛活動的安排和組織;其他屬于招待方面的工作。32案例：住房安排錯秘書挨批評

某市召開工作會議，與會人員420人。為把會議開好，市委發(fā)出通告，要求各單位把人員名單提前報來，以便編組和做好有關(guān)的準備。會議秘書處接待科長，按領(lǐng)導要求和編印的名單一一安排好住宿并寫好住房卡，領(lǐng)好房門鑰匙。報到的那天，與會人員到報到處報到，拿到住房卡和鑰匙就不需排隊，也不擁擠，接待工作安排井井有條，與會人員贊揚，領(lǐng)導滿意。會議接待人員正感到安慰時，突然有一位女同志到大廳報到處說：“怎么搞的？安排男同志在我的房間?。俊币鹪趫龅娜撕逄么笮?。這位女同志更為惱怒地說：“住房名單已印好，會后歸檔，我跳進黃河也洗不清。”接著又去找秘書處領(lǐng)導。會議秘書處領(lǐng)導很快就把張科長叫去，給予了批評。當場調(diào)整好住房，答應重印名單，才平息了這位女同志的怒火。會務工作流程圖（會中）33

3.做好會議記錄

會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。34會務工作流程圖（會中）4.會議信息工作確保會議期間信息的溝通

1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。352）會議期間的對外宣傳(1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。(2)注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。(3)選擇宣傳內(nèi)容應堅持對象、效果、時效、費用的原則。(4)收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導.(5)為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料。36會務工作流程圖（會中）

7.會議保密工作

（1）會前保密工作

嚴格確定出席列席及會議服務人員。與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。會議印發(fā)的文件保密。選擇會址注意保密。37

（2）會中保密工作

加強保密教育。加強文件管理。加強重要涉密會議管理。38

（3）會后保密工作

做好保密文件的回收工作。秘密文件通過機要通信部門遞送。對會議駐地、房間、會議室進行檢查。39會務工作流程圖（會中）8.會議后勤保障工作食宿管理迎送交通會議車輛做好財務管理會議的文化生活會議醫(yī)療衛(wèi)生40會務工作流程圖（會中）問題：1.會議記錄的內(nèi)容有哪些？2.如何做好會議期間的信息溝通？3.會議期間的對外宣傳要注意些什么？4.會議期間值班、保衛(wèi)、后勤保障工作有哪些內(nèi)容？41會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道42會務工作流程總結(jié)

1.會前準備階段①擬定計劃②安排議題③制定方案④會前檢查2.會議進行階段①簽到②協(xié)助領(lǐng)導控制會議進程③會議特殊情況的緊急處理④編寫會議簡報⑤會議記錄3.會議結(jié)束階段①與會人員離會②會場清理③編寫會議紀要43會議結(jié)束階段.ppt四.常用會議的組織程序

領(lǐng)導層為發(fā)揚民主、科學決策、交流溝通、保證集體領(lǐng)導而召開的會議。這種會議主要是處理本單位日常工作中比較重要的問題，布置工作或研究一些帶決策性的事項，黨委會議、局務會議、校長會、董事會議、總經(jīng)理會議、公司辦公會議等，都屬于這種會議。

44（一）辦公例會的組織工作

【1】辦公會議題的收集整理

【2】準備相關(guān)材料

【3】會議通知

【4】會前檢查安排

【5】會議過程中的服務工作

【6】會議后的相關(guān)工作

【7】會議文件的管理45

行政辦公會議是各級領(lǐng)導為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，也稱領(lǐng)導辦公會（如校長辦公會，廠長辦公會，公司辦公會）?；境绦蛉缦拢?/p>

議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進行反饋引例：46（二）大中型會議的組織工作

【1】制定會議預案

【2】會議文件準備

【3】會議通知

【4】會前檢查

【5】會間調(diào)度

【6】會議結(jié)束和會后整理

47【1】制定會議預案1.會名

2.會議時間

3.會場

4.出席范圍

5.會議票證

6.會議籌備班子的職責分工

7.會場布置

8.主席臺

9.會議議程

10.經(jīng)費預算

以上十項是一般會議預案的主要內(nèi)容，有些會議還有選舉、頒獎、集體攝影及其他特殊活動的安排，也應列入預案之中。48【2】會議文件準備

會議審議的文件材料應在會前數(shù)日分送與會人員審閱，讓他們有時間準備意見，特別是研究工作方案、審議工作計劃的會議，這一環(huán)很重要，會直接影響會議的效率。49【案例】

天地石化股份有限公司董事會召開會議，討論從國外引進化工生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書小張負責為與會董事準備會議所需文件資料。因為有多家國有國外公司競標，所以材料很多。小張由于時間倉促就為每位董事準備了一個文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會前回復說有事不能參加會議，于是小張就未準備他們的資料，不想，正式開會時其中的二位又趕了回來，結(jié)果會上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對一大摞資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會議的進度。50【3】會議通知1、會議通知七要素

會名、會期、開始時間、地點、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯(lián)系單位

2、會議通知格式

（1）標題

有完全式和省略式兩種。

（2）正文51【會議通知的一般體例】通知茲定于×月×日（星期×）×午×時在××地點召開××會議，會期×天，參加人員為××，憑××入場，有關(guān)會議的具體事宜，請與××聯(lián)系（電話號碼××××××）。

××單位×年×月×日52【會議通知格式范例】××廠關(guān)于召開××工作會議的通知所屬各單位：為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市××工作會議精神，做好今年××工作，經(jīng)研究決定召開××工作會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議內(nèi)容：……

二、參加人員：……

三、會議時間、地點：……

四、要求：……××廠×年×月×日53案例1：一場會議分組名單引出的麻煩

慶康公司正在召開職代會，有數(shù)百人參加。聽完總經(jīng)理報告后，進入小組討論。這時，卻出了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道要到哪一組討論。因為打印的分組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來打印人員翻重了頁，秘書校對也草率從事，沒有更正。一些特邀代表和列席代表以為是對他們不恭，紛紛離會而去，致使有些組無法進行討論。

【4】會前檢查54案例2：“僧”多“廟”少

慶康公司正在召開職工代表大會，有數(shù)百人參加。聽完總經(jīng)理報告后，進入小組討論時卻出現(xiàn)麻煩：有的小組向會務組反映會場太小，人坐不下；有的埋怨小組分組不合理。一時間怨聲載道，不可收拾。原來會務工作組在劃分小組時，打亂了單位編制，按人數(shù)平均分配，每組32人，但是會場卻有大有小，有的小組坐進去顯得很空，有的小組根本坐不下。由于打亂了編制，一個小組里人員互不熟悉，因此，討論起來就顯得放不開，氣氛不夠熱烈，影響了討論質(zhì)量。55案例3：請柬發(fā)出之后

某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，改地點了為什么不重新通知?個個都很生氣，都回家去了。事后，會議主辦機關(guān)領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前尚未與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響難以消除。秘書在會議準備時應注意什么問題？56【5】會間調(diào)度1.會議簽到制度

2.候會制度

3.會議特殊情況的應急措施

4.做好會議記錄，寫好會議簡報

5.大型集會的現(xiàn)場指揮

57問題在會議進行過程中要求奏國歌，可是音響一直沒有聲音，你該怎么辦？又問：奏國歌時是一個變調(diào)的國歌舞曲，十分鐘都沒結(jié)束，你又該怎么辦？58案例：小事也不應忽視

在某地一次地方和駐軍聯(lián)合召開的表彰會上，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中魚貫出場，手棒獎品交給在主席臺前排就座的領(lǐng)導同志準備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應交給前面的一個部隊首長的獎品，卻遞給了下一個位置的地方領(lǐng)導。而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的部隊首長左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領(lǐng)獎的人又已登臺，首長急得面紅耳赤，最后干脆離席退場。由于少了一位頒獎人，領(lǐng)獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領(lǐng)導手拿獎品卻找不到來領(lǐng)獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應有的莊嚴、隆重、熱烈的氣氛被這個小差錯一掃而空，而且還造成了不良影響。雖然事后地方領(lǐng)導和會務工作人員一再向那位部隊首長賠禮道歉，但此事始終都給雙方心里留下了一個遺憾的陰影。59【6】會議結(jié)束和會后整理

1.會議內(nèi)容總結(jié)

2.會議紀要

3.代表離會工作

4.會議新聞報導

5.會務經(jīng)驗總結(jié)等60大中型會議案例

落實上級重大決策，宣布本單位重大決策，布置重大任務，總結(jié)本單位工作，表揚先進等，都需要召開員工大會這樣既可以溝通信息，讓全體員工了解領(lǐng)導的決策、生產(chǎn)計劃，產(chǎn)品銷售等情況，明確各自承擔的任務和努力方向，也可以增進員工與領(lǐng)導之間的感情，增強員工的責任感。步調(diào)一致地搞好工作與生產(chǎn)。員

工

大

會61職工代表大會組織程序

職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:

1.籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)動→征集和處理提案→準備會議文件62

2.預備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，向全體職工代表宣布。（4）醞釀設(shè)置職工代表大會專門小組及組成人選名單.（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。63學院本周活動安排表2008－2009學年春季學期（第10周）

4月20日——4月24日項目日期星期時

間內(nèi)

容落實部門主持人地

點4月20日一上午

下午16:00學院第一次團代會預備會議團

委胡

軍庸夫樓112會議室4月21日二上午9:00團市委領(lǐng)導與學院團干部座談會院辦團委胡

軍求實樓413會議室9:30分工會主席工作例會工

會霍

光求實樓視頻會議室下午13:00學院第一次團代會院辦、組織部、團委胡軍培訓中心4月22日三上午9:00校史展工作例會院辦宣傳部胡

軍求實樓416會議室下午

4月23日四上午9:00基建工作例會基建辦曹文建求實樓416會議室下午13:30法學教育高地迎檢及第三期教育高地建設(shè)專題會議教務處閆

立求實樓416會議室紀檢監(jiān)察工作專題會紀委監(jiān)察室霍

光求實樓410會議室4月24日五上午

下午

643.召開會議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告