電子信息系檔案管理制度

電子信息系檔案管理制度1.目的為了保護(hù)、管理電子信息系的檔案資料，確保其完整性、真實(shí)性、可靠性、可查詢性和可長(zhǎng)久保存性，制定本制度。2.適用范圍適用于電子信息系各部門的檔案管理工作。3.檔案管理職責(zé)（1）檔案管理部門的職責(zé)建立檔案管理制度和檔案管理規(guī)范；負(fù)責(zé)各部門檔案的管理、歸檔、移交和借閱，及時(shí)整理、修補(bǔ)檔案；維護(hù)電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)作；對(duì)檔案的安全保密工作負(fù)責(zé)；對(duì)檔案的抽檢、鑒定和銷毀工作負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表。（2）各部門的職責(zé)對(duì)本部門檔案的整理、歸檔、移交等工作負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)本部門檔案的保密，嚴(yán)格控制檔案的清查和借閱；定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行檢查；在移交檔案時(shí)，準(zhǔn)確填寫檔案移交單并確認(rèn)。4.檔案管理流程（1）新檔案錄入對(duì)新檔案進(jìn)行鑒定和歸檔；通過(guò)電子檔案系統(tǒng)對(duì)新檔案進(jìn)行歸類并建立檔案信息臺(tái)帳；對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，并上傳至電子檔案系統(tǒng)，填寫上傳信息。（2）借出處理按照程序填寫借閱單，進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱人員身份，辦理借閱手續(xù)并留存副本，確認(rèn)借出檔案的目錄及檔案狀態(tài)。（3）歸還處理借閱人員按時(shí)歸還，工作人員確認(rèn)檔案無(wú)誤后，填寫還檔單，審核后放回原處或繼續(xù)放入其他位置。若歸還的檔案已有新的秩序號(hào)，則重新歸檔。（4）人工整理檔案對(duì)可識(shí)別的檔案進(jìn)行自動(dòng)提取、分類，未能識(shí)別的檔案進(jìn)行人工整理，標(biāo)注檔案編號(hào)等信息。（5）檔案遷移當(dāng)電子檔案系統(tǒng)產(chǎn)生故障時(shí)，進(jìn)行檔案遷移，將檔案資料轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)到系統(tǒng)備份中，確保檔案資料不受影響。5.安全措施（1）檔案室布局檔案室面積不小于20平方米，靠近管理單位，為獨(dú)立的專用室。門口應(yīng)設(shè)警示標(biāo)識(shí)并裝有電子開關(guān)門，門內(nèi)應(yīng)有工作人員進(jìn)行值班，并應(yīng)當(dāng)配備消防設(shè)施。（2）檔案柜設(shè)置檔案柜的品質(zhì)應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，安裝地點(diǎn)應(yīng)寬敞、安全、通風(fēng)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)有封條并設(shè)有鎖頭，并且和檔案室的布局相符，避免安全隱患。對(duì)于重要的電子檔案，需要定期進(jìn)行備份和跨機(jī)房存儲(chǔ)。（3）保密管理對(duì)于檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的機(jī)密、秘密級(jí)檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密、限制權(quán)限，確保安全；對(duì)于涉及機(jī)密的檔案必須要定期進(jìn)行保密鑒定并留存保密備案。6.檔案管理制度的監(jiān)督和質(zhì)量檢查（1）檔案管理部門檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理程序進(jìn)行監(jiān)督和質(zhì)檢；對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行督查和培訓(xùn)；制定檔案管理操作的指南和流程。（2）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理情況進(jìn)行視察、督查；加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作；動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)檔案管理制度的執(zhí)行情況。（3）內(nèi)部審計(jì)對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的檢查工作；及時(shí)進(jìn)行整改和改進(jìn)。7.附則本制度解釋權(quán)歸電子信息系檔案管理部